Mit DocuWare Printer und DocuWare Scanner verfügt das Dokumenten-Management-System über zwei Funktionen, die es unglaublich erleichtern, Dokumente, die bereits digital vorliegen oder manuell zur Datenablage hinzugefügt werden müssen, in das DMS zu übertragen. In dieser Information schauen wir uns die beiden Funktionen, die eng miteinander zusammenhängen, genauer an und wie sie in der Praxis helfen können.
Den ersten Schritt wagen – Vorhandene Dokumente in das DMS überführen
Vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem bleibt oftmals die Frage, wer und wie soll all die über die Jahre angefallenen Dokumente einscannen, die Unterlagen digitalisieren oder anderweitig sie ins DMS überführen? Gerade bei wichtigen und/oder datenschutzrechtlich kritischen Dokumenten ist primär Vorsicht angebracht, wenn man die Schriftstücke im Anschluss schreddern möchte.
Das Gute an der Sache ist eingängig, der große Aufwand ist nur einmalig am Anfang zu leisten und kann als gemeinsame Leistung der Mitarbeiter entweder in Kombination mit einer Inventur oder als abteilungsweites Unterfangen gestaltet werden. Natürlich könnten auch Praktikanten, Auszubildenden oder 450 Jobber dabei unterstützen, wenn die Anzahl der vorliegenden Dokumente wirklich sehr hoch ausfällt.
Über die Druckfunktion von Programmen, etwa Ihrem ERP oder dem Browser sowie PDF-Reader, können Sie Dokumente mühelos mithilfe von DocuWare Printer speichern. Mit DocuWare Printer ist es möglich, Dokumente von fast jeder Software durch den Druckbefehl in DocuWare zu übertragen. Hierfür müssen Sie im Druckdialog Ihres Programms „DocuWare Printer“ auswählen.
Beim Druckvorgang konvertiert DocuWare Printer Ihr Dokument in ein PDF und speichert es entweder in Ihrem digitalen Posteingang oder direkt im Archiv. Für alltägliche Dokumente wie Rechnungen, Angebote oder Kostenvoranschläge werden relevante Informationen automatisch erfasst und das Dokument entsprechend gespeichert.
Diese Funktionen sind durch die Verwendung von DocuWare Printer möglich:
- Rechnungen direkt speichern: Sie haben die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus jeder Software, etwa dem E-Mail-Programm ins Archiv zu verschieben. Dank der Erkennung spezifischer Schlüsselbegriffe im Dokument, wie „Rechnung“, versteht DocuWare genau, welche zuvor definierte Konfiguration für die Bearbeitung auszuwählen ist.
- Automatische Indexierung: DocuWare kann Informationen wie den Firmennamen aus der Rechnung extrahieren und entsprechend indizieren. Parallel dazu wird der Anwender des DocuWare-Nutzers, der das Dokument druckt, in einem separaten Feld, wie „Buchhaltung“, erfasst.
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Seitentrennung: Falls Sie beispielsweise mehrere zweiseitige Rechnungen in Folge drucken und speichern möchten, kann in den Einstellungen festgelegt werden, dass nach jeweils zwei Seiten getrennt wird. So werden die Dokumente einzeln in DocuWare gespeichert.
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Briefkopf hinzufügen: Sie können den Briefkopf Ihres Unternehmens auf der ersten Seite eines Dokuments einfügen, sodass er immer mitgedruckt wird.
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Versand vereinfachen: Rechnungen können automatisch einer E-Mail beigefügt werden. Für den physischen Versand druckt DocuWare das Dokument für Sie aus, wobei das gedruckte Format dem gespeicherten PDF exakt entspricht.
Neue Dokumente in die digitale Datenablage übertragen – Das geht mit dem DocuWare Scanner
Mittels der DocuWare Scanner Funktion lassen sich Dokumente einscannen und direkt indexieren, ohne manuelle Eingriffe. Dadurch spart man nicht nur Zeit, sondern auch eine Vielzahl an (unnötigen) Arbeitsschritten. Eingescannte Dokumente lassen sich dadurch direkt in DocuWare einspeichern. Dabei kann man entweder direkt das Archiv oder einen Mitarbeiter als zuständigen Bearbeiter wählen.
Mehrere Seiten können im Briefkorb mit anderen Dokumenten zusammengeheftet werden. So können insbesondere Rechnungen mit E-Mails oder Chat-Protokollen verbunden werden, um alle Inhalte eines Kunden abzudecken. Die automatisierte Indexierungsfunktion nutzt dabei zentrale Informationen im Dokument (Bspw. Rechnungsnummer, Datum, Name usw.). Entweder man nutzt hierbei die Standardlösungen oder bestimmt eigene Index-Kriterien.
Gleichgültig welcher Scanner im einzelnen Anwendung findet, die DocuWare Scanner Import-Konfigurationen erlauben eine hohe Anzahl an Einstellungsmöglichkeiten, darunter ob Werte fest oder dynamisch angewendet werden sollen. Dazu gehören Ausrichtung, Auflösung, Kontrast uvm.
Sind alle Geräte kompatibel? Diese Möglichkeiten bietet DocuWare Scanner
Hier kann man beruhigt sein. Die DocuWare Scanner Funktion ist mit allen gängigen Varianten möglich. Gleichgültig, ob Multifunktionsgerät, Desktop-Scanner oder Smartphone. Die DocuWare App PaperScan ist perfekt dazu geeignet, auch mit dem Handy Dokumente schnell in die digitale Datenablage zu übertragen. Die App lässt sich auch von Außendienstmitarbeitern auf einem Tablet einsetzen, beispielsweise um Signaturen und Unterschriften direkt ins System zu übertragen.
