EDI Systeme & Schnittstellen – Ihr Partner für digitale Geschäftsprozesse

Die Kosten einer EDI-Anbindung variieren je nach Komplexität, dem gewählten EDI-System, der Anzahl der EDI-Partner und der benötigten Integration in bestehende IT-Systeme. Sie können von monatlichen Abonnementgebühren bis hin zu einmaligen Einrichtungskosten und laufenden Wartungskosten reichen.

Es gibt verschiedene EDI-Standards, die international genutzt werden. Dazu gehören EDIFACT (hauptsächlich in Europa und international), ANSI X12 (in Nordamerika), TRADACOMS (im Vereinigten Königreich) und VDA (in der deutschen Automobilindustrie). Jeder Standard hat spezifische Formatierungen und wird in bestimmten Branchen oder Regionen bevorzugt. 

Was ist der Unterschied zwischen „normaler“ und Web EDI?

Der Hauptunterschied zwischen „normaler“ EDI und Web EDI liegt in der Art der Implementierung und Zugänglichkeit. Web EDI ermöglicht den Zugriff auf EDI-Funktionen über einen Webbrowser, was besonders für kleinere Unternehmen, die nach einer EDI Lösung suchen einen größeren manuellen Aufwand bedeutet. EDI Nachrichten in größeren Maßstab sollten bessert mittels einer Automatisierung gelöst werden-

Diese Alternativen gibt es EDI in Ihr Unternehmen zu integrieren

Es gibt drei verschiedene Arten, wie man EDI-Software in ein Unternehmen einbinden kann. Diese jeweilige Form der Realisierung ist von mehreren Faktoren abhängig, allen voran ob eine eigenen IT vorhanden ist, eine Cloud genutzt werden soll, oder es an einen externen Dienstleister ausgelagert werden soll.

• Verwendung einer lokalen EDI-Software (EDI-Konverter): Vollständige Kontrolle über die eigenen EDI-Prozesse und hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensanforderungen.
• Einsatz einer Integrationsplattform als Dienstleistung (PaaS): Die Technologie wird ständig aktualisiert und bietet die Vorteile eines Cloud-Services. Weniger Abhängigkeit von internen IT-Ressourcen als bei lokalen Lösungen.
• EDI als Dienstleistung (EDI as a Service): Minimiert den internen Aufwand und das benötigte Fachwissen. Bietet eine zukunftssichere Lösung, da der Dienstleister schnell auf Änderungen in den Anforderungen reagieren kann.

Bei diesem Ansatz wird eine EDI-Software lokal im Unternehmen eingesetzt. Diese Software ermöglicht die Umwandlung von Nachrichten in die erforderlichen EDI-Formate und deren Übermittlung an Geschäftspartner über verschiedene Übertragungsprotokolle.

Clearing Center, häufig auch als EDI Clearinghouses bezeichnet, übernehmen im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) eine wichtige Vermittlerrolle zwischen Geschäftspartnern. Sie fungieren dabei wie ein zentrales Postamt für elektronische Geschäftsdaten: Unternehmen senden ihre EDI-Dokumente an das Clearing Center, das diese prüft, gegebenenfalls in ein passendes Format umwandelt und anschließend zuverlässig an den jeweiligen Empfänger weiterleitet.

So werden zum Beispiel unterschiedliche EDI-Standards oder Datenformate zwischen Handelspartnern ausgeglichen, ohne dass jede Partei ihre Systeme komplett anpassen muss. Das Clearing Center sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen korrekt übertragen, inhaltlich geprüft und technisch einwandfrei zugestellt werden. Gleichzeitig werden Übertragungsfehler minimiert, da das Clearing Center bereits beim Eingang der Daten automatische Validierungen und Konvertierungen durchführt.

Dieses Vorgehen macht den elektronischen Datenaustausch erheblich effizienter und sorgt dafür, dass Unternehmen mit einer Vielzahl an Geschäftspartnern kommunizieren können, auch wenn diese verschiedene Standards oder Strukturen nutzen. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die eigene IT-Abteilung deutlich, während die Kommunikation insgesamt schneller und sicherer abläuft.

Ein praktisches Beispiel: Ein deutsches Unternehmen möchte eine gesetzeskonforme elektronische Rechnung (z. B. im EDIFACT-Format) an seinen Lieferanten senden. Das Clearing Center übernimmt hier die Rolle des Übersetzers und stellt sicher, dass alle erforderlichen Segmente, wie zum Beispiel das DTM-Feld für Datumsangaben oder Kopfzeilen- und Adressinformationen, korrekt verarbeitet und an den Empfänger übermittelt werden. Geschäftspartner B kann die eingehenden Daten anschließend automatisiert in sein eigenes System einlesen und weiterverarbeiten, ohne manuelle Prüfungen oder Nacharbeiten.

EDI-Anbindung in der Praxis – mit SCHWINDT als Partner

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Onlineshops ist EDI oft ein komplexes Thema. Bei SCHWINDT legen wir daher besonderen Wert darauf, die Einführung so einfach, sicher und effizient wie möglich zu gestalten. Unser Ziel: eine stabile, zukunftssichere Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert.

In den meisten Fällen erfolgt die EDI-Anbindung über das vorhandene ERP-System. Dafür pflegen wir gemeinsam mit Ihnen alle notwendigen Stammdaten, wie Artikel- oder Kundendaten, konsistent in Ihrem ERP oder binden Ihr bestehendes Lagerverwaltungssystem an. Diese solide Datenbasis ist entscheidend, um später einen fehlerfreien und durchgängigen elektronischen Datenaustausch sicherzustellen.

Alternativ unterstützen wir Sie selbstverständlich auch bei cloudbasierten oder hybriden Szenarien, wenn Sie EDI zunächst ohne eigenes ERP-System umsetzen möchten. Unsere Empfehlung lautet jedoch, die Datenqualität zentral in Ihrem ERP zu führen und darauf aufbauend die integrierten EDI-Schnittstellen zu nutzen. Das minimiert Fehlerquellen und macht Ihr System langfristig wartungsarm und flexibel.

So läuft die EDI-Anbindung mit SCHWINDT ab

1️⃣ Bedarfsanalyse und Planung

Gemeinsam analysieren wir, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen und welche Dokumenttypen relevant sind (z. B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise). Wir stimmen die EDI-Standards und Kommunikationsprotokolle exakt mit Ihren Geschäftspartnern ab, damit alle Anforderungen erfüllt werden und es später keine Überraschungen gibt.

2️⃣ Auswahl der passenden Lösung und des Dienstleisters

SCHWINDT unterstützt Sie bei der Auswahl der passenden EDI-Lösung und bewertet mit Ihnen, welche Software oder Plattform am besten zu Ihren Abläufen passt. Dabei berücksichtigen wir Faktoren wie den Funktionsumfang, die Kompatibilität mit Ihrem ERP, Skalierungsmöglichkeiten für zukünftige Anforderungen und selbstverständlich auch die Kosten.

3️⃣ Technische Umsetzung und Integration

Anschließend setzen wir die Lösung technisch für Sie um. Das bedeutet konkret: Wir integrieren die gewählte EDI-Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur, konfigurieren Datenformate und Kommunikationswege (z. B. AS2, FTP, VAN) und übernehmen das Mapping der relevanten Datenfelder. Unsere Spezialisten begleiten Sie dabei über alle Projektphasen hinweg, sorgen für eine gründliche Testphase und gewährleisten, dass Ihre Prozesse fehlerfrei und stabil laufen.

Mit diesem strukturierten Vorgehen sorgt SCHWINDT dafür, dass Ihre EDI-Anbindung nicht nur funktioniert, sondern auch langfristig flexibel und skalierbar bleibt. So profitieren Sie von einem hohen Automatisierungsgrad, geringeren Fehlerquoten und deutlich mehr Effizienz im Tagesgeschäft.

Ein EDI Konverter ist eine Softwarelösung oder ein Dienst, der es ermöglicht, Daten von einem Format in ein anderes umzuwandeln, typischerweise von einem firmenspezifischen Format in ein standardisiertes EDI-Format und umgekehrt. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen oft unterschiedliche interne Systeme und Datenformate verwenden.

Grundsätzlich beschreibt EDI (Electronic Data Interchange) nur das Übertragungsverfahren — also die Art, wie Daten zwischen zwei Systemen elektronisch ausgetauscht werden. Eine EDI-Rechnung ist damit jede Rechnungsdatei, die über eine EDI-Schnittstelle verschickt wird. Das Format selbst ist dabei nicht zwingend festgelegt. EDI ist also nicht das Dateiformat, sondern der Kommunikationsweg.

Im Gegensatz dazu meint der Begriff E-Rechnung allgemein jede elektronische Rechnung, die anstelle eines Papierbelegs übermittelt wird. Das kann zum Beispiel auch eine Rechnung im PDF-Format sein. Allerdings fordert der Gesetzgeber in Einklang mit europäischen Vorgaben, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird, das eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Konkret bedeutet das: Diese strukturierte E-Rechnung wird meist im XML-Format erzeugt, um Daten eindeutig und standardisiert zu übermitteln. Sie ist nicht für den Menschen direkt lesbar, sondern dient der automatisierten Verarbeitung in Buchhaltungssystemen. Eine visuelle Darstellung ist aber jederzeit mit speziellen Viewer-Programmen möglich, damit auch ein Mensch die Inhalte nachvollziehen kann.

Die XRechnung stellt wiederum eine spezielle Form der E-Rechnung dar, die ebenfalls auf XML basiert. Sie erfüllt alle rechtlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und entspricht damit dem europäischen Standard. Eine XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten ohne Layout- oder Gestaltungselemente wie Logos oder Designelemente, um eine rein automatische Weiterverarbeitung zu gewährleisten.

Wichtig: Auch eine XRechnung kann problemlos über ein EDI-Verfahren übertragen werden. EDI kümmert sich lediglich darum, dass die Nachricht korrekt transportiert wird, während die XRechnung den standardisierten Inhalt beschreibt. In der Praxis bedeutet das: XRechnungen sind immer gleich aufgebaut, EDI-Rechnungen hingegen können je nach Partner sehr individuell gestaltet sein.

✅ EDI = Übertragungsweg
✅ E-Rechnung = jede digitale Rechnung
✅ XRechnung = standardisierte XML-E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber

EDI-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen papierbasierten Prozessen:

✅ Höhere Effizienz
Durch den elektronischen Versand entfallen aufwendige manuelle Arbeitsschritte. Rechnungen werden schneller verarbeitet, weniger fehleranfällig erfasst und direkt in die Buchhaltung übernommen.

✅ Kostensenkung
Papier, Porto und Archivierung verursachen erhebliche Kosten. EDI-Rechnungen reduzieren diesen Aufwand drastisch und senken zugleich die Verwaltungskosten.

✅ Bessere Datenqualität
Automatisierte Systeme sorgen dafür, dass Informationen fehlerfrei und konsistent übertragen werden. Tippfehler oder Übertragungsfehler werden damit nahezu ausgeschlossen.

✅ Schnellere Zahlungsabwicklung
Dank der zügigen, digitalen Verarbeitung können Rechnungen schneller genehmigt und Zahlungen schneller angewiesen werden — das verbessert Ihre Liquidität und stärkt die Lieferantenbeziehungen.

✅ Nachhaltigkeit
EDI-Rechnungen vermeiden Papierverbrauch und verringern den Ressourcenbedarf. So leisten Sie einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz.