Was ist ein ERP: Enterprise Resource Planning System?

Durch den flexiblen und modularen Aufbau des ERP Systems, wird eine nachhaltige Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglicht.

Ein ERP-System unterstützt die intuitive Steuerung aller wichtigen Unternehmensprozesse. Das ERP stellt alle Funktionalitäten zur Verfügung, die ein modernes Business für nachhaltiges Wachstum und Erfolg benötigt.

Inhaltsverzeichnis: Was ist ein ERP?

ERP Bedeutung und Definition: Das ist ein Enterprise Resource Planning System

ERP ist im Geschäftswesen eine geläufige Beschreibung, aber was bedeutet die Abkürzung überhaupt? Eine echte ERP Definition umfasst sowohl die ursprüngliche Funktion als auch die neuesten Änderungen. Diese Veränderungen wurden notwendig, da sich ERP Systeme immer weiter entwickeln und sich in ihrem Funktionsumfang verändert haben.

Was bedeutet ERP? ERP steht für Enterprise Resource Planning, wofür es keine wirkliche 1zu1 deutsche Übersetzung gibt. Das am ehesten infrage kommende Wort hierfür lautet „Warenwirtschaftssystem“. ERP Lösungen umfassen jedoch mehr als lediglich den Einkauf und die Fertigung von Waren oder Gütern. Moderne ERP Software umfasst zusätzliche Aspekte, wie die Buchhaltung, die Anbindung an die größten Online- und Webshops sowie Kunden- und Kontaktmanager. Viele ERP Systeme sind nicht mehr lokal gespeichert, sondern als Cloud Lösung verfügbar, sodass Mitarbeiter aus allen Bereichen (mobil, im Büro und aus dem Homeoffice) darauf zugreifen können.

Die jüngste Generation an ERP Software ist eng verbunden mit der Integration von künstlicher Intelligenz, unter anderem das intelligente Indexieren von Dokumenten, sodass ein Großteil des Verwaltungsaufwands durch selbstlernende Prozesse entfällt. Die Bedeutung von ERP Systemen ist sowohl in kleinen, als auch mittelständischen Unternehmen ebenfalls nicht mehr wegzudenken. Ohne den Einsatz eines ERP Systems leidet die Wettbewerbsfähigkeit und man bleibt immer einen Schritt hinter der Konkurrenz zurück.

ERP Funktionen

Wann benötigt ein Unternehmen eine ERP Lösung?

Es gibt diverse Anzeichen für ein Unternehmen ein ERP System neu einzuführen. Die Gründe in der Praxis sind hierbei ebenso vielfältig, wie die Firmen, die solche Systeme nutzen. Entscheidend ist jedoch zumeist ein Problem im Ablauf eines Geschäftsprozesses. Dazu gehören in der Regel Bereiche, die mit einem wachsenden Unternehmen an Relevanz gewinnen und oftmals unter falscher Organisation oder fehlender Übersicht leiden. Viele dieser Probleme fallen bei jungen Start-ups oder kleinen Unternehmen am Anfang nicht auf, da aufgrund der kleineren Menge an Produkten oder Personal noch ein Überblick möglich ist. Sobald ein Unternehmen jedoch zu expandieren beginnt, resultieren viele der später auftretenden Fehlerquellen aus Problemen, deren Grundstein bereits am Anfang gelegt wurde.

Weitere Problemquellen liegen in der voranschreitenden Digitalisierung des Arbeitsmarktes. Komplexe Prozesse, die auf digitale Lösungen umgestellt werden, benötigen eine solide Datengrundlage sowie einen reibungslosen Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Daten. Ohne ein funktionierendes ERP System gehen Daten im Prozess verloren oder führen zu Folgefehlern, wie zu vielen oder falschen Bestellungen. Ein ERP ist aber nicht nur für fertigende Betriebe geeignet, sondern auch für Geschäfte, die ihre Buchhaltung damit optimieren wollen oder auf einen vertrauenswürdigen und übersichtlichen Kontakt-Manager angewiesen sind.

Weitere mögliche Situationen sind:

  • Die Datenbestände von Abteilungen sind uneinheitlich oder nicht aktuell.
  • Im Prozess gehen Informationen, Angebote oder sogar Aufträge verloren.
  • Es dauert lange, bis relevante Informationen oder Belege vorliegen.
  • Das aktuelle ERP System reicht für die Prozesse nicht mehr aus oder ist veraltet.

Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz prägen ein optimales ERP System. Das bedeutet, es bedarf Werkzeugen, mit denen Unternehmen schnell und effizient planen und agieren können.

Integrierte Enterprise-Resource-Planning-Lösungen, gewähren einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen. Dabei muss sich nicht der Unternehmer der Software anpassen, sondern umgekehrt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle ERP aufwendig neu programmiert werden müssen und kostspielig in der Anschaffung sind. Es gibt aus der Praxis bewährte Lösungen mit vorkonfigurierten Lösungen, die auf Grundlage der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in der Vergangenheit erstellt wurden.

Sollte eine Funktion sich bewährt haben und für einen größeren Teil der Nutzer interessant und hilfreich ausfallen, werden solche Zusatzmodule auch in die Software flächenmäßig integriert.

Ein ERP System bietet folgende Vorteile – Mehr Produktivität und Effizienz

Ein ERP-System unterstützt die intuitive Steuerung aller wichtigen Unternehmensprozesse. Vom Einkauf bis zum Rechnungswesen und der Fertigung. Unternehmen, die auf den Einsatz eines ERP und dessen Bedeutung setzen, können damit viele der häufigsten Fehlerquellen im Betriebsablauf vermeiden oder verringern. 

Vorteile eines ERP Systems in der Praxis

  • Abteilungsübergreifend arbeiten: Dank ERP lässt sich eine offene und stetige Kommunikation über die Team- und Abteilungsgrenzen hinaus betreiben. Durch vernetzte Mitarbeiter gewinnen Prozesse an Transparenz und können von allen Kollegen geteilt und mitgestaltet werden.
  • Vertriebseffizienz steigern: Durch Lead- und Interessentenmanagement bleibt der Vertrieb immer up to date. Ein ERP unterstützt bei der Verwaltung von Auftragschancen – und sorgt so dafür, dass Ihnen keine Aufträge mehr durch die Lappen gehen.
  • Finanzen mit dem Steuerberater teilen: Ob eigene Buchhaltung oder Unterstützung durch den Steuerberater, Finanzdaten sind in Ihrem ERP bestens aufgehoben. Dank Schnittstellen teilen Sie Ihre Finanzen mit Ihrem Steuerberater – entweder ganz jährlich oder lediglich zum Jahresabschluss.
  • Warenbewegung nachvollziehen: Wie viel Ware ist momentan vorhanden? Reicht der Bestand für den nächsten Produktionsauftrag? Ein ERP hilft, diese Fragen zu beantworten, indem es Warenbewegungen überwacht und speichert. Einen Artikel anhand seiner Seriennummer nachverfolgen? Dies ist ebenso möglich.
  • Bestellvorgänge automatisch erstellen: Aktuell mehr denn je sehen wir uns in unserem Alltag mit Lieferengpässen konfrontiert. Damit ein Business bestmöglich davor abgesichert ist, unterstützt ein ERP bei der Beschaffung – und schlägt die Bestellung neuer Ware rechtzeitig vor, ehe der Bestand zur Neige geht.
  • Projekte vollumfänglich verwalten: Soll das nächste Projekt ein voller Erfolg werden? Dazu lässt sich die Projektverwaltung des ERP nutzen, mit deren Hilfe sich Projektstände verfolgen, Ressourcen planen und Budgets eingehalten werden können.
  • Vielfältige Unternehmensanalyse: Wie gut läuft das Business überhaupt – und wo liegen Optimierungschancen? Durch vielfältige Auswertungs- und Analysetools hilft ein ERP bei der Prozessteuerung und -optimierung.
  • Neue Marktplätze erschließen: Der Online-Anteil am Einzelhandelsumsatz liegt mittlerweile bei über zwanzig Prozent. Ein ERP unterstützt, genau daran teilzuhaben. Dank integrierter Schnittstellen kann man im Handumdrehen auch bei eBay, Amazon oder in Webshops, die auf Schnittstellen-Integration bauen, verkaufen.

Unsere Empfehlungen für moderne ERP Lösungen

myfactory

Mit myfactory werden Ihre Geschäftsprozesse gestrafft und vereinheitlicht. Das cloudbasierte Programm bietet zahlreiche standardisierte Lösungen für Unternehmen, die sich in der Praxis bewährt haben.

Der Fokus liegt dabei auf Arbeitserleichterungen, der einfachen und übersichtlichen Nutzung (auch mobil!) sowie der Anbindung an zahlreiche Schnittstellen, darunter Kassensysteme, DATEV oder Amazon.

Sage

Durch die flexible Sage ERP Software werden alle Ihre Unternehmensprozesse in ein System integriert, welches alle Teilbereiche des Geschäftswesens abdeckt.

Damit ist Sage die ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse individuell gestalten und dennoch auf bewährte und geprüfte Lösungen setzen möchten. Mit Sage lassen sich Prozesse optimieren, Mitarbeiter entlasten und Planungszeiten deutlich reduzieren.

ERP Beratung von SCHWINDT durch Joseph Rupp

Alles was Sie als Unternehmer über ERP wissen müssen

Um die Kernfunktionen und -module sowie Vorteile von ERP-Systemen zu verstehen, ist es wichtig, sich ihrer Komplexität bewusst zu werden. ERPs haben sich im Verlauf der fortschreitenden Automatisierung und Digitalisierung im 20. und 21. Jahrhundert stark verändert. Aufgrund neuer Anforderungen und technischer Möglichkeiten wurde auch das Aufgabenspektrum eines Warenwirtschaftssystems sowohl in der Breite als auch in der Tiefe erhöht.

Moderne ERP Systeme umfassen daher heute folgende Kategorien:

      • Finanzbuchhaltung
      • Managementbuchhaltung
      • Human Resources (HR)
      • Fertigung
      • Supply Chain Management (SCM)
      • Projektmanagement
      • Customer Relationship Management (CRM)

      Das heißt, je mehr Anforderungsbereiche ein Unternehmen an ein ERP hat und diese mit einem entsprechenden System abdecken kann, desto höher fällt der wirtschaftliche Wert für dieses Unternehmen aus. Natürlich muss nicht jeder Betrieb die genannten Unternehmensbereiche mit dem gleichen ERP abdecken, oder überhaupt benutzen. Ein Online-Shop benötigt in der Regel eher CRM als Human Resources. Das bedeutet jedoch nicht, dass bei einem wachsenden Unternehmenserfolg und erhöhtem Personalbedarf dieser Bereich nicht einfach nachträglich integriert werden kann.

Welche Unternehmensarten können von einem ERP profitieren?

Enterprise-Ressource-Planning-Systeme bieten zahlreiche Vorteile und können in verschiedenen Branchen und Unternehmen unterschiedlicher Größe eingesetzt werden.

Es gibt jedoch einige Arten von Unternehmen, die besonders von ERP-Systemen profitieren können:

Fertigungsunternehmen und produzierendes Gewerbe: ERP-Systeme sind in der Fertigungsindustrie weitverbreitet. Sie unterstützen die Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Qualitätskontrolle und Nachverfolgung von Materialien. Fertigungsunternehmen können durch die Optimierung von Prozessen und Ressourcennutzung von ERP-Systemen profitieren. Ein ERP ist praktisch Grundvoraussetzung zum Betrieb, ein gutes Warenwirtschaftssystem optimiert dabei die Prozesse.

Einzelhandel und Vertrieb: Unternehmen im Einzelhandel und Vertrieb nutzen ERP, um Lagerbestände zu verwalten, Bestellungen zu bearbeiten, Lieferketten zu koordinieren und Verkaufsdaten zu analysieren. Dies ermöglicht eine effiziente Bestandskontrolle und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Logistik und Supply Chain Management: Unternehmen in der Logistik und im Supply Chain Management setzen ERP-Systeme ein, um den reibungslosen Ablauf von Waren und Informationen zu gewährleisten. Dies optimiert die Lieferkette und ermöglicht Echtzeitverfolgung und -management.

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen unterstützen ERP-Systeme die Patientenverwaltung, die Abrechnung und das Ressourcenmanagement in Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen. Sie tragen zur Verbesserung der Patientenversorgung und zur Effizienzsteigerung bei.

Bauwesen und Ingenieurwesen: Baufirmen und Ingenieurbüros nutzen ERP, um Projekte zu planen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. Dies hilft bei der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets.

Finanzdienstleistungen: Banken und Finanzinstitute verwenden ERP-Systeme, um Finanztransaktionen, Risikomanagement und Compliance zu verwalten. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von Finanzdaten.

Bildungseinrichtungen: Bildungseinrichtungen setzen ERP-Systeme ein, um Studentendaten, Lehrpläne, Finanzen und Personalressourcen zu verwalten. Dies erleichtert die Verwaltung von Bildungseinrichtungen.

Regierungsorganisationen: Regierungsbehörden, darunter städtisch Verwaltungen, verwenden ERP-Systeme, um Ressourcen zu verwalten, Finanzdaten zu überwachen und Dienstleistungen effizienter anzubieten. Dies unterstützt die öffentliche Verwaltung und die Transparenz.

Dienstleistungsunternehmen: Unternehmen in den Bereichen Beratung, Recht, Personalwesen und IT-Dienstleistungen können ERP nutzen, um Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung zu vereinfachen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): ERP-Systeme sind heute auch für KMU zugänglich und bieten diesen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, Ressourcen effizient zu nutzen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Insgesamt können Unternehmen in nahezu jeder Branche und Größe von ERP-Systemen profitieren, da sie die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten ermöglichen. Die Auswahl des richtigen ERP-Systems hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens ab.

Konkrete Umsetzung in der Praxis – Die Bestandteile von ERP Systemen im Detail aufgeschlüsselt

Wenn wir konkreter in das Thema ERP einsteigen, dann sollte der Blick auf die zahlreichen Funktionen sich richten. Nicht jedes Unternehmen benötigt (unverzüglich) alle Vorteile eines ERP-Systems. Dennoch sind sie vorhanden und lassen sich beim Bedarf problemlos integrieren.

 

ERP Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung – Das Fundament eines Unternehmens

Finanzbuchhaltung ist ein entscheidender Aspekt in der Verwaltung eines jeden Unternehmens. Dies umfasst alles von der Fakturierung und Buchführung bis hin zur Finanzberichterstattung. Der Hauptzweck dieses Moduls liegt darin, eine genaue, zeitnahe und umfassende Darstellung der finanziellen Aktivitäten des Unternehmens zu gewährleisten. Dadurch können Unternehmen ihre Finanzstrategien besser planen und steuern, was zu fundierten Geschäftsentscheidungen führt.

Hauptfunktionen

  • Allgemeine Buchhaltung: Erfassung und Verwaltung aller finanziellen Transaktionen.
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen und Forderungen.
  • Anlagenbuchhaltung: Überwachung und Verwaltung von Unternehmensanlagen.
  • Finanzkonsolidierung: Zusammenfassung finanzieller Daten aus verschiedenen Abteilungen oder Tochtergesellschaften.
  • Berichtswesen: Erstellung von Finanzberichten wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen.

Die Integration der Finanzbuchhaltung in ein ERP-System bringt erhebliche Vorteile für ein Unternehmen. Erstens verbessert sie die Genauigkeit und Zuverlässigkeit finanzieller Daten, indem menschliche Fehler reduziert und einheitliche Buchhaltungspraktiken angewendet werden. Zweitens bietet sie Echtzeiteinblicke in die finanzielle Lage des Unternehmens, was eine schnelle Reaktion auf Marktveränderungen und fundierte Entscheidungsfindungen ermöglicht.

Weiterhin erleichtert sie die Einhaltung von Compliance- und Berichtsstandards, indem sie sicherstellt, dass alle finanziellen Vorgänge den geltenden Vorschriften und Richtlinien entsprechen. Letztlich fördert sie die Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben, was zu einer Reduzierung der Betriebskosten und einer Steigerung der Gesamtproduktivität führt.

ERP Managementbuchhaltung _ Controlling

Managementbuchhaltung / Controlling in ERP-Systemen

Die Managementbuchhaltung, auch als Controlling bekannt, ist ein zentraler Bestandteil moderner ERP-Systeme. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, die sich auf externe Berichterstattung konzentriert, fokussiert sich die Managementbuchhaltung auf die interne Performanceanalyse und -steuerung. Dabei wird ein besonderer Fokus auf Kostenkontrolle, Budgetierung und Effizienzsteigerung gelegt. Diese internen Analysen helfen dabei, operative und strategische Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis zu treffen.

Hauptfunktionen

  • Budgetierung und Planung: Erstellung und Verwaltung von Budgets für verschiedene Abteilungen und Vergleich von Ist- und Plan-Werten zur Leistungsüberwachung.
  • Kostenrechnung und Kostenmanagement: Erfassung und Analyse der Kostenstrukturen sowie Identifizierung von Kostentreibern und Entwicklung von Strategien zur Kostenreduktion.
  • Leistungsrechnung und Activity-Based Costing: Zuordnung von Kosten zu spezifischen Aktivitäten und Ermittlung der Rentabilität von Produkten, Dienstleistungen oder Kunden.
  • Interne Berichterstattung und Analyse: Erstellung von Finanz- und Leistungsberichten für das Management sowie Bereitstellung von Einblicken in die finanzielle Leistung und Geschäftstrends.
  • Invoicing (Optional): Erstellung und Verwaltung von internen Verrechnungspreisen und Rechnungen.

Die Integration der Managementbuchhaltung in ein ERP-System bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine verbesserte Transparenz und Kontrolle über die finanzielle Leistung und ermöglicht es dem Management, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Durch die genaue Kostenzuordnung und Leistungsanalyse können Unternehmen ineffiziente Bereiche identifizieren und Optimierungsmaßnahmen einleiten.

ERP Personalmanagement bzw. Human Resources (HR)

Personalmanagement bzw. Human Resources (HR) in ERP-Systemen

Das HR-Modul in einem ERP-System umfasst die Verwaltung aller mit den Mitarbeitern verbundenen Prozesse und Daten. Ziel ist es, eine zentrale Plattform für die Personalverwaltung zu schaffen, die Effizienz steigert und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien sicherstellt. Von der Rekrutierung bis zur Gehaltsabrechnung werden alle Bereiche abgedeckt, die Mitarbeiter targetieren.

Hauptfunktionen

  • Personalbeschaffung und -verwaltung: Verwaltung des gesamten Rekrutierungsprozesses, von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung und Zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten.
  • Training und Entwicklung: Planung und Verwaltung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für Mitarbeiter soiwe Tracking von Mitarbeiterqualifikationen und -zertifizierungen.
  • Gehaltsabrechnung: Automatisierung der Gehaltsabrechnung, inklusive Steuerberechnungen und Sozialversicherungsbeiträgen. Dazu kommt die Verwaltung von Gehaltsänderungen, Boni und Zusatzleistungen.
  • Leistungsmanagement: Bewertung und Überwachung der Mitarbeiterleistung und Unterstützung bei der Zielsetzung und Leistungsbeurteilung.
  • Mitarbeiterdatenverwaltung: Zentrale Speicherung und Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen sowie Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit.

Durch die Automatisierung routinemäßiger HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Leistungsbeurteilungen werden Zeit und Ressourcen eingespart. Dies erhöht die Effizienz und ermöglicht es HR-Managern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus verbessert das Modul die Datengenauigkeit und hilft bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Durch die Bereitstellung von Tools zur Mitarbeiterentwicklung und -bindung trägt es maßgeblich zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und damit zur allgemeinen Leistungsfähigkeit des Unternehmens bei.

ERP Fertigung und Produktion

Fertigung und Produktion – Der Kern jedes produzierenden Gewerbes, perfekt umgesetzt

Das Fertigungsmodul in einem ERP-System dient der Verwaltung und Koordination aller Aktivitäten, die mit der Produktion von Waren zusammenhängen. Von der Planung über die Ausführung bis hin zur Überwachung der Fertigungsprozesse ermöglicht dieses Modul eine nahtlose Integration und Automatisierung. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Produktionseffizienz zu maximieren, indem es hilft, Ressourcen optimal zu nutzen und Produktionszeiten zu minimieren.

Hauptfunktionen

  • Produktionsplanung: Planung und Koordination von Produktionsaktivitäten sowie Festlegung von Produktionszielen und Zeitplänen.
  • Qualitätsmanagement: Überwachung und Sicherstellung der Produktqualität und Implementierung von Qualitätskontrollprozessen und -standards.
  • Arbeitsauftragsverwaltung: Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen für die Produktion. Dazu kommt die Zuweisung von Ressourcen und Materialien zu spezifischen Aufträgen.
  • Kapazitätsplanung: Analyse und Optimierung der Produktionskapazitäten und Planung von Arbeitslast und Maschinenbelegung.
  • Workflow-Management: Steuerung und Überwachung des Produktionsablaufs sowie Koordination von Arbeitsabläufen und Prozessen.

Das Fertigungsmodul innerhalb eines ERP verbessert die Transparenz und Kontrolle über die Produktionsprozesse, was zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen führt. Die Automatisierung von Fertigungsabläufen reduziert manuelle Fehler und steigert die Produktivität. Das Modul ermöglicht eine genauere Produktionsplanung und -steuerung, wodurch Durchlaufzeiten verkürzt und Lagerbestände optimiert werden können. Zudem trägt es zur Einhaltung von Qualitätsstandards bei und unterstützt kontinuierliche Verbesserungsprozesse in der Produktion.

ERP Supply Chain Management (SCM)

Den Produktionszyklus am Laufen halten mit Supply Chain Management (SCM)

Das SCM-Modul innerhalb eines ERP-Systems bietet einen umfassenden Überblick über die gesamte Lieferkette und unterstützt die Planung, Ausführung, Überwachung und Optimierung aller damit verbundenen Prozesse. Ziel ist es, Effizienz und Transparenz in der Lieferkette zu maximieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Hauptfunktionen

  • Bedarfsplanung: Prognose zukünftiger Nachfrage und Anpassung der Produktions- und Bestellmengen und Optimierung von Lagerbeständen und Minimierung von Überbeständen.
  • Beschaffung: Automatisierung des Beschaffungsprozesses von Rohstoffen und Komponenten sowie Auswahl und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.
  • Lagerverwaltung: Überwachung und Optimierung von Lagerbeständen. Dazu kommt ein effizientes Management von Lagerplatz und Bestandsbewegungen.
  • Transportmanagement: Planung und Optimierung der Logistik und des Transportwesens sowie Überwachung von Lieferzeiten und Transportkosten.
  • Supply Chain Analytics: Analyse von Daten zur Leistungsüberwachung und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Nutzung von Business Intelligence für strategische Entscheidungen.

Durch die Optimierung von Lagerbeständen und die Rationalisierung von Beschaffungsprozessen können Unternehmen Kosten reduzieren. Die verbesserte Planungsfähigkeit ermöglicht eine schnellere Anpassung an Marktveränderungen und hilft, Unterbrechungen in der Lieferkette zu minimieren.

ERP Projektmanagement

Mit dem Modul Projektmanagement alle Aufgaben eines Unternehmens im Blick haben

Das Projektmanagement-Modul eines ERP-Systems ist entscheidend für Unternehmen, die komplexe Projekte planen, durchführen und überwachen. Dieses Modul unterstützt die effektive Verwaltung aller Aspekte eines Projekts, von der Ressourcenzuteilung bis hin zum Kostenmanagement, und trägt so dazu bei, dass Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Hauptfunktionen

  • Projektplanung: Entwurf und Definition von Projektzielen, -umfang und -zeitplänen und Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen.
  • Ressourcenmanagement: Verwaltung der für das Projekt erforderlichen Ressourcen, einschließlich Personal, Material und Ausrüstung sowie Optimierung der Ressourcenauslastung und -zuweisung.
  • Projektkosten- und Budgetüberwachung: Überwachung der Projektkosten und Vergleich mit dem Budget. Dazu kommt die frühzeitige Identifizierung von Budgetabweichungen.
  • Zeit- und Ausgabenverfolgung: Erfassung von Arbeitszeiten und projektbezogenen Ausgaben und Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Kostenzuordnung.
  • Leistungsanalyse und Berichterstattung: Überwachung des Projektfortschritts und der Leistung sowie Erstellung detaillierter Berichte und Analysen zur Projektleistung.

Ein Projektmanagementmodul ermöglicht eine genauere Planung und Kontrolle von Projekten, wodurch die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht wird. Durch die zentrale Erfassung und Analyse von Projektinformationen können Manager fundierte Entscheidungen treffen und Risiken frühzeitig erkennen. Das Modul erleichtert auch die Koordination zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, was zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit führt.

ERP Customer Relationship Management (CRM)

Ohne das Customer Relationship Management (CRM) geht es (fast) nicht mehr

Das CRM-Modul in einem ERP-System ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Kundeninteraktionen und -informationen. Es hilft Unternehmen, ein tieferes Verständnis ihrer Kunden zu entwickeln, indem es Daten aus verschiedenen Quellen sammelt und analysiert. Ziel ist es, die Kundenbindung zu verbessern, personalisierte Erfahrungen zu bieten und effektive Marketing- und Vertriebsstrategien zu entwickeln.

Hauptfunktionen

  • Kundenakquise: Management von Lead-Generierung und Lead-Pflege sowie Tracking und Analyse von Kundeninteraktionen und -verhalten.
  • Vertriebsmanagement: Verwaltung des gesamten Verkaufszyklus, von der Angebotserstellung bis zum Abschluss und Analyse von Verkaufstrends und Kundenpräferenzen.
  • Kundenservice: Bereitstellung von Support und Service für Kunden. Dazu kommt die Verwaltung von Kundenanfragen und Beschwerden.
  • Marketingautomatisierung: Planung und Durchführung von Marketingkampagnen sowie Segmentierung von Kunden und zielgerichtete Kommunikation.
  • Kundenkontakt- und Interaktionsmanagement: Erfassung und Verwaltung von Kundenkontaktdaten und Überwachung und Analyse von Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle.

CRM hilft dabei, effizientere und effektivere Marketing- und Vertriebsstrategien zu entwickeln, was zu einer Umsatzsteigerung beiträgt. Durch die zentrale Verwaltung aller Kundeninformationen können Unternehmen konsistente und personalisierte Kundenerfahrungen über verschiedene Berührungspunkte hinweg bieten. Zudem ermöglicht CRM eine bessere Analyse von Kundenverhalten und -präferenzen, was zu fundierten geschäftlichen Entscheidungen führt.

ERP Beratung von SCHWINDT durch Joseph Rupp

Cloud ERP vs. On-Premise Warenwirtschaftssysteme – Vergleiche und Empfehlung

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, effiziente und effektive Lösungen zu finden, um ihre internen Abläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Kontext spielen Softwarelösungen eine der grundlegendsten Rollen. Das Fundament bildet eine Entscheidung, die Unternehmen in Bezug auf ERP treffen müssen, nämlich die Art der Bereitstellung: On-Premise oder Cloud.

 

Was bedeutet On-Premise ERP?

On-Premise ERP-Systeme haben eine lange Tradition in Unternehmen. Diese Lösungen werden lokal auf den eigenen Servern des Unternehmens bereitgestellt und betrieben. Sie bieten eine vollständige Kontrolle über die Software und die damit verbundenen Daten. Historisch gesehen waren On-Premise ERP-Systeme die Norm, bevor die Ära des Cloud Computing begann. Unternehmen, die On-Premise-ERP bevorzugen, schätzen die Möglichkeit, ihre IT-Infrastruktur nach ihren eigenen Anforderungen anzupassen und sensiblen Daten direkt vor Ort zu speichern.

 

Was sind Cloud ERP?

Bei Cloud ERP handelt es sich um eine Softwarelösung, die auf externen Cloud-Servern gehostet wird und über das Internet zugänglich ist. Ein Cloud ERP bietet Vorteile wie Flexibilität, Skalierbarkeit und geringere anfängliche Investitionen. Unternehmen, die sich für Cloud ERP entscheiden, profitieren von schnelleren Implementierungszeiten und regelmäßigen Updates, ohne sich um die Wartung der zugrunde liegenden Infrastruktur kümmern zu müssen.

Cloud ERP vs. On-Premise Warenwirtschaftssysteme

Welches der beiden Systeme ist nun für Ihr Unternehmen die bessere Lösung? Dazu möchten wir uns die einzelnen Kriterien einer Verwirklichung näher im Detail ansehen und wichtige Unterschiede zwischen den beiden Arten aufzeigen.

  • Betriebskosten: Der Betrieb eines On-Premise-ERP erfordert größere Vorabinvestitionen für Software, Hardware und Infrastruktur sowie laufende Ausgaben für Wartung und Upgrades. Im Gegensatz dazu sind die Anschaffungskosten für Cloud-ERP in der Regel geringer, da die IT-Infrastruktur vom Anbieter gehostet und gewartet wird. Dies führt zu reduzierten Betriebskosten und vereinfachtem Cashflow-Management.
  • Upgrades und Erweiterungen: On-Premise-ERP-Software kann zwar angepasst werden, jedoch sind diese Anpassungen oft komplex und beim Upgrade der Systeme müssen diese oft neu implementiert werden. Cloud-ERP-Lösungen werden vom Anbieter ständig aktualisiert, und bestehende Anpassungen werden automatisch in die neuen Versionen integriert.
  • Systemleistung und Zugriff: Cloud-ERP bietet oft eine bessere Leistung als On-Premise-Lösungen und ist über das Internet jederzeit und überall zugänglich. On-Premise-Systeme hingegen können lokale Netzwerkengpässe aufweisen, bieten aber bei stabilen Internetverbindungen eine solide Leistung.
  • Bereitstellungsgeschwindigkeit: SaaS ERP-Systeme können in der Regel schneller bereitgestellt werden – oft innerhalb von drei bis sechs Monaten (dies ist abhängig von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der internen Prozesse) –, während die vollständige Bereitstellung von On-Premise-ERP-Systemen in der Regel länger andauert.
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit: Während On-Premise-Systeme ein höheres Maß an Kontrolle über Systeme und Daten bieten, verfügen Cloud-ERP-Anbieter in der Regel über umfangreiche Sicherheitsprotokolle und Redundanzen zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit und des Datenschutzes.
  • Zahlungsmodelle: On-Premise-ERP wird in der Regel mit einer einmaligen, dauerhaften Lizenz und laufenden Supportgebühren berechnet, während SaaS ERP-Systeme einem Abonnementmodell folgen, mit Gebühren, die normalerweise monatlich oder jährlich zahlbar sind.

Insgesamt hängt die Entscheidung zwischen Cloud-ERP und On-Premise-ERP von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab, einschließlich Faktoren wie Kosteneffizienz, Anpassbarkeit, Integration, Datensicherheit, Skalierbarkeit und Wartung

Unsere Empfehlung: Wer über ein mittelständisches Unternehmen verfügt, welches eine eigene IT besitzt, der kann die Vorteile eines On-Premise ERPs voll ausnutzen, ohne die Nachteile allzu sehr in Kauf zu nehmen. Wer hingegen auf die Unterstützung externer IT-Fachkräfte angewiesen ist, der sollte besser zur (betreuten) Cloud-Variante greifen.

Der Blick zurück: Entwicklung der Enterprise Resource Planning Systeme

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen stellt eine faszinierende Evolution in der Welt der Geschäftssoftware dar. Beginnend von der Materialbedarfsplanung über die Integration weiterer Funktionen bis zur Einführung der Möglichkeit der Cloud und SaaS-Produkte, hat ERP sich stark verändert.

 

  • 1960er-Jahre – Materialbedarfsplanung (MRP): Die Geschichte von ERP beginnt in den 1960er-Jahren mit der Entwicklung der Materialbedarfsplanung (MRP). Diese Systeme waren darauf ausgelegt, den Herstellern zu helfen, den Bedarf an Materialien und Komponenten für die Produktion besser zu verstehen und zu planen. Erst die breite Zugänglichkeit zu Computern ermöglichte es Unternehmer, die früher aufwendigen Planungen auf dem Papier ins Digitale zu übertragen.
  • 1970er-Jahre – MRP II: In den 1970er-Jahren wurde das Konzept von MRP erweitert zu Manufacturing Ressource Planning (MRP II). MRP II umfasste zusätzliche Elemente wie die Planung der Produktionsabläufe, die Beschaffung und die allgemeine Betriebsplanung.
  • 1980er-Jahre – Integration verschiedener Funktionen: Die 1980er-Jahre sahen eine weitere Evolution mit der Integration verschiedener Geschäftsfunktionen in einem einzigen System. Diese integrierten Systeme schlossen oft Buchhaltung, Personalwesen und einige andere Back-Office-Funktionen ein.
  • 1990er-Jahre – Aufkommen von ERP: Der Begriff „Enterprise Resource Planning“ wurde in den frühen 1990er-Jahren populär. Eine neue Bezeichnung war notwendig geworden, da ERPs die Idee von MRP II stark erweitert hatten. Aufgrund der Vielzahl von integrierten Geschäftsfunktionen, darunter Finanzen, HR, Produktion, Supply-Chain-Management und mehr, wurde aus separaten Anwendungen eine einzige Softwarelösung.
  • 2000er-Jahre – ERP II und Web-Integration: Mit der Jahrtausendwende entwickelten sich ERP-Systeme zu ERP II, mit einer stärkeren Fokussierung auf Internet-Technologien. Diese Systeme boten verbesserte Zugänglichkeit und Flexibilität, indem sie webbasierte Module und Echtzeit-Zugriff auf Informationen integrierten.
  • 2010er-Jahre und darüber hinaus – Cloud-Computing und KI: In den vergangenen Jahren hat sich der Trend zu cloudbasierten ERP-Systemen verstärkt, was zu einer größeren Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Zugänglichkeit führt. Moderne ERP-Systeme integrieren zunehmend fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT), um Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungen zu verbessern.
Wie könnten sich ERPs in Zukunft entwickeln

5 Trends: Und nach vorn – Wie könnten sich ERPs in Zukunft entwickeln?

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen ist noch längst nicht am Ende angekommen. Vielmehr zeichnen sich Trends für die Zukunft ab, die zeigen, in welche Richtung sich ERP entwickeln werden.

Die fünf spannendsten (und realistischen) Varianten stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

  • Mobile ERP-Lösungen: Es gibt mit Myfactory bereits mobile Umsetzungen für Cloud-ERPs. Aber die Zukunft verspricht mehr. Der Branchenführer SAP ist hier ein echtes Vorbild. Eigene ERP-Apps, die sich auf dem Smartphone und Tablet noch stärker nativ anfühlen, anstatt über den Browser aufgerufen zu werden. SAP testet bereits automatisierte Komfortfunktonen, wie Auswertungen in Form von „Instagram-artigen“ Reels.
  • Integrierte Analysen: Daran anschließend, werden ERPs immer fähiger werden selbst konkrete Analysen und Empfehlungen auszusprechen. Das heißt deutliche Zeiteinsparungen für jegliche analytische Auswertungen. Anhand vorgegebener Muster, wie „größter Ertrag, unprofitable Produkte usw.“ werden sich im System selbst die Auswertungen ausgeben lassen, um direkt zum Entscheider zu gelangen. Dazu gehört ebenfalls die Integration grafisch ansprechender Präsentationsformen.
  • Personalisierung und Benutzeroberfläche: Je mehr Funktionen ein ERP übernimmt, desto unübersichtlicher wird es für die Benutzer. Das ist eine Binsenweisheit, daher wird in Zukunft die Benutzeroberfläche nicht nur intuitiver, schlanker und übersichtlicher ausfallen, sondern sich viel mehr anpassen lassen, sodass einzelne Abteilungen Module ein- und ausschalten können. Ein anschauliches Beispiel sind HR und CRM, die nicht unbedingt den Daten der Fertigung bedürfen.
  • Kooperation innerhalb des ERP: Anbieter wie Monday oder Slack machen es vor. Kollaborationsfunktionen innerhalb desselben Programms machen vieles transparenter und übersichtlicher, sodass Notizen, Kommentare nicht mit anderen Themen vermengt werden. Solche Kooperationsfunktionen, inklusive dem KI Austausch mit dem Produkt oder einer Auswertung, werden deutlich zunehmen und somit eine stärkere zielgerichtete Vernetzung der Mitarbeiter fördern.
  • Anschluss an das Internet der Dinge: Miteinander kommunizierende Systeme sind der nächste Schritt der Produktion und des Verkaufs. Durch das Internet der Dinge, lassen sich Produktionszyklen besser überwachen, Verluste und Ausschuss minimieren und optimieren. Neben mehr Informationen über jeden Schritt der Arbeitsabläufe profitiert auch der Kundendienst von konkreteren Informationen.

ERPs sind DIE Voraussetzung für erfolgreiche Unternehmen in der Zukunft – Aber wie starten?

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihr Unternehmen einführen, oder Sie überlegen sich Ihre aktuelle Lösung zu wechseln, dann sind Sie bei SCHWINDT an der richtigen Stelle. Aufgrund unseres jahrzehntelangen Wissens im ERP Bereich sind wir in der Lage von kleinen bis mittleren Unternehmen problemlos jede Art von ERP-Lösung abzudecken – auch in Verbindung mit einem DMS oder einer IT-Betreuung. Nutzen Sie noch heute unseren Demo Test Service, um die zahlreichen Vorteile von ERPs näher kennenzulernen!

Häufige Fragen zu ERP / Warenwirtschaftssystemen

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten häufigen Fragen zu ERP-Systemen von uns beantwortet. Bei spezifischeren Fragen, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular.

Was bedeutet ERP

Was bedeutet ERP?

Viele fragen sich, was ist ein ERP-System eigentlich und/oder wofür steht die Abkürzung „ERP“? Das ist aber gar nicht so kompliziert. ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, was übersetzt „Unternehmensressourcenplanung“ bedeutet – im Deutschen aber oftmals synonym mit Warenwirtschaftssystem verwendet wird. Es handelt sich um eine entwickelte Softwarelösung um verschiedene Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu integrieren und zu automatisieren.

Was ist ein ERP System, einfach erklärt?

Ein ERP-System ist eine Software, die dazu dient, verschiedene Geschäftsprozesse und -funktionen in einem Unternehmen zu verwalten, zu integrieren und zu automatisieren. Es ermöglicht die effiziente Planung, Steuerung und Überwachung von Ressourcen wie Finanzen, Produktion, Lager, Personal und Vertrieb.

Ab wann benötigt ein Unternehmen ein ERP?

Ein Unternehmen kann erwägen, ein ERP-System einzuführen, wenn es wächst und seine internen Abläufe zunehmend komplex werden. Eine Vielzahl von manuellen Prozessen und isolierten Softwarelösungen kann Schwierigkeiten bei der Bewältigung der wachsenden Komplexität bewirken. Dies hat wiederum negative Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität sowie die Fehleranfälligkeit.

Die Qualität der Daten spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Unternehmen, die mit ungenauen oder inkonsistenten Daten kämpfen, können von einem ERP-System profitieren, da es die Konsistenz und Genauigkeit der Daten verbessert. Dies ist insbesondere für die Finanzbuchhaltung und Berichterstattung von entscheidender Bedeutung.

Sobald einer der obigen Faktoren auftritt und man pro Mitarbeiter 100 Euro investieren kann, sollte man definitiv zu einem ERP greifen und eine Einführung vorantreiben.

Was ist Industrie 4.0?

Industrie 4.0 ist die Bezeichnung für die aktuell anlaufende technologische Revolution, die die Digitalisierung und Vernetzung von Industrieprozessen und -systemen beschreibt. Sie umfasst Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), Künstliche Intelligenz (KI), Big Data, Cloud-Computing und Automatisierung. Das Ziel von Industrie 4.0 ist es, intelligente Fabriken und Produktionsprozesse zu schaffen, die effizienter, flexibler und autonomer sind.

Welche Rolle nehmen ERP-Systeme in der Industrie 4.0 ein?

ERP-Systeme spielen in der Industrie 4.0 eine zentrale Schlüsselrolle, da sie die Integration und Koordination von Geschäftsprozessen in intelligenten Fabriken ermöglichen. Sie fungieren als zentrale Datendrehscheibe, die Informationen aus verschiedenen Quellen sammelt, analysiert und bereitstellt. Dies ermöglicht eine Echtzeitüberwachung und -steuerung der Produktion, optimierte Lagerbestandsverwaltung und die Fähigkeit, auf Veränderungen in der Nachfrage schnell zu reagieren. ERP-Systeme sind entscheidend für die Umsetzung von Smart Manufacturing und vernetzten Produktionsumgebungen.

Kann man ERPs kostenlos testen?

Ja, einige ERP-Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos ihrer Software an. Sie gönnen beispielsweise hier klicken, um Sage und/oder Myfactory – unsere ERP Empfehlungen kostenlos zu testen, um zu prüfen, ob diese für Ihr Unternehmen geeignet sind.

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