Was ist ein ERP: Enterprise Resource Planning System?

ERP Bedeutung und Definition: Das ist ein Enterprise Resource Planning System

ERP ist im Geschäftswesen eine geläufige Beschreibung, aber was bedeutet die Abkürzung überhaupt? Eine echte ERP Definition umfasst sowohl die ursprüngliche Funktion als auch die neuesten Änderungen. Diese Veränderungen wurden notwendig, da sich ERP Systeme immer weiter entwickeln und sich in ihrem Funktionsumfang verändert haben.

Was bedeutet ERP? ERP steht für Enterprise Resource Planning, wofür es keine wirkliche 1zu1 deutsche Übersetzung gibt. Das am ehesten infrage kommende Wort hierfür lautet „Warenwirtschaftssystem“. ERP Lösungen umfassen jedoch mehr als lediglich den Einkauf und die Fertigung von Waren oder Gütern. Moderne ERP Software umfasst zusätzliche Aspekte, wie die Buchhaltung, die Anbindung an die größten Online- und Webshops sowie Kunden- und Kontaktmanager. Viele ERP Systeme sind nicht mehr lokal gespeichert, sondern als Cloud Lösung verfügbar, sodass Mitarbeiter aus allen Bereichen (mobil, im Büro und aus dem Homeoffice) darauf zugreifen können.

Die jüngste Generation an ERP Software ist eng verbunden mit der Integration von künstlicher Intelligenz, unter anderem das intelligente Indexieren von Dokumenten, sodass ein Großteil des Verwaltungsaufwands durch selbstlernende Prozesse entfällt. Die Bedeutung von ERP Systemen ist sowohl in kleinen, als auch mittelständischen Unternehmen ebenfalls nicht mehr wegzudenken. Ohne den Einsatz eines ERP Systems leidet die Wettbewerbsfähigkeit und man bleibt immer einen Schritt hinter der Konkurrenz zurück.

Wann benötigt ein Unternehmen eine ERP Lösung?

Es gibt diverse Anzeichen für ein Unternehmen ein ERP System neu einzuführen. Die Gründe in der Praxis sind hierbei ebenso vielfältig, wie die Firmen, die solche Systeme nutzen. Entscheidend ist jedoch zumeist ein Problem im Ablauf eines Geschäftsprozesses. Dazu gehören in der Regel Bereiche, die mit einem wachsenden Unternehmen an Relevanz gewinnen und oftmals unter falscher Organisation oder fehlender Übersicht leiden. Viele dieser Probleme fallen bei jungen Start-ups oder kleinen Unternehmen am Anfang nicht auf, da aufgrund der kleineren Menge an Produkten oder Personal noch ein Überblick möglich ist. Sobald ein Unternehmen jedoch zu expandieren beginnt, resultieren viele der später auftretenden Fehlerquellen aus Problemen, deren Grundstein bereits am Anfang gelegt wurde.

Weitere Problemquellen liegen in der voranschreitenden Digitalisierung des Arbeitsmarktes. Komplexe Prozesse, die auf digitale Lösungen umgestellt werden, benötigen eine solide Datengrundlage sowie einen reibungslosen Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Daten. Ohne ein funktionierendes ERP System gehen Daten im Prozess verloren oder führen zu Folgefehlern, wie zu vielen oder falschen Bestellungen. Ein ERP ist aber nicht nur für fertigende Betriebe geeignet, sondern auch für Geschäfte, die ihre Buchhaltung damit optimieren wollen oder auf einen vertrauenswürdigen und übersichtlichen Kontakt-Manager angewiesen sind.

Weitere mögliche Situationen sind:

• Die Datenbestände von Abteilungen sind uneinheitlich oder nicht aktuell.
• Im Prozess gehen Informationen, Angebote oder sogar Aufträge verloren.
• Es dauert lange, bis relevante Informationen oder Belege vorliegen.
• Das aktuelle ERP System reicht für die Prozesse nicht mehr aus oder ist veraltet.

Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz prägen ein optimales ERP System. Das bedeutet, es bedarf Werkzeugen, mit denen Unternehmen schnell und effizient planen und agieren können.

Integrierte Enterprise-Resource-Planning-Lösungen, gewähren einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Unternehmen. Dabei muss sich nicht der Unternehmer der Software anpassen, sondern umgekehrt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle ERP aufwendig neu programmiert werden müssen und kostspielig in der Anschaffung sind. Es gibt aus der Praxis bewährte Lösungen mit vorkonfigurierten Lösungen, die auf Grundlage der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in der Vergangenheit erstellt wurden.

Sollte eine Funktion sich bewährt haben und für einen größeren Teil der Nutzer interessant und hilfreich ausfallen, werden solche Zusatzmodule auch in die Software flächenmäßig integriert.

Ein ERP System bietet folgende Vorteile – Mehr Produktivität und Effizienz

Ein ERP-System unterstützt die intuitive Steuerung aller wichtigen Unternehmensprozesse. Vom Einkauf bis zum Rechnungswesen und der Fertigung. Unternehmen, die auf den Einsatz eines ERP und dessen Bedeutung setzen, können damit viele der häufigsten Fehlerquellen im Betriebsablauf vermeiden oder verringern. 

Vorteile eines ERP Systems in der Praxis

• Abteilungsübergreifend arbeiten: Dank ERP lässt sich eine offene und stetige Kommunikation über die Team- und Abteilungsgrenzen hinaus betreiben. Durch vernetzte Mitarbeiter gewinnen Prozesse an Transparenz und können von allen Kollegen geteilt und mitgestaltet werden.
• Vertriebseffizienz steigern: Durch Lead- und Interessentenmanagement bleibt der Vertrieb immer up to date. Ein ERP unterstützt bei der Verwaltung von Auftragschancen – und sorgt so dafür, dass Ihnen keine Aufträge mehr durch die Lappen gehen.
• Finanzen mit dem Steuerberater teilen: Ob eigene Buchhaltung oder Unterstützung durch den Steuerberater, Finanzdaten sind in Ihrem ERP bestens aufgehoben. Dank Schnittstellen teilen Sie Ihre Finanzen mit Ihrem Steuerberater – entweder ganz jährlich oder lediglich zum Jahresabschluss.
• Warenbewegung nachvollziehen: Wie viel Ware ist momentan vorhanden? Reicht der Bestand für den nächsten Produktionsauftrag? Ein ERP hilft, diese Fragen zu beantworten, indem es Warenbewegungen überwacht und speichert. Einen Artikel anhand seiner Seriennummer nachverfolgen? Dies ist ebenso möglich.
• Bestellvorgänge automatisch erstellen: Aktuell mehr denn je sehen wir uns in unserem Alltag mit Lieferengpässen konfrontiert. Damit ein Business bestmöglich davor abgesichert ist, unterstützt ein ERP bei der Beschaffung – und schlägt die Bestellung neuer Ware rechtzeitig vor, ehe der Bestand zur Neige geht.
• Projekte vollumfänglich verwalten: Soll das nächste Projekt ein voller Erfolg werden? Dazu lässt sich die Projektverwaltung des ERP nutzen, mit deren Hilfe sich Projektstände verfolgen, Ressourcen planen und Budgets eingehalten werden können.
• Vielfältige Unternehmensanalyse: Wie gut läuft das Business überhaupt – und wo liegen Optimierungschancen? Durch vielfältige Auswertungs- und Analysetools hilft ein ERP bei der Prozessteuerung und -optimierung.
• Neue Marktplätze erschließen: Der Online-Anteil am Einzelhandelsumsatz liegt mittlerweile bei über zwanzig Prozent. Ein ERP unterstützt, genau daran teilzuhaben. Dank integrierter Schnittstellen kann man im Handumdrehen auch bei eBay, Amazon oder in Webshops, die auf Schnittstellen-Integration bauen, verkaufen.

Alles was Sie als Unternehmer über ERP wissen müssen

Um die Kernfunktionen und -module sowie Vorteile von ERP-Systemen zu verstehen, ist es wichtig, sich ihrer Komplexität bewusst zu werden. ERPs haben sich im Verlauf der fortschreitenden Automatisierung und Digitalisierung im 20. und 21. Jahrhundert stark verändert. Aufgrund neuer Anforderungen und technischer Möglichkeiten wurde auch das Aufgabenspektrum eines Warenwirtschaftssystems sowohl in der Breite als auch in der Tiefe erhöht.

Moderne ERP Systeme umfassen daher heute folgende Kategorien:

• • • Finanzbuchhaltung
    • Managementbuchhaltung
    • Human Resources (HR)
    • Fertigung
    • Supply Chain Management (SCM)
    • Projektmanagement
    • Customer Relationship Management (CRM)

    Das heißt, je mehr Anforderungsbereiche ein Unternehmen an ein ERP hat und diese mit einem entsprechenden System abdecken kann, desto höher fällt der wirtschaftliche Wert für dieses Unternehmen aus. Natürlich muss nicht jeder Betrieb die genannten Unternehmensbereiche mit dem gleichen ERP abdecken, oder überhaupt benutzen. Ein Online-Shop benötigt in der Regel eher CRM als Human Resources. Das bedeutet jedoch nicht, dass bei einem wachsenden Unternehmenserfolg und erhöhtem Personalbedarf dieser Bereich nicht einfach nachträglich integriert werden kann.

Welche Unternehmensarten können von einem ERP profitieren?

Enterprise-Ressource-Planning-Systeme bieten zahlreiche Vorteile und können in verschiedenen Branchen und Unternehmen unterschiedlicher Größe eingesetzt werden.

Es gibt jedoch einige Arten von Unternehmen, die besonders von ERP-Systemen profitieren können:

Finanzdienstleistungen: Banken und Finanzinstitute verwenden ERP-Systeme, um Finanztransaktionen, Risikomanagement und Compliance zu verwalten. Dies ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von Finanzdaten.

Bildungseinrichtungen: Bildungseinrichtungen setzen ERP-Systeme ein, um Studentendaten, Lehrpläne, Finanzen und Personalressourcen zu verwalten. Dies erleichtert die Verwaltung von Bildungseinrichtungen.

Regierungsorganisationen: Regierungsbehörden, darunter städtisch Verwaltungen, verwenden ERP-Systeme, um Ressourcen zu verwalten, Finanzdaten zu überwachen und Dienstleistungen effizienter anzubieten. Dies unterstützt die öffentliche Verwaltung und die Transparenz.

Dienstleistungsunternehmen: Unternehmen in den Bereichen Beratung, Recht, Personalwesen und IT-Dienstleistungen können ERP nutzen, um Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung zu vereinfachen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): ERP-Systeme sind heute auch für KMU zugänglich und bieten diesen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, Ressourcen effizient zu nutzen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der Blick zurück: Entwicklung der Enterprise Resource Planning Systeme

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen stellt eine faszinierende Evolution in der Welt der Geschäftssoftware dar. Beginnend von der Materialbedarfsplanung über die Integration weiterer Funktionen bis zur Einführung der Möglichkeit der Cloud und SaaS-Produkte, hat ERP sich stark verändert.

• 1960er-Jahre – Materialbedarfsplanung (MRP): Die Geschichte von ERP beginnt in den 1960er-Jahren mit der Entwicklung der Materialbedarfsplanung (MRP). Diese Systeme waren darauf ausgelegt, den Herstellern zu helfen, den Bedarf an Materialien und Komponenten für die Produktion besser zu verstehen und zu planen. Erst die breite Zugänglichkeit zu Computern ermöglichte es Unternehmer, die früher aufwendigen Planungen auf dem Papier ins Digitale zu übertragen.
• 1970er-Jahre – MRP II: In den 1970er-Jahren wurde das Konzept von MRP erweitert zu Manufacturing Ressource Planning (MRP II). MRP II umfasste zusätzliche Elemente wie die Planung der Produktionsabläufe, die Beschaffung und die allgemeine Betriebsplanung.
• 1980er-Jahre – Integration verschiedener Funktionen: Die 1980er-Jahre sahen eine weitere Evolution mit der Integration verschiedener Geschäftsfunktionen in einem einzigen System. Diese integrierten Systeme schlossen oft Buchhaltung, Personalwesen und einige andere Back-Office-Funktionen ein.
• 1990er-Jahre – Aufkommen von ERP: Der Begriff „Enterprise Resource Planning“ wurde in den frühen 1990er-Jahren populär. Eine neue Bezeichnung war notwendig geworden, da ERPs die Idee von MRP II stark erweitert hatten. Aufgrund der Vielzahl von integrierten Geschäftsfunktionen, darunter Finanzen, HR, Produktion, Supply-Chain-Management und mehr, wurde aus separaten Anwendungen eine einzige Softwarelösung.
• 2000er-Jahre – ERP II und Web-Integration: Mit der Jahrtausendwende entwickelten sich ERP-Systeme zu ERP II, mit einer stärkeren Fokussierung auf Internet-Technologien. Diese Systeme boten verbesserte Zugänglichkeit und Flexibilität, indem sie webbasierte Module und Echtzeit-Zugriff auf Informationen integrierten.
• 2010er-Jahre und darüber hinaus – Cloud-Computing und KI: In den vergangenen Jahren hat sich der Trend zu cloudbasierten ERP-Systemen verstärkt, was zu einer größeren Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und Zugänglichkeit führt. Moderne ERP-Systeme integrieren zunehmend fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT), um Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungen zu verbessern.

5 Trends: Und nach vorn – Wie könnten sich ERPs in Zukunft entwickeln?

Die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen ist noch längst nicht am Ende angekommen. Vielmehr zeichnen sich Trends für die Zukunft ab, die zeigen, in welche Richtung sich ERP entwickeln werden.

Die fünf spannendsten (und realistischen) Varianten stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

• Mobile ERP-Lösungen: Es gibt mit Myfactory bereits mobile Umsetzungen für Cloud-ERPs. Aber die Zukunft verspricht mehr. Der Branchenführer SAP ist hier ein echtes Vorbild. Eigene ERP-Apps, die sich auf dem Smartphone und Tablet noch stärker nativ anfühlen, anstatt über den Browser aufgerufen zu werden. SAP testet bereits automatisierte Komfortfunktonen, wie Auswertungen in Form von „Instagram-artigen“ Reels.
• Integrierte Analysen: Daran anschließend, werden ERPs immer fähiger werden selbst konkrete Analysen und Empfehlungen auszusprechen. Das heißt deutliche Zeiteinsparungen für jegliche analytische Auswertungen. Anhand vorgegebener Muster, wie „größter Ertrag, unprofitable Produkte usw.“ werden sich im System selbst die Auswertungen ausgeben lassen, um direkt zum Entscheider zu gelangen. Dazu gehört ebenfalls die Integration grafisch ansprechender Präsentationsformen.
• Personalisierung und Benutzeroberfläche: Je mehr Funktionen ein ERP übernimmt, desto unübersichtlicher wird es für die Benutzer. Das ist eine Binsenweisheit, daher wird in Zukunft die Benutzeroberfläche nicht nur intuitiver, schlanker und übersichtlicher ausfallen, sondern sich viel mehr anpassen lassen, sodass einzelne Abteilungen Module ein- und ausschalten können. Ein anschauliches Beispiel sind HR und CRM, die nicht unbedingt den Daten der Fertigung bedürfen.
• Kooperation innerhalb des ERP: Anbieter wie Monday oder Slack machen es vor. Kollaborationsfunktionen innerhalb desselben Programms machen vieles transparenter und übersichtlicher, sodass Notizen, Kommentare nicht mit anderen Themen vermengt werden. Solche Kooperationsfunktionen, inklusive dem KI Austausch mit dem Produkt oder einer Auswertung, werden deutlich zunehmen und somit eine stärkere zielgerichtete Vernetzung der Mitarbeiter fördern.
• Anschluss an das Internet der Dinge: Miteinander kommunizierende Systeme sind der nächste Schritt der Produktion und des Verkaufs. Durch das Internet der Dinge, lassen sich Produktionszyklen besser überwachen, Verluste und Ausschuss minimieren und optimieren. Neben mehr Informationen über jeden Schritt der Arbeitsabläufe profitiert auch der Kundendienst von konkreteren Informationen.

ERPs sind DIE Voraussetzung für erfolgreiche Unternehmen in der Zukunft – Aber wie starten?

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihr Unternehmen einführen, oder Sie überlegen sich Ihre aktuelle Lösung zu wechseln, dann sind Sie bei SCHWINDT an der richtigen Stelle. Aufgrund unseres jahrzehntelangen Wissens im ERP Bereich sind wir in der Lage von kleinen bis mittleren Unternehmen problemlos jede Art von ERP-Lösung abzudecken – auch in Verbindung mit einem DMS oder einer IT-Betreuung. Nutzen Sie noch heute unseren Demo Test Service, um die zahlreichen Vorteile von ERPs näher kennenzulernen!