Dokumenten-Management-System (DMS) – Das bieten moderne DMS Unternehmen
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Ein Dokumenten-Management-System ist eine der nützlichsten Optionen für Unternehmen ihre Geschäftsprozesse in vielen Bereichen sinnvoll effizienter zu gestalten, ohne übermäßige Aufwendungen zu haben.

Dokumenten-Management-System, abgekürzt DMS, verfügt über zahlreiche Vorteile und Anwendungsgebiete, sodass es praktisch keine Firmierung gibt, die ab einer bestimmten Größe nicht davon profitieren würde.

Um das volle Ausmaß einer solchen Software auch für Ihr Unternehmen zu erfassen, dient der folgende Ratgeber als ausführliche Entscheidungsgrundlage und -hilfe, um ein DMS einzuführen.

Einführung in ein Dokumenten-Management-System: Was ist ein DMS?

Eine Dokumenten-Management-Software ist die Übertragung der klassischen Dokumentenverwaltung von der physischen in die digitale Welt. DMS kann hierfür für zwei verschiedene Begriffe benutzt werden. Die Unterscheidung liegt im „S“. Das „S“ steht entweder für System oder für Software. In beiden Fällen dreht sich das DMS um die ordentliche Verwaltung von Dokumenten aus dem Geschäftsbereich, darunter Rechnungen, Verträgen, Anfragen, Briefen, E-Mails usw.

Gleichsam hat die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung ihre Spuren hinterlassen, weswegen die Software eine wichtige Rolle in der Praxis von Unternehmen einnimmt. Sie ermöglicht es einem Team oder einer gesamten Firma die gleichzeitige Arbeit an verschiedenen Dokumenten, eine Kommentierung der Schriftstücke sowie die rechtsgültige Unterzeichnung dieser (auch von mobilen Endgeräten oder dem Home Office aus). Tatsächlich ist Dokumentenmanagement aber nicht nur Dokumentenverwaltung.

Weitere Bereiche von DMS umfassen automatisches Füllen, dynamische Ablagesysteme sowie das intelligente Indexieren von Schriftstücken sowie die Einordnung in vorgebende Raster und Ablagen. Die elektronische Archivierung ist für Unternehmen eine komfortable Möglichkeit, wichtige Dokumente aus der Unternehmenskommunikation sowie dem alltäglichen Betrieb zu sichern und wieder findbar zu machen. Dazu kommt die Anbindung an Steuer- oder Rechnungsprogramme.

Neben diesen Aspekten dürfen auch die eher „handwerklichen“ Teilbereiche nicht vergessen werden. In diesem Fall gehört ebenfalls das Scannen (und Faxen) neuer Dokumente, die Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Bürokommunikation dazu. Im deutschen Sprachgebiet findet sich bisweilen eine alternative Bezeichnung für diese Anwendungen. Manchmal wird dort auch von ECM (Enterprise Content Management) gesprochen.

Warum ist ein Dokumenten-Management-System für Ihr Unternehmen wichtig?

In erster Linie ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems nützlich, um die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens weiter zu verbessern. Gerade Routineaufgaben können dadurch im Umfang deutlich reduziert werden.

Gleichzeitig sinkt der Informations- und Zeitverlust durch nicht auffindbare Dokumente, ebenso wie die Sicherheit der Lagerung. Hierbei ist zu erwähnen, dass der Sinn des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems mit der Größe des Unternehmens skaliert.

Aufgrund dessen lässt sich leicht eine Übersicht der Vorzüge für Unternehmen erstellen:

  • Verhindern von Doppelarbeit und doppelter Ablage: Neue Dokumente werden lediglich einmal aufgenommen. Dubletten werden im System vermieden.
  • Reduktion von Ablagerungs- und Speicherkosten: Es wird kein kostspieliges und Platz verschwendendes Lager mit vielen Ordner mehr benötigt. Die eingesparten Kosten und der Raum können anders genutzt werden. Aber auch der Speicher auf den einzelnen Geräten wird reduziert, da die Geräte miteinander in Verbindung stehen und es keiner vielfachen Kopien auf den Einzelrechnern bedarf.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden erfüllt: Manche Dokumente müssen sich zu 30 Jahre lang gesichert werden. Durch die Digitalisierung wird dieser Aufbewahrungsverpflichtung Genüge getan. Dazu gehört auch die Umwandlung in „ewige“ Dateiformate, wie PDF oder TIFF. Die Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumentarten: Jahresabschlüsse und Bilanzen, Handelsbücher und Inventare, Buchungsbelege sowie Handelsbriefe und Korrespondenzen mit Geschäftspartnern.
  • Automatisierungsfunktionen: Ankommende Dokumente lassen sich direkt und ohne Zutun in die richtige Ablage einordnen, beispielsweise bei ankommenden E-Mails oder Scans.
  • Leichte Auffindbarkeit durch interne Suchmaschinen: Mittels Verschlagwortung, automatisierter Vergabe von Identifikatoren sowie (selbst-lernenden) Suchmaschinen lassen sich die Dokumente leicht aufrufen.
  • Einführung und Zuweisung von Zugriffsberechtigungen: Einzelne Dokumente können auf einen bestimmten Nutzerkreis angepasst werden.
  • Abgleich von Versionen: Dokumente können innerhalb einer elektronischen Akte in unterschiedlichen Versionen (Bearbeitungsständen) aufbewahrt werden, um diese weiterhin verfügbar zu halten.
  • Hinweise bei gleichzeitigen Bearbeitungen: Um Ungültigkeit zu vermeiden, werden Warnhinweise gegeben, die eine parallele Bearbeitung durch zwei Parteien verhindern.
  • Protokolle und Sicherungsfunktionen: Sowohl versehentliches Löschen, als auch gezielte Manipulation kann vermieden werden.

Alle diese sinnvollen Fähigkeiten helfen dabei, potenzielle (mitunter teure) Fehlerquellen zu vermeiden und Unternehmen in Bezug auf ihre Dokumentenverwaltung zu entlasten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass vor allem die Automatisierungsfunktionen von Dokumentenmanagementsystemen eine enorm positive Auswirkung auf die Produktivität darstellen, insbesondere wenn man sie zudem mit einem ERP-System kombiniert.

Die Kostenersparnis liegt daher also nicht in einer Generierung neuer Potenziale, sondern in der Maximierung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter. Konkreter gesprochen, werden durch die Einführung also Mitarbeiterstunden eingespart, die dann an andere Aufgaben verteilt werden können. Ein DMS dient-Leistungsverhältnis des Personals. Um sich das besser vorzustellen, dient eine Studie von Adobe. Mehr als 46 % von Büroangestellten „verschwenden“ im Schnitt 11 Stunden in der Woche, um Dokumente (wieder) zu finden.

Ein weiterer wichtiger Faktor für viele Unternehmen ist die Auswirkung von papierlosen Arbeiten auf die Umwelt. Wer Nachhaltigkeit bei sich großschreibt, sollte Sorge dafür tragen, nicht zusätzlich zur Abholzung der Wälder durch mannigfaltiges Ausdrucken beizutragen.

In diesen Bereichen lässt sich ein DMS einsetzen:

Es gibt eine enorme Anzahl an unterschiedlichen Dokumenten, die sich sinnvoll in ein gemeinsames System integrieren lassen. Es müssen nicht nur reine Buchhaltungsdokumente oder die interne Unternehmenskommunikation hinterlegt werden.

  • Angebote und Rechnungen
  • Belege
  • Fotos und Videos
  • Grafiken, Diagramme, Illustrationen und technische Zeichnungen
  • Gutachten und Urkunden
  • Akten
  • Werbe- und Marketingtexte
  • Präsentationen
  • Verträge

Vergleich von Top Dokumenten-Management-Systemen: Features und Vorteile – Das müssen Sie leisten

Wenn also alle DMS die obigen Vorteile erfüllen (sollten), anhand welcher Grundlagen entscheidet sich dann die eigene Auswahl des im Unternehmen zu verwendenden Systems? Tatsächlich gehört zu einem guten Dokumentenmanagementsystem mehr dazu als die reinen obigen harten Leistungen.

Ein gutes DMS sollte die obigen Merkmale aufweisen, insbesondere die Möglichkeit zur Verhinderung gleichzeitiger Bearbeitung bzw. einer technischen Möglichkeit eine solche Kooperation ohne die Chance auf Datenverlust zu gewährleisten. Eine Stelle, an der viele DMS jedoch versagen, ist der Datenschutz. Artikel 17 der DSGVO beinhaltet das „Recht auf Vergessenwerden“. Entsprechende personenbezogene Daten müssen also nach sechs oder zehn Jahren wieder aus dem System entfernt werden.

Die Nutzer von außereuropäischen Dokumentenmanagementsystemen müssen zudem darauf achten, wo diese DMS personenbezogene Daten der Nutzer abspeichern. Hier kann es zu Problemen kommen, wenn diese Daten in (nicht sicheren) Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Auf Anfrage müssen Anwendern die Informationen zugeteilt werden, die über sie gesammelt wurden. Sichergestellt werden muss gleichsam, dass vertrauliche oder sensible Daten keinem unbeteiligtem Dritten zur Verfügung stehen.

Neben dem Datenschutz sind in der Praxis vor allem aber Faktoren wie die Benutzeroberfläche, der Benutzungsaufwand, die Zugänglichkeit zu Dokumenten sowie die Funktionsvielfalt entscheidend. Ein entscheidender Faktor ist ebenfalls die Komplexität von Freigabeprozessen. Je einfacher und transparenter diese gestaltet sind, desto mehr kann ein Dokumentenmanagementsystem von sich überzeugen.

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Welche DMS sind erhältlich?: So wählen Sie das beste Dokumenten-Management-System aus

Es gibt eine Vielzahl an Dokumentenmanagementsystemen auf dem Markt, viele davon mit ihren eigenen einzigartigen Vorteilen. Grundsätzlich kann man DMS in mehrere Klassen einteilen. Einerseits gibt es Software-Modelle, die auf einem System lokal installiert werden und andererseits die Cloud-Lösungen, die durch einen Browser zugänglich sind. Daneben gibt es die Unterteilung in freie und lizenzierte Software. Bevor man sich für ein System entscheidet, sollte man also wissen, in welche Richtung man sich grundsätzlich bei der Ausgestaltung wenden möchte.

1. Freie Software und Open-Source-Lösungen

Freie Software bzw. Lizenzgebühr-freie Open-Source-Software kann durch jedes Unternehmen eigenständig installiert und genutzt werden. Die Vorteile sind zunächst nicht von der Hand zu weisen. Einerseits kann man das System selbst programmieren und somit auf seine individuellen Bedürfnisse anpassen. Es fallen über die Zeit (in der Regel) keine Kosten an und das Programm ist problemlos zu skalieren. Grundsätzlich muss die Infrastruktur nur einmal angeschafft werden. Betrachtet man die Leistungsfähigkeit solcher Systeme, sind diese den kostenpflichtigen DMS-Lösungen ebenbürtig. Freie Software besitzt aber auch einige Nachteile, die einer profunden Risikoeinschätzung bedürfen.

Zunächst einmal muss das System angepasst und installiert werden. Das bedeutet, in der Praxis werden interne oder extern beauftragte Programmierer benötigt, die eine solche Anwendung konfigurieren können. In einem zweiten Schritt muss die Software regelmäßig gewartet und an etwaige sich verändernde gesetzliche Bestimmungen angepasst werden. Weiterentwicklung, Service und Pflege der Software sollte man nicht unterschätzen. Des Weiteren muss man einem Verlust von Wissen im Unternehmen begegnen. Sollte der eigene Programmierer aus dem Unternehmen ausscheiden, kann kritisches Know-how verloren gehen. Das letzte Risiko ist die Haftung. Sollte es zu Problemen durch Sicherheitslücken kümmern, muss die Firma diesen Schaden tragen.

2. Klassische DMS als proprietäre Software

Die klassischen Dokumenten-Management-Systeme liegen als proprietäre Software vor. Das bedeutet, das Recht eines Unternehmens auf Veränderungen, Weiterentwicklung und Anpassung der Anwendung ist weitestgehend eingeschränkt. Es gibt in der Praxis verschiedene Wege, eine Software einzuschränken, um einen kontinuierlichen Service zu rechtfertigen. Die Vorteile sind das Abgeben der Haftung bei Softwareproblemen, einen Ansprechpartner mit Expertise bei Anwendungsproblemen zu haben und ein geprüftes System zu nutzen, welches zudem regelmäßig weiterentwickelt wird. In der Regel kosten diese „allgemeinen“ Updates nicht zusätzlich.

Potenzielle Nachteile sind natürlich, dass dennoch eigene Server angeschafft werden müssen. Zusatzmodule, die nicht Teil des Standardprogramms sind, müssen in der Regel ebenfalls separat erworben werden. Daneben entsteht eine Abhängigkeit des Unternehmens vom Anbieter. Sollte diese nicht mehr weiter betrieben werden, ist eventuell ein kostspieliger, umfangreicher Wechsel notwendig. Eine freie Skalierbarkeit ist dabei nicht immer gegeben.

3. Dokumentenmanagement in der Cloud

Die dritte Möglichkeit ist der Griff zur Cloud-Lösung. DMS kann auch durch eine übergreifende Realisierung in einer privaten oder gestützten Cloud betrieben werden. Eine private Cloud ermöglicht es, einem Unternehmen in einem geschützten Rahmen das DMS zu betreiben. Dies ist die präferierte Lösung, wenn bereits Server vorhanden sind und somit keine zusätzlichen Kosten entstehen und die Mitarbeitenden außerhalb des Büros nicht auf die Cloud zugreifen sollen bzw. müssen. Zwar gibt es hierfür auch Lösungen, eine offene Cloud erleichtert jeden den Zugriff für Servicetechniker sowie Mitarbeiter im Außendienst massiv.

Wer über keine eigenen Server verfügt, kann in einer Public Cloud Lösung auf die Server seines Service-Anbieters zurückgreifen und das von überall, ohne umständliches verbinden über ein VPN. Zudem muss keine kostspielige Hardware erworben werden. Beide Lösungen lassen einfache Skalierungen zu. Worin die größte Unterscheidung liegt, ist jedoch das regelmäßige Updaten. Wer eine Public Cloud DMS Lösung einsetzt, ist stets auf dem neuesten Stand und muss sich über Sicherheitslücken am wenigsten Sorgen machen. Updates werden unternehmensweit ausgespielt und Weiterentwicklungen kommen der ganzen Firma zugute.

4. Hybrid-System

Hierbei handelt es sich um eine Sonderform, die meist in Form einer Informationstrennung umgesetzt wird. Besonders wichtige Dokumente werden auf ihren Verwendungsort eingeschränkt. Bei einer solchen Umsetzung liegen kritische Informationen in der Server auf einem lokalen Server, während alle anderen Dokumente durch einfachen Cloud-Zugang nutzbar sind. Da in diesem Fall mehrere Systeme parallel laufen, sind hybride Lösungen am teuersten, bieten dafür aber erhöhte Sicherheit, gerade bei kritischer Infrastruktur.

Welche dieser Lösungen für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, sollte anhand einer datenbasierten Kosten-Leistungs-Rechnung erfolgen. Da dies nicht immer so einfach ist und gerade wachsende Unternehmen hier oftmals eher mit vagen Zahlen im Bereich der Skalierung agieren, kann auf Wunsch auch eine unverbindliche Anfrage an SCHWINDT gestellt werden. SCHWINDT hat sich auf den Vertrieb des Dokumentenmanagementsystem „DocuWare“ verständigt. Es erfüllt alle obigen Funktionen und ist in Form einer Public oder Private Cloud erhältlich. Lesen Sie weiter, um eine ausführliche Vorstellung von DocuWare zu finden.

Unsere Top Empfehlung: Das DMS DocuWare vorgestellt

Unsere Empfehlung der Wahl ist DocuWare. Das digitale Cloud-Dokumentenmanagementsystem aus Deutschland. DocuWare gibt es seit mehr als 35 Jahren und gehört mit zu den langlebigsten Lösungen im DMS-Sektor.

Dass das kein Zufall ist, zeigt die konstante Weiterentwicklung des Unternehmens. DocuWare umfasst mehr als klassische Dokumentenverwaltung, sondern kann guten Wissens als ECM (Enterprise Content Management) bezeichnet werden, da auch Workflow-Prozesse, Automatisierungen und weitere Fähigkeiten die Anwendung auszeichnen.

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DocuWare Webinar Anmeldung V2

DocuWare gehört zu den SaaS-Anwendungen (Software as a Service). Das bedeutet einerseits eine unkomplizierte und einfache Skalierbarkeit und andererseits, dass ein Unternehmen so lange zahlen muss, wie DocuWare genutzt wird. Gerade in wechselnden Teams ist diese Lösung daher gerne gesehen. DocuWare ist komplett mit der DSGVO kompatibel und lässt sich ohne großen Vorlauf in (mobile) Teams und Geschäftsabläufe einbinden. Eine nahtlose Verbindung zwischen Personalwesen, Buchhaltung und Vertrieb lässt reibungslos realisieren.

Was unterscheidet DocuWare von anderen DMS Lösungen? Es ist primär der Cloud-Charakter der Software, die entweder als Public oder als „on Premise“-Variante verwirklicht werden kann, die DocuWare von der Konkurrenz positiv absetzt. Ein weiteres Highlight sind die zahlreichen Möglichkeiten zur Integration, wie das Steuerprogramm DATEV. DocuWare lässt sich kostenlos testen und ermutigt so zum Ausprobieren im eigenen Unternehmen.

Installation und Einrichtung Ihrer ersten Dokumenten-Management-Software: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Einführung in Ihrem Unternehmen

Die Wahl und Installation einer DMS kann anfangs eine Herausforderung darstellen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche, Anpassungsfähigkeit und Sicherheitsfunktionen. Aber wie sollte man vorgehen, wenn man noch nie ein DMS genutzt hat? In diesem Fall empfehlen wir die dedizierte Teilnahme an einer Dokumentenmanagement-Schulung bzw. einem Webinar. Selbst, wenn Sie kein Kunde von uns oder mit Ihrem bisherigen Partner unzufrieden sind, würden wir uns freuen, Ihnen bei der Einführung eines DMS zu helfen.

  1. Die eigenen Anforderungen definieren: Starten Sie das Projekt, indem Sie eine Liste Ihrer Anforderungen erstellen. Was wollen Sie mit dem DMS erreichen? Welche Dokumentenarten sollen verwaltet werden? Wer sind die Nutzer und was sind ihre Bedürfnisse? Identifizieren Sie außerdem die vorhandenen Schwachstellen in Ihren aktuellen Abläufen. Diese Phase ist entscheidend, um eine Software zu wählen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.
  2. Die passende Software auswählen: Auf Basis Ihrer Anforderungen wählen Sie ein passendes DMS. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter hinsichtlich Funktionalität, Preis, Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice und den Bewertungen von anderen Nutzern. Einige Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können. Achten Sie dabei auch auf die Sicherheitsfeatures (Stichwort DSGVO-Kompatibilität) der Software.
  3. Installation und Anpassung: Die Installation erfolgt in der Regel durch den Softwareanbieter oder einen qualifizierten IT-Dienstleister. Nach der Installation muss die Software an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Dies beinhaltet die Erstellung von Benutzerkonten und Berechtigungen, die Definition von Workflows und die Konfiguration von Sicherheitseinstellungen. Auch die Einbindung bestehender Daten und Dokumente sind Teil dieses Prozesses.
  4. Schulung der Mitarbeiter: Eine gründliche Schulung Ihrer Mitarbeiter ist essenziell, um den Nutzen Ihrer neuen Software zu maximieren. Organisieren Sie Schulungen, in denen die Funktionen und Vorteile der neuen DMS erklärt werden. Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer versteht, wie er die Software effizient nutzen kann. Sie könnten auch einen internen Ansprechpartner ernennen, der bei Fragen oder Problemen hilft.
  5. Überwachung und Optimierung: Nach der Implementierung und Schulung kommt die Phase der Überwachung und Optimierung. In den ersten Wochen und Monaten wird deutlich, ob die Software den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird. Überwachen Sie die Nutzung des Systems und sammeln Sie Feedback von den Benutzern. Auf dieser Basis können Sie Verbesserungen vornehmen und das System weiter optimieren.

Die Einführung einer DMS ist ein strukturierter Prozess, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Mit den oben genannten Schritten können Sie sicherstellen, dass Sie eine Software wählen und implementieren, die Ihren Anforderungen gerecht wird und die Produktivität Ihres Unternehmens steigert.

Erfolgreiche Nutzung von Dokumenten-Management-Software: Best Practices zur Optimierung Ihres Workflows mit DMS

Eine effektive Nutzung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) erfordert mehr als nur die reine Technik. Es geht um die Gestaltung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Workflows, die das DMS effektiv nutzen. Da schon viele Unternehmen vor einer ähnlichen Entscheidung standen, haben sich in der Praxis jedoch viele sinnvolle und hilfreiche Tipps etablieren können, die die Umstellung erleichtern.

Die besten Tipps aus der Praxis:

  • Konsistente Verschlagwortung und Metadaten: Eine wichtige Praxis ist die konsequente und einheitliche Verwendung von Tags und Metadaten. Tags sind Schlagworte, die einem Dokument zugeordnet werden, um es kategorisieren und leichter auffindbar zu machen. Metadaten sind detaillierte Informationen über ein Dokument, wie das Erstellungsdatum, der Autor oder der Dokumententyp. Einheitliche Benennungsregeln und ein standardisiertes Schema für die Verschlagwortung und die Metadaten ermöglichen ein schnelleres und effizienteres Finden von Dokumenten.
  • Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung: Ein DMS ist kein statisches System, sondern sollte kontinuierlich überprüft und verbessert werden. Durch regelmäßige Überprüfungen und Feedback-Runden mit den Nutzern können Sie herausfinden, welche Aspekte zuverlässig funktionieren und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Nutzen Sie dieses Feedback, um das System anzupassen und zu optimieren. Auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Zugriffsrechten und Sicherheitseinstellungen ist eine wichtige Aufgabe, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Klare Ordnerstruktur und einheitliche Benennung: Ein gut strukturiertes und durchdachtes Ablagesystem ist eine wichtige Grundlage für effizientes Arbeiten mit einem DMS. Eine klare und logische Ordnerstruktur hilft, Dokumente schnell und intuitiv zu finden. Eine einheitliche Benennung von Dokumenten und Ordnern erleichtert ebenfalls die Suche und sorgt für Klarheit.
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen: Mit einem Dokumentenmanagementsystem können viele Prozesse automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert. Beispielsweise kann ein Workflow für die Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen eingerichtet werden, bei dem das Dokument automatisch an die richtige Person weitergeleitet wird. Die automatische Benachrichtigung von beteiligten Personen über neue Aufgaben oder Statusänderungen verbessert die Effizienz und Transparenz.
  • Aktive Nutzung von Such- und Filterfunktionen: Die Such- und Filterfunktionen eines DMS sind hilfreiche und zeitsparende Werkzeuge zur Optimierung des Dokumentenmanagements. Nutzer sollten diese Funktionen aktiv nutzen und damit vertraut sein, um schnell die benötigten Dokumente zu finden. Neben der Textsuche können oft auch Tags, Metadaten oder Datumsspannen als Suchkriterien verwendet werden.

Mit diesen Best Practices können Sie das volle Potenzial Ihres DMS ausschöpfen und einen reibungslosen und effizienten Workflow in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Denken Sie immer daran: Ein DMS ist nur so gut, wie seine Nutzung. Durch eine sorgfältige Planung, konsequente Anwendung und ständige Verbesserung kann Ihr DMS ein leistungsfähiges Werkzeug zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse sein.

DMS und ERP Anbindung – Mit diesen Hinweisen läuft eine reibungslose Integration in Ihre Enterprise Resource Planing Software

Die Integration eines DMS mit einem ERP ist eine hervorragende Möglichkeit, die Vorteile beider Systeme zu kombinieren. Sie ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss und optimiert die Geschäftsprozesse. Stellen Sie sicher, dass beide Systeme kompatibel sind. Viele DMS bieten bereits standardisierte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen.

Ist dies nicht der Fall, kann eine individuelle Programmierung notwendig sein. Die Planung und Durchführung der Integration sollte in enger Zusammenarbeit mit den Anbietern der Systeme erfolgen. Sie kennen die jeweiligen Besonderheiten und können sicherstellen, dass die Integration reibungslos verläuft. Unsere angebotene Kombination aus myfactory oder Sage ist unter anderem mit DocuWare kompatibel.

Beziehen Sie auch die Nutzer in den Prozess mit ein. Sie müssen lernen, mit der veränderten Systemlandschaft umzugehen. Eine entsprechende Schulung und Unterstützung ist hier entscheidend. Die meisten Fehler entstehen am Anfang und ziehen sich dann konsekutiv durch den gesamten Lebenslauf der Softwarenutzung. Um nicht diesen Fehlern zu erliegen, bieten wir daher eine umfassende Beratung sowie Begleitung bei der Einführung.

Fallstudien: Wie Dokumenten-Management-Software Unternehmen verändert

Unsere eigenen Fallstudien und Referenzen unserer Partner lassen sich hier finden. Dort erfahren Sie aus erster Hand, wie Dokumentenmanagementsysteme den Unternehmen helfen konnten. DMS Erfahrungen sind ebenso vielgestaltig wie die Firmen, die sie einsetzen. Es gibt jedoch bei allen eine Reihe von Vorteilen und Gemeinsamkeiten, die besonders gelobt und hervorgehoben werden.

So hat die Einführung eines DMS tatsächlich geholfen:

  • Individuell anpassbar: Um welche Branche es sich auch handelt, die meisten Unternehmen können von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems profitieren. Ob Apotheke, einzelne Filiale oder andere Art von Geschäft, man muss sich nicht davor fürchten, dass der eigene Sektor nicht bedient wird. Zudem lassen sich innerhalb einer Dokumentenablage zahlreiche zugeschnittene Tags zum Ordnen erstellen und so eine Übersichtlichkeit garantieren.
  • Kundendaten immer schnell verfügbar: Telekommunikationsunternehmen konnten durch die Implementierung eines DMS den Kundenservice deutlich verbessern. Die Servicemitarbeiter hatten schnellen Zugriff auf alle Kunden-relevanten Dokumente und konnten so Anfragen effizienter bearbeiten. Dies führte zu kürzeren Wartezeiten und höherer Kundenzufriedenheit.
  • Kostenersparnis: Mittelständische Produktionsunternehmen berichtet von teilweise erheblichen Einsparungen nach der Einführung eines DMS. Durch die Reduzierung von Papier und Druckkosten sowie den effizienteren Einsatz von Personalressourcen konnte das Unternehmen seine Betriebskosten signifikant senken.
  • Bessere interne Zusammenarbeit: Organisationen mit mehreren Standorten, egal ob regional agierend oder weltweit, fanden in einem DMS eine Lösung für die Herausforderung der Zusammenarbeit über große Entfernungen. Das DMS ermöglichte einen zentralen Zugriff auf alle Dokumente, förderte die Zusammenarbeit im Team und verbesserte die Kommunikation.

Fazit der Redaktion

Die Implementierung und Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems kann Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen. Von einer effizienteren Arbeitsweise über verbesserte Sicherheit bis hin zur Integration mit anderen Systemen bietet ein DMS eine Fülle von Vorteilen.

Mit den richtigen Schritten und Best Practices können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen diese Vorteile voll ausschöpft. Es ist Zeit, den Sprung zu wagen und die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzutreiben.

Häufige Fragen:

Wofür steht die Abkürzung DMS?

Die Abkürzung DMS bedeutet in der Regel „Dokumenten-Management-System“. Das „S“ kann jedoch auch für „Software“ stehen.

Kurz erklärt: Was ist die Dokumenten Management System Definition?

Ein Dokumenten-Management-System ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und abzurufen. Sie dient der Digitalisierung, Organisation und Kontrolle von Dokumenten und kann sowohl für physische als auch für digitale Dokumente verwendet werden. Das DMS optimiert Geschäftsprozesse, verbessert die Zusammenarbeit und erhöht die Datensicherheit.

Gibt es auch von Amazon ein DMS?

Amazon bietet keine vollumfängliche Unternehmenssoftware im Bereich der Dokumentenverwaltung aktuell im deutschsprachigen Raum an. Es gibt jedoch eine AWS DMS Software. Diese findet bei folgenden Problemen Anwendung:

„AWS Database Migration Service (AWS DMS) ist ein verwalteter Migrations- und Replikationsservice, mit dem Sie Ihre Datenbank- und Analyse-Workloads schnell, sicher und mit minimalen Ausfallzeiten und ohne Datenverlust zu AWS verlagern können.“

Wie funktioniert die DATEV DMS Umstellung?

Der Wartung und Support für das DATEV DMS Classic endet(e) am 31.12.2023. Ab diesem Zeitpunkt werden keine neuen Sicherheitsupdates mehr für diese Version veröffentlicht. Das heißt, es besteht die Gefahr, kritischen Sicherheitslücken zu unterliegen. Es kann jedoch eine Datenmigration stattfinden. Eine solche Migration kann auch für Sie durch SCHWINDT geleistet werden, sollten Sie sich zu einem Wechsel zu DocuWare entscheiden. Hier finden Sie darüber zusätzliche Informationen.

Wie fallen die DMS Germany Erfahrungen aus?

Es gibt eine ganze Reihe an DMS Lösungen für viele verschiedene Branchen und Wirtschaftssektoren, darunter auch eine ganze Reihe an deutschen Vertretern. Neben DocuWare zählen auch:

  • Enaio
  • ecoDMS
  • Amagno
  • Flui
  • eloDMS

Einen genaueren Vergleich finden Sie in unserem DMS Test und Anbieter-Vergleich. Dort vergleichen wir verschiedene Software-Lösungen für Unternehmen aus Deutschland, damit Sie auch definitiv den Support und den Partner finden können, den Sie verdienen.

Ein DMS kostenlos nutzen – Ist das möglich?

Wie erwähnt, gibt es tatsächlich zahlreiche kostenfreie DMS Alternativen im Netz, die zu den Opern-Source-Lösugnen zählen. Die einzigen Kosten, sind natürlich die Server- und Unterhaltungs- bzw. Wartungskosten sowie die Einstellung oder das Engagieren eines Programmierers, der die Software auf das Unternehmen individuell zuschneiden kann.

Ein DMS online nutzen – Welche Möglichkeiten gibt es?

DMS können dann online genutzt werden, wenn Sie in Form einer Cloud-Lösung bereitgestellt werden. In diesem Fall ist ebenfalls die einfache Nutzung mobil, durch Außendienstmitarbeiter und aus dem Home Office möglich.

DMS Server (privat) einsetzen – Ist die Public Cloud Pflicht?

Nein, ein DMS muss nicht zwangsläufig nur durch die Einrichtung einer Public Cloud realisiert werden. Es ist ebenso möglich eigene Server dafür zu nutzen oder eine hybride Lösung zu verfolgen.

Ausblicke und unternehmerische Entwicklungen

Wie man den ROI Ihrer Dokumenten-Management-Software maximiert

Dokumenten-Management-Systeme sind nicht nur hilfreiche Tools zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität, sondern sie tragen auch erheblich zur Steigerung des Return on Investments (ROI) bei. Erstens reduzieren sie die Betriebskosten, indem sie die Menge des benötigten Papiers und Druckbedarfs drastisch reduzieren. Dies führt zu direkten Kosteneinsparungen und verringert die Umweltbelastung.

Zweitens ermöglichen DMS eine schnellere und effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen. Auf diese Weise können Unternehmen mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen, was zu höheren Einnahmen führt. Drittens verbessern sie die Kundenzufriedenheit und -bindung, indem sie einen schnelleren und effizienteren Kundenservice ermöglichen. Dies kann dazu führen, dass Kunden länger bleiben und mehr kaufen, was den Umsatz steigert.

Schließlich tragen DMS zur Risikominderung bei, indem sie verbesserte Compliance- und Sicherheitsfunktionen bieten. Dies reduziert das Risiko von Bußgeldern, Rechtsstreitigkeiten und Sicherheitsverletzungen, die erhebliche Kosten verursachen können.

Zusammengenommen tragen all diese Faktoren dazu bei, den ROI eines Unternehmens durch die Einführung eines DMS zu steigern. Es ist daher eine kluge Investition, die sich auf lange Sicht auszahlt.

Ausblick in die Zukunft. Künftige Trends in der Dokumenten-Management-Software-Industrie

Die Welle an KI-Werkzeugen seit November 2022 hat sehr viele überrascht. ChatGPT ist nur eines der Beispiele für den enormen Einfluss von künstlicher Intelligenz in der Büroarbeit. Wie kann der Einsatz von KI-Agenten aber DMS verändern und die Art und Weise, wie wir sie nutzen, anpassen? Stellen wir uns 2030 kurz einmal vor und versuchen Trends zu entdecken (Stand Juli 2023).

  • Autonome Dokumentenerstellung: KI könnte in der Lage sein, selbstständig komplexe Geschäftsdokumente zu erstellen. Basierend auf vordefinierten Parametern und Unternehmensrichtlinien könnte KI automatisch Berichte, Präsentationen oder Verträge erstellen – unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen und des spezifischen Kontexts jedes Einzelfalls.
  • Vorausschauende Dokumentenanalyse: Mittels fortschrittlicher Algorithmen und umfangreicher Datensätze könnte KI in der Lage sein, vorausschauende Analysen in Bezug auf Dokumente durchzuführen. Sie könnte Vorhersagen treffen und Warnungen in Bezug auf regulatorische Änderungen, Compliance-Risiken oder potenzielle Geschäftschancen auslösen, die sich aus dem in den Dokumenten enthaltenen Wissen ergeben
  • Nahtlose Sprachinteraktion: Die Verbesserung der natürlichen Sprachverarbeitung und der Spracherkennungstechnologien könnte dazu führen, dass DMS vollständig sprachgesteuert werden. Nutzer könnten Dokumente durch einfache Sprachbefehle erstellen, bearbeiten und suchen, was die Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit erheblich verbessert.
  • Fortschrittliche Sicherheitsmechanismen: KI könnte eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Sicherheit von DMS spielen. Sie könnte Anomalien im Benutzerverhalten erkennen und potenzielle Sicherheitsbedrohungen identifizieren, bevor sie zu einem Problem werden. Außerdem könnte sie dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern, indem sie sensible Informationen in Dokumenten erkennt und schützt.

Die Zukunft von DMS ist also spannend. Noch kann niemand genau sagen, was in einigen Jahren durch eine stärkere KI-Integration genau möglich sein wird. Gleichwohl gehört künstliche Intelligenz zu den disruptiven Ideen, die vor keinem Wirtschaftssektor haltmachen werden. Eine immer stärkere Integration hingegen ist lediglich eine Frage der Zeit. Erste Ansätze sind bereits durch das intelligente Indexieren vorhanden.

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