DocuWare Vertriebslösungen

Die digitale Kundenakte – Perfekt für Vertriebs- und Marketingteams

Ihr Unternehmenserfolg hängt maßgeblich von der Effizienz Ihres Vertriebsteams ab. Diesem fehlt häufig eine vollständige Kundenakte. Mit der digitalen Kundenakte (die sich selbstständig befüllt) hingegen, hat Ihr Vertrieb alle Dokumente zu jeder Zeit und an jedem Ort im Zugriff.

Ebenso kommt der Optimierung der vertrieblichen Abläufe und Marketingmaßnahmen eine große Bedeutung zu. Zur Steigerung der Verkaufsgeschwindigkeit bieten wir innerhalb von DocuWare ausgereifte Abläufe an, die für höchste Effizienz innerhalb Ihrer Teams sorgt.

Gleichzeitig bieten diese Abläufe die Möglichkeit zur Steigerung der Angebotsqualität. Das gelingt bspw. durch eine Einbeziehung der Kollegen und so zu einer besseren Kommunikation im Vertriebsteam.

Die Vorteile für Ihr Vertriebs- und Marketingteam

Deutlich schnellerer Zugriff auf Informationen in der digitalen Kundenakte

Vollständige Kundenakten auf einen Blick, samt E-Mail-Kommunikation

Standortunabhängiger und mobiler Zugriff auf Informationen

Maßgeschneiderte Lösung für moderne Vertriebsteams

Optimierte Prozesse für mehr Effizienz und Erfolg – Die digitale Kundenakte

Reibungslose und schnelle Prozesse sind die Grundvoraussetzung für den Erfolg einer jeden Unternehmensabteilung. Der Vertrieb nimmt hierbei eine Schlüsselrolle ein, indem er neue Kunden akquiriert und für neue Umsätze mit Bestandskunden sorgt. Dessen Effizienz ist somit eng mit dem Unternehmenserfolg verknüpft.

Mit DocuWare maximieren Sie die Verkaufsgeschwindigkeit des Vertriebs. Stellen Sie Ihren Verkäufern einen möglichst uneingeschränkten und unmittelbaren Zugriff auf Informationen zur Verfügung, damit diese Kundenanfragen direkt und kompetent per Telefon beantworten können.

Stichwort ist hier „digitale Kundenakte“. Durch die auf Knopfdruck einsehbaren Kundenakten, mitsamt Vorgangsdokumentation, können Anfragen zur Zufriedenheit der Kunden beantwortet werden.

  • Zentraler Zugriff von jedem Gerät und jedem Ort aus, egal ob beim Kunden, im Meeting oder im Home-Office
  • Erstellen und genehmigen Sie Verträge digital und schließen diese per elektronischer Unterschrift ab
  • Behalten Sie Vertragslaufzeiten oder Liefertermine durch automatische Erinnerungen stets im Blick

Einfacher Start durch erprobte Workflows

Greifen Sie auf unsere Markt-erprobten Workflows zur Optimierung Ihrer vertrieblichen Prozesse zurück. Diese sorgen für reibungslose und vor allem fehlerfreie Abläufe in Ihrem Unternehmen. Das gelingt durch klar strukturierte Abläufe, die innerhalb des DMS definiert werden. Manuelle Aufgaben, wie die Weiterleitung einer Aufgabe an Kollegen, werden vom System automatisiert. Damit bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

  • Stellen Sie E-Mails durch eine direkte Integration in Outlook in Projekt- oder Kundenakten zur Verfügung
  • Sorgen Sie für eine einheitliche Datenhaltung und einen vereinfachten Zugriff, indem Sie gemeinsam genutzte Laufwerke in das digitale Archiv umziehen
  • Beantworten Sie Kundenanfragen direkt am Telefon durch den sekundenschnellen Zugriff auf Ihre Dokumente

Ein Vorgeschmack gefällig?

Mit unseren bewährten Workflows für Ihr Vertriebsteam zünden Sie ohne Vorlaufzeit die Vertriebsrakete.

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DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Suchzeiten reduzieren um bis zu 90%

Archivierte Rechnungen können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt eines Dokumentes erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.

Mobiler Zugriff auf Prozesse und Belege

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

Direkte Integration in ihr CRM- oder ERP-System

Integrieren Sie DocuWare direkt in Ihr CRM- und ERP-System ein, sodass alle Informationen ohne Anwendungswechsel im Zugriff sind. Das gelingt z.B. per URL-Integration, sodass die archvierten Dokumente direkt aus Ihrer führenden Anwendung geöffnet werden können. Ebenso bestehenden weitere Möglichkeiten, um eine vollständige Kundenakte direkt aus dem z.B. aktuellen Vorgang zu erhalten.

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Arbeiten Sie in Ihrem Outlook

Ihr Postfach stellt heute die zentrale Kommunikationsplattform dar. Deshalb integriert sich DocuWare nativ in Ihr Outlook oder Ihren sonstigen E-Mail-Client. Somit können Sie Mails per Mausklick archivieren, verwalten oder Ihren Kollegen in einer Kunden- oder Projektakte zur Verfügung stellen – und das ohne Outlook zu verlassen.

Verwalten Sie Ihre Vorlagen

Innerhalb von Vertriebs- oder Marketingaktivitäten benötigen Sie immer wieder einen Zugriff auf die selben Dokumente. Das gilt nicht nur für Sie, sondern auch Ihre Kollegen. Langsame VPNs oder chaotische Ordnerstrukturen werden dabei genauso nervig wie veraltete Versionsstände. Mit DocuWare schaffen Sie ein einheitliches Ablagemanagement, wodurch Ihre Mitarbeiter auf die stets aktuellen Dokumente zugreifen können. 

Vernetzen Sie Ihre Mitarbeiter
Durch die vorgegebene Archiv- und Workflowstruktur werden Ihre Mitarbeiter und Teams automatisch mit den jeweils relevanten Informationen versorgt. Auch Datenbestände aus anderen Teams, werden durch Workflows an Ihre Mitarbeiter verteilt. Diese erhalten über Benachrichtigungen bzw. direkt an Sie gestellte Aufgaben eine Übersicht über die aktuellen Prozesse. Die automatisch verknüpften Belege sorgen zudem für eine jeweils vollständige Vorgangsakte, samt E-Mail-Kommunikation.

DocuWare erweist sich als eine robuste Lösung in der digitalen Vertriebslandschaft, die weit über die Bereitstellung einer digitalen Kundenakte hinausgeht. Ein wesentlicher Vorteil von DocuWare ist seine nahtlose Integration in die Unternehmenswebseite, die es Kunden ermöglicht, ihre eigenen Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen einzusehen, ohne dabei auf andere Bereiche des Archivs zugreifen zu können. Diese Funktionalität stellt eine erhebliche Ressourceneinsparung für das Unternehmen dar und fördert ein positives Kundenerlebnis durch die Selbstbedienungsmöglichkeiten.

Abseits der Kundeninteraktion bietet DocuWare auch erhebliche Vorteile in der internen Vertriebsorganisation. Durch die Implementierung digitaler Dokumentenmanagement-Prozesse und Workflow-Automatisierung können Unternehmen die notwendige Geschwindigkeit im Vertriebsprozess erreichen. Die Digitalisierung der Vertriebsprozesse ermöglicht den Teams einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, was eine effiziente Reaktion auf Kundenanforderungen ermöglicht.

Ein weiterer Aspekt, in dem DocuWare den Vertrieb unterstützt, ist das Vertragsmanagement. Durch die effiziente Verwaltung verschiedener Vertragsversionen und zugehöriger Dokumente wie Rechnungen können Vertriebsteams den Genehmigungsprozess optimieren und automatische Erinnerungen für Vertragsverlängerungen und -erneuerungen erstellen, was die Effizienz steigert und mögliche Fehler minimiert.

Die Kommunikation ist ein zentraler Aspekt im Vertrieb, und DocuWare trägt auch hier zur Optimierung bei. Durch die native Integration in E-Mail-Clients wie Outlook können wichtige Nachrichten von Kollegen, potenziellen Kunden, Partnern und Kunden sorgfältig verwaltet und sicher archiviert werden. Dies erleichtert nicht nur die Organisation, sondern auch die Nachverfolgung von Kommunikationen und Anfragen, was letztlich zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und einem effizienteren Vertriebsprozess führt.

Zuletzt unterstützt DocuWare auch die Verwaltung von Marketinginhalten, was sich indirekt positiv auf die Vertriebsabteilung auswirkt. Durch die zentrale Organisation von Marketingmaterialien kann das Vertriebsteam leicht auf benötigte Ressourcen zugreifen, um effektiv mit den Kunden zu kommunizieren und sie über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu informieren. 

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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