DocuWare: Ihr Dokumenten-Management-System

Bei DocuWare handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, welches neben der Dokumentenverwaltung ebenfalls Workflows automatisieren kann und dies datenschutzrechtlich angemessen umsetzt. Aber nicht nur Rechnungen lassen sich archivieren, sondern auch eine Vielzahl an ähnlichen Dokumenten, die dann zu einer digitalen Kundenakte kombiniert werden.

Grundsätzlich gibt es keine Begrenzung auf eine bestimmte Anzahl. Ob fünf Personen oder 50 Kollegen die Anwendung nutzen, die Kosten skalieren transparent mit. Daher gibt es keine Obergrenze.

• Erstkontakt: Terminvereinbarung für Ihre individuelle Präsentation.
• Präsentation: Aufnahme Ihrer Anforderungen. Individuelle Präsentation der Software.
• Workshop: Dokumentation Ihres Ist-Zustandes und Festlegung des Sollzustands. Besprechungen der Umsetzungsdetails.
• Angebot und Konzept: Sie erhalten ein Angebot auf Basis des Workshops mit verlässlichen Zahlen. Wir definieren mit Ihnen die terminliche Projektplanung.
• Umsetzung: Installation der besprochenen Funktionen. Anpassung der Software nach vereinbarten Angaben.
• Testphase: Testphase durch unsere Entwickler. Testphase auf Grundlage unseres Konzepts.
• Support und Beratung: Für den Support und die Dienstleistungen nach Abschluss des Projekts, steht Ihnen unser Team aus erfahrenen IT-Spezialisten und Anwendungsberatern zur Verfügung.

Angst, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens zu speziell sind? Gleichgültig, welche möglichen Probleme auftreten oder Sie bei einem Übergang fürchten, auf uns können Sie sich verlassen.

Wir machen keine falschen Versprechen, sondern klären in zahlreichen Vorgesprächen den Bedarf und mögliche Lösungen.

DocuWare ist im Verkauf nicht nur ein Mittel zur Optimierung von Prozessen, sondern es bietet auch konkrete Vorteile für die Mitarbeiter der Sales Abteilung. Zuallererst ermöglicht ein DMS den Mitarbeitern, sämtliche relevanten Kundeninformationen zentral zu verwalten.

Dies bedeutet, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen über den Kunden hat, ohne lange suchen zu müssen. So kann jeder Verkäufer unabhängig und effizient agieren, da er genau weiß, welche Kommunikation zuletzt mit dem Kunden stattgefunden hat oder welches Angebot gerade aktuell ist. Die Vertragsverwaltung wird durch DocuWare erheblich vereinfacht.

Statt mühsam in physischen Ordnern oder unsortierten digitalen Ablagen zu suchen, haben Sales-Mitarbeiter direkten Zugriff auf alle Vertragsentwürfe, unterschriebenen Verträge und zugehörige Dokumentationen. Dies beschleunigt den Prozess von der Angebotserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung und minimiert Fehler.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist der zentrale Zugriff auf stets aktuelle Produktinformationen, Datenblätter und Preislisten. Das stellt sicher, dass die Verkaufsteams immer auf dem neuesten Stand sind und Kunden zeitnah und korrekt informiert werden können.

Für Außendienstmitarbeiter, die oft unterwegs sind, bietet ein Cloud-basiertes DMS den unschätzbaren Vorteil, von überall aus auf benötigte Dokumente zugreifen zu können. Kein Warten mehr auf wichtige E-Mails, keine Rückfragen im Büro – stattdessen haben sie alles, was sie brauchen, direkt zur Hand.

Die Kollaborationsmöglichkeiten von DocuWare sind für die Sales-Mitarbeiter ebenfalls von Vorteil. Anstatt Dokumente hin und her zu senden und dabei verschiedene Versionen zu erstellen, können Teams an einem zentralen Ort zusammenarbeiten. Dies minimiert Verwirrung, steigert die Effizienz und ermöglicht es den Teams, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren.

Abschließend bietet ein DMS durch seine Integration in andere Systeme, wie CRM-Systeme, einen fließenden Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Das erleichtert den Datenaustausch und sorgt dafür, dass Verkäufer weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf das konzentrieren können, was sie am besten können: verkaufen.

Insgesamt führt ein effizientes DMS zu einer deutlichen Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter der Sales Abteilung, indem es ihnen ermöglicht, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig eine bessere Kundenerfahrung zu gewährleisten.

DocuWare veröffentlicht keine Preise auf seiner Webseite und hat ebenfalls alle Lizenznehmer angewiesen keine Kosten im Netz oder Broschüren zu veröffentlichen. Diese Politik gilt (Stand Juli 2023) seit 2022. Es gibt vier verschiedene Lizenzmodelle, sodass man anhand dieser ungefähren Kosten einschätzen kann. Eine Lösung wird jedoch immer mittels eines Partners ermittelt.

Nutzen Sie unser Kontaktformular um aktuelle konkrete Preise anzufragen.

Folgende Lizenzmodelle sind verfügbar:

• DocuWare Cloud 4: 4 Benutzer / 20 GB Speicherplatz
• DocuWare Cloud 15: 15 Benutzer / 50 GB Speicherplatz
• DocuWare Cloud 40: 40 Benutzer / 500 GB Speicherplatz
• DocuWare Cloud 100: 100 Benutzer / 1.000 GB Speicherplatz

Als Cloud-Anwendung werden die Updates nach aufgespielt, wenn sie tatsächlich verfügbar sind. Der Vorteil für Sie, Sie profitieren sofort von den neuen Sicherheitsupdates und nützlichen Erweiterungen (ohne zusätzliche Kosten).

Es besteht die Möglichkeit, zwischen DATEV und DocuWare eine Verbindung herzustellen. Dadurch können Dokumente aus der Finanzbuchhaltung zum Steuerberater versandt und auch direkt im System vom Partner erhalten werden. Die einfache Integration macht einen sicheren und reibungslosen Versand untereinander sowie zum Finanzamt möglich.

Wie lassen sich DocuWare und DATEV verbinden? So funktioniert es

Um DocuWare mit DATEV zu verbinden, benötigt es nicht viele Schritte. Zunächst wird die Rechnung importiert. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen, entweder mit einem Scanner, aus Windows Ordnern oder direkt aus Outlook. Im Anschluss wird die Rechnung indexiert (und überprüft). Stimmt alles, dann kann die Datei mittels EXTF-Buchungsstapels bzw. DATEVConnect aus DocuWare exportiert werden.

Die exportierte Datei wird dann zu DATEV übertragen. Diese Übertragung generiert einen Beleglink. Die DATEV Beleganzeige Drittanbieter zeigt nun eine eindeutige URL und DOC ID in DocuWare an. Jetzt befindet sich die übertragende Rechnung sicher in beiden Programmen. Das Wichtige hierbei: Die von DocuWare aufgenommenen Indexkriterien (wie Name, Anschrift, Rechnungs-ID usw.) werden als „Buchungsdaten“ an DATEV direkt mit übergeben.

Die Vorteile einer Verbindung auf den Punkt gebracht

Die Kombination eines Dokumenten-Management-Systems mit DATEV kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht vorteilhaft sein.

• Effizienzsteigerung: Durch die Integration eines DMS mit DATEV können Unterlagen und Finanzdokumente direkt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Dies beschleunigt Arbeitsprozesse, da manuelle Eingriffe minimiert werden, und sorgt für eine effizientere Arbeitsweise im täglichen Geschäftsbetrieb.
• Sicherheit und Compliance: Ein DMS sorgt für eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. In Verbindung mit DATEV wird auch sichergestellt, dass alle finanzrelevanten Dokumente im Einklang mit den steuerrechtlichen Vorschriften stehen, was das Risiko von Compliance-Problemen reduziert.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Dank der reibungslosen Integration von DATEV mit einem DMS können Buchhalter, Steuerberater und andere beteiligte Abteilungen gleichzeitig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt für einen sicheren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern.
• Platz- und Kosteneinsparung: Die digitale Archivierung von Dokumenten spart nicht nur physischen Platz, sondern auch die Kosten für Druck und Lagerung von Papierdokumenten. In Kombination mit DATEV wird auch der manuelle Arbeitsaufwand in der Buchführung reduziert, was zusätzlich zur Kosteneffizienz beiträgt.
• Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert den Bedarf an physischem Papier, was eine umweltfreundlichere Arbeitsweise fördert.
• Automatische Indexierung: Durch die vielen Automatisierungen im Workflow kann die Zeit der Mitarbeiter wesentlich sinnvoller eingeplant werden. Zudem werden potenzielle Fehler reduziert. Da die Dateien richtig hinterlegt werden, können sie problemlos gefunden und bearbeitet oder weitergeleitet werden.

Das hängt immer vom jeweiligen ERP System ab. in der Regel stellt dies jedoch kein Problem da. Ein Beispiel, wie man DocuWare mit Sage verbinden kann, finden Sie hier. 

DocuWare bietet eine eigene Seite zur Übersicht über den aktuellen Cloud-Status an. Diese ist hier zu finden. Die Seite ist hier zu finden. Beachten Sie, dass der Anzeiger auf Englisch verfasst ist. Folgende Status sind unterteilt nach Funktionen und Regionen (Japan, USA, EU und Asien sowie Australien) möglich:

• Grüne Wolke: Die Server funktionieren aktuell störungsfrei.
• Blaue Wolke: Der Server steht unter Beobachtung und die operationale Verfügbarkeit wurde bestätigt.
• Organe Wolke: Der Server scheint ein Problem zu haben und manche Funktionen können in der jeweiligen Region eingeschränkt sein.
• Rote Wolke: Der Server scheint ein Problem aufzuweisen. Alle Nutzer in der betreffenden Region müssen sich auf eine (zeitlich) begrenzte Störung einstellen. Wir arbeiten umgehend daran, die Dienste wieder herzustellen.