DocuWare APIs und Schnittstellen – Mit welchen Anwendungen lässt sich das DMS verbinden?

Nicht nur neue Mitarbeiter wollen nicht in dutzende verschiedene Systeme eingearbeitet werden, die voneinander getrennt sind, oder Dokumente mehrfach generieren, wenn es auch so viel einfacher ginge. Damit wird Zeit verschwendet, Mitarbeiter doppelt belastet und Aufgaben repetitiv ausgeführt, die eigentlich lediglich eines Abschlusses bedürfen.

Aber es gibt dagegen sinnvolle Lösungen, nämlich die Kombination verschiedener Software-Angebote, die sich per Schnittstelle miteinander verbinden lassen. Ein wichtiges Entscheidungskriterium für ein Dokumenten-Management-System liegt darin, wie Belege, Rechnungen, Verträge usw. aus verschiedenen Anwendungen reibungslos zusammengeführt werden können.

Da dieser Faktor immer wichtiger wird und Unternehmen immer häufiger auf Software wie Teams, Outlook, Canva, Zervant, DATEV, ERP-Systeme wie myfactory, Sage, E-Commerce Anwendungen und Plug-ins setzen, ist es praktisch unerlässlich ein DMS zu nutzen, dass all diese generierten Dateien verarbeiten kann. DocuWare ist hierbei führend, mit mehr als 500 Integrationen per Schnittstelle wird praktisch jede mögliche Software auf Unternehmensebene abgedeckt.

Wie funktionieren die DocuWare Schnittstellen?

Die Integrationen in DocuWare sind durch den Begriff „Connect“ bzw. „connect to“ sowie „Konnketor-Module“ gekennzeichnet. Unter die möglichen Schnittstellen fallen Softwareanwendungen aus den Sektoren HR-, CRM-, ERP-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale sowie individuelle entwickelte Branchenlösungen. Zusätzlich ist DocuWare mit praktisch allen gängigen Scannern, Multifunktionsgeräten und Druckern sowie kompatibel.

Highlights unter den DocuWare Schnittstellen:

  • SAP
  • DATEV
  • Oracle
  • Sage
  • Outlook
  • Office
  • Teams
  • SharePoint
  • ADDISSON
  • usw.

Eine Liste aller möglichen DocuWare Integrationen finden Sie hier: https://start.docuware.com/de/integration-mit-docuware-in-alle-anwendungen sowie an dieser Stelle: https://start.docuware.com/de/integration. Dort können Sie sich umsehen, ob auch Ihre Software aufgelistet ist.

Neben diesen Standard-Modulen gibt es zusätzlich die sogenannten DocuWare iPaaS Konnektoren. Diese Funktion ermöglicht es, die DocuWare Cloud mit mehr als 1.000 anderen Cloud-Anwendungen zu verbinden und sie in die Arbeitsabläufe einzubinden. Zu den wohl interessantesten Anwendungen, die sich per API verbinden lassen, gehören: Shopify, Slack, Discord, Mailchimp, Hubsport, Trello, WooCommerce, Google Docs uvm.

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So erleichtert die Verbindung aus DocuWare und gängiger Unternehmenssoftware den alltäglichen Betrieb

Ein DMS ist in der Regel nicht isoliert im IT-Ökosystem eines Unternehmens. Es interagiert oft mit anderen Softwareanwendungen, um einen flüssigen und automatisierten Informationsaustausch zu ermöglichen. Schnittstellen zwischen einem DMS und anderen Anwendungen können in vielerlei Hinsicht hilfreich sein – die Größe des Unternehmens spielt dabei praktisch keine Rolle:

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning):

  • Integration: DocuWare kann Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente, die im ERP-System generiert werden, direkt speichern.
  • Effizienz: Schneller Zugriff auf relevante Dokumente direkt aus dem ERP-System heraus, ohne manuell im DMS suchen zu müssen.

CRM-Systeme (Customer Relationship Management):

  • Kundenservice: Mitarbeiter können direkt aus dem CRM-System auf alle kundenbezogenen Dokumente im DMS zugreifen.
  • Verkauf: Vertriebsmitarbeiter können Angebote, Verträge und andere verkaufsrelevante Dokumente direkt aus dem CRM heraus verwalten.

Buchhaltungs- und Finanzsoftware:

  • Automatisierung: Eingehende Rechnungen können automatisch erkannt, im DMS gespeichert und zur weiteren Verarbeitung an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden.
  • Compliance: Sicherstellung, dass alle finanzrelevanten Dokumente korrekt archiviert und leicht auffindbar sind.

E-Mail-Systeme:

  • Archivierung: E-Mails und Anhänge können automatisch in DocuWare archiviert werden, was die Compliance unterstützt.
  • Zugriff: Mitarbeiter können direkt aus ihrem E-Mail-Programm auf Dokumente im DMS zugreifen.

HR-Software (Human Resources):

  • Personalmanagement: Mitarbeiterakten, Verträge, Weiterbildungsnachweise und andere HR-Dokumente können zentralisiert und sicher im DMS gespeichert werden.
  • Onboarding: Automatisierung des Onboarding-Prozesses durch nahtlose Integration von HR-Software und DMS.

ECM-Systeme (Enterprise Content Management):

  • Content-Integration: Ein DMS kann nahtlos mit einem ECM-System integriert werden, um sicherzustellen, dass Inhalte konsistent und synchron sind.
  • Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Slack) und Zusammenarbeit: Dokumente können direkt aus dem DMS in Kollaborationstools geteilt werden, um die Teamarbeit zu fördern.

Cloud-Anwendungen:

  • Konsistenz: Bei Integration mit Cloud-basierten Anwendungen wie Office 365 oder Google Workspace können Dokumente konsistent gehalten, synchronisiert und in Echtzeit aktualisiert werden.
  • Mobilität: Die Integration von Cloud-Anwendungen mit einem DMS unterstützt den Zugriff auf Dokumente von überall und von verschiedenen Geräten aus, was insbesondere für mobile Mitarbeiter oder Unternehmen mit mehreren Standorten von Vorteil ist.
  • Zusammenarbeit: Durch die Anbindung von Cloud-Collaboration-Tools wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive können Dokumente leicht geteilt und in Teams bearbeitet, oder aus sekundären Speicherorten gezogen werden.
  • Skalierbarkeit: Integration mit Cloud-Services kann das DMS elastischer machen und es ermöglichen, Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren.

Online-Shop:

  • Bestellverwaltung: Das DMS kann automatisch Bestelldokumente, Rechnungen und Lieferscheine speichern, die durch den Online-Shop generiert werden. So bleibt die Dokumentation von Verkäufen organisiert und leicht zugänglich.
  • Kundenkommunikation: Kundenspezifische Kommunikation, wie z. B. Bestellbestätigungen, kann im DMS archiviert werden, was bei späteren Anfragen oder Reklamationen nützlich sein kann.
  • Produktinformationen: Produktbeschreibungen, Bilder und andere relevante Dateien können im DMS zentralisiert werden, was den Prozess der Produktaktualisierung im Shop erleichtert.
  • Rechtliche Dokumente: Allgemeine Geschäftsbedingungen, Widerrufsbelehrungen oder Datenschutzerklärungen können im DMS verwaltet werden, um sicherzustellen, dass stets die aktuellsten Versionen im Online-Shop verwendet werden.

Die Schnittstellen zwischen einem DMS und anderen Softwareanwendungen reduzieren manuelle Arbeitsschritte, Fehlerquellen und sorgen für eine höhere Datenqualität. Vor allem bieten sie eine nahtlose Nutzererfahrung, da Anwender nicht ständig zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen.

So hilft die Nutzung der DocuWare Schnittstellen KMUs

Die Integration eines DMS mit anderen Systemen und Anwendungen kann erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsleistung eines Unternehmens haben.

Besonders ausschlaggebend sind dabei die drei folgenden Effekte, die eine solche Integration auf die Arbeitsleistung haben kann:

  1. Effizienzsteigerung: Die Automatisierung manueller Prozesse und der reibungslose Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen können den Arbeitsaufwand reduzieren. Dadurch wird die Zeit für manuelle Datenübertragung oder die Suche nach Dokumenten in unterschiedlichen Systemen minimiert.
  2. Fehlerreduktion: Durch die automatische Synchronisierung von Daten und Dokumenten zwischen Systemen werden menschliche Fehler, die durch manuelle Eingaben oder Übertragungen entstehen können, reduziert.
  3. Schnellere Entscheidungsfindung: Der einfache Zugriff auf alle relevanten Informationen aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort ermöglicht fundierte und schnellere Entscheidungen.

Häufige Fragen:

Für Entwickler – Wie funktioniert die Nutzung der DocuWare API?

Wenn Sie sich als Entwickler dafür interessieren, wie Ihre Anwendung mittels der DocuWare API verbunden werden kann, dann sollten Sie sich am besten direkt an DocuWare wenden. Eine App wie Slack oder Monday wurden nicht über den Lauf einer Woche zu den bestimmenden Tools in der internen Unternehmenskommunikation. Die andere Möglichkeit liegt also darin, möglichst branchenimmanente Software zu generieren, sodass DocuWare um eine Integration nicht mehr herumkommt.

Welche Integrationen sind mit der DocuWare API möglich?

DocuWare hat ein eigenes Whitepaper veröffentlicht (das Sie hier herunterladen können), indem alle möglichen Software-Verbindungen aufgelistet und viele davon explizit vorgestellt werden. Gerade, wer Zweifel hat, ob sich DocuWare in die aktuelle hauseigene IT-Infrastruktur einbinden lässt, findet dort viele Lösungen, hilfreiche Vorschläge sowie Anleitungen zur reibungslosen Integration.

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