DocuWare Erfahrungen im Dokumenten-Management-System Test und Bewertung

Dokumenten-Management ist relevanter denn je, denn immer mehr Firmen lernen die Vorteile einer allumfassenden Verbindung aus Daten zu schätzen. Gleichgültig, ob Außendienstler oder Mitarbeiter im Home Office, eine Plattform zur Kollaboration hilf es Zeit, Kosten (und manchmal auch Nerven) einzusparen, wodurch sich viele Probleme in einem effektiven Unternehmensablauf entlasten.

Es ist nur natürlich, dass man als Unternehmer vor einer großen Investition in die Einführung oder den Wechsel eines DMS gerne Informationen hätte, wie andere Nutzer davon profitiert haben. Genau an dieser Stelle setzen unsere DocuWare Erfahrungen, Bewertungen sowie die Tests von Anwendern ein. Wenn Sie direkt DocuWare testen möchten, dann finden Sie hier die Möglichkeit die DocuWare Demo anzufordern.

Um die DocuWare Erfahrungen korrekt einzuordnen, muss man diese auftrennen. Über welche Funktionen verfügt das Dokumenten-Management-System, wie nutzen Anwender die Software und an welcher Stelle treten Kritikpunkte auf, die einen guten Eindruck trüben könnten. Schließlich folgen wir in diesem DocuWare Test den Bewertungen unabhängiger Nutzer aus verschiedenen Unternehmensbereichen und gleichen diese mit den Ergebnissen der gängigsten Online-Bewertungsportale ab.

Diese Funktionen helfen Unternehmen in der Praxis – DocuWare Erfahrungen von Anwendern

DocuWare ist eine der führenden Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Workflow-Automatisierung. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

  • Zentralisierte Dokumentenverwaltung: DocuWare ermöglicht es, alle Dokumente in einem zentralen Archiv zu speichern, was den Zugriff, die Organisation und das Management erleichtert. Dokumente in Papierform können mit einem Scanner digitalisiert und automatisch abgespeichert werden.
  • Zugriff von überall: Mit Cloud-basierten Lösungen wie DocuWare können Nutzer von überall auf ihre Dokumente zugreifen, solange sie über eine Internetverbindung verfügen. Dies ist besonders für Außendienstler und Remote bzw. Hybrid Mitarbeiter sinnvoll.
  • Sicherheit und Compliance: DocuWare bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, darunter Benutzerrollen sowie Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass Dokumente geschützt sind und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
  • Verschiedene Suchfunktionen: Die leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es Benutzern, benötigte Dokumente schnell und effizient zu finden, wodurch Zeit gespart und die Produktivität erhöht wird. Möglich sind Suchen anhand von Indexkriterien, Volltextsuche sowie Projektbasiert.
  • Workflow-Automatisierung: Die DMS Software kann Geschäftsprozesse automatisieren und standardisieren, wodurch manuelle Eingriffe minimiert und die Effizienz gesteigert wird.
  • Integration mit anderen Systemen: DocuWare lässt sich leicht in eine Vielzahl anderer Anwendungen und Systeme integrieren, wie ERP-Systeme, CRM-Software und mehr. Dies ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen. Darunter fallen verschiedene Anwendungen wie Outlook oder DATEV.
  • Versionierung und Dokumentenverlauf: Mit DocuWare können Benutzer verschiedene Versionen eines Dokuments speichern und den Verlauf von Änderungen nachverfolgen. Dies ist besonders nützlich, um die Integrität von Dokumenten zu gewährleisten und Missverständnisse oder Fehler zu vermeiden.
  • Reduzierung von Papier: Unternehmen, die DocuWare nutzen, können ihre Abhängigkeit von physischem Papier erheblich reduzieren, was nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch Umweltvorteile mit sich bringt.
  • Intelligente Indexierung: Einer, wenn nicht der zentrale Vorteil gegenüber anderen DMS Varianten, ist die intelligente Indexierungsfunktion von DocuWare, die trainiert werden kann. Dadurch „lernt“ das System praktisch neue Dokumente anhand vorgegebener Faktoren korrekt ohne menschliches Zutun einzuordnen.
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Die DocuWare Erfahrungen von Nutzern – Wie werden die Funktionen in der Praxis genutzt?

DocuWare wurde von mehr als 30.000 Kunden (im Sinne von Nutzern) und mehr als 2800 Unternehmen bereits genutzt, um ihre Arbeitsabläufe im Bereich der Dokumentenverwaltung zu optimieren. Diese Prozessdigitalisierung erlaubt es gerade im Bereich Vertrieb, Marketing und der Buchhaltung mittels kürzerer Reaktionszeiten eine höhere Produktivität zu erreichen. Hervorgehoben werden auch die hilfreichen In-Software-Werkzeuge, um die Anforderungen der GoBD sicherzustellen.

Was hauptsächlich durch die Nutzer genannt wird, sind die vielen sinnvollen Integrationsmechanismen der Software. In unserem DMS Vergleich wurde ebenfalls deutlich, dass hier DocuWare mit zu den führenden Applikationen gehört. Ob Buchhaltungssoftware oder eine Verbindung zum E-Mail-Konto, viele der vormals manuellen Arbeiten von Kollegen, werden nun von Maschinen übernommen. Betriebe ohne eigene IT-Sicherheit nennen explizit die ausgelagerte Speicherung (in der Cloud-Lösung) als sinnvolle Ergänzung.

Andere Nutzer nennen als wichtigsten Grund der Anwendung die schnelle und einfache Suchfunktion, die es erlaubt, rasch anhand von Volltexten sowie vielen anderen Indizes innerhalb kurzer Zeit das gesuchte Dokument aufzufinden. Experten rechnen damit, dass durch den schnellen Datenzugriff bei der Verwaltung von Dokumenten bis zu 40 % an Arbeitsaufwand eingespart werden können. Auf das gesamte Jahr und den gesamten Betrieb gerechnet, ergeben sich hier zeitliche Einsparungen in merklicher Höhe.

Frei von aller Kritik? Was sagen negative Kommentatoren in ihrer DocuWare Bewertung

Keine Software ist zu 100 % perfekt und einige Funktionen gefallen anderen mehr als Dritten, die stattdessen eigene Ideen haben. Das soll nicht die mitunter berechtigte Kritik abschwächen, man sollte nur im Auge behalten, was optische / ästhetische Kritik bedeutet. Diese wird nämlich am häufigsten geäußert. Hier muss zurecht zugegeben werden, dass DocuWare sich zwar oft intern in der Benutzeroberfläche verbessert hat, aber dennoch nicht die modernste im Vergleich bietet.

Kritisiert wird ebenso die Menge des Supports, den Unternehmen direkt vom Anbieter erfahren. Dagegen gibt es jedoch eine einfache Lösung, nämlich eine Zusammenarbeit mit einem DMS Vertriebspartner, wie der SCHWINDT GmbH, der direkt für den Support und alle eingehenden Fragen und Probleme zuständig ist. Da dafür keine zusätzlichen Kosten anfallen, ist dies der perfekte Weg, um die Vorteile der Anwendung und des Kundenservice zu genießen.

Onboarding kann ohne einen direkten Ansprechpartner für einige kompliziert sein und nicht jede Funktion erschließt sich intuitiv, daher finden oftmals Nutzer, die keine DocuWare Schulung genießen konnten, den Einstieg frustrierend. Aber auch dieses vermeintliche Problem kann im Austausch behoben werden, wenn sich persönlicher Berater um die eigenen Nöte kümmert. Schließlich findet sich oft die Kritik, dass DocuWare Preise nicht veröffentlicht für Versionen und Funktionen. Diese hängen jedoch mit vielen Faktoren zusammen, eine transparente Kostenübersicht kann jedoch bei Interesse angefragt werden.

Wie fallen die DocuWare Bewertungen in Vergleichsportalen aus?

Natürlich haben auch andere größere Plattformen die Möglichkeit für Nutzer eingeräumt, technische Anwendungen, Software und Dienstleister zu bewerten. In diesem Fall greifen wir auf die Ergebnisse von vier geläufigen Portalen zurück, die alle eine deutlich positive Sprache sprechen. Zu beachten ist, dass Capterra die englische Version von DocuWare bewertet, die nicht 100 % deckungsgleich mit der DACH-Variante ausfällt.

Bei OMR (Online Marketing Rockstars) liegt das Ergebnis der Bewertung bei 4,5/5 Punkten. Auf Trusted vergeben die Nutzer für die Anwendung 3/5 Sternen. Der Test des Portals selbst endete mit der Note 1,2 (sehr gut). Die englischsprachige Bewertungsplattform Capterra ordnet ausgehend von den Nutzererfahrungen DocuWare bei 4,6/5 Punkten ein. Die beliebte Plattform Trustpilot hat leider bis keine Bewertung von DocuWare vorgenommen.

Unser Fazit: Wieso wir DocuWare vertreiben

In diesem Erfahrungsbericht sollte es darum gehen unvoreingenommen DocuWare, seine Funktionen und die Meinungen echter Kunden im Positiven, wie Negativen zu betrachten, die nicht unsere sind. Gleichsam gibt es viele triftige Gründe, wieso wir uns entschieden haben DocuWare, als DMS zu vertreiben und keines der anderen. Dies liegt daran, dass wir unsere eigenen DocuWare Erfahrungen täglich in allen Abteilungen machen und mit einem guten Gewissen Dritten das Gleiche empfehlen.

Aber wir kennen auch die Probleme aus der Praxis vieler Kunden und Partner, die gerade anfangs überfordert sind, wenn erstmalig ein DMS eingeführt wird, oder wenn Neuzugänge (neue Kollegen, Azubis, Teilzeitmitarbeiter usw.) das System kennenlernen sollen, aber im Betrieb selbst die Kapazitäten dazu fehlen. Vielleicht wollen Sie auch mehr über das Potenzial von DocuWare aus erster Hand erfahren? In allen Fällen kontaktieren Sie uns gerne, um Ihr Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe zu heben.

Häufige Fragen:

Wie erhalte ich Zugriff auf die DocuWare Demo?

Klicken Sie einfach auf folgenden Link und wählen Sie die gewünschte DocuWare Demo aus. Ein Kollege wird mit Ihnen telefonisch oder per E-Mail (auf Ihren Wunsch) Kontakt aufnehmen und eine angepasste Demo Version mit Zugang für Sie bereitstellen.

Enthält die DocuWare Testversion alle Funktionen?

Ja, anhand von beispielhaften vorinstallierten Dokumenten und Agenten lassen sich Unternehmensabläufe einfach simulieren, sodass nach Herzenslust getestet werden kann.

Ist der DocuWare Test kostenlos?

Kurze Frage, kurze Antwort: „Ja“. Sie können auf Wunsch DocuWare kostenlos testen.

Was ist DocuWare Deutschland?

DocuWare Deutschland ist der Name des hauseigenen YouTube Kanals von DocuWare. Alle dort veröffentlichten Videos beziehen sich auf die DACH-Version. Der Kanal kann unter dieser URL aufgerufen werden: https://www.youtube.com/@docuwarede/featured. Auf dem Videokanal finden sich zahlreiche DocuWare Videos, aufgenommene Schulungen und Webinare sowie Einführungspräsentationen. Zudem werden neue Funktionen der Anwendung vorgestellt. Die Themen werden dabei regelmäßig neu aufgegriffen, sodass in der Regel sich immer ein Videobeitrag zur neuesten Version / Funktion findet.

Auch unser Kollege Grischa Morgenstern hat einen Videobeitrag für DocuWare Deutschland produziert. Sollten Sie sich dafür interessieren wie und welche Prozesse sich mit DocuWare optimieren lassen, dann schauen Sie sich ihn gerne einmal an. Daneben wird auf den Nutzen eines ECM eingegangen sowie welche Möglichkeiten zu individuellen Softwarelösungen bestehen. Wer sich einen ersten Eindruck machen möchte, findet dort Neueinsteigervideos oder fragt uns zu einem eigenen DocuWare Test an.

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