DocuWare Buchhaltung und Finanzen

Mehr Dynamik für Ihre Finanzabteilung

Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management Systems wird Ihre Finanzabteilung und Buchhaltung zum Glanzstück.

Das moderne Business bringt neue Chancen — aber auch mehr Anforderungen — für die Finanzabteilungen. Aufgrund von Budgetdruck und mangelnden zeitlichen Ressourcen werden von Finanzleitern und ihren Teams optimierte Prozesse und eine stets präzise Übersicht gefordert.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Effizienz und Produktivität im Finanzwesen optimieren, den Informationsfluss beschleunigen, die Fehlerquote reduzieren und den Zugang zu Informationen vereinfachen.

Die Vorteile von DocuWare für Ihre Finanzabteilungen

Eine bis zu 80% schnellere Verarbeitung Ihrer Belege

Übersicht über alle Vorgänge für transparente Prozesse

Nutzen Sie Skonto und schaffen Sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

So einfach gelingt der Abschied vom Papier

Das moderne Business verschlankt Ihre Verwaltung

Herausforderung für die Finanzabteilung eines jeden Unternehmens dar. Gleichzeitig müssen jedoch Schlüsselkennzahlen, wie die Wirtschaftlichkeit oder Liquidität tagesaktuell bereitstehen. Gelingen kann das nur durch strukturierte und transparente Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, welche zudem fehlerfrei ablaufen.

DocuWare ermöglicht durch dessen Dokumenten-Management und Workflow-Automation, dass der Abschied vom Papier zum Selbstläufer wird. Mit unseren Standards zur Belegverarbeitung werden manuelle Abläufe von der Software übernommen und Fehleingaben, auch durch Validierungen der Beleginformationen, eliminiert.

Durch die direkte Weitergabe der Daten an das bspw. ERP-System erhält z.B. Ihre Buchhaltung einen umfassenden Überblick über alle Daten. Und wenn Sie mal einen Beleg zur Einsicht benötigen, erreichen Sie diesen direkt aus Ihrem ERP-System. Auch eine vollständige Vorgangsakte finden Sie im DMS, sodass lange Suchzeiten der Vergangenheit angehören

Transformieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung

Durch das Dokumenten-Management System sorgen Sie für die digitale Transformation in der Kreditorenbuchhaltung. Dazu werden alle Rechnungen, egal ob papierbasiert oder elektronisch, automatisch erfasst und mit den Bestellungen abgeglichen.

Über einen individuell anpassbaren Workflow für den Genehmigungsprozess werden genehmigte Beträge an Ihre Software zur Finanzbuchhaltung geleitet. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben.

  • Digitale Rechnungsprüfung
  • Automatischer Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen
  • Workflowgesteuertes Weiterleiten der Belege durch einen ein- oder mehrstufigen Genehmigungsprozess
  • Rechnungs-Splitting auf mehrere Kostenstellen
  • Sofortige Auskunft über alle vorgangsgleichen Dokumente und deren Verarbeitungsstand
  • Automatischer Export genehmigter Rechnungsbeträge samt Vorkontierung in Folgesysteme (DATEV, Addison, Sage, MyFactory, SAP etc.)

Ein Vorgeschmack gefällig?

Mit unserem Standard für Ihre Prozessoptimierung geben Sie Rechnungen im Handumdrehen frei.

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Volle Transparenz in der Debitorenbuchhaltung und Finanzprüfung

Dokumenten-Management für Ihre Buchhaltung

Volle Transparenz in der Debitorenbuchhaltung mit DocuWare. Das System verknüpft alle Belege und Daten, die zu einem Auftrag gehören, vollautomatisch. Somit sind Kundenrückfragen umgehend beantwortet und Vereinbarungen, selbst wenn diese von einem anderen Mitarbeiter beschlossen wurden, problemlos nachvollziehbar. Das sorgt für ein professionelles Auftreten, gute Kundenbeziehungen und bessere Liquidität durch frühe Zahlungen.

  • Direkter Zugriff auf Lieferscheine, E-Mails, Rechnungen oder Sondervereinbarungen
  • Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch vollindexiert archivieren
  • Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belege sofort per E-Mail weiterleiten
  • Stellung der Ausgangsrechnungen mit Genehmigungsprozess kombinieren
  • Keine Angst vor der Finanzprüfung

Das Dokumenten-Management-System gewährleistet eine vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Einem Audit können Sie somit gelassen entgegensehen. Sämtliche Belege aus dem Prüfzeitraum stehen auf Knopfdruck bereit und können vorgelegt werden. Zudem können Sie die Einsicht auf jene Belege einschränken, die geprüft werden.

  • Rechtssichere Ablage der aufbewahrungspflichtigen Belege (GoBD ✅)
  • Durch den direkten Zugriff auf Belege entfallen unnötige Suchen und die Auditzeiten verkürzen sich erheblich
  • Selbst Belege, die weit in der Vergangenheit verarbeitet wurden, sind sekundenschnell aufrufbar
  • Durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs durch die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte direkt auf dem Beleg
  • Stellen Sie die zu prüfenden Belege komfortabel per Offline-Archiv mit integriertem Suchfeld zur Verfügung
  • Schränken Sie den Zugriff nur auf die gewünschten Unterlagen ein

DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Suchzeiten reduzieren um bis zu 90%

Archivierte Rechnungen können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt eines Dokumentes erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.

Erfüllung von Compliance-Vorschriften (GoBD)

Die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen muss Sie nicht einschränken. Durch die digitale Archivierung werden Sie den stetig wachsenden Compliance-Anforderungen gerecht. Gleichzeitig profitieren Sie durch den Einsatz von DocuWare, indem Sie Ihre Verwaltung beschleunigen und Kosten einsparen.

Mobiler Zugriff auf Prozesse und Belege

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

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Zuverlässiges Ziehen von Skonto

Reduzieren Sie durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung von drastisch reduzierten Freigabezeiten. Das ermöglicht es zuverlässig Skonto zu nutzen und Kosten einzusparen. Gleichzeitig profitieren Sie durch zeitnahe Zahlungen an Ihre Kreditoren von einer besser Verhandlungsbasis.

Direkte Übergabe aller Daten an Ihre Folgesysteme

Übergeben Sie durch DocuWare bzw. im Verarbeitungsprozess erfasste Daten an Ihre Folgesysteme. Die bei Bedarf in DocuWare erfolgte Vorkontierung kann so ganz einfach an Ihr ERP-System bzw. Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden. Auch Zahlungsvorschläge lassen sich an eine Software zur Zahlungsabwicklung weiterleiten.

Stark vereinfachte Audit-Vorbereitung

DocuWare vereinfacht die Vorbereitung für Audits und Buchprüfungen erheblich. Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks aufrufbar und lassen sich bei Bedarf als Export einem Prüfer zur Verfügung stellen. Ebenso können Sie die Verarbeitungshistorie einsehen und bei Bedarf aus einem verwandten Vorgang aufrufen (z.B. aus der Buchung der Finanzanwendung).

DocuWare bietet erweiterte Funktionen zur Automatisierung des Rechnungseingangs bis zur Zahlung, die die Effizienz der Buchhaltungsabteilung erheblich steigern können. Dabei werden manuelle Schritte eliminiert, um sicherzustellen, dass Rechnungen rechtzeitig bearbeitet und bezahlt werden. Dies geht über die reine Belegverarbeitung hinaus und trägt dazu bei, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung zu optimieren.

Die Möglichkeit, Eingangs- und Ausgangsrechnungen vollständig papierlos zu verarbeiten, ist ein weiterer Vorteil, der über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinausgeht. Durch die Beseitigung der Notwendigkeit von physischem Papier und Speicherplatz spart DocuWare nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und fördert eine umweltfreundliche Büroumgebung.

 

Der zentrale Dokumentenpool, in dem alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente gespeichert sind, erleichtert die Recherche im Rechnungswesen erheblich. Diese zentrale Dokumentenverwaltung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen und steigert dadurch die Produktivität. Dies erweitert die Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung und -suche, die Sie in Ihrem Artikel erwähnt haben, und bietet eine integrierte Lösung für eine effiziente Dokumentenverwaltung.

Darüber hinaus bietet DocuWare individuell anpassbare Workflows für den Genehmigungsprozess und überträgt die genehmigten Beträge dann über vorgefertigte ERP-Integrationen direkt an das Hauptbuch. Dies stellt eine direkte Verbindung zwischen den Buchhaltungsprozessen und anderen Unternehmenssystemen her und ermöglicht eine nahtlose Integration, die weit über die reine Automatisierung von Workflows hinausgeht.

Die Funktionen von DocuWare ermöglichen auch eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen unerlässlich ist. Diese revisionssichere Archivierung gewährleistet die Integrität und Sicherheit finanzieller Daten und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Compliance-Anforderungen erfüllt.

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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