DocuWare Personalmanagement

Die digitale Personalakte leicht gemacht

Durch die unzähligen zu überwachenden Verträge, Fristen und Formulare wird Personalmanagement sehr schnell unübersichtlich. Mit DocuWare wird diese Verwaltung in vielerlei Hinsicht vereinfacht.

Durch digitale Hilfsmittel, wie das eines Vertragsmanagements verpassen Sie nie wieder eine Frist und bleiben immer DSGVO- und GoBD-konform. Und durch digitale Formulare automatisieren Sie Prozesse wie Bewerbungen und Urlaubsanträge.

All das, gespeichert in einer berechtigungsgeschützten digitalen Personalakte, bietet die perfekte Grundlage für Ihre Personalabteilung.

Die Vorteile des DocuWare Personalmanagements

Eine bis zu 80% schnellere Verarbeitung Ihrer Belege

Übersicht über alle Vorgänge für transparente Prozesse

Nutzen Sie Skonto und schaffen Sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

Für zufriedene Mitarbeiter – Die digitale Personalakte

Der einfache Weg zur digitalen Personalakte

Die Aufbewahrung und Pflege von Personalunterlagen ist nicht erst seit der Einführung der DSGVO ein Zeitfresser. Dabei setzen viele Unternehmen bereits eine HR-Software ein, bspw. zur Zeiterfassung oder für Lohnabrechnungen.

Mit DocuWare führen Sie Ihre Personalbelege in einer digitalen Personalakte sicher und zentral zusammen. Darin sind diese, entsprechend der Mitarbeiterberechtigungen, einsehbar. Schränken Sie bspw. die Sicht der Mitarbeiter auf Ihre Akten ein, sodass diese nur Ihre vergangenen Urlaubsanträge und Gehaltsnachweise einsehen können.

Zudem tragen Sie zur Prozessoptimierung bei, indem Sie geschäftskritische Vorgänge, wie das Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterbeurteilungen, das Talentmanagement oder Urlaubsanträge digitalisieren.

Reduzieren Sie Ihren Aufwand und konzentrieren sich auf das Wesentliche

Viele Unternehmen leiden mittlerweile unter dem sich weiterhin zuspitzenden Fachkräftemangel. Jener stellt die Geschäftsführung oder auch die Personalabteilung vor eine geschäftskritische Herausforderung. Um diesem Umstand zu begegnen, setzen viele Unternehmen auf eine softwareseitige Unterstützung. Mit einem professionellen Bewerbermanagement erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine Neuanstellung deutlich, indem Sie Bewerbern eine schnelle, professionelle und fehlerfreie Kommunikation bieten.

Reduzieren Sie Ihren internen Aufwand und halten geltende Aufbewahrungs- und Löschfristen ein. Zudem greifen Sie durch den im DMS integrierbaren Talentpool auch auf vergangene Bewerber zurück und erhöhen somit die Wahrscheinlichkeit zur Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle.

  • Gewähren Sie Mitarbeitern einen Teilzugriff auf die Personalakte und entlasten Sie Ihre HR-Abteilung
  • Löschfristen für Dokumente (z.B. für abgeschlossene Bewerbungsverfahren ⇒ Löschpflichten)
  • Vertrauliche Daten verschlüsselt und revisionssicher archivieren (DSGVO-konform)
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Ein Vorgeschmack gefällig?

Die Lösung für Personalmanagement mit DocuWare

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Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Die Zukunft ist papierlos

Digitalisieren Sie papierbasierte Dokumente und managen Sie alle Unterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv. Sie finden ihre Dokumente mit Hilfe der Volltextsuche ohne Probleme innerhalb kürzester Zeit. Somit sind Sie mit DocuWare ortsunabhängig und flexibler denn je.

Ihre Daten sind zu 100% sicher
Die vertraulichen Daten Ihrer Mitarbeiter sind durch Datenverschlüsselung und kontrollierten Zugriffsberechtigungen abgesichert. Im DocuWare Personalmanagement dreht sich alles um den Schutz personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Vorkonfigurierte Lösungen

Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Prozesse. Dennoch gibt es zentrale Geschäftsprozesse, die in jeder Firma vorhanden sind und oft ähnlich ablaufen. Damit diese Prozesse nicht jedes Mal von Grund auf neu konfiguriert werden müssen, gibt es unsere vorkonfigurierte Lösung. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was sie innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht.

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Formulare digitalisieren
Konvertieren Sie PDF- und Papierformulare in effiziente und einfach anpassbare Webformulare. Damit beschleunigen Sie viele Prozesse (von Urlaubsanträgen bis Bewerbungen), sparen wertvolle Zeit und verringern den Aufwand ihrer Mitarbeiter.
Strukturierte digitale Prozesse
Digitale Prozesse verfolgen den Zweck, Ihre Informationen digital zu speichern und zu verarbeiten. Mithilfe von digitalen Technologien können Sie ihre Prozesse effizienter und transparenter gestalten, was Zeit und Geld spart.
Transparenz als Absicherung
Mit sicheren Aufzeichnungen und zuverlässigen Freigabe-Workflows in der Personalabteilung bleiben sie auch in schwierigen Situation objektiv und schützen somit Ihre Mitarbeiter und sich selbst. Durch die Kontrolle der Berechtigungen personalisieren Sie die Lese- und Bearbeitungsrechte ihrer Mitarbeiter.

DocuWare bietet eine Palette von Funktionen, die über die reine Verwaltung digitaler Personalakten hinausgehen. Besonders im Bereich des Recruitings zeigt sich der Nutzen des Systems. Stellenausschreibungen können zügig erstellt und publiziert werden, während eingehende Bewerbungen systematisch erfasst und ausgewertet werden.

Durch intelligente Workflows ist es möglich, Feedback von verschiedenen Abteilungen einzuholen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Weiterhin ermöglicht DocuWare den Aufbau eines Talentpools. Qualifizierte Bewerber, die vielleicht zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingestellt werden können, finden hier ihren Platz und können bei Bedarf kontaktiert werden.

Doch nicht nur der Einstellungsprozess wird durch DocuWare optimiert. Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter kann strukturiert und effizient gestaltet werden. Sämtliche für den Start benötigte Ressourcen und Informationen können rechtzeitig bereitgestellt werden, was den neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Einstieg ermöglicht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Personalmanagement sind die regelmäßigen Mitarbeiterbewertungen. DocuWare unterstützt bei der Planung und Durchführung dieser Gespräche, indem es eine Übersicht über bisherige Leistungen und Feedback bietet. So können Mitarbeiter und Vorgesetzte gut vorbereitet in das Gespräch gehen.

Die zentrale Archivierung von Mitarbeiterdokumenten in DocuWare ist ein weiterer Punkt, der das Personalmanagement deutlich erleichtert. Alle relevanten Dokumente, von Lebensläufen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Zeugnissen und Zertifikaten, finden hier ihren Platz. Durch eine kluge Verschlagwortung können benötigte Dokumente schnell gefunden und in Workflows integriert werden.

Die Automatisierung von HR-Prozessen ist ein weiteres Feld, auf dem DocuWare punkten kann. Viele Routineaufgaben können automatisiert werden, was die HR-Abteilung entlastet und Zeit für strategisch wichtige Aufgaben freisetzt.

 

 

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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