DocuWare: Ihr Dokumenten-Management-System

Das clevere & digitale Zuhause für Ihre Dokumente

SCHWINDT digitalisiert mit einem Dokumenten-Management System (DMS) Ihr Aktenregal und Sie haben wieder Zeit für das Wesentliche: Ihre produktive Arbeit.

Durch den Einsatz von DocuWare werden Ihre Geschäftsprozesse optimiert. Vorteile der Einführung eines modernen Dokumenten-Management-Systems sind neben der Gewinn- und Umsatzsteigerung vor allem der flexible Einsatz sowie die Erhöhung der Produktivität.

Bereits Vorwissen über DMS-Software? Dann finden Sie hier die kostenlose DocuWare Demo.

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Unsere zufriedenen Kunden

Machen Sie mit uns Ihr Unternehmen fit für das digitale Jahrtausend

Unsere DocuWare Cloud-Lösung hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.

Damit sparen Sie Zeit, Ressourcen und können sich im Notfall stets darauf verlassen, dass keine Datei verloren geht.

Das klingt zu schön, um wahr zu sein? Dann sehen Sie sich unsere Referenzberichte und/oder Case Studies gerne an!

Sie möchten sich ein direktes Bild von unserer Expertise machen? Vereinbaren Sie gerne ein kostenfreies Telefongespräch!

Profis in Digitalisierungsprozessen

Mit uns läuft die Digitalisierung Ihres Unternehmens reibungslos ab. Wir haben bereits Dutzende von Firmen fit für die digitale Zukunft gemacht und sind Experten für eine Optimierung der Geschäftsprozesse.

Experten als direkte Ansprechpartner

Bei uns finden Sie immer genau den richtigen, voll ausgebildeten und erfahrenen Ansprechpartner, der sich mit Ihrer Branche auskennt und Sie fachkundig berät, welche Lösung am besten geeignet ist und sich bewährt hat.

Reibungslose Anbieterwechsel sind mit uns möglich

Sie verfügen bereits über ein Dokumenten-Management-System oder wollen den Service-Partner wechseln? Wir betreuen Sie nicht nur als Neukunde, sondern auch, wenn Sie zuvor schon Erfahrungen mit einem DMS hatten.

So läuft die DocuWare Einführung und Betreuung bei uns ab

Erstkontakt

Terminvereinbarung für Ihre individuelle Präsentation.
January 01, 2021
12 AM

Präsentation

Aufnahme Ihrer Anforderungen. Individuelle Präsentation der Software.
January 01, 2021
12 AM

Workshop

Dokumentation Ihres Ist-Zustandes und Festlegung des Sollzustands. Besprechungen der Umsetzungsdetails.
January 01, 2021
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Angebot und Konzept

Sie erhalten ein Angebot auf Basis des Workshops mit verlässlichen Zahlen. Wir definieren mit Ihnen die terminliche Projektplanung.
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Umsetzung

Installation der besprochenen Funktionen. Anpassung der Software nach vereinbarten Angaben.
January 01, 2021
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Testphase

Testphase durch unsere Entwickler. Testphase auf Grundlage unseres Konzepts.
January 01, 2021
12 AM

Support und Beratung

Für den Support und die Dienstleistungen nach Abschluss des Projekts, steht Ihnen unser Team aus erfahrenen IT-Spezialisten und Anwendungsberatern zur Verfügung.
January 01, 2021
12 AM

Angst, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens zu speziell sind? Gleichgültig, welche möglichen Probleme auftreten oder Sie bei einem Übergang fürchten, auf uns können Sie sich verlassen.

Wir machen keine falschen Versprechen, sondern klären in zahlreichen Vorgesprächen den Bedarf und mögliche Lösungen.

Darauf können Sie sich bei einer Zusammenarbeit verlassen

Bei uns gibt es keine ständigen Ansprechpartnerwechsel. Seit der Gründung der SCHWINDT GmbH gilt bei uns der Leitsatz „Qualität über Quantität“. Daher nehmen wir uns ausreichend Zeit für jeden einzelnen Kunden.

Sie erhalten nicht nur ein hochqualitatives Produkt, sondern auch einen Servicepartner, der Sie von der Einführung an begleitet. Wir bieten Ihren neuen Mitarbeitern Schulungen an und informieren Sie über jedes Produktupdate.

Ihr Kontakt ist ein ausgewiesener Experte für Dokumenten-Management-Systeme und freut sich darauf, alle Ihre Fragen zu beantworten.

Diese Vorteile bietet Ihnen DocuWare

Unsere DocuWare Cloud-Lösung hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.

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Abgesicherter und schneller Zugriff

Ihre Daten werden durch ein modernes Log-in Verfahren in einem geschützten Archiv gespeichert. Die Zugriffe werden durch ein Rechte- und Rollenkonzept eingeschränkt, welches aus Ihrer aktuellen Unternehmensstruktur übernommen werden kann. Der Zugriff auf Ihre Dokumente ist einfach, zu jeder Zeit und von jedem Standort über den Browser möglich.

Einfach integrierbar und skalierbar

Das Dokumenten-Management-System kann nahtlos in die von Ihnen eingesetzte Software integriert werden. Hierzu stehen alle gängigen Marktstandards zur Verfügung (z.B. API, CSV-Export, URL-Integration, Webhooks etc.). Dadurch erhalten Sie maximale Flexibilität im Einsatz Ihrer Softwarelösungen. Aus Ihren bestehenden Systemen, z.B. Ihrem ERP, kann ein direkter Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente erfolgen.

Revisionssicher und gesetzeskonform

Durch den Einsatz der Software erfüllt Ihr Unternehmen in Zukunft alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Unsere Lösungen sind hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) geprüft. Auch Anforderungen gemäß der DSGVO können eingehalten werden.

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Schnelle und effiziente Auswertung

Digitales Dokumenten-Management ermöglicht Ihnen, Arbeitsabläufe effizient und automatisiert zu steuern. Per Knopfdruck erhalten Sie einen Überblick über die laufenden Prozesse bzw. den Bearbeitungsstand einzelner Belege. In einer Historie wird zudem der komplette Bearbeitungsverlauf jedes Beleges protokolliert. Steigern Sie die Effizienz und Kommunikationsfähigkeit, die Ihr Unternehmen benötigt.

Modernes und papierloses Büro

In der heutigen schnelllebigen Zeit muss die Anpassung an neue Anforderungen nahezu umgehend erfolgen. Hierbei wird die Digitalisierung zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil, um konkurrenzfähig zu bleiben. Unsere Software bietet alle Möglichkeiten, um zukünftige Herausforderungen problemlos zu meistern (z.B. mobile Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeitmodelle, dezentrales Arbeiten).

Höhere Mitarbeitereffizienz und -zufriedenheit

Mit unserem Dokumenten-Management-System optimieren Sie Ihre Prozesse und transformieren Sie für die digitale Welt. Dadurch können Sie die Produktivität ankurbeln, indem die vorhandenen Ressourcen effizienter genutzt werden. Gleichzeitig schafft Ihnen die neue Arbeitsweise mehr Freiräume, die für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden können. Das sorgt nicht nur für größeren Umsatz, sondern auch zufriedeneren Mitarbeitern.

Einblicke in DocuWare

Interesse an einer kostenlosen DocuWare-Demo?

Sie möchten die vielfältigen Funktionen von DocuWare einmal selbst erleben und in Ruhe testen, ob das Dokumenten-Management-System fr Sie in Frage kommt? Fordern Sie hier Ihre kostenlose Testversion an und starten Sie mit unseren vorkonfigurierten Lösungen.

Alle Funktionen von DocuWare im Überblick

Connect to Outlook

Schnelle Mail-Ablage und direkter Archiv-Zugriff

Archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails revisionssicher aus Outlook heraus per Mausklick. Binden Sie diese zudem in Ihre Workflows ein und ermöglichen Sie die Suche nach Dokumenten direkt aus Outlook heraus. Für einen Zugriff auf Ihre Belege müssen Sie somit Outlook nicht verlassen.

  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook
  • Automatischer regelbasierter Import von Mails in DocuWare
  • Einfache Mail-Archivierung per Mausklick
  • Automatische Mail-Indexierung aufgrund von Mail-Eigenschaften, wie Absender, Betreff, Datum etc.

Mobile Anwendung (App)

Weltweiter direkter Archivzugriff per Smartphone

Greifen Sie per mobiler App (Android & iOS) direkt auf die zentralen Funktionen Ihres DMS zu und profitieren Sie von maximaler Flexibilität. Somit bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung und können auch von unterwegs aus direkte Einsicht in eine Kundenakte erhalten.

  • Stoßen Sie digitale Prozesse an, um deren Abwicklung sofort zu starten
  • Rufen Sie wichtige Dokumente in Verhandlungen auf (z.B. Verträge, Rechnungen oder Vereinbarungen), um Geschäfte erfolgreich abzuschließen
  • Bearbeiten Sie Workflow-Aufgaben per mobiler App und sorgen Sie für einen schnellen Informationsfluss
  • Scannen und archivieren Sie Belege unterwegs oder im Home-Office

Webformulare

Erfassen Sie Informationen strukturiert und einheitlich mit Webformularen

Verabschieden Sie sich von falsch oder unleserlich ausgefüllten Papierformularen und sorgen Sie für eine vereinfachte Dateneingabe. Mit unseren modernen Webformularen verbessern und beschleunigen Sie die Datenerfassung nicht nur, diese sind zudem sofort im Archiv für jedermann verfügbar und werden in Workflows automatisiert weiterverarbeitet.

  • Flexible webbasierte Formulare im Bausteinkasten
  • Zentraler Formular-Zugriff per Link oder direkt aus dem DMS heraus
  • Immer die aktuelle Version eines Formulars im Zugriff
  • Verwendbar für Urlaubsanträge, Umfragen, Bestellanforderung und alle anderen Formulare

Connect to DATEV

Direkte Verbindung mit Ihrem DATEV-System

Bewahren Sie Ihre Belege langfristig und revisionssicher in Ihrem DMS auf und übertragen Sie Ihre Belege per direkter Anbindung an Ihr DATEV-System. Übergeben Sie dabei alle in DocuWare erfassten Informationen, wie Rechnungsbeträge, Datumsangaben oder Buchungsstapel und verknüpfen Sie Ihre DATEV-Buchungen mit den Belegen.

  • Anbindung an unterschiedliche DATEV-Systeme wie DATEV Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen Online
  • Übergeben Sie Belege und Informationen als selbstbuchender Mandant oder Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater
  • Einfache, transparente und fehlerlose Verarbeitung Ihrer Rechnungen
  • Übertragung wahlweise per DATEVconnect, als EXTF-Datei oder als Buchungsvorschlag beim Belege-Buchen

Workflow Manager

Automatisierte Prozessverarbeitung für enorme Zeitersparnis und weniger Fehler

Verschlanken Sie Ihre internen Prozesse und sorgen Sie für einen flüssigen und fehlerfreien Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen. Perfekt auf Sie abgestimmte Prozesse vermeiden Zeitverlust durch manuelle Tätigkeiten und geben Ihren Mitarbeitern mehr Raum für wertschöpfende Aufgaben.

  • Intuitive Workflow-Erstellung ganz ohne Programmierung
  • Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen an
  • Behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Prozesse und sorgen Sie für glasklare Transparenz
  • Steuern Sie Prozesse samt Vertretungsregeln und Eskalationsstufen

Task Manager

Sorgen Sie für schnelle Ergebnisse mit vorgefertigten Such-Listen

Häufig suchen Mitarbeiter ständig nach den gleichen Dokumenten. Durch vorgefertigte dynamische Suchlisten sorgen Sie für schnelle und stets aktuelle treffsichere Ergebnisse. Die gefundenen Dokumente werden dazu übersichtlich in einer Ergebnisliste angezeigt, welche sich auch in externe Anwendungen integrieren lässt.

  • Weisen Sie allen Mitarbeitern Such-Listen zu oder lassen Sie diese eigene Listen erstellen
  • Erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Belege
  • Erstellen Sie z.B. eine Liste, die alle neuen und noch nicht bezahlten Rechnungen anzeigt

Intelligent Indexing

Automatische Erfassung von Schlüsselinformationen aus Ihren Dokumenten

Verzichten Sie auf manuelle und fehleranfällige Dateneingaben zu Dokumenten und profitieren Sie von einer automatischen Verschlagwortung. Das selbstlernende intelligent Indexing erkennt alle zentralen Informationen Ihrer Dokumente und sorgt somit für eine schnelle und strukturierte Ablage in Ihren Archiven.

  • Durch maschinelles Lernen wird der Dienst stetig besser
  • Zuverlässige und automatische Indexierung Ihrer Dokumente
  • Intuitive Nutzung der gefundenen Indexvorschläge dank Ampelfarben
  • Vorschläge lassen sich einfach per Mausklick korrigieren

Die Funktionen von DocuWare im Detail erklärt

Unsere Referenzen

Alle Referenzen einsehen

DMS in der Cloud oder lokal betreiben

Wählen Sie die passende Lösung zu Ihren Anforderungen! Gerne beraten wir Sie dazu und finden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.

DocuWare

Implementierung

Speicherort

Kosten

Skalierbarkeit

Backups

Verfügbarkeit

Staatliche Föderung

DMS Server

Detaillierte Planung – sicher & zuverlässig

Lokal auf Ihrem Server

Geringe monatliche Kosten

Vor Ort erweiterbar

Strategie und Verantwortung liegen bei Ihnen

Gemäß Ihrer IT-Infrastruktur

Förderung möglich, bis zu 50 %

DMS Cloud

In der Cloud sofort verfügbar

Flexibel und sicher in der Cloud

Geringe Vorlaufkosten

Jederzeit einfach erweiterbar

Automatisch im Rechenzentrum

Abhängig von Ihrer Web-Anbindung

Förderung möglich, bis zu 50 %

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Willi Stoll Personal Marketing

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht mich bei allen Fragen rund um DMS zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen.

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

DocuWare – Das moderne Dokumentenmanagement System aus der Cloud

Bei DocuWare handelt es sich um eine DMS Lösung aus Deutschland, die geschaffen wurde, um die Dokumentenverwaltung sowie viele weitere nützliche Fähigkeiten in einer Cloud-Variante zu verwirklichen. Damit werden vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen entlastet und in ihren Kapazitäten für effektiveres Arbeiten bestärkt.

Effektiveres Arbeiten bedeutet in diesem Fall eine enorme Zeitersparnis beim Finden, Bearbeiten und Ablegen von eingehenden und versandten Dokumenten, die im Arbeitsalltag auftreten. Aber nicht nur die Buchhaltung, der Vertrieb und der Kundenservice können von der Einführung von DocuWare profitieren. Durch die enorme Vielfalt des Programms lassen sich ganze elektronische Akten zu einzelnen Kunden, inklusive Verträge, Powerpoint-Präsentationen, Notizen, Verweisen usw. anlegen sowie von mehreren Abteilungen bearbeitet werden.

Inhaltsverzeichnis

Kurz erklärt – Für eilige Entscheider: Das bietet DocuWare

Wer eine Plattform sucht, die es ermöglicht praktisch jegliche Art von Geschäftsdokument sicher zu verwahren und schnell auffindbar zu machen, der wird DocuWare lieben. Die Anwendung unterstützt Teams abteilungsübergreifend darin, flüssiger und produktiver zu arbeiten und viele sich wiederholende Aufgaben dynamisch zu automatisieren. Die Dynamik entsteht dabei durch den Vorteil der intelligenten Indexierung, die durch jedes Dokument sich verbessert.

Aber nicht nur die geschützte Umgebung hilft ein großer Vorteil. Als genuin deutsche Lösung ist die Verwendung vollkommen DSGVO legal, es werden keine Daten außerhalb der EU verarbeitet und alle Interna bleiben vor einem Fremdzugriff geschützt. DocuWare verfügt über eine Vielzahl an Fähigkeiten, grundsätzlich lassen sich diese jedoch in eine von drei Kategorien einteilen: Informationen erfassen und organisieren, Dokumente verarbeiten und Arbeitsabläufe steuern sowie Inhalte abrufen und anzeigen.

Konkret sorgt dies dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit gewinnen, in denen Sie sich dann anderen Aufgaben widmen können. Zudem sorgt eine reibungslose Nutzung für Verstärkereffekte. Dies liegt an den vielen sinnvollen Integrationen. So lassen sich Daten, Dokumente und andere Elemente mittels API aus zahlreichen Anwendungen (Steuersoftware, Online-Shops etc.) einbinden. Selbstverständlich sind auch ERP-Systeme wie myfactory oder Sage möglich zu verzahnen.

Folgendes kann DocuWare für Ihr Unternehmen leisten

Schauen wir uns die Details und Fähigkeiten von DocuWare einmal genauer an. Das Cloud DMS liefert eine ganze Reihe an vielfältigen Funktionen, die reibungslos ineinander übergehen und sich durch das intelligente Indexieren voneinander lernen.

Die besten Funktionen von DocuWare im Überblick:

Informationen erfassen und organisieren

  • Intelligentes Indexieren: Durch diese Funktion werden Dokumenteninhalte in sogenannte Indexbegriffe umgewandelt. Damit werden automatisch häufige Fehlerquellen, wie Buchstabendreher oder alternative Schreibweisen, ausgeschlossen. Zudem erfolgt die Indexierung sekundenschnell.
  • Datei-Import: Gleichgültig, um welchen Bereich es sich handelt, zahlreiche Programme (E-Mails und Anhänge aus Outlook, Microsoft Office, -Teams usw.), aber auch physische Drucke und Scans können direkt in das Programm eingespeist und somit übergreifend verfügbar gemacht werden.
  • Barcode-Erkennung und Scanner: Mittels eines (mobilen) Scan-Hardware-Geräts lassen sich auch Artikel und Rechnungen einscannen sowie funktionsfähig ausgeben. Gescannte Dokumente können unmittelbar verarbeitet sowie klassifiziert werden.
  • Volltext-Suche: Teil von DocuWare ist auch eine alle Dokumente übergreifende Volltext-Suche. Damit lassen sich mit einzelnen Hinweisen dennoch Dokumente zügig finden. Durch das selbstlernende Programm werden Wörter schnell erkannt und filterbar gemacht.
  • Mobiler Upload: Von überall können Dateien ins System eingespeist werden. Dazu zählen auch die Möglichkeiten per Smartphone oder Tablet (beispielsweise im Außendienst) auf Dateien zurückzugreifen oder von dort Rechnungen und Belege hochzuladen bzw. zu bearbeiten.

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

  • Formulare zur Datenerfassung: Mittels DocuWare lassen sich individuelle Webformulare erstellen, die auch von außerhalb über URLs (und QR-Codes) zugänglich sind. Perfekt zur Organisation von Veranstaltungen, internen Abstimmungen und mehr.
  • Kompletter Import von Windows-Ordnern: Alle Dokumente innerhalb einzelner Windows-Ordner lassen sich direkt geschützt ins Archiv hochladen und so binnen Sekunden dem Unternehmen zugänglich machen.
  • Integration in Finanzsysteme: Rechnungen und Buchungsdaten können GOBD-konform an DATEV-Systeme gesandt werden. Aber nicht nur DATEV ist möglich, auch andere Systeme wie ADDISON können revisionssicher aufbewahrt werden.
  • Digitale Bearbeitung: Eingescannte Dokumente können intern bearbeitet werden. Dazu gibt es zahlreiche Funktionen, wie Stempel, Bildkorrekturen, Kommentare etc. Diese werden als Overlay gespeichert und verändern somit nicht das Originaldokument.
  • Gesetzliche Halt- und Löschfristen: Mittels DocuWare werden gesetzliche Halte- und Sicherheitsfristen automatisch eingehalten. Dazu zählen auch die vorgeschriebenen Fristen zur Löschung von Dokumenten.
  • Übersicht durch Kontroll-Dashboard: In einer zentralen Übersicht lassen sich allen Prozesse jederzeit überwachen. Hier können auch Fristen überwacht und vergeben werden.
  • Elektronische Signaturen: Verschiedene Dokumente wie Verträge können mittels rechtskräftiger, elektronischer Signatur gegengezeichnet werden.

Inhalte abrufen und anzeigen

  • Regeln und Ausnahmen festlegen: Mittels einfacher Befehle kann festgehalten werden, was bei Ausnahmen geschieht, sollten diese bei der Dokumentverarbeitung auftreten.
  • Erstellung von Dokumenten-Pakete: Egal ob für eigene Mitarbeiter, Kunden oder externe Auditoren kann DocuWare komfortable Dokumentenpakete zu digitalen Akten zusammenheften.
  • Miteinander teilen: Einzelne Dokumente oder ganze Gruppen lassen sich auf verschiedene Weise (Link, URL, Codes usw.) im Web, dem Intranet oder auf Webseiten teilen. Aus DocuWare kann beispielsweise in Microsoft Teams exportiert werden.
  • Wiedervorlage und Terminierung: Einzelne Aufgaben und Termine lassen sich festlegen und können mit Erinnerungsfristen verbunden werden.
  • System unabhängige Anzeige: DocuWare ist plattformübergreifend und Betriebssystem unabhängig. Es ist kompatibel mit verschiedenen Browsern sowie Betriebssystemen.
  • Berechtigungen differenzieren: Es kann festgelegt werden, welcher Benutzer über welche Berechtigungen verfügt. Dazu zählen Speichern, Abrufen, Bearbeiten, löschen, Exportieren, ändern, auf das Archiv und die Filter zugreifen usw.

Für welche Unternehmen eignet sich DocuWare?

Gerade Firmen, die sich im Bereich DMS nach etwas Neuem umsehen wollen oder noch über kein Dokumentenmanagementsystem verfügen, können besonders von DocuWare profitieren. Hierbei sollte Folgendes beachtet werden: Wie viel Zeit beschäftigen sich die Mitarbeiter mit Dokumenten, der Sicherung, der Ablage, der Suche und der Arbeit mit ihnen. Verfügt die Firma über einen Kundenservice, der davon profitieren könnte? Soll mehr im Bereich Drucker und Scanner eingespart werden?

Diese Geschäftsbranchen profitieren in der Regel am meisten von der Einführung eines DMS:

  • Steuerberater, Anwaltskanzleien
  • Versicherungen und Gesundheitswesen
  • Bildungseinrichtungen wie Schulen, Universitäten und Hochschulen
  • Öffentliche Verwaltungen
  • Kassen und Banken
  • Großhandel
  • Jobvermittlungen
  • Kundenservice-Unternehmen und Zeitarbeitsfirmen

Häufige Fragen und Antworten

Was ist DocuWare?

Bei DocuWare handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, welches neben der Dokumentenverwaltung ebenfalls Workflows automatisieren kann und dies datenschutzrechtlich angemessen umsetzt. Aber nicht nur Rechnungen lassen sich archivieren, sondern auch eine Vielzahl an ähnlichen Dokumenten, die dann zu einer digitalen Kundenakte kombiniert werden.

Was kostet DocuWare?

DocuWare veröffentlicht keine Preise auf seiner Webseite und hat ebenfalls alle Lizenznehmer angewiesen keine Kosten im Netz oder Broschüren zu veröffentlichen. Diese Politik gilt (Stand Juli 2023) seit 2022. Es gibt vier verschiedene Lizenzmodelle, sodass man anhand dieser ungefähren Kosten einschätzen kann. Eine Lösung wird jedoch immer mittels eines Partners ermittelt.

Folgende Lizenzmodelle sind verfügbar:

  • DocuWare Cloud 4: 4 Benutzer / 20 GB Speicherplatz
  • DocuWare Cloud 15: 15 Benutzer / 50 GB Speicherplatz
  • DocuWare Cloud 40: 40 Benutzer / 500 GB Speicherplatz
  • DocuWare Cloud 100: 100 Benutzer / 1.000 GB Speicherplatz

Woher erhalte ich die aktuelle Version von DocuWare?

Als Cloud-Anwendung werden die Updates nach aufgespielt, wenn sie tatsächlich verfügbar sind. Der Vorteil für Sie, Sie profitieren sofort von den neuen Sicherheitsupdates und nützlichen Erweiterungen (ohne zusätzliche Kosten).

Was ist die maximale Anzahl an Mitarbeitern, um DocuWare zu nutzen?

Grundsätzlich gibt es keine Begrenzung auf eine bestimmte Anzahl. Ob fünf Personen oder 50 Kollegen die Anwendung nutzen, die Kosten skalieren transparent mit. Daher gibt es keine Obergrenze.

Wer profitiert am meisten von DocuWare in einem Unternehmen?

Folgende Sektoren innerhalb eines Geschäfts haben die größten Berührungspunkte und Vorteile: Buchhaltung, der Vertrieb und der Kundenservice (intern sowie Außendienstmitarbeiter).

Was ist eine Docuware Schulung und wie kann man an ihr teilnehmen?

Eine DocuWare Schulung bzw. ein -webinar ist eine sinnvolle Methode, um sich im Gespräch mit einem DMS Experten Gedanken zur Verwirklichung und zur Verwendung in Ihrem Unternehmen zu machen. Aber nicht nur die Einführung kann näher thematisiert werden, Schulungen helfen neuen Mitarbeitern und Azubis sich in das Programm einzufinden und das unter professioneller Anleitung. Daneben bieten solche DocuWare Webinare auch die Chance, sich bei Updates und Neuerungen grundlegend informieren zu lassen.

Wo findet man DocuWare Case Studies und gibt es überhaupt welche?

Tatsächlich gibt es sogar eine ganze Reihe an Referenzen und Case Studies. Auf der Webseite von DocuWare finden Sie mehr als ein Dutzend. Wenn Sie aber an einer Zusammenarbeit mit uns interessiert sind, dann können Sie an dieser Stelle ein Beispiel für die gelungene Einführung von DocuWare in ein mittelständisches Unternehmen nachlesen.

Wie hängen DocuWare und Germering zusammen?

Germering ist eine circa 40.000 Einwohner Gemeinde, rund 20 Kilometer entfernt von München. Dort befindet sich das deutsche Hauptquartier von DocuWare. Die Kleinstadt wurde 2015 für ihre hohe Lebensqualität, Familienfreundlichkeit sowie als Innovationsstandort ausgezeichnet. DocuWare empfiehlt seinen Vorort-Mitarbeitern, sich dort niederzulassen und von der Landschaft zu profitieren.

Sharepoint vs. Docuware – Welches DMS ist besser?

Im direkten Vergleich überzeugt Microsoft Sharepoint primär durch die moderne Optik innerhalb der ebenfalls Cloud-basierten Anwendung. Diese Ästhetik der Benutzeroberfläche ist der große Vorteil von Sharepoint. Bei allen anderen Punkten ist DocuWare hingegen deutlich überlegen, insbesondere was die Funktionsvielfalt, die Integration von weiteren Anwendungen und APIs betrifft sowie das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ist DocuWare und DATEV kompatibel?

Es besteht die Möglichkeit, zwischen DATEV und DocuWare eine Verbindung herzustellen. Dadurch können Dokumente aus der Finanzbuchhaltung zum Steuerberater versandt und auch direkt im System vom Partner erhalten werden. Die einfache Integration macht einen sicheren und reibungslosen Versand untereinander sowie zum Finanzamt möglich.

Wo findet man den DocuWare Cloud Status? Wann ist das Programm wieder erreichbar?

DocuWare bietet eine eigene Seite zur Übersicht über den aktuellen Cloud-Status an. Diese ist hier zu finden. Die Seite ist hier zu finden. Beachten Sie, dass der Anzeiger auf Englisch verfasst ist. Folgende Status sind unterteilt nach Funktionen und Regionen (Japan, USA, EU und Asien sowie Australien) möglich:

  • Grüne Wolke: Die Server funktionieren aktuell störungsfrei.
  • Blaue Wolke: Der Server steht unter Beobachtung und die operationale Verfügbarkeit wurde bestätigt.
  • Organe Wolke: Der Server scheint ein Problem zu haben und manche Funktionen können in der jeweiligen Region eingeschränkt sein.
  • Rote Wolke: Der Server scheint ein Problem aufzuweisen. Alle Nutzer in der betreffenden Region müssen sich auf eine (zeitlich) begrenzte Störung einstellen. Wir arbeiten umgehend daran, die Dienste wieder herzustellen.

Wie kann man DocuWare im Verkauf einsetzen?

DocuWare ist im Verkauf nicht nur ein Mittel zur Optimierung von Prozessen, sondern es bietet auch konkrete Vorteile für die Mitarbeiter der Sales Abteilung. Zuallererst ermöglicht ein DMS den Mitarbeitern, sämtliche relevanten Kundeninformationen zentral zu verwalten.

Dies bedeutet, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen über den Kunden hat, ohne lange suchen zu müssen. So kann jeder Verkäufer unabhängig und effizient agieren, da er genau weiß, welche Kommunikation zuletzt mit dem Kunden stattgefunden hat oder welches Angebot gerade aktuell ist. Die Vertragsverwaltung wird durch DocuWare erheblich vereinfacht.

Statt mühsam in physischen Ordnern oder unsortierten digitalen Ablagen zu suchen, haben Sales-Mitarbeiter direkten Zugriff auf alle Vertragsentwürfe, unterschriebenen Verträge und zugehörige Dokumentationen. Dies beschleunigt den Prozess von der Angebotserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung und minimiert Fehler.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist der zentrale Zugriff auf stets aktuelle Produktinformationen, Datenblätter und Preislisten. Das stellt sicher, dass die Verkaufsteams immer auf dem neuesten Stand sind und Kunden zeitnah und korrekt informiert werden können.

Für Außendienstmitarbeiter, die oft unterwegs sind, bietet ein Cloud-basiertes DMS den unschätzbaren Vorteil, von überall aus auf benötigte Dokumente zugreifen zu können. Kein Warten mehr auf wichtige E-Mails, keine Rückfragen im Büro – stattdessen haben sie alles, was sie brauchen, direkt zur Hand.

Die Kollaborationsmöglichkeiten von DocuWare sind für die Sales-Mitarbeiter ebenfalls von Vorteil. Anstatt Dokumente hin und her zu senden und dabei verschiedene Versionen zu erstellen, können Teams an einem zentralen Ort zusammenarbeiten. Dies minimiert Verwirrung, steigert die Effizienz und ermöglicht es den Teams, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren.

Abschließend bietet ein DMS durch seine Integration in andere Systeme, wie CRM-Systeme, einen fließenden Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Das erleichtert den Datenaustausch und sorgt dafür, dass Verkäufer weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf das konzentrieren können, was sie am besten können: verkaufen.

Insgesamt führt ein effizientes DMS zu einer deutlichen Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter der Sales Abteilung, indem es ihnen ermöglicht, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig eine bessere Kundenerfahrung zu gewährleisten.

Einblicke in DocuWare

DocuWare Alternativen – Sollte man sie in Betracht ziehen?

Ausgehend von unseren eigenen DMS Erfahrungen mit DocuWare wissen wir, wie die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems Unternehmen vor Herausforderungen stellen kann. Ab einer bestimmten Größe ist der Wechsel zu einem DMS aber keine Frage des Wollens mehr, sondern eher dem einer wirtschaftlichen Notwendigkeit.

Gerade die fortschreitende Digitalisierung in der Gesellschaft ist einer der Hauptgründe rechtzeitig auf eine datenbankgestützte, digitale Dokumentenverwaltung zu wechseln. Um Ihnen eine umfangreiche Vorstellung zu geben, für wen, welches DMS sich eignet, haben wir einen ausführlichen DMS Vergleich veröffentlicht. Hier finden Sie die einzelnen Vor- und Nachteile sowie eine Empfehlung, welche DMS Software sich für kleine und mittlere Unternehmen eignet.

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Willi Stoll Personal Marketing

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht mich bei allen Fragen rund um DMS zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen.

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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Druck- und Kopiersysteme sowie Managed Print Services

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