DocuWare Einkauf

Einkaufsprozesse schnell und zuverlässig optimieren

Der Prozess von einer Bestellanfrage zum Einkauf und der letztlichen Abrechnung benötigt in vielen Unternehmen sehr viel Zeit. Dadurch werden Folgeprozesse unnötig verzögert, was sowohl bei Mitarbeitern als auch Kunden für Unzufriedenheit sorgen kann.

Ein strukturiert, fehlerfrei und zügig ablaufender Einkaufsprozess stellt daher die Basis für erfolgreiche Kundenprojekte dar. Wie das spielend gelingt, zeigt unsere Lösung zur Digitalisierung der Einkaufs- und Bestellprozesse. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management Systems digitalisieren Sie Ihren Einkauf und erhöhen dessen Effektivität um ein Vielfaches.

Die Vorteile des digitalen Bestell-Workflows

Eine bis zu 80% schnellere Auslösung und Verarbeitung Ihrer Bestellungen

Übersicht über alle Bestellanforderungen für transparente Prozesse

Strukturierte Abwicklung Ihrer Bestellungen gemäß der Bestelllimits und -budgets

Wie ein Dokumenten-Management System Ihren Einkauf digitalisiert

Digitale Hilfsmittel zur Verschlankung Ihrer Prozesse

Zur fehlerfreien und zügigen Verarbeitung Ihrer Einkaufsprozesse gibt es eine einfache Lösung. Die Digitalisierung des Prozesses im DMS. Innerhalb eines strukturiert definierten Ablaufs können die noch auf Papier bestehenden Barrieren einfach überwunden werden.

Dazu müssen lediglich die aktuell bestehenden Schritte übernommen und durch die digitalen Hilfsmittel unterstützt werden. Durch Automatisierung, saubere Datenerfassung und strukturierte Abläufe gelingt es, den Prozess enorm zu beschleunigen.

  • Auf Ihre Anforderungen zugeschnittener digitaler Prozess
  • Software-Hilfsmittel unterstützen eine zeitnahe Bestellauslösung
  • Schnelle und fehlerfreie Freigabeprozesse

Einfacher Start durch vorkonfigurierte Workflows

So profitiert Ihr Einkauf durch den Einsatz eines Dokumenten-Management Systems:

Greifen Sie auf unsere Markt-erprobten vorkonfigurierten Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe zurück, um schnelle und zuverlässige Einkaufsprozesse zu garantieren.

Starten Sie den Freigabeprozess durch eine Bestellanforderung, die wahlweise über ein Webformular direkt in DocuWare oder durch einen im ERP erfassten Vorgang ausgelöst wird. Durch eine direkte Verbindung an Ihr ERP-System können alle erforderlichen Informationen herangezogen werden. Der restliche Ablauf der Bestellfreigabe erfolgt anschließend gemäß Ihrer Freigaberichtlinien (z.B. Freigabelimits).

  • Simpler Prozessstart über Ihr bestehendes Formular zur Bestellanforderung oder über ein DocuWare internes Webformular
  • Automatische Verknüpfung von Vorgangs-gleichen Dokumenten (Bestellung, AB, Lieferschein, Rechnung etc.)
  • Beschleunigte Rechnungsfreigabeprozesse durch einen softwareseitigen Abgleich von ausgehender Bestellung und Eingangsrechnung

Ein Vorgeschmack gefällig?

Mit unseren vorkonfigurierten Workflows zur Bestellfreigabe und -auslösung geben Sie Bestellungen im Handumdrehen frei

DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Suchzeiten reduzieren um bis zu 90%

Archivierte Rechnungen können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt eines Dokumentes erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.

Mobiler Zugriff auf Prozesse und Belege

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

Direkte Anbindung an Ihre Bestandsdaten

Übergeben Sie durch DocuWare bzw. im Verarbeitungsprozess erfasste Daten an Ihre Folgesysteme. Genauso greift DocuWare auf Ihre Daten innerhalb des ERP-Systems zu, bspw. auf die Lieferantenstammdaten und sorgt so für nahtlos verknüpfte Workflows.

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Datenerfassung über Webformulare

Über DocuWare-interne Webformulare vereinfachen Sie Ihre Datenerfassung. Diese sind direkt aus jedem Browser oder mobilen Gerät aufrufbar und stets aktuell. Über Validierungen bzw. der Hinzunahme von bestehenden Daten kann zudem sichergestellt werden, dass alle Daten korrekt erfasst wurden.

Alle Informationen an einem Ort

Durch praktische Funktionen im DMS werden bspw. alle vorgangsgleichen Dokumente im Hintergrund miteinander verknüpft. So werden zu einer erfassten Bestellung automatisch alle zugehörigen Belege, wie Rechnung oder Lieferschein, verknüpft. Dadurch ist die Vorgangsakte auf Knopfdruck aufrufbar. Auf gleiche Weise lassen sich z.B. auch vergangene Bestellungen zu einem Lieferanten anzeigen.

Freigaberichtlinien einhalten
Sorgen Sie mit klar strukturierten Workflows für einen reibungslosen Ablauf. Definierte Freigabelimits regeln dabei den Ablauf und leiten die anstehenden Bestellungen bei nicht ausreichendem Freigabelimit zum Vorgesetzten weiter, bis ein ausreichendes Freigabelimit vorliegt.

DocuWare trägt maßgeblich zur Verbesserung der Einkaufsprozesse bei, indem es eine zentrale Dokumentenverwaltung ermöglicht, welche die Handhabung von Produktspezifikationen und Übersichten vereinfacht. Durch die effiziente Organisation aller relevanten Informationen in einem zentralen Dokumentenpool können Mitarbeiter schnell und einfach auf benötigte Unterlagen zugreifen, was die Effizienz im Einkaufsprozess erheblich steigert.

Die Bereitstellung einer zentralisierten Datenbank für Beschaffungs- und Lieferantendokumente durch DocuWare ermöglicht eine automatische Datenübernahme im Hintergrund, ohne zusätzlichen Bedienaufwand. Dies erleichtert die Dokumentenverwaltung und ermöglicht eine effiziente Nutzung der gesammelten Daten für bessere Einkaufsentscheidungen.

Die Fähigkeit, Angebote und Produktspezifikationen verschiedener Lieferanten effizient zu analysieren und zu vergleichen, stellt einen weiteren entscheidenden Vorteil von DocuWare dar. Durch die verbesserte Verfügbarkeit und Vergleichbarkeit von Informationen können Unternehmen ihre Verhandlungsposition stärken und letztlich bessere Einkaufsentscheidungen treffen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.

Schließlich ermöglicht die Digitalisierung der Freigabeprozesse eine schnellere und effizientere Abwicklung von Bestellungen und Rechnungsfreigaben. Mit elektronischen Stempeln und Aufgabenlisten behalten die Mitarbeiter jederzeit den Überblick über die zu bearbeitenden Dokumente. Dies beschleunigt die Prozesse bei der Bestellfreigabe sowie bei Eingangsrechnungen erheblich, was wiederum die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens in Bezug auf Kundenanforderungen verbessert.

Insgesamt bietet DocuWare durch die Digitalisierung und Optimierung der Einkaufsprozesse Unternehmen die Möglichkeit, ihre Einkaufsaktivitäten effizienter zu gestalten, die Transparenz zu erhöhen und ihre Wettbewerbsposition am Markt zu stärken.

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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