DocuWare als Nachfolger für DATEV DMS Classic – der einfache Umstieg

Zu einem System mit Bestand wechseln

Als Unternehmen, das aktuell auf DATEV DMS Classic setzt, benötigen Sie bis spätestens 31. Dezember 2023 eine neue Lösung. Hintergrund ist die zum Ende des Jahres eintretende DATEV DMS Classic Abkündigung.

Wir ermöglichen Ihnen, auf die moderne, zukunftssichere Technologie von DocuWare zu wechseln. Unsere Lösung bietet einen webbasierten Systemaufbau, eine sichere Cloud- oder lokale Server-Lösung sowie eine tiefe Integration in DATEV für reibungslose Workflows.

Mit unseren Integrationsmöglichkeiten und der vollständigen Migration der exportierten Dokumentdateien bieten wir eine zielführende Lösung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Integration und Migration Ihrer Bestandsdaten.

DATEV DMS classic Abkündigung erfolgt zeitnah: Die Vorteile von DocuWare als Ersatz

Problemlose DATEV DMS classic Umstellung in die Cloud, inklusive Übernahme aller Bestandsdaten

Moderne Technologie vom Marktführer

Tiefe Integration in DATEV für reibungslose Workflows in Ihrer Buchhaltung

Wie eine DATEV DMS classic Umstellung einfach funktioniert

Warum ein Umstieg von DATEV DMS Classic notwendig ist

Die DATEV DMS Classic Abkündigung bedeutet, dass die Bestandskunden bis spätestens 31. Dezember 2023 eine neue Lösung benötigen. Das betrifft ebenso die Zusage zu Wartung und Service, die damit endet und eine DATEV DMS Classic Umstellung notwendig macht.

Die Nachfolgelösung muss nicht nur rechtzeitig gefunden werden, sondern auch vollständig einsatzfähig sein. DATEV DMS Classic muss nach Ablaufen dieses Jahres deinstalliert werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf die moderne, zukunftssichere Technologie des Marktführers zu wechseln.

Weitere Informationen zur Abkündigung von DATEV DMS Classic finden Sie auf der DATEV Webseite:

DATEV: Abkündigung DMS classic

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  • Moderner webbasierter Systemaufbau
  • Sicher in der Cloud oder lokal auf Ihrem Server
  • Tiefe Integration in DATEV für reibungslose Workflows in Ihrer Buchhaltung

Integration von DocuWare und DATEV für die zukünftige Verwendung

Für Unternehmen, die aktuell auf DATEV DMS Classic setzen, bieten wir zwei verschiedene Möglichkeiten zur Integration an, die sich in Funktionsumfang unterscheiden. Unabhängig davon, ob Sie als selbst buchender Mandant mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ob Sie per DATEV Unternehmen Online die Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater geben, wir möchten Ihnen eine einfache und transparente Lösung zur Rechnungsverarbeitung anbieten.

Durch die Integration mit DocuWare wird die Rechnungsverarbeitung deutlich erleichtert. Sie können Ihre Belege einfach und schnell digitalisieren und in DocuWare ablegen. Hierbei werden alle relevanten Informationen automatisch erkannt und können direkt in DATEV übertragen werden. Durch die Verknüpfung von DocuWare und DATEV haben Sie somit jederzeit den Überblick über Ihre Buchhaltung.

Das Zusatzmodul „DocuWare Connect to DATEV Rechnungswesen“ ermöglicht eine bidirektionale Integration per DATEVconnect oder im EXTF-Format. Mit dem DocuWare-Tool „DocuWare Export“ werden alle in DocuWare erfassten Daten an DATEV übertragen. Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der für Sie optimalen Lösung.

Zielführende DATEV DMS Umstellung: Migration der Bestandsdaten

  • Vollständige Migration der exportierten Dokumentdateien über ein Migrationsprogramm gemäß der Exporte aus DATEV ohne Formatumwandlung
  • Konfiguration des Feld-Mappings von DATEV zu DocuWare
  • Übernahme der Indexdaten aus DATEV
  • Stammdaten können aus DATEV abgerufen werden: Sachkonten, Kostenstellen, Kreditoren, Debitoren sowie OPOS, können zeitgesteuert automatisch per DATEVconnect an DocuWare übertragen werden. Die Datenübergabe ist schon im Standard ohne Mehrkosten Mandanten-übergreifend möglich.
  • Möglichkeit zur Formatkonvertierung von TIF/JPG nach PDF möglich
  • Komprimierung der TIF-Dateien nach TIFF-G4 möglich
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Ein Vorgeschmack gefällig?

Mit unserer vorkonfigurierten Rechnungsverarbeitung geben Sie Rechnungen im Handumdrehen frei und übertragen die Daten nach DATEV.

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Technologie-Upgrade für höchste Performance und Sicherheit

Das DMS DocuWare hilft Ihnen, Ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Bereit für mehr als nur Rechnungen

Profitieren Sie vom vollen Funktionsumfang von DocuWare und nutzen Sie die Vorteile in allen Abteilungen für eine papierlose Arbeitsweise.

Mobilen Zugriff auf Rechnungen und Belege schaffen

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

Flexibles Lizenzmodell

Profitieren Sie von flexibel erweiterbaren Lizenzpaketen – passend für verschiedene Unternehmensgrößen.

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Erfüllen Sie Compliance-Vorschriften (GoBD)

Die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen muss Sie nicht einschränken. Durch die digitale Archivierung werden Sie den stetig wachsenden Compliance-Anforderungen gerecht. Gleichzeitig profitieren Sie durch den Einsatz von DocuWare, indem Sie Ihre Verwaltung beschleunigen und Kosten einsparen.

DMS in der Cloud

Voller Service inklusive: Durch automatische Updates und georedundante Backups erreichen Sie höchste Daten- und IT-Sicherheit. Zudem haben Sie die aktuellsten Funktionen und Technologien sofort im Einsatz.

Vorbereitet für maximale Effizienz

Wir bieten vorkonfigurierte Lösungen für verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens. Optimieren Sie die Abläufe in allen Abteilungen:

  • Vertragsmanagement
  • Personalmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Workflowmanagement

So einfach gelingt die Anbindung an DATEV

Mit DocuWare zur einfachen DATEV DMS Umstellung: Archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und übergeben Sie sie komplett mit Buchungsdaten an DATEV.

DATEV

Häufig gestellte Fragen (FAQ´s) zum Wechsel von DATEV DMS Classic zu DocuWare

Was geschieht, wenn ich DATEV DMS Classic behalte?

Folgende weitere Folgen sind möglich:

Ein nachträglicher Export von Dokumenten oder Daten ist z.B. durch

  • Windows-Updates nicht möglich.
  • Der Zugriffsverlust der Dokumente verletzt die in den GoBD festgelegten Aufbewahrungspflichten.
  • Ein umfangreicher Datenverlust ist die Folge.

Bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht drohen empfindliche Sanktionen – in Insolvenzverfahren sogar Freiheitsstrafen.

Warum sollte mein Unternehmen auf DocuWare wechseln und nicht auf empfohlenes Produkt von DATEV?

Die Vergangenheit, wie auch dieser Fall zeigen, dass es ratsam ist ein unabhängiges Produkt mit guter Marktposition zu wählen. Mit der Umstellung von DATEV DMS auf DocuWare profitieren Sie von den modernen Technologien des Marktführers. Zudem erhalten Sie eine professionelle Lösung, die in allen Bereichen Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann. Umfangreiche Schnittstellen zu Ihren aktuellen Tools kommen hierbei gleich im Standard mit.

Wie läuft eine DATEV Umstellung ab?

Für eine Umstellung von DATEV DMS auf DocuWare muss zunächst eine Bedarfsabschätzung durchgeführt werden, um beispielsweise die Anzahl der Benutzer, das Dokumentaufkommen und die erforderlichen Workflows zu ermitteln. Auch die Anzahl der zu übernehmenden Bestandsdaten und deren Speicherbedarf müssen berücksichtigt werden.

Die Umstellung kann entweder selbst durch Konfiguration des neuen DocuWare Systems oder mit Hilfe der Experten von Schwindt erfolgen. Als Basis kann auch die vorkonfigurierte Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung verwendet werden.

Zur Übernahme der Bestandsdokumente wird empfohlen, ein gesondertes Archiv in DocuWare zu erstellen, in das auch die Metadaten von DATEV DMS classic übertragen werden. DocuWare bietet eine passende Archivkonfiguration auf Basis der Standardfelder von DATEV DMS an. Gegebenenfalls müssen aber individuelle Anpassungen, wie zusätzliche Archivfelder oder Feldlängen vorgenommen werden, da ein DATEV DMS kundenspezifisch sehr unterschiedlich konfiguriert sein kann.

Wie läuft der DATEV DMS classic ab?

In Vorbereitung der Migration müssen die Bestandsdaten aus DATEV DMS classic exportiert sein und im Dateisystem vorliegen. Der Export kann vom Kunden selbst vorgenommen werden. Für die Migration der Bestandsdokumente und deren Metadaten verwenden wir ein spezielles Tool, das lokal beim Kunden installiert und individuell konfiguriert wird. Die Migration erfolgt dann automatisiert und wird im Hintergrund beobachtet. Der Zeitraum für die reine Migration ist sehr variabel und abhängig vom Dokumentvolumen. Nach unseren Erfahrungen ist meist mit einem bis zehn Tagen zu rechnen. Im Einzelfall kann es auch länger dauern. Abschließend wird das Tool wieder deinstalliert.  

Ist DATEV DMS classic pro auch von der Umstellung betroffen?

Auch DATEV DMS classic pro ist ebenso von der Umstellung betroffen und muss in gleichem Umfang umgestellt werden.

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Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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