DocuWare GoBD & DSGVO

Rechtliche Anforderung zum eigenen Vorteil erfüllen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt neben der DSGVO die wichtigste rechtliche Anforderung zum Einsatz eines DMS dar. Ein solches System ist heute bereits alternativlos, muss doch jedes Unternehmen dessen steuerrelevanten Geschäftsunterlagen in einem revisionssicheren Archiv speichern.

Also in einem Archiv, wie es in einem DMS zu finden, ist – und nicht etwa auf dem hausinternen Server. Denn die Daten müssen nachvollziehbar und vor allem unveränderbar gespeichert werden. Warum ein DMS letztlich jedoch nicht nur zur Erfüllung dieser Vorgaben, sondern vor allem zur Steigerung der Effektivität dient, zeigen die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen.

Die Vorteile unseres DMS zur Erfüllung von rechtlichen Vorgaben

Erfüllung der GoBD inklusive Zertifizierung

Vollständige und unverfälschte Datenspeicherung

DSGVO-konforme Archivierung und Datenhaltung

Rechtlich sicher durch DocuWare

Compliance erhöhen und Qualität steigern

National bzw. international geltende Compliance-Richtlinien werden generell als große Laster gesehen, die mit teils immensen internen Aufwänden verbunden sind.

Hierbei gibt es Anforderungen hinsichtlich der Datensicherheit, Transparenz und Zugänglichkeit von Daten, die viele Unternehmen kaum erfüllen können. Dabei kann deren Einhaltung nicht nur Bußgelder und rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch entscheidende geschäftliche Vorteile mit sich bringen.

Mit einem Dokumenten-Management-System erfüllen Sie geltende Compliance-Anforderungen und führen gleichzeitig wichtige Standards zur Datenintegrität, Prozess- und Datentransparenz sowie Sicherheit ein.

  • Der Datenzugriff wird über die Berechtigungsstruktur gesteuert
  • Transparente Übersicht über interne Prozesse anhand von Verfahrensdokumentationen
  • Unproblematische Audits oder Zertifizierungen

Durch DocuWare gehören Aktenordner der Vergangenheit an.

GoBD und DSGVO-konform

Häufig gehen Unternehmer davon aus, dass eine Aufbewahrung aller Belege im Aktenarchiv GoBD-konform ist. Dabei ist das seit Inkrafttreten der GoBD zu Beginn des Jahres 2015 nicht mehr der Fall. Laut derer müssen Dokumente stets in deren Originalfassung aufbewahrt werden.

Eine per E-Mail erhaltene Rechnung kann daher nicht ausgedruckt werden, da die ausgedruckte Version nicht mehr das Originaldokument darstellt. Stattdessen muss die digital erhaltene Rechnung in einem revisionssicheren Archiv abgespeichert werden. Umgekehrt sieht das allerdings schon etwas anders aus.

Laut dem ersetzenden Scannen dürfen Papierbelege digitalisiert werden und können dann wiederum in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden – GoBD-konform. Letztlich stellt der Einsatz eines DMS daher die optimale Möglichkeit dar, Belege rechtskonform aufzubewahren und gleichzeitig von den vielen Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

DocuWares Fähigkeit, sich an veränderte Vorschriften anzupassen, bietet Unternehmen Sicherheit für die Zukunft. In einem sich ständig weiterentwickelnden rechtlichen Umfeld ist die Fähigkeit, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren, von unschätzbarem Wert.

Zudem wird DocuWare regelmäßig von unabhängigen Institutionen geprüft, was gewährleistet, dass Sicherheitsprotokolle und Prozesse stets höchsten Standards entsprechen. Diese Zertifizierungen dienen als zusätzliche Bestätigung für Unternehmen, dass ihre Daten sicher sind.

In Bezug auf die DSGVO unterstützt DocuWare die sichere Speicherung von Daten und deren korrekte Handhabung im täglichen Geschäftsbetrieb. Unternehmen können sicherstellen, dass sie personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den DSGVO-Anforderungen verwalten, während sie gleichzeitig die Effizienz ihrer Prozesse verbessern.

Die Einhaltung der GoBD, insbesondere für die revisionssichere Langzeitarchivierung, ist ein kritischer Faktor. DocuWare stellt sicher, dass alle steuerrelevanten Dokumente elektronisch aufbewahrt werden können, was für Betriebsprüfungen unerlässlich ist. Die Einhaltung dieser Vorschriften kann auch operative Vorteile mit sich bringen, indem sie die Dokumentenorganisation und -zugänglichkeit verbessert.

Abschließend bietet die Einhaltung der GoBD und DSGVO mit DocuWare nicht nur eine Risikominimierung, sondern auch Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und zur Förderung eines verantwortungsvolleren Umgangs mit sensiblen Daten, was zu einem stärkeren Vertrauen der Stakeholder und einem echten Wettbewerbsvorteil führen kann.​

Eine Software, der Sie vertrauen können – DocuWare Zertifizierungen

Man sollte gerade im geschäftlichen Bereichen immer die Programme, die man nutzt auch hinterfragen, denn zahlreiche Datenschutzskandale der letzten Jahre haben gezeigt, dass nicht jedes Unternehmen die ihm anvertrauten Daten schützen kann oder will. Das Datenpannen entstehen ist eine Sache, aber vielfach landen selbst geschützte und sensible Informationen frei im Netz. Damit dies nicht Ihrem Geschäft geschieht, sollten Sie auf vertrauenswürdige Partner setzen.

Einer dieser Partner im Bereich der revisionssicheren Datenarchivierung, der nicht nur alle deutschen, sondern auch sehr viele internationale Standards erfüllt, ist DocuWare. Die Anwendung wird dabei immer wieder neu durch unabhängige Insitutionen geprüft und zertifiziert. Dies ist auch notwendig, erlaubt DocuWare doch eine Integration mit mehr als 1000 verschiedenen Apps und Programmen. Ebenfalls im Bereich der Compliance führen Expertenorganisationen Prüfungen durch, die nationalen und internationalen Standards entsprechen.

Eine Auflistung aller aktuellen DocuWare Zertifizierungen finden Sie hier. Die für den deutschen Raum wichtigsten Auszeichnungen, nämlich die GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des deutschen Bundesministeriums der Finanzen) sowie die DSGVO (Die europäische Datenschutz-Grundverordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten in der EU und im Europäischen Wirtschaftsraum) sind vollständig realisiert.

Die Sicherstellung betrifft jedoch nicht nur einheimisch Programme, sollten Sie international Geschäfte führen, sind auch die geltenden Standards praktisch aller Industrienationen gesichert. Von den USA bis zu Japan, finden Sie rechtlich sichere Zertifikate. Zusammengefasst lässt sich hier klar sagen, dass DocuWare einen hohen Wert auf seine Sicherheitsarchitektur legt und Kunden davon profitieren.

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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