Rechtliche Anforderung zum eigenen Vorteil erfüllen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt neben der DSGVO die wichtigste rechtliche Anforderung zum Einsatz eines DMS dar. Ein solches System ist heute bereits alternativlos, muss doch jedes Unternehmen dessen steuerrelevanten Geschäftsunterlagen in einem revisionssicheren Archiv speichern.
Also in einem Archiv, wie es in einem DMS zu finden, ist – und nicht etwa auf dem hausinternen Server. Denn die Daten müssen nachvollziehbar und vor allem unveränderbar gespeichert werden. Warum ein DMS letztlich jedoch nicht nur zur Erfüllung dieser Vorgaben, sondern vor allem zur Steigerung der Effektivität dient, zeigen die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen.
Die Vorteile unseres DMS zur Erfüllung von rechtlichen Vorgaben
Erfüllung der GoBD inklusive Zertifizierung
Vollständige und unverfälschte Datenspeicherung
DSGVO-konforme Archivierung und Datenhaltung
Rechtlich sicher durch DocuWare
Compliance erhöhen und Qualität steigern
National bzw. international geltende Compliance-Richtlinien werden generell als große Laster gesehen, die mit teils immensen internen Aufwänden verbunden sind.
Hierbei gibt es Anforderungen hinsichtlich der Datensicherheit, Transparenz und Zugänglichkeit von Daten, die viele Unternehmen kaum erfüllen können. Dabei kann deren Einhaltung nicht nur Bußgelder und rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch entscheidende geschäftliche Vorteile mit sich bringen.
Mit einem Dokumenten-Management-System erfüllen Sie geltende Compliance-Anforderungen und führen gleichzeitig wichtige Standards zur Datenintegrität, Prozess- und Datentransparenz sowie Sicherheit ein.
- Der Datenzugriff wird über die Berechtigungsstruktur gesteuert
- Transparente Übersicht über interne Prozesse anhand von Verfahrensdokumentationen
- Unproblematische Audits oder Zertifizierungen
Durch DocuWare gehören Aktenordner der Vergangenheit an.
GoBD und DSGVO-konform
Häufig gehen Unternehmer davon aus, dass eine Aufbewahrung aller Belege im Aktenarchiv GoBD-konform ist. Dabei ist das seit Inkrafttreten der GoBD zu Beginn des Jahres 2015 nicht mehr der Fall. Laut derer müssen Dokumente stets in deren Originalfassung aufbewahrt werden.
Eine per E-Mail erhaltene Rechnung kann daher nicht ausgedruckt werden, da die ausgedruckte Version nicht mehr das Originaldokument darstellt. Stattdessen muss die digital erhaltene Rechnung in einem revisionssicheren Archiv abgespeichert werden. Umgekehrt sieht das allerdings schon etwas anders aus.
Laut dem ersetzenden Scannen dürfen Papierbelege digitalisiert werden und können dann wiederum in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden – GoBD-konform. Letztlich stellt der Einsatz eines DMS daher die optimale Möglichkeit dar, Belege rechtskonform aufzubewahren und gleichzeitig von den vielen Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
