DocuWare Workflow Management

Effizienter Arbeiten durch Automatisierung

Durch ein modernes Workflow Management können Sie Ihre analogen Unternehmensprozesse gezielt digitalisieren, standardisieren und automatisieren.

Insbesondere durch die systemseitige Übernahme von einfachen manuellen Tätigkeiten, wie Abgleiche, Weiterleitungen oder die Überwachung von Fristen gewinnen Sie so ein erhebliches Optimierungspotential.

Das sorgt nicht nur für zufriedene Mitarbeiter, sondern auch für zufriedene Kunden, deren Anfragen deutlich schneller verarbeitet werden können. Je nach Unternehmensprozess sind so Steigerungen der Effektivität um bis zu 80% möglich. Starten Sie mit einem Workflow Management und sorgen Sie für zukunftsfähige Arbeitsabläufe.

Die Vorteile des DocuWare Workflow Managers

Automatisierung von zeitaufwändigen, manuellen Prozessschritten

Einhaltung von Fristen und Eskalation bei Fristüberschreitung

Vertretungsregeln, welche z.B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall greifen

Komplexe Unternehmensprozesse einfach digitalisieren

Dokumente ablegen und verarbeiten

Dank Prozessautomatisierung wird mühsame manuelle Arbeit durch einen einfachen, vorgefertigten und bearbeitbaren digitalen Workflow ersetzt. Damit weisen Sie Aufgaben und Dokumente per Knopfdruck direkt an Ihre Mitarbeiter zu.

Die Dokumente können dann direkt geprüft und weitergeleitet werden und laufen fließend durch den Prozess, der Zeit und Aufwand spart. Insbesondere bei häufig ablaufenden Prozessen, wie solchen in der Buchhaltung, im Einkauf, im Vertrieb oder Personalmanagement ergibt sich dadurch ein riesiges Einsparpotential.

  • Erstellen Sie Workflows, die genau zu Ihren bestehenden Prozessen passen
  • Archivieren Sie jedes beliebige Dokument mit klar geregelten Zugriffsrechten und modernster Verschlüsselung
  • Sparen Sie sich lästige Probleme, wie verloren gegangene Dokumenten

Homeoffice und räumlich getrennte Teams sind kein Problem mehr

Durch den von überall erreichbaren zentralen Speicher können Sie aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten wie im Büro. Der Zugriff mit Laptop, Smartphone oder Tablet sind von überall und zu jeder Zeit möglich – damit setzen Sie benutzerfreundliche Standards für alle Prozesse im Unternehmen.

  • Workflow Management ermöglicht das Zuweisen von Workflows, unabhängig von der Anwesenheit von Mitarbeitern.
  • Vertretungsregeln, welche z.B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall greifen
  • Standortunabhängige Bearbeitung und Kontrolle von aktuellen Prozessen
  • Dank der präzisen Dokumentierung der Verarbeitung in einer Workflow-Historie wissen Sie stets, wie ein Geschäftsvorgang bearbeitet wurde

Ein Vorgeschmack gefällig?

Ein Einblick in das Workflow Management von DocuWare

DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen Ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

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Automatisierung von Prozessschritten
Zeitaufwändige Prozesse laufen durch Workflow Management einfach und sicher ab. Vorgefertigte Prozesse geben Ihnen die Möglichkeit schnell durchzustarten, wobei Ihre individuellen Anforderungen simpel eingefügt werden können. Das sorgt für eine perfekt auf Ihr Unternehmen angepasste Prozesssteuerung.
Mobilen Zugriff auf Rechnungen und Belege schaffen

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

Nachhaltige Aufgabenzuweisung

Alle akuten Workflow-Aufgaben werden übersichtlich nach Tätigkeitsbereich aufgeführt und automatisch aktualisiert. Bei neuen Aufgaben können Mitarbeiter direkt per Mail oder in DocuWare über die aktuelle Aufgabe informiert werden. Alternativ erfolgt die Erinnerung erst, wenn die Aufgabe nach einer festgelegten Dauer noch nicht bearbeitet wurde. Durch Vertretungsregeln bleibt auch in Urlaubszeiten oder anderweitigem Fehlen nichts liegen und alle Prozesse laufen reibungslos weiter.

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Eskalationsregeln für schnelle Abläufe
Bestimmen Sie Fristen für Aufgaben und legen Sie fest, was bei deren Überschreiten passiert. Sie haben die komplette Kontrolle über ihre Dokumente und legen automatisierte Regeln fest. Damit vermeiden Sie schleppende Prozessschritte mit langen Wartezeiten und sorgen gleichzeitig für Zufriedenheit bei Ihren Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Bei Bezahlvorgängen stellen Sie damit sicher, dass Sie stets Skonto ziehen.
Stempel und Eingabefelder
Der im aktuellen Workflow folgende Schritt wird durch die Bestätigung einer Aufgabe mit Eingabefeldern oder per Stempel und einfach eingeleitet. Über Stempel wird auf einen Blick klar, wem das Dokument schon vorlag und an wen es nun weitergeleitet wird. Somit bleibt nichts liegen und die Aufgabenreihenfolge wird strukturiert eingehalten.
Effizienz durch sichere und automatische Abläufe

Durch die Automatisierung von Prozessen müssen weniger Prozessschritte bearbeitet werden, Fehler werden unterbunden und das Risiko gedämmt. Durch die Validierung von Eingaben werden vermeidbare Kosten durch menschliche Fehler verhindert. Somit können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und das Potenzial ihres Unternehmens maximieren.

Ein unterschätztes, aber bedeutendes Merkmal von DocuWare im Workflow-Management ist die Fähigkeit, präzise Regeln für den Umgang mit verschiedenen Dokumenten und Entscheidungsprozessen festzulegen. Diese Funktionalität gewährleistet nicht nur eine verbesserte Kontrolle und Transparenz über Unternehmensprozesse, sondern ermöglicht auch die Zuweisung spezifischer Aufgaben an individuelle Mitarbeiter oder definierbare Rollen innerhalb des Unternehmens.

Das System ist sogar in der Lage, automatische Vertretungsregeln zu implementieren, um die Kontinuität der Arbeit sicherzustellen, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist. Weiterhin bietet DocuWare fortlaufende Analysemöglichkeiten innerhalb seiner Workflow-Management-Systeme. Diese kontinuierliche Überwachung ermöglicht es Unternehmen, vorhandene Prozesse und Verfahren laufend zu optimieren.

Ein besonderes Highlight ist die Option, Aufgaben automatisch dem ersten verfügbaren Mitarbeiter zuzuweisen, basierend auf intelligenten Substitutionsregeln. Dies gewährleistet, dass Arbeitslasten effizient verteilt und Prozesse beschleunigt werden.

Ein weiterer Vorteil von DocuWare ist die Fähigkeit, Geschäftsprozesse in ein logisches „wenn/dann“-Format zu bringen, wodurch ein konsistenter und vorhersehbarer Informationsfluss entsteht. Dies ist besonders nützlich in Szenarien, in denen beispielsweise eine Rechnung automatisch genehmigt werden kann, wenn der Betrag unter einem bestimmten Schwellenwert liegt.

Ein wesentliches Merkmal, das DocuWare von anderen Anbietern abhebt, ist die schnelle Bereitstellung von Cloud-basierten Workflow-Management-Lösungen, die für Schlüsselprozesse vorkonfiguriert sind. Dieses Merkmal ist von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die agil bleiben und rasch auf Marktveränderungen reagieren oder neue Prozesse ohne die üblichen Verzögerungen durch traditionelle Beratungsphasen einführen möchten.

Insgesamt erweitert DocuWare die Grenzen des traditionellen Workflow-Managements, indem es eine beispiellose Flexibilität und Kontrolle in der Gestaltung und Ausführung von Arbeitsprozessen bietet. Diese Fähigkeiten machen es zu einer unverzichtbaren Ressource für Unternehmen, die nach Effizienz und Optimierung ihrer Arbeitsabläufe streben.

Ihr Ansprechpartner

Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare. 

Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen. 

Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.

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