Ein Dokumentenmanagementsystem ist eines der hilfreichen Mittel, um effektiv die Arbeitsleistung der Mitarbeiter sowie die Stärke des eigenen Kundendienstes zu erhöhen. Insbesondere die Buchhaltung profitiert ebenfalls und Teamkollaborationen werden unterstützt und erleichtert. Eine gute DMS Software unterstützt die Digitalisierung sowie die Automatisierung des Unternehmens.

Nicht jede ausgeklügelte Ordnerstruktur oder gar Plattform ist jedoch ein vollwertiges DMS. Durchaus starke Software bzw. Webanwendungen wie Dropbox sind zur Verwaltung geeignet, ersetzen aber aufgrund der eingeschränkten Funktionalität kein vollwertiges Dokumenten-Management-System.

Dass ein solches immer essenzieller wird, zeigen nicht nur Veränderungen in der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Dokumentspeicherung. In einem großen und für Laien nicht immer verständlichen Markt an Möglichkeiten entstehen auch zahlreiche Möglichkeiten für Fallstricke und Fehlinvestitionen. Oftmals wird nicht klar kommuniziert, was ein System von einem anderen unterscheidet.

Deswegen finden Sie nachfolgend einen ausführlichen DMS Vergleich. Zunächst schauen wir uns alle führenden, deutschsprachigen Systeme an und vergleichen diese anhand ihrer Funktionen sowie Eignung für kleine und mittelständische Unternehmen. Im Anschluss finden Sie unsere genauen Bewertungskriterien sowie eine dedizierte Empfehlung, inklusive einer Gesamtbewertung.

Die wichtigsten Kriterien für ein hervorragendes Dokumentenmanagementsystem

• DMS Standard Funktionen und Merkmale
• Benutzerfreundlichkeit
• Workflow
• Dokumentensuche
• Dokumente ein- und auslesen
• Mobile Unterstützung
• Integration
• Kollaboration
• Kosten

Grundsätzlich können vom Solo selbstständigen bis zum Großunternehmen jede Art von Geschäft durch die Einführung eines DMS profitieren. Nicht alle DMS verfügen jedoch über die gleichen Fähigkeiten, Vor- und Nachteile. Es git mitunter gerade, was die Benutzerfreundlichkeit, die Kosten und die mobile Unterstützung betrifft, hohe Unterschiede – nicht nur was die Qualität betrifft, sondern auch Quantität der Funktionen und Integrationen.

Die ausgewählten DMS zählen alle zu den Standard-Varianten auf dem DACH-Markt, darunter DocuWare, ELO oder ecoDMS. Nicht Teil unseres DMS Vergleiches sind hauptsächlich englischsprachige Softwaresysteme, die entweder in Eigenregie übersetzt werden können oder keine deutsche Lokalisation bieten. Zudem haben wir ausschließlich „echte“ Dokumentenmanagementsysteme betrachtet. Starke Software, wie Dropbox, die jedoch lediglich eine Online-Ordnerstruktur bieten, werden aufgrund der deutlichen Funktionsdifferenz ebenfalls ausgeschlossen.

Unser Testsieger – DocuWare

Wenn es einen definitiven Sieger unter den DMS geben kann, dann kann dieser Titel nur DocuWare zugesprochen werden und das aus guten Gründen. In unserem Dokumentenmangaementsystem Vergleich stand ganz klar die Frage im Fokus, was das beste DMS ist. Was bedeutet jedoch „Beste“ in diesem Fall – nämlich dass alle potenziell auftretenden Probleme und Wünsche in der Dokumentenverwaltung gelöst werden können und das in einem einfachen und übersichtlichen Rahmen.

Diesen Anspruch erfüllt DocuWare. Selbstverständlich gibt es auch Schwächen und andere Konkurrenten bieten ebenfalls Standardlösungen an, die sich Industrie- und Handelswirtschaft heute wünschen. Aber an der Stelle, an der andere DMS Anbieter vergleichsweise aufhören und somit lediglich die Notwendigkeit anbieten, setzt DocuWare auf die Kür.

Anders ausgedrückt die einzigartigen KI-Funktionen erfordern keinen zusätzlichen Aufwand oder Vorwissen durch den Nutzer, erleichtern auf lange Sicht die Arbeit aber enorm.

Diese Automatisierungsfunktionen in der DocuWare Cloud oder der On-Premise Variante sind genau das i-Tüpfelchen, welche ein effektiveres Management ermöglicht. Erst dadurch entsteht eine wirkliche Zeitersparnis, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Zeit sinnvoller zu verwenden. Die Preis-Leistungs-Bewertung ist bei den meisten DMS schwierig, da fast alle Anbieter keinen Kosten mehr veröffentlichen. DocuWare liegt bei mindestens circa 200 EUR pro Monat und richtet sich auch an KMUs in erster Linie.

Es ist aber außer für Soloselbstständige keine Frage des Geldes, sondern die Entscheidung für oder gegen ein DMS sollte anhand des Aufwands getroffen werden. Selbstverständlich möchte niemand sein Geld verbrennen, aber der Leitsatz gilt: „Je höher der Aufwand in der Dokumentverwaltung, desto sinnvoller der Einsatz eines DMS.“

Und kein anderes Dokumentenmanagementsystem bietet die gleiche Menge an Automatisierung. Je höher dieser Aufwand, desto lohnenswerter die Anschaffung von DocuWare.

Unsere Bewertung – Anhand dieser Kriterien haben wir ausgewählt

Um zu verstehen, wieso sich dieses Ergebnis so zusammensetzt, ist es hilfreich einen Blick auf die Bewertungskriterien zu werfen. Zunächst einmal, erläutern wir Ihnen nachfolgend unsere Punktezusammensetzung, bevor wir im Anschluss zu den Gründen übergehen, weswegen gewisse Funktionen für uns einfach ein Muss im Geschäftsalltag sind.

So setzt sich unsere Punktebewertung zusammen

Wir haben anhand folgendes Systems die einzelnen Punkte bewertet:

• Voller Stern / Daumen nach oben: Die Funktion ist vollumfänglich vorhanden und sie erfüllt ihre Aufgabe, wie man es von ihr erwartet. / Dem Nutzer wird eine klare Struktur gegeben oder eine er hat keinerlei Einschränkungen bei der individuellen Anpassung im System.
• Halber Stern: Einzelne Fähigkeiten sind entweder nicht vollständig implementiert oder müssen dazugekauft bzw. durch den Rückgriff auf externen Dienstleister realisiert werden. / Eines oder mehrere Zusatzmodule sind vorhanden, müssen jedoch extra erworben und installiert werden.
• Leerer Stern: Funktion ist ausschließlich über externe Dienstleister möglich, kostspielig oder funktioniert nicht durchgehend bzw. ist nicht vorhanden.

Welche Funktionen muss ein DMS erfüllen?

Die vielen Dokumenten-Management-System Erfahrungen aus unserer alltäglichen Praxis aufseiten des Kunden zeigen eines klar, eine Software muss zum Kunden passen und dabei nicht zu weit vom Standard abweichen. Daher werden Systeme, die ein einfaches An- und Ausschalten von Funktionen bieten, immer beliebter.

Nicht nur ist eine individualisierte Programmierung aufwendig und teurer, vielfach ist eine solche komplexe Individuallösung nicht mehr zeitgemäß, hauptsächlich aufgrund der rasanten Fortschritte und Entwicklungen, was Datenschutz, Datenspeicherung usw. betrifft. Auch wenn immer neue Funktionen, wie automatische KI-Integration ständig fortgeführt werden, sind es gerade die Standardfunktionen, die einfach stimmen müssen.

Nicht alle aktuell erhältlichen DMS schnitten in diesem Bereich jedoch gut ab. Hier ist klar zu sagen, dass die Vorhandenheit von einigen Kernfunktionen, die anderer aber nicht, immer eine zusätzliche Investition erfordert, entweder an Zeit, Geld oder dem Einsatz von Mitarbeitern. Je stärker die Automatisierungsmöglichkeiten der Software sind, desto stärker können sich Unternehmen auf ihr Hauptgeschäft konzentrieren.

Diese Merkmale muss ein modernes Dokumentenmanagementsystem bieten:

Kernfunktionen:

• Dokumentenerfassung und -import: Hierbei geht es darum, wie Dokumente in das System eingebracht werden. Dies kann durch Scannen von physischen Dokumenten, Hochladen von digitalen Dateien oder automatischem Import aus anderen Systemen geschehen.
• Indexierung und Klassifizierung: Nach dem Import müssen Dokumente indexiert werden, um später leicht auffindbar zu sein. Dies kann durch Schlagworte, Metadaten oder automatische Texterkennung (OCR) geschehen. Klassifizierung hilft dabei, Dokumente in bestimmte Kategorien oder Ordner zu sortieren.
• Suchfunktionen: Ein effizientes Suchsystem ist essenziell für ein DMS. Es sollte nach Schlagworten, Inhalten, Autor, Datum und anderen Kriterien suchen können.
• Archivierung und Versionierung: Dokumente sollten sicher archiviert werden, sodass sie auch nach Jahren noch abrufbar sind. Bei Änderungen an einem Dokument sollte das System auch ältere Versionen speichern, um Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Workflow-Management und Automatisierung: Hiermit sind Prozesse gemeint, die automatisiert ablaufen, z. B. Genehmigungsprozesse oder Weiterleitungen. Ein DMS sollte solche Arbeitsabläufe unterstützen und anpassbar machen.

Sicherheitsfunktionen:

• Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement: Bestimmt, wer auf welche Dokumente zugreifen kann und welche Aktionen (lesen, bearbeiten, löschen) erlaubt sind.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Mechanismen, um Daten regelmäßig zu sichern und im Falle eines Datenverlusts wiederherzustellen.
• Verschlüsselung und Datenschutz: Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff und Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.

Integration und Kompatibilität:

• Schnittstellen zu anderen Systemen: Wie gut lässt sich das DMS mit anderen Systemen (z. B. ERP, CRM) verbinden?
• Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Kann man von mobilen Geräten auf das DMS zugreifen und wie ist die Benutzererfahrung?
• Cloud-Unterstützung und On-Premise-Lösungen: Ist das DMS in der Cloud verfügbar, oder kann es auf eigenen Servern installiert werden?

Benutzerfreundlichkeit und Support:

• Bedienoberfläche und Anpassungsfähigkeit: Wie intuitiv ist die Benutzeroberfläche und wie leicht lässt sie sich an Unternehmensbedürfnisse anpassen?
• Schulungsangebote und Kundensupport: Welche Schulungen werden angeboten und wie gut ist der Kundensupport?
• Verfügbarkeit von Ressourcen und Dokumentationen: Gibt es ausreichend Ressourcen, z. B. Handbücher oder Online-Hilfen, um das DMS effektiv zu nutzen?

Fazit der Redaktion

DocuWare sticht in mehreren Schlüsselbereichen hervor, einschließlich allgemeinen Funktionen, Dokumentensuche, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Workflows. Diese Eigenschaften machen DocuWare zur ultimativen Wahl für die effiziente Dokumentenverwaltung in Unternehmen ab einer Größe von fünf Mitarbeitern.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem sind, das Ihre Geschäftsprozesse optimiert, die Effizienz steigert und Ihre Dokumente sicher und effizient verwaltet, ist DocuWare die klare Wahl. Das bedeutet nicht, dass direkte Konkurrenten wie ELO oder ecoDMS miserabel wären – auch Sie haben ihre Berechtigung, vorrangig bei Selbstständigen. Das komplette Paket zu einem angemessenen Preis erhalten Sie jedoch aktuell nur bei DocuWare.

Häufige Fragen:

Ist DocuWare nicht auf Platz I gelandet, weil ihr es anbietet?

Das Gegenteil ist die Antwort. Wir bieten es an, weil es in unseren Augen keinen Konkurrenten gibt, der, was die Möglichkeiten an Automatisierung, Vielfalt an Integrationen und KI-Optimierungen betrifft, mit der Software im deutschsprachigen Raum mithalten kann. Als IT-Systemhaus möchten wir unseren Kunden ausschließlich die besten Software- und Cloud-Produkte empfehlen.

Wie individuell anpassbar sind die Dokumentenmangementsysteme?

So sehr, wie Sie möchten. Natürlich können wir in unserem DMS Vergleich lediglich die Funktionen auflisten, die alle Versionen unabhängig der Branche voneinander bieten. Es gibt jedoch neben komplett individuellen Realisierungen auch sogenannte Branchenlösungen. Sollten Sie etwa eine Apotheke führen, könnten Sie auf die Standardlösungen zurückgreifen, die andere Unternehmer aus der jeweiligen Branche führen.

Cloud vs On-Premise vs Hybrid Varianten – Wie wirkt sich die Art der Lösung auf das DMS aus?

Die „beste“ Lösung hängt stark von den spezifischen Anforderungen und Umständen eines Unternehmens ab. Kleinere Unternehmen oder Start-ups könnten von Cloud-Lösungen profitieren, die weniger Vorabinvestitionen erfordern und Flexibilität bieten. Größere Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen könnten On-Premise-Lösungen bevorzugen. Die Vorteile von Cloud liegen ganz klar in der einfachen Skalierbarkeit, der ubiquitären Verfügbarkeit sowie der schnellen Reaktion auf Sicherheitslücken.

Unternehmen, die das Beste aus beiden Welten suchen, könnten sich für Hybrid-Lösungen entscheiden. Es ist wichtig, sowohl die kurz- als auch die langfristigen Bedürfnisse zu berücksichtigen und eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Wie fallen die DMS Vergleiche auf Bewertungsportalen aus?

Es gibt in Deutschland eine ganze Reihe an seriösen Bewertungsportalen, wie Trusted, Trustpilot und auch größere Webseiten oder Onlinemagazine führen Bewertungsportale. OMT, OMR Reviews oder Focus sind nur einige Beispiele für Stellen, an denen Nutzer und/oder Käufer Software bewerten können. Diese Seiten haben jedoch auch ihre Schwächen.

Wenn man nicht genau hinsieht, dann kann sich leicht ein falsches Bild ergeben, denn Bewertungshöhe ist ungleich Bewertungsmenge. Heißt oftmals erhalten manche Systeme 4,3/5 Sternen, haben aber Hunderte Bewertungen, während der Konkurrent 4,7/5 Punkten erhält, aber nur 3 Bewertungen hat. Darauf sollten Sie besonders achten.

Benötige ich bei jedem DMS einen Partner, oder kann ich die Software allein einsetzen?

Nicht jedes System erfordert einen direkten Partner, manche können sowohl beim DMS Anbieter, als auch bei einem Systempartner wie SCHWINDT angefordert und von diesem betreut werden. In der Regel entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten. Wer auf DMS Freeware setzt, oder als Selbstständiger eines der DMS für Privatanwender nutzen möchte, der sollte jedoch wissen, dass Support durch den Anbieter nur eingeschränkt möglich ist.

DocuWare vs. Sharepoint – Was ist besser für KMUs?

Sharepoint gehört zu Microsoft 365, dem umfassenden Unternehmenstool, um alle Bereiche eines Geschäftes abzudecken. Das webbasierte Programm erlaubt den einfachen Zugriff und die Verwaltung von Daten von jedem Ort aus, ebenso wie die DocuWare Cloud. Mittels Sharepoint lässt sich leicht die Zusammenarbeit im Team verbessern.

Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform bietet Funktionen zur Datenfreigabe, der Versionsverwaltung sowie Zugriffssteuerung in Dokumentenbibliotheken. Zudem können Informationen zu Kontakten und Inhalten schnell gefunden werden. Der Preis dafür ist mit circa 5 Euro pro Monat und Nutzer preiswert. Die Office-Variante im Paket kostet etwas weniger als 30 Euro pro Benutzer und Monat.

Der Preis spricht für sich, aber der Gedanke hinter beiden Systemen ist doch ein anderes. Von DocuWare vs. Sharepoint zu sprechen, ergibt nur wenig Sinn, denn das Ziel beider Programme ist doch ein anderes. Daher ist es auch nur verständlich, dass sie miteinander verbunden werden können. Denn Sharepoint verfügt nicht über viele der wichtigsten Automatisierungsfunktionen von DocuWare, die Arbeitsabläufe sukzessiv erweitern.

Sharepoint teilt zwar Funktionen mit DocuWare, aber bietet sich nicht an, Daten revisionssicher zu archivieren. Die Benutzeroberfläche von Sharepoint ist deutlich moderner als DocuWare, dafür sind die individuellen Einstellungsmöglichkeiten und Einschränkungen im Zugriff fast nicht vorhanden. Sharepoint empfiehlt sich für KMUs mit Schwächen in der Zusammenarbeit, während DocuWare deutlich an Wert gewinnt, wenn das Unternehmen einen hohen Umgang mit Dokumenten aller Art führt. Man sollte daher die Software nicht als Alternativen, sondern Komplementäre betrachten.

Noch unsicher? Wie wäre es mit einer kostenlosen Einführung in den Testsieger DocuWare. Entweder in Form eines direkten Tests oder als Teilnehmer in einem unserer Webinare. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.