Unterlagen digitalisieren – So funktioniert es geschäftlich und privat

Wer kennt es nicht, man hat entweder eine Rechnung, einen Vertrag oder eine wichtige Nachricht postalisch erhalten, eine E-Mail ausgedruckt oder einen Ordner voller wichtiger Daten verloren – dann ist der Ärger groß. Und im Fall von Geschäftsdokumenten oftmals auch noch kostspielig. Daher ist der Wunsch verständlich, dass man seine Unterlagen, ebenfalls der Umwelt zuliebe, digitalisieren möchte und das besser früher als später.

Dabei gibt es jedoch einige Dinge zu beachten, allen voran die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Wer Unterlagen digitalisieren möchte, der muss achten, dass die Richtlinien der GoBD eingehalten werden. Keine Sorge, das ist weder schwer noch teuer und wenn man es von Anfang an richtig gestaltet, dann auch nicht zu kompliziert.

Warum sollte man überhaupt Unterlagen digitalisieren? Deswegen lohnt es sich

Das 21. Jahrhundert hat viele Erleichterungen im Arbeitsalltag gebracht: Eine davon ist die digitale Revolution im Wesen, wie wir arbeiten. Der ausschlaggebende Punkt dafür waren die zahlreichen sinnvollen Entwicklungen im Bereich einer offenen Unternehmenskultur und dem verstärkten Einsatz von PCs sowie elektronischen Lösungen oder Alternativen. Ebenso richtungsweisend wie der Sprung von FAX zur E-Mail, ist auch die fortschreitende Digitalisierung.

  • Platz- und Kostenersparnis: Physische Unterlagen benötigen physischen Speicherplatz. Dies kann in Form von Regalen, Archiven oder Lagerhallen sein, die nicht nur Platz, sondern auch Geld kosten. Digitalisierte Unterlagen hingegen benötigen nur einen Bruchteil des physischen Raums.
  • Einfacherer Zugriff: Digitale Dokumente können von überall und zu jeder Zeit aufgerufen werden, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung. Dies fördert die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.
  • Erhöhte Sicherheit: Digitalisierte Unterlagen können verschlüsselt, mit Passwörtern geschützt und in sicheren Cloud-Servern gespeichert werden. Dies reduziert das Risiko von Verlust oder Diebstahl. Zudem ist es möglich einzelne Sicherheitsfreigaben einzusetzen.
  • Nachhaltigkeit: Ein papierloses Büro ist umweltfreundlicher und hilft, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu reduzieren. Der Ausdruck von E-Mails ist mit der Schädlichkeit der Produktion von Plastiktüten vergleichbar.
  • Verlustfreie Speicherung: Keine falsches Abspeichern oder ellenlange Suchen nach Dokumenten mehr. Nicht nur wird Arbeitszeit effektiv gespart, die Chance einzelne Dokumente zu verlieren (besonders bei Finanzkontrollen) wird deutlich minimiert.

Papierbasierte Prozesse werden zunehmend als ineffizient, teuer und risikobehaftet betrachtet. Viele der Gründe stammen aus der Praxis und haben sich von kleinen bis zum Großunternehmen bewährt. Die digitale Entwicklung lässt sich nicht mehr rückgängig machen und mit den richtigen Mitteln kann man als Betrieb (ebenso wie als Privatperson) nur davon profitieren.

Die Speicherung von Dokumenten in Unternehmen – So profitieren Betriebe besonders von der Digitalisierung von Unternehmen

Im Privatleben ist der Verlust von wichtigen Dokumenten oftmals lediglich ärgerlich. Natürlich gibt es hier auch Fälle, in denen man eine falsche Ablage bereut, aber in der Regel halten sich die Konsequenzen in Grenzen. Anders bei falscher Buchhaltung, ineffizientem Arbeiten oder Verlust von wichtigen Dokumenten im Geschäftsbereich. Hier kann der Verlust kostspielig und schmerzhaft werden, primär bei allem, was an das Finanzamt weitergeleitet werden muss.

Diese besonderen Vorzüge hat das Unterlagen digitalisieren für Betriebe:

  • Effizienz: Digitale Dokumente ermöglichen eine schnellere Suche und Wiederherstellung von Informationen. Statt stundenlang in physischen Archiven zu suchen, können Mitarbeiter mit ein paar Klicks auf benötigte Daten zugreifen.
  • Zusammenarbeit und Versionierung: Eine gemeinsame Datengrundlage erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort. Dateien können in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden, wodurch Prozesse optimiert werden.
  • Compliance und Archivierung: Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten können leichter erfüllt werden. Digitale Dokumente können für den vorgeschriebenen Zeitraum archiviert und danach sicher gelöscht werden.
  • Zugriff für Home Office und Außendienstmitarbeiter: Sowohl Angestellte im Home Office, als auch vor Ort beim Kundentermin profitieren von den zahlreichen Möglichkeiten, die digitale Unterlagen bieten, wie elektronische Signaturen, standortunabhängige Kollaborationsplattformen und Übertragen von Rechnungen zur Buchhaltung.
  • Automatisierung von Workflows: Einzelne Arbeitsabläufe können standardisiert abgespielt werden. So sorgt eine gute Digitalisierung von E-Mails beispielsweise dafür, dass diese direkt an die richtigen Stellen abgelegt werden. Somit herrscht immer Sicherheit und ineffiziente Prozesse müssen nicht mehr von Mitarbeiter mühsam getätigt werden.

Wie läuft eine ordnungsgemäße Digitalisierung von Unterlagen ab?

Die Digitalisierung von Unterlagen, insbesondere von buchhalterisch und steuerlich relevanten Dokumenten, ist in Deutschland strengen Vorgaben unterworfen. Die GoBD legen fest, wie Unternehmen beim Scannen, Archivieren und Speichern von digitalen Unterlagen vorgehen müssen.

Scanvorgang gemäß GoBD-Abschnitt 9.3

  • Dokumentation des Prozesses: Unternehmen sind verpflichtet, eine Organisationsanweisung zu erstellen, die den Scanvorgang detailliert beschreibt.
  • Auswahl der zu scannenden Schriftstücke: Festgelegt wird, welches Dokument gescannt wird und in welchem Umfang dieses mit dem Original übereinstimmen muss. Die Frage, ob eine inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung erforderlich ist, muss klar beantwortet werden.
  • Qualitätskontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass das gescannte Dokument qualitativ hochwertig ist und alle relevanten Informationen enthält.

Archivierung gemäß GoBD-Abschnitt 9.2

  • Bildliche Übereinstimmung mit dem Original: Nach dem Scannen müssen die elektronischen Kopien so aufbewahrt werden, dass sie bei der Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen.
  • Indexierung: Jedes digitalisierte Dokument muss mit einem klaren und nachvollziehbaren Index versehen werden, der es ermöglicht, das Dokument im Archivsystem schnell und effizient zu finden.
  • Stabilität des Indexes: Sobald ein Dokument indiziert ist, darf dieser Index nicht mehr geändert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Unveränderbarkeit der Dokumente

  • Keine Modifikation des ursprünglichen Inhalts: Sobald ein Dokument digitalisiert und archiviert wurde, darf es nicht mehr in einer Weise geändert werden, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich macht.
  • Protokollierung von Änderungen: Wenn ein Dokument teilweise geändert wird, etwa um Fehler zu korrigieren oder Zusatzinformationen hinzuzufügen, müssen diese Änderungen klar protokolliert werden. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Durch die Einhaltung dieser Vorgaben können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Dokumente jederzeit den rechtlichen Anforderungen entsprechen und bei Bedarf, beispielsweise bei steuerlichen Betriebsprüfungen, problemlos vorgelegt werden können.

Geht es nicht auch einfacher oder automatisch? An dieser Stelle setzen DMS Lösungen ein:

DMS-Software bietet die Plattform, auf der die Digitalisierung von Geschäftsunterlagen aufbaut. Ein effektives DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zu erstellen, zu speichern, zu teilen und zu verwalten. Sowohl für Geschäftskunden, als auch für Privatnutzer gibt es verschiedene DMS Lösungen. Vom Solo-Selbstständigen über KMUs und Großunternehmen können alle von der Einführung profitieren.

Diese Rolle spielt DMS Software bei der Digitalisierung von Unterlagen

Wenn wir uns die Landschaft moderner Unternehmen ansehen, in der die Flut an Informationen und Dokumenten ständig zunimmt, wird deutlich, dass eine zentrale, effiziente und sichere Verwaltung dieser Ressourcen unabdingbar ist. Genau hier kommt ein DMS ins Spiel.

Die nahtlose Integration mit anderen Systemen, wie ERP- oder CRM-Tools, erlaubt es Unternehmen, einen durchgängigen digitalen Informationsfluss zu gewährleisten. Diese Integration stellt sicher, dass Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, sondern alle benötigten Informationen an einem Ort finden.

De Versionierungsfunktion eines DMS ermöglicht, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dies sorgt für Synergie und stellt sicher, dass stets die aktuelle Version eines Dokuments verfügbar ist. Gleichzeitig können sämtliche Änderungen nachverfolgt werden, was besonders in Umgebungen wichtig ist, in denen Transparenz und Accountability großgeschrieben werden.

Abschließend ist die Fähigkeit eines DMS, optimierte Suchfunktionen anzubieten, ein Game-Changer. Statt endlos in physischen Ordnern oder unstrukturierten digitalen Ablagen zu suchen, ermöglichen Stichwort-, Metadaten- oder Volltextsuchen ein schnelles Auffinden der benötigten Dokumente.

Fazit – Mit einfachen Mitteln das Unternehmen voranbringen

Gegen eine eigene Digitalisierungsoffensive spricht eigentlich nichts mehr. Vor allem der Aufwand ist einmalig und im Anschluss funktioniert das System des Unterlagen-Digitalisierens reibungslos. Wer dies bisher nicht getestet hat, der kann im Geschäftsbereich DocuWare testen und sich von den zahlreichen Vorteilen einer DMS Software überzeugen lassen.

Privatnutzer finden aber auch eine Lösung, es gibt Produkte, die sich auf diese Zielgruppe spezialisiert haben. Welche das sind, können Sie in unseren DMS Erfahrungen nachlesen. Es gilt nicht länger zu warten, sondern die zahlreichen Vorteile eines DMS auszunutzen.

Häufige Fragen:

Wie digitalisiert man Dokumente?

Prinzipiell reicht ein Scanner, der in entsprechender Qualität Unterlagen einscannen und abspeichern kann. Im Anschluss müssen nur noch die obigen drei Merkmale stimmen, besonders was die Archivierung und Unveränderbarkeit der Dokumente betrifft. Im Anschluss sollten die Dateien dermaßen abgespeichert werden, dass sie sich leicht wiederfinden. Bestenfalls nutzt man dazu ein DMS.

Kann man auch Unterlagen digitalisieren lassen?

Natürlich kann man jemanden beschäftigen, dessen Aufgabe, es ist Unterlagen, einzuscannen und diese so einem vorhandenen DMS zuzufügen. Wer einen großen Vorrat an Dokumenten im Lager hat, kann dafür auch einmalig einen oder mehrere 450 Euro Angestellte, Studenten oder andere Hilfskräfte hinzuziehen, wenn auf einmal die große Umstellung zur digitalen Verwaltung stattfinden soll.

Benötigt man einen besonderen Unterlagen-Scanner?

Es gibt spezielle Scanner (und/oder Kombinationsdrucker), die fähig sind, die eingescannten Dokumente gleichsam auszulesen und mittels einer DMS Software korrekt einzuordnen. Ob und in welchem Maßstab sich die Anschaffung eines solchen Dokumentenscanners lohnt, muss jeder selbst entscheiden. Bei ausschließlich per E-Mail eingehenden Dokumenten eher nicht.

Unterlagen privat digitalisieren – Worauf sollte man achten?

Beim privaten Digitalisieren von Unterlagen ist es wichtig immer sich bei persönlichen Erinnerungen, die nur einmal vorhanden sind und die digital aufbereitet werden, sollen zweimal zu versichern. Aufgrund der geringen Menge an Dokumenten kann ein Notfallordner für solche Dinge nicht schaden.

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