DocuWare Desktops App und mobile Anwendung – DMS universell einsetzen

Vieles in der modernen Arbeitswelt hat sich verlagert von Desktop PCs zu mobilen Geräten, primär Tablets und Smartphones. Auch die Art und Weise, wie Informationen aus dem Netz abgerufen werden, hat sich dermaßen verändert, dass Google Inhalte nun „mobile first“ bewertet. Und wäre das bislang nicht alles, wird immer deutlicher, dass der Zugang zu Nachrichten oder Neuigkeiten für immer mehr Menschen in ihren Social Media Feeds beginnt.

Was bedeutet dies für Unternehmen und den Einsatz ihrer DMS Software im Alltagsgeschäft? Tatsächlich seit den Lockdowns mehr denn je, denn seitdem haben Home Office, hybrides Arbeiten und der Cloud-Zugriff die Arbeitswelt verändert. Die meisten Veränderungen wollen indessen viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht mehr missen. Dazu gehört gerade im Bereich der Dokumentenverwaltung der einfache Wechsel von Desktop zu mobiler App.

DocuWare als eines der führenden Premium DMS hat den Trend ebenfalls erkannt und bietet sowohl eine DocuWare Desktop App für PC und MAC an, als auch eine mobile Anwendung im App- sowie Playstore. Daneben kommen noch zwei hilfreiche subsidiäre Applikationen, die die App um sinnvolle Funktionen ergänzen. In diesem Artikel schauen wir uns sowohl die Desktop-App von DocuWare als auch die mobile Verwirklichung an und wie sich diese nutzen lassen.

Die Ergänzung zur DocuWare Cloud – Die DocuWare Desktop App

Wieso eigentlich noch eine DocuWare Desktop App installieren, wenn man bereits über die Cloud-Variante verfügt? Ist das nicht etwas unintuitiv? Auf den ersten Blick vielleicht ja, aber es gibt gute Gründe die Desktop-App zu nutzen. Die wichtigsten Funktionen finden Sie nachfolgend. Diese lassen sich ausschließlich nutzen, wenn die Desktop-App installiert wurde.

Diese Vorteile und Funktionen bietet die DocuWare Desktop App-Variante:

  • Import: Durch diese sinnvolle Funktion lassen sich Dokumente vom Rechner direkt in die Cloud übertragen und das per Drag-and-drop. Sollten Sie also Ihre Ordner vollständig geführt haben, läuft die Übertragung reibungslos.
  • Scannen mit direktem Upload: Diese Ergänzung ermöglicht es, eingescannte Dokumente direkt in einen Briefkorb oder ein Archiv abzulegen.
  • Mit Outlook verbinden: E-Mails, die an ein Outlook Konto gesendet werden, lassen sich damit automatisch per Menübefehl in DocuWare ebenfalls abspeichern.
  • Editieren und Versenden: Nicht nur E-Mails finden ihren Weg in DocuWare, aus DocuWare heraus können Dokumente direkt bearbeitet und im Anschluss versendet werden.
  • Smart Connect Funktionen: Durch diese Erweiterung kann man aus anderen Desktop oder Webprogrammen, wie dem eigenen ERP Dokumente direkt in DocuWare exportieren.
  • Der Workflow Designer: Automatisierte Arbeitsabläufe lassen sich aufstellen und somit zeitsparend für alle Mitarbeiter übernehmen. Diese lassen sich komplett individuell generieren oder aus vorkonfigurierten Lösungen übernehmen.

Wie lassen sich die DocuWare Desktop Apps installieren?

Um die DocuWare Desktops Apps nutzen zu können, ruft man einfach die Anwendung im Klienten auf und öffnet den Reiter „Profil und Einstellungen“ durch einen Klick auf den Benutzernamen. Dort findet man verschiedene Möglichkeiten, darunter auch „Desktops Apps“ sowie „Mobile Apps“. Nun lädt der Rechner automatisch die Installationssoftware herunter. Mit einem Doppelklick lässt sich diese starten und schon wird die Anwendung installiert.

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem sich die Anwendungen auswählen lassen, welche man benötigt. Zu Beginn werden jetzt die Funktionen ausgewählt und installiert. Dazu reicht es, den Anweisungen des Klienten zu folgen. Ist die Installation erfolgreich verlaufen, ruft man erneut den Webclienten auf und wählt im Hauptmenü die Funktion „Desktop Apps verbinden“ aus.

Mobil und im Außendienst nutzen – Die mobile DocuWare App für Smartphone und Tablet

Wie sieht es jedoch mobil aus? Auch hier bietet DocuWare eine Anwendung, die sich ebenfalls direkt aus dem App- bzw. dem Playstore beziehen lässt. Neben der regulären Anwendung wird dort ebenfalls die App PaperScan und DocuWare Classic kostenlos bereitgestellt. Mithilfe von PaperScan lassen sich, wie der Name vermutet Rechnungen, Belege und andere Dokumente mittels der Handykamera einscannen.

Diese können im Anschluss direkt zu DocuWare, GoogleDrive sowie Dropbox übertragen und mit Anderen geteilt werden. Alle drei Apps funktionieren werbefrei. DocuWare Classic stellt eine Version der Standard-App dar, die ab der Version 7.0 genutzt werden. Die Anwendung wird jedoch nicht mehr weiterentwickelt. Heißt neue DocuWare Nutzer sollten sich die aktuelle Variante herunterladen.

Was die mobile App kann und was nicht?

Schaut man sich die Bewertungen der mobilen App an, kann man etwas zweifeln an der Anwendung. Man muss sich jedoch vor Augen führen, dass sie als Ergänzung zur Web- und Desktop Anwendung erstellt wurde. Die mobile Variante soll und kann vom Funktionsumfang nicht den Webclienten ersetzen.

Zur Nutzung ist entweder eine Cloud-Lizenz oder bei On-Premise Systemen eine Mobile Lizenz notwendig. Die wichtigsten Fähigkeiten DocuWare Mobil App sind die Bearbeitung von Workflow-Aufgaben, das Suchen und Anzeigen von Dokumenten, die Bearbeitung von Dokumenten in der eigenen Aufgabenliste, das Anbringen von Stempeln (mit Vorschau) sowie das Anzeigen von Details zu einem Dokument. Verbunden wird die App mit der Lizenz durch Einscannen eines QR-Codes.

Wichtig bei der mobilen App ist die konstante Datenverbindung. Sollte diese fehlschlagen (beispielsweise bei Arbeiten innerhalb der Bahn oder in Regionen mit schlechter Internetanbindung), kann nicht die richtige Funktionsweise gewährleistet werden. Ausgehend von den Bewertungen ist die Performance der Anwendung auf IOS Geräten höher als bei vergleichbaren Android-Modellen. Wer diese kleineren Schwächen kennt, kann aber rechtzeitig vorplanen.

Häufige Fragen:

Kostet die mobile DocuWare App extra?

Nein, die App an sich ist kostenfrei. Um genutzt zu werden, muss jedoch eine On-Premise oder Cloud-Lizenz vorhanden sein.

Werden alle notwendigen Sicherheitsstandards bei der mobilen DocuWare App erfüllt?

Die App funktioniert mit dem gleichen Passwort sowie demselben Nutzernamen wie der Zugriff auf den Webclienten. Aufgrund von Sicherheitsstandards muss das Passwort bei jedem Log-in neu eingegeben werden. Die Zugriffsrechte des einzelnen Nutzers sind die gleichen wie in der Webversion. Die Verbindung ist SSL-gesichert und der Zugriff auf Dokumente geschieht nur temporär, sodass keine Dokumente auf das Endgerät heruntergeladen werden.

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