Dokumentenmanagement Systeme sind eine unverzichtbare Hilfe für viele Menschen geworden, die eine übersichtliche Dokumentenverwaltung schätzen. Nicht nur ist ein DMS bedeutsam für eine gelingende Prozessdigitalisierung, sondern auch wegweisend zur Steigerung der Arbeitseffizienz.
Aber und das ist auch ein wichtiger Aspekt, natürlich sind sie nicht kostenlos. Und eine weitere Frage bleibt bestehen, ab wann benötigt man eigentlich ein DMS für Zuhause bzw. ein privates Dokumentenmanagementsystem.
Ab wann lohnt sich ein Dokumenten Management System Privat?
In unserer Übersicht, was gute DMS Software auszeichnet, sowie unserem DMS Software Ratgeber, finden Sie die Information, welche Rolle ein DMS für KMUs hat und welches System sich besonders rentiert.
Aber sieht es bei den DMS für Privatanwender genau so aus? Dieser Frage möchten wir nachgehen und abschätzen, welche spezifischen Vorteile und Notwendigkeiten bei der Wahl für ein DMS für Zuhause relevant sind.
Daher gehen wir zunächst auf die Frage nach dem Warum ein. Im Gegensatz zu Unternehmenskunden können zahlreiche sinnvolle Funktionen nur schwer ins Private übertragen werden. Darunter fallen Punkte wie die Kollaborationsmerkmale (außer man möchte diese mit seinen Familienangehörigen ausnutzen) sowie die Cloud Funktionen.
Gleichsam verfügt ein privates DMS über verschiedene Vorteile, die sich wie folgt zusammenfassen lassen:
Kein langes Suchen mehr: Alle Dokumente lassen sich anders, als mit der Standard Windows- oder MAC-Suchfunktion zielgerichtet finden. Dazu kommen Identifizierungsmerkmale (durch die Indexierungsfunktion) zum Einsatz, die sowohl eine Anfrage anhand von Kategorien, als auch eine Volltextsuche ermöglichen.
Automatisierung von Arbeitsabläufen: E-Mails können separiert und in den eigenen Dokumentenkatalog automatisch (per Schnittstelle) aufgenommen werden, sinnvoll, wenn man verschiedene E-Mail-Center und deren Daten getrennt halten und dennoch abgesichert wissen will.
Potenzielle Verfügbarkeit an jedem Ort: Dieser Punkt hängt davon ab, ob man auch mit dem Mobiltelefon oder einem Tablet auf die Dokumente zugreifen kann, aber gerade Cloud-Lösungen sind prädestiniert, dafür von überall aus genutzt zu werden, solange man eine Verbindung zum Internet aufbauen kann.
Bevor man also zu einem DMS für Zuhause greift, sollte man sich überlegen, wie viele meiner Dokumente möchte ich abspeichern oder einscannen. Will ich parallel fahren und meine wichtigsten Daten sowohl ausgedruckt als auch online verfügbar haben. Von der potenziellen Menge sowie der durchschnittlichen Suchzeit hängt der Sinn einer solchen Nutzungsweise ab.
Wieso eine DMS Software für Privat und keine Online-Ablage wie Dropbox ist die nächste Frage. Der tatsächliche Mehrwert eines privaten Dokumentenmanagementsystems liegt in der Automatisierung. Grundsätzlich kann man (und muss man auch mit einem privaten DMS) am Anfang alle wichtigen Dokumente einscannen und gewissen Ordnen zuordnen.
Diese Arbeit ist bei beiden Varianten gleich. Der Vorteil aber liegt darin, dass ein privates Dokumenten-Management-System genau wie die Variante für Unternehmen sich die selbst festgelegten Kriterien merkt und neue Dokumente diese automatisiert richtig ohne eigenes Zutun einordnen kann.
DMS für Zuhause vs. Private Sicherungskopien in Online-Cloud – Wie sieht der Preisunterschied aus?
Wie viel ist einem selbst die Digitalisierung und die richtige Einordnung seiner Daten wert? Der Preis muss in direkter Verbindung zu der erwartbaren Menge der reinkommenden Dokumente betrachtet werden. Wer im Jahr weniger als 50 Belege (Rechnungen, Gutschriften, Versicherungsschreiben usw.) erhält, der benötigt kein privates DMS. Dies kann natürlich ausgedehnt werden auf andere Arten von Dateien.
Die Jahresvariante von Dropbox mit 2 TB Speicherplatz kostet circa 100 Euro für das gesamte Jahr. Viele der erhältlichen privaten Dokumentenmanagementsysteme sind ebenfalls nur in einem Abo-Modell verfügbar, andere lassen sich als Software einmalig erwerben – der Speicherplatz muss dann aber selbst zur Verfügung gestellt werden. Einmal-Software gibt es bereits ab ungefähr 70 Euro. In allen Fällen müssen die meisten Daten jedoch erst manuell mit einem Scanner digitalisiert werden.
Checkliste: Was qualifiziert nun ein gutes DMS für Zuhause?
Um zu erkennen, ob es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um eine hervorragende Ergänzung handelt, sollte man sich die Eigenschaften anschauen und prüfen, ob die folgende Liste erfüllt wird.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend. Man sollte nicht so viel Zeit mit der Einarbeitung in komplexe Software verbringen, eine man letztlich nicht täglich nutzen muss.
- Kosteneffizienz: Privatpersonen verfügen in der Regel nicht über das Budget großer Unternehmen. Daher sind erschwingliche Preismodelle oder sogar kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen wichtig.
- Mobiler Zugriff: Der Zugriff von unterschiedlichen Geräten aus auf Ihre Dokumente sollte definitiv gegeben sein. Bonus, wenn eine mobile App für verschiedene Betriebssysteme angeboten wird.
- Teilungsfunktionen: Manchmal möchte man bestimmte Dokumente oder Fotos mit Familie und Freunden teilen. Das DMS sollte daher einfache und sichere Optionen zum Teilen bieten.
- Einfache Backup- und Wiederherstellungsoptionen: Der Verlust von Fotos oder Dokumenten kann verheerend ausfallen. Deshalb sollten einfache Backup-Lösungen und klare Schritte zur Wiederherstellung bestehen.
- Speicherkapazität: Das DMS sollte ausreichend Speicherplatz bieten, um alle wichtigen Dokumente eines Privatanwenders zu speichern, mit der Möglichkeit, bei Bedarf mehr Speicher hinzuzufügen.
- Sicherheit: Auch wenn es sich um private Dokumente handelt, sind Datenschutz und Sicherheit von größter Bedeutung. Das Dokumentenmanagementsystem sollte daher robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups bieten.
- Verschiedene Such- und Filterfunktionen: Am wichtigsten sind leistungsstarke Suchwerkzeuge, um schnell das gewünschte Dokument oder Foto zu finden.
- Integration mit anderen Diensten: Die Möglichkeit, das DMS mit anderen häufig genutzten Diensten von Privatanwendern, wie z. B. E-Mail, Cloud-Speicher, Steuer- und Rechnungsprogrammen (DATEV, Elster) oder Fotodiensten, zu integrieren, ist ein weiterer Pluspunkt.
- Automatisierte Sortierung und Kategorisierung: Ein System, das Dokumente automatisch basierend auf Inhalten, Erstellungsdaten oder anderen Kriterien sortieren kann, hilft organisiert zu bleiben.
Insgesamt sollte ein DMS für Privatanwender einfach zu bedienen, sicher und effizient sein und dabei die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen von Privatpersonen erfüllen.
Häufige Fragen:
DMS Software für Privat – Welche Lösungen sind empfehlenswert?
Es gibt verschiedene DMS Softwarealternativen, die sich eher an Privatanwender richten. Eine davon ist ecoDMS. Grundsätzlich lassen sich aber auch Cloud-Lösungen wie Dropbox oder GoogleDocs, Amagno, Amazon WorkDocs bzw. Open DocsMan einsetzen.
Privates Dokumentenmangementsystem – Lohnend für Alle?
Ein privates DMS für Zuhause lohnt sich nicht für jeden. Prinzipiell reicht ein Dokumentenscanner oder eine hervorragende Handykamera, um alle wichtigen Dokumente zu digitalisieren.
In Kombination mit einer stringenten Ordnerstruktur benötigen Privatanwender nicht zwangsläufig ein DMS, da die Anforderungen sich im Vergleich zu Unternehmen – auch zu Kleinstunternehmen – unterscheiden.
Kann man auch DocuWare für Privatanwender empfehlen?
Obgleich sich DocuWare auch für private Zwecke nutzen lässt, muss man doch den Preis-Nutzen-Faktor hinterfragen. Für Kleinstunternehmer und Soloselbstständige kann sich bei entsprechendem Aufkommen DocuWare definitiv lohnen, primär in Branchen, in denen man keine Mitarbeiter beschäftigen muss, aber für rein private Anwender, fallen die Kosten eher zu hoch aus.
DocuWare privat nutzen, sinnvoll, oder nicht?
Aufgrund des Preis-Leistungs-Nutzens ist die Nutzung von DocuWare nicht für Privatanwender empfehlenswert. Zwar würden auch Privatkunden profitieren, aber der Großteil der Funktionen entfaltet erst seine Wirkung, wenn eine ganze Abteilung oder ein gesamtes Unternehmen die Software einsetzt und sich die Faktoren somit addieren.
