Prozessdigitalisierung – Das bedeutet Digitalisierung für Unternehmen in der Praxis

Einfach erklärt, bedeutet Prozessdigitalisierung nichts anderes, als Prozesse bzw. Arbeitsabläufe, die manuell abgehandelt wurden, ins Digitale zu übertragen. Dies kann durch den Einsatz verschiedener Mittel geschehen und umfasst eine ganze Bandbreite an diversen Geschäftsbereichen. Prozesse können in gewisser Hinsicht noch weiter geführt werden, was dann als Automatisierung bezeichnet wird. Oftmals gehen beiden Funktionen hierbei Hand in Hand.

Prozessdigitalisierung Definition und Bedeutung – So wird es in der Praxis umgesetzt

Die obige Prozessdigitalisierung Definition beschreibt bereits die Grundzüge, aber in der Praxis liegt die Bedeutung tiefer. Eine Digitalisierung von Prozessen umfasst einerseits die dafür eingesetzten technischen Mittel und andererseits die gesetzlichen Vorgaben, die damit einhergehen. Zudem sprechen Advokaten des Systems beim Stichwort „Digitalisierung“ fast immer gleichzeitig von „Optimierung“. Ein wichtiger Begriff ist dabei auch „Digitalwirtschaft“.

In der Praxis steht Prozessdigitalisierung in Verbindung mit einer erhöhten Effizienz, einer Verringerung von Fehlern sowie der Automatisierung von regelbasierten Aufgaben. Je geringer der Einfluss des Menschen ist, desto mehr kann eine gut durchdachte Prozessdigitalisierung Unternehmen helfen. Prozesse ohne Entscheidungen lassen sich fast komplett in ein System überführen, das menschliches Handeln überflüssig macht.

Prozessdigitalisierung besitzt jedoch auch ihre Grenzen, auf die wir an der entsprechenden Stelle eingehen wollen. Aber wie und in welchem Maßstab profitieren Unternehmen exakt von Prozessdigitalisierung? Lohnt sich die Einführung dieser in Anbetracht, der zu erwartenden Kosten und welche Herausforderungen kommen dann auf das Unternehmen zu? Alle diese wichtigen Fragen werden nachfolgend beantwortet werden.

Ist die Zukunft digital? Die Vorteile von Prozessdigitalisierung im Überblick

Bevor man in einem Unternehmen eine dermaßen große Änderung vornimmt, möchte man natürlich wissen, welche Vorteile die Prozessdigitalisierung bringen kann. Daher finden Sie eine Übersichtsliste mit den wichtigsten Merkmalen eines Betriebs, der seine Arbeitsabläufe digitalisiert hat.

  • Schnelligkeit und Agilität: In der digitalen Wirtschaft ist Geschwindigkeit ein entscheidender Vorteil. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, können Geschäftsabläufe beschleunigen und auf Marktveränderungen reagieren, bevor die Konkurrenz dies tut. Das ermöglicht schnellere Produkt- oder Service-Launches und adaptiver Geschäftsmodelle.
  • Wirtschaftlichkeit: Indem manuelle Aufgaben und Papierarbeit reduziert werden, können Unternehmen Kosten in verschiedenen Bereichen einsparen. Dies schließt Einsparungen bei Materialien, Arbeitskräften und sogar Büroflächen ein, da digitale Prozesse weniger physischen Platz benötigen.
  • Tiefgreifende Einblicke durch leichtere Datenanalyse: Digitalisierte Daten ermöglichen es Unternehmen, Verbrauchertrends und Geschäftsmuster zu analysieren. Mit fortschrittlichen Analysetools können sie Vorhersagen treffen, Risiken identifizieren und innovative Lösungen für Geschäftsprobleme entwickeln.
  • Adaptierbarkeit: Während traditionelle Prozesse oft starr sind und Änderungen mühsam sein können, erlauben digitale Systeme Flexibilität. Wenn der Markt oder die Geschäftsanforderungen sich ändern, können digitale Prozesse mit minimalen Unterbrechungen aktualisiert werden.
  • Verbesserter Kundenservice: Heutzutage erwarten Kunden schnelle und personalisierte Antworten. Mit digitalen Prozessen können Unternehmen Kundenanfragen in Echtzeit bearbeiten, personalisierte Angebote erstellen und den Kundenservice insgesamt verbessern.
  • Minimierung menschlicher Fehler: Jeder macht Fehler, besonders bei wiederholten und monotonen Aufgaben. Digitale Systeme eliminieren viele menschliche Fehlerquellen, was zu höherer Genauigkeit und Konsistenz in den Ergebnissen führt.
  • Förderung der Teamkommunikation: Moderne digitale Tools, von Cloud-Plattformen bis zu Collaboration-Software, erleichtern die Kommunikation zwischen Teams. Dies fördert die Zusammenarbeit, spart Zeit und führt oft zu besseren Ergebnissen.
  • Umweltbewusstsein: Der Übergang zu digitalen Prozessen verringert den Bedarf an physischen Ressourcen wie Papier. Dies reduziert nicht nur Kosten, sondern ist auch ein Schritt in Richtung nachhaltigerer und umweltfreundlicherer Geschäftspraktiken.

Natürlich schwankt der tatsächliche rechnerische Nutzen und ist davon abhängig, inwiefern einem Betrieb digitale Prozesse weiterhelfen können. Als Anschlussfrage kann man auch stellen, ob sich ein ERP, ein DMS oder eine Kombination aus beidem nicht am besten eignet, um die obigen Vorteile in der Praxis auch zu erreichen.

Aber Vorsicht: Prozessdigitalisierung ist kein Allheilmittel, sondern Unterstützung

Die Vorteile der Prozessdigitalisierung sind merklich, aber man darf sie nicht verabsolutieren, denn obwohl sie häufig unterschätzt wird, verfügt sie dennoch über Grenzen, die manuell (durch menschliche Hand) bleiben müssen. Automatisierte Prozesse haben ebenfalls Schwächen. Was geschieht mit neuen Aufgaben, Dokumenten, unvorhergesehen, aber relevanten Daten, die bisher nicht im System auftraten?

Hier kann es zu Fehlern kommen, sodass die möglicherweise wichtigen Daten nicht korrekt verarbeitet werden. Etwas, was Maschinen und Künstlicher Intelligenz ebenfalls vollkommen fehlt, sind echte Erfahrungen. Sie können anhand von Erfahrungsberichten lediglich Vor- und Nachteile emulieren bzw. herauslesen, daraus aber nicht mehr „subjektive“ Entscheidungen ableiten zu lassen, ist gefährlich bis zu geschäftsschädigend.

An jeder Stelle, wo Entscheidungen getroffen werden müssen, sollte daher ein Mensch diese bewilligen. Software ist immer nur so gut, wie derjenige, der sie bedient. Ohne eine ausreichende Schulung sind Mitarbeiter nicht immer in der Lage, die Anwendung oder Daten optimal zu nutzen. Gerade kreative Prozesse können zudem unter zu viel Digitalisierung und Automatisierung leiden, wenn den freigeistigen Köpfen die Entscheidungsvielfalt genommen wird.

Ein großer und fehleranfälliger Bereich ist der Datenschutz, sowohl was gesetzliche Regularien, als auch die direkte Umsetzung betrifft. Insbesondere bei sensiblen Daten, die gesundheitliche, sexuelle oder religiöse Merkmale von Nutzern betreffen, sollte Vorsicht auf jeder Zugriffsebene geboten sein. Anwendbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen gehören dazu und müssen auf jeder Ebene gegeben sein.

Der Preis-Leistungs-Faktor: Was kostet Prozessdigitalisierung?

Die einzelnen Prozessdigitalisierungskosten sind davon abhängig, welche Software-Lösungen im Einzelnen eingeführt werden. Es gibt eine Vielzahl an Komplett- oder Teillösungen, falls nur gewisse Prozesse im Betrieb abgedeckt werden sollen. Eine Auflistung im Einzelnen ist daher, ohne die Notwendigkeiten eines Geschäfts zu kennen, nicht sehr sinnvoll. Was sich jedoch festhalten lässt, ist, dass das Anlegen einer eigenen Übersicht, über die Abteilungen, welche digitalisiert werden soll, helfen kann.

Von der Prozessdigitalisierung profitiert am meisten die Buchhaltung und danach in nicht näher spezifizierter Abfolge: Vertrieb, Kundenservice, Marketing, Personalabteilung. Dabei ist natürlich klar zu erwähnen, dass die anfangs höheren Kosten für Komplettlösungen sich eher rentieren, falls alle Unternehmensabteilungen sie auch nutzen und beispielsweise aus dem Vertrieb direkt Verträge an die Buchhaltung automatisch weitergeleitet werden.

Damit funktioniert der Schritt ins Digitale – Einführung einer Prozessdigitalisierung in Unternehmen

Am Anfang kann es wie eine Sisyphusarbeit wirken, aber es ist nicht so schwer, wenn man sich die Zeit nimmt und gründlich eine Umstellung vornimmt. Wichtig ist, dass alle Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind und die Mitarbeiter abgeholt werden, sodass der Übergang fließend abläuft. Ausgehend davon lässt sich dann eine Vorgehensweise entwickeln, die Sie bei der Einführung unterstützt.

Analyse der aktuellen Prozesse:

  • Beginnen Sie mit der Bewertung und Dokumentation Ihrer derzeitigen Geschäftsprozesse. Welche Abläufe sind ineffizient oder wiederholen sich ständig? Welche Bereiche sind besonders anfällig für menschliche Fehler?
  • Führen Sie Befragungen mit Schlüsselpersonen und Teammitgliedern durch, um deren Perspektiven und Schmerzpunkte zu verstehen.

Festlegung von Digitalisierungszielen:

  • Definieren Sie klare Ziele: Möchten Sie die Effizienz steigern, Kosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen oder alle der genannten Aspekte?
  • Erstellen Sie einen Prioritätenplan. Es ist ratsam, mit einem Prozess zu beginnen und diesen zu optimieren, bevor Sie sich dem nächsten zuwenden, insbesondere wenn Ressourcen begrenzt sind.

Auswahl der richtigen Technologien und Partner:

  • Recherchieren Sie Technologielösungen, die zu Ihren identifizierten Bedürfnissen passen. Das können beispielsweise ERP-Systeme, CRM-Tools oder spezialisierte Branchenlösungen sein.
  • Erwägen Sie, externe Berater oder Digitalisierungsexperten hinzuzuziehen, die Erfahrung in Ihrer Branche oder mit den von Ihnen ins Auge gefassten Lösungen haben.

Schulung und Change Management:

  • Sobald Sie sich für Tools und Technologien entschieden haben, ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter entscheidend. Stellen Sie sicher, dass sie nicht nur wissen, wie die neuen Tools funktionieren, sondern auch, warum diese Änderungen vorgenommen werden.
  • Betrachten Sie den Wandel als einen laufenden Prozess. Kommunizieren Sie regelmäßig Fortschritte, sammeln Sie Feedback und seien Sie offen für Anpassungen basierend auf den Rückmeldungen Ihrer Teams.

Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung:

  • Starten Sie die Implementierung der ausgewählten digitalen Tools und Prozesse. Es kann hilfreich sein, dies schrittweise zu tun, um den Übergang überschaubar zu halten.
  • Überwachen Sie die Leistung der neuen digitalen Prozesse, sammeln Sie Daten und nutzen Sie diese Informationen, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Zur Prozessdigitalisierung gibt es sogar mehrere intensive Forschungsprojekte, die auch durch staatliche Stellen vorangetrieben werden. Eines der prägnantesten ist jenes, der Universität Aachen, dessen Einblicke man an dieser Stelle findet. Wie man sich auch entscheidet, hilfreich ist definitiv ein Partner, der sich beispielsweise mit DMS oder ERP Software auskennt, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Diese Software zur Prozessdigitalisierung gibt es

Nachdem nun klar wurde, wie Prozessdigitalisierung vonstattengehen kann, bleibt immer noch die Frage, welche Software sich dafür am besten eignet. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, abhängig von den Unternehmensbereichen oder den Anforderungen, die erfüllt werden sollen.

Software-Typ

Digitalisierungs-Fokus

CRM-Software (Customer Relationship Management) Digitaler Ansatz zur Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen
DMS (Dokumentenmanagementsystem) Elektronische Umwandlung und Speicherung von Dokumenten
ECM-Systeme (Enterprise Content Management) Zentrale Plattform zur Handhabung verschiedener digitaler Inhalte, wie E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Gesprächsnotizen
ERP-Software (Warenwirtschaftssystem) Digitalisierung der zentralen kaufmännischen Abläufe, darunter Bestellungen und Auftragsverarbeitung
FiBu-Software (Finanzbchhaltungssoftware) Elektronische Verwaltung und Automatisierung im Finanz- und Rechnungsbereich
BPMS (Business Process Management Software) Werkzeug für die digitale Darstellung, Untersuchung und Verfeinerung von Geschäftsstrategien und -prozessen
Workflow-Management-System Digitale Plattform zur Gestaltung, Kontrolle und Optimierung von Betriebsabläufen, inklusive deren Analyse und Simulation

Unsere Empfehlungen – ERP mit DMS zur vollständigen Digitalisierung kombinieren

ERP und DMS gemeinsam zu nutzen, sorgt für zahlreiche Verstärkereffekte, denn damit lässt sich eine unternehmensweite Digitalisierung wirklich schnell und effektiv vorantreiben. Besonders kennzeichnend sind die reibungslosen Integrationen untereinander. ERPs wie Sage oder myfactory können als Basis für unternehmerische Tätigkeiten genutzt.

Einkäufe oder Betriebsstoffe werden ebenso wie neue Verträge und Verkäufe aus dem (Online-)Shop direkt erfasst und ins DMS zur gesetzlich sichere Archivierung oder direkt zum Steuerberater bzw. der Buchhaltung übertragen. Es gibt mehr als 10000 DocuWare Schnittstellen beispielsweise, sodass dutzende Standardprogramme (Shopify, Microsoft SQL, Outlook, DATEV usw.) verbunden werden können.

Fazit der Redaktion

Anfang mag das Vorhaben Prozessdigitalisierung zu betreiben noch unermesslich fern erscheinen, aber dies ist ganz normal bei Transformationen, die das gesamte Unternehmen betreffen. Natürlich gibt es auch Kosten und notwendige Änderungen in Arbeitsabläufen, die vielleicht nicht jedem Mitarbeiter gefallen, dennoch sind die Preise auf lange Sicht höher als die Kosten der Einführung. Wer dies nicht allein wagen möchte, der findet in der SCHWINDT GmbH einen erfahrenen Partner, der bereits dutzenden anderen Betrieben dabei helfen konnte.

Häufige Fragen:

Was ist ein digitaler Prozess?

Ein digitaler Prozess ist eine Arbeitsweise oder Aktivität, die mithilfe digitaler Tools und Technologien ausgeführt wird. Im Gegensatz zu manuellen oder papierbasierten Prozessen werden Informationen elektronisch verarbeitet, übertragen und gespeichert.

Wie kann man Prozesse digitalisieren?

Prozesse können digitalisiert werden, indem man zuerst den aktuellen Prozess analysiert, anschließend geeignete digitale Werkzeuge auswählt und diese implementiert. Schulungen und kontinuierliche Überwachung sind wichtig, um sicherzustellen, dass der neue digitale Prozess effizient funktioniert.

Warum Prozesse digitalisieren?

Prozesse sollten digitalisiert werden, um Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und bessere Daten für Entscheidungsfindungen zu erhalten. Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen zudem, wettbewerbsfähiger zu sein und besser auf Marktveränderungen zu reagieren.

Welche Vorteile bietet Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung erhöht die Effizienz, minimiert menschliche Fehler und bietet bessere Datenanalysen. Sie kann auch Kosten senken, die Geschwindigkeit von Geschäftsabläufen erhöhen und die Kundenerfahrung verbessern.

Wie lange dauert es, eine Prozessdigitalisierung umzusetzen?

Die Dauer der Prozessdigitalisierung variiert je nach Komplexität des Prozesses und des Unternehmens. Ein einfacher Prozess kann innerhalb von Wochen digitalisiert werden, während komplexe Prozesse mehrere Monate bis Jahre in Anspruch nehmen können. DocuWare beispielsweise bietet ein 90-Tage Digitalisierungsversprechen.

Wie kann die Prozessdigitalisierung die Kundenzufriedenheit verbessern?

Durch Prozessdigitalisierung können Anfragen und Transaktionen schneller bearbeitet werden. Kunden erhalten zeitnahe, konsistente und personalisierte Erfahrungen, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Kundenmitarbeiter können mit wenigen Klicks im Gespräch oder Chat auf Kundendaten, -dokumente und -verträge zugreifen.

In welchen Bereichen lohnt sich eine Prozessdigitalisierung?

Eine Prozessdigitalisierung lohnt sich in fast allen Unternehmensbereichen, einschließlich Vertrieb, Marketing, Finanzwesen, HR und Produktion. Jeder Bereich, in dem Effizienz gesteigert, Fehler reduziert oder Kundenerfahrungen verbessert werden können, profitiert von der Digitalisierung.

Worauf muss ich bei der Digitalisierung meiner Geschäftsprozesse achten?

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollten Sie sicherstellen, dass die gewählten Lösungen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Es ist auch wichtig, Mitarbeiter (rechtzeitig) einzubeziehen, diese zu schulen und den Fokus auf Datensicherheit sowie die Integration mit bestehenden Systemen zu legen. Die meisten Fehler entstehen direkt beim Start, daher sollten von Anfang an Probleme gemeinsam gelöst werden, sodass sie sich nicht summieren.

So wird das Büro papierlos! Mit der richtigen DocuWare Installation entspannt starten

Wenn die Wahl auf die Einführung eines DMS gefallen ist, dann geht es direkt zur DocuWare Installation. Hier ist die Frage, wie soll dies im Einzelnen geschehen? Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, die sich darin bewährt haben, neben dem laufenden Geschäftsbetrieb die Einführung eines (neuen) Dokumenten-Management-Systems zu unterstützen.

Hauptsächlich dafür verantwortlich ist Ihr Partner, der sie bei der DocuWare Installation unterstützt. Ob als Cloud- oder On-Premise-Lösung. Nachdem Sie Ihre eigenen Wünsche in Relation mit dem Möglichem im Austausch mit dem Vertriebspartner eruiert haben, erfolgt im Anschluss die Umsetzung. Der Reihe nach werden dann Dokumente aus bereits vorliegenden Ordnerstrukturen übertragen und zusätzliche Dokumente durch DocuWare Scanner oder integrierte Apps in die digitale Datenablage übertragen.

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