In unserer digitalisierten Gesellschaft ist die Verwaltung von Dokumenten für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein effizientes Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft nicht nur dabei, Ordnung in das Chaos der täglichen Dokumentenflut zu bringen, sondern ermöglicht auch eine sichere und leicht zugängliche Aufbewahrung wichtiger Unternehmensinformationen.

Wo wir täglich im privaten alle Arten von Dokumenten auf unseren Smartphones sortieren und nutzen, sind viele Geschäfte noch immer nicht im digitalen Zeitalter angekommen. Einen solchen Mangel muss man aber nicht hinnehmen, sondern kann ihn einfach durch die Einführung eines DMS lösen.

In diesem Artikel stellen wir zwei populäre DMS-Lösungen gegenüber: DocuWare und ecoDMS. Beide Systeme versprechen eine robuste Dokumentenverwaltung, doch welche ist die bessere Wahl für Ihr Unternehmen? Wir nehmen den Installationsprozess, die Benutzeroberfläche und viele weitere Aspekte unter die Lupe, um Ihnen bei dieser Entscheidung zu helfen. Sollten Sie sich für private DMS interessieren, werden Sie hier fündig. Unseren umfassenden DMS Vergleich der führenden Anbieter finden Sie an dieser Stelle.

Der kurze Überblick für eilige Leser: Was sind DocuWare und ecoDMS?

ecoDMS: Ähnlich wie DocuWare bietet auch ecoDMS die Möglichkeit einer On-Premises- oder Cloud-Installation. Der Installationsprozess ist relativ einfach und durch ein Installationsprogramm gestützt, das den Benutzern hilft, das System schnell zum Laufen zu bringen. Die Systemanforderungen sind moderat und ermöglichen eine Integration in verschiedene IT-Umgebungen.

Vergleich nach Kriterien – So schneiden die Dokumentenmanagementsysteme im direkten Vergleich ab

Benutzerfreundlichkeit:

ecoDMS

• Auch ecoDMS ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt, die eine einfache Navigation und klare Anweisungen für die Benutzer bietet.
• Das System ermöglicht einen einfachen Dokumenten-Upload und effiziente Suchfunktionen, die die Dokumentenverwaltung erleichtern.

Funktionsumfang:

ecoDMS

• ecoDMS bietet auch eine gute Auswahl an Funktionen für die Dokumentenverwaltung und Archivierung.

• Die Funktionen erfüllen die grundlegenden Bedürfnisse der Nutzer und ermöglichen eine einfache Handhabung und Verwaltung von Dokumenten.

Preis:

ecoDMS

• ecoDMS könnte eine kostengünstigere Lösung bieten, die für Selbstständige sowie kleine Unternehmen attraktiv ist.

• Die Preisstruktur und die Gesamtkosten sind bei den günstigsten Lizenzen transparenter und einfacher zu verstehen. Für Privatanwender sind Lösungen ab 100 Euro pro Monat verfügbar.

Support:

ecoDMS

• Die Unterstützung durch ecoDMS variiert, abhängig davon, ob es um die Einzelkaufoption oder die Unternehmensvariante sich dreht. Aber auch hier werden verschiedene Ressourcen und Online-Hilfe angeboten. Beide Anbieter verfügen über eine umfangreiche Datenbank, falls kein Kundenbetreuer verfügbar sein sollte.

Integration:

ecoDMS

• Auch ecoDMS bietet Integrationsmöglichkeiten, obwohl die spezifischen Funktionen und die Flexibilität der Systemarchitektur untersucht werden sollten, um zu verstehen, wie gut das System in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden kann.

Diese Ausführung bietet einen tieferen Einblick in die Stärken und Schwächen von DocuWare und ecoDMS im direkten Vergleich nach den angegebenen Kriterien. Beide Systeme bieten solide Funktionen und Fähigkeiten, aber die spezifischen Anforderungen, besonders die Größe der Dokumentenmenge sowie die Höhe der Mitarbeiteranzahl, Ihres Unternehmens könnten den Ausschlag geben, welches System besser für Sie geeignet ist.

Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte

Die Meinungen und Erfahrungen der Nutzer sind entscheidende Indikatoren für die Leistung und Zuverlässigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems. Im Folgenden haben wir die Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte für DocuWare und ecoDMS zusammengetragen.

DocuWare:

Die Nutzer von DocuWare schätzen primär die intuitive Benutzeroberfläche und die vielfältigen Funktionen, die das System bietet. Sie betonen, dass die leistungsstarken Such- und Filteroptionen die Dokumentenverwaltung erheblich erleichtern. Die Möglichkeit, Dokumente mit wenigen Klicks zu finden und zu teilen, wird als großer Vorteil angesehen.

Auch die Anpassbarkeit des Systems, die es ermöglicht, spezifische Arbeitsabläufe und Prozesse zu erstellen und mithilfe einer selbstlernenden KI zu automatisieren, wird gelobt. Allerdings gibt es auch Kritikpunkte, insbesondere in Bezug auf den Kundensupport und die Einarbeitungszeit, die manche als lang empfinden. Einige Nutzer äußerten auch Bedenken hinsichtlich der Kosten, vornehmlich wenn zusätzliche Funktionen benötigt werden.

ecoDMS:

Auf der anderen Seite wird ecoDMS für seine kostengünstige Lösung und einfache Bedienbarkeit gelobt. Nutzer schätzen die einfache Einrichtung und die schnelle Implementierung des Systems. Sie betonen, dass die Grundfunktionen gut durchdacht sind und die Dokumentenverwaltung und -archivierung effizient unterstützen. Die Benutzerfreundlichkeit wird auch in vielen Bewertungen hervorgehoben, wobei Nutzer die leicht verständliche Benutzeroberfläche und die einfache Navigation schätzen.

Allerdings gibt es auch bei ecoDMS Kritikpunkte. Viele Nutzer wünschen sich erweiterte Funktionen und bemängeln, dass bestimmte fortschrittliche Funktionen fehlen. Auch der Support könnte nach Meinung einiger Nutzer verbessert werden, obwohl die bereitgestellten Ressourcen und die Community-Unterstützung allgemein geschätzt werden.

Insgesamt zeigen die Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte, dass beide Systeme ihre Stärken und Schwächen haben. Während DocuWare durch eine breite Palette von Funktionen und Anpassbarkeit glänzt, punktet ecoDMS mit einer einfachen Bedienbarkeit und einer kostengünstigen Lösung. Die Entscheidung zwischen den beiden Systemen hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten Ihres Unternehmens ab.

Kundensupport als Schwäche bei allen DMS auf dem Markt?

Man könnte es als inhärente Krankheit bezeichnen, aber jedes Unternehmen, welches seinen DMS Support beim Hersteller bezieht, beschwert sich häufig über eine langsame Kundenbetreuung. Woran liegt das? Tatsächlich an der Kundenzahl im Verhältnis zu den angestellten Mitarbeitern.

Diese sind nicht in der Lage, den Andrang zu bewältigen. Gibt es eine Lösung dazu? Ja, und zwar den Rückgriff auf Partnerunternehmen. Heißt, sollten Sie beispielsweise an der Einführung und Nutzung von DocuWare interessiert sein, dann können Sie mit SCHWINDT zusammenarbeiten und wir betreuen Sie ohne Aufpreis.

Dadurch müssen Sie nicht mit den tausenden von anderen Unternehmen um die Aufmerksamkeit bei mitunter drängenden Problemen oder Fragen wetteifern, die an den Anbieter herangetragen werden. Stattdessen kümmert sich unser Kundensupport direkt um Sie persönlich.

Fazit der Redaktion

Die Wahl zwischen DocuWare und ecoDMS hängt stark von den individuellen Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens ab. Beide Systeme bieten solide Funktionen für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. ecoDMS punktet durch seine Benutzerfreundlichkeit und kostengünstige Lösung, die besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen attraktiv sein dürfte. Es bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, Dokumente zu verwalten und zu archivieren, was von vielen Nutzern geschätzt wird.

DocuWare hingegen bietet eine breitere Palette an Funktionen und eine höhere Anpassbarkeit, die sich gut für mittlere bis große Unternehmen oder Organisationen mit komplexeren Anforderungen eignen könnte. Die leistungsstarken Such- und Filteroptionen, die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows und die robusten Integrationsfähigkeiten sind einige der Aspekte, die DocuWare von ecoDMS abheben.

Auch wenn einige Nutzer die Einarbeitungszeit und die Kosten kritisiert haben, ermöglicht die breite Funktionspalette von DocuWare eine tiefere und effizientere Dokumentenverwaltung. Basierend auf der umfassenden Analyse und unter Berücksichtigung der vielfältigen Funktionen, der Anpassbarkeit an spezifische Geschäftsprozesse und der allgemein positiven Kundenbewertungen, kann DocuWare als das bessere System beurteilt werden.

Es bietet eine robuste Lösung für Unternehmen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung suchen, und hat das Potenzial, die Effizienz und Produktivität in verschiedenen Geschäftsbereichen zu verbessern.

Sollten Sie bisher nicht vollkommen überzeugt sein, dann haben Sie hier die Möglichkeit DocuWare zu testen oder an einem DocuWare Webinar teilzunehmen. Gerne stellen wir Ihnen ebenfalls eine Übersicht zur Verfügung, wie DocuWare Ihre Geschäftsprozesse optimieren kann. Sind Sie dran interessiert zu erfahren, wie eine Zusammenarbeit mit SCHWINDT abläuft? In diesem Fall sehen Sie sich unsere Übersicht zum DMS Support an.