Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren in vielen Bereichen an Fahrt aufgenommen, besonders im Bereich der Rechnungsstellung. Ein wesentlicher Schritt in dieser Entwicklung ist der XRechnung-Standard.

Der „Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ wird das Thema weiter vorantreiben

Kurz erklärt: Was ist eine XRechnung?

Das XRechnungs-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Es handelt sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und als Core Invoice Usage Specification (CIUS) dient.

Dieser Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und wird laufend aktualisiert. Die  ZUGFeRD Version 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt dieselben Anforderungen.

Wieso besteht die Pflicht zur XRechnung bei staatlichen Behörden?

Unternehmen, die geschäftliche Beziehungen mit der öffentlichen Verwaltung und Behörden unterhalten, sind seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, xRechnungen für die elektronische Rechnungsstellung zu verwenden.

Dieser Schritt markiert den Übergang von traditionellen Papierrechnungen zu einem standardisierten elektronischen Format, wobei die XRechnung als der etablierte Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Bund gilt.

Die Einführung der xRechnung unterstützt das Ziel, den Rechnungsaustausch effizienter, schneller und umweltfreundlicher zu gestalten. Die zugrundeliegende Norm, EN-16931, definiert den Aufbau und die Anforderungen an elektronische Rechnungen, um deren europaweite Kompatibilität und Anwendbarkeit zu gewährleisten.

Darin liegt der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung

Obwohl XRechnung oft mit E-Rechnungen (elektronischen Rechnungen) gleichgesetzt wird, gibt es Unterschiede. E-Rechnungen sind ein allgemeiner Begriff für jegliche Art elektronischer Rechnungsstellung, während XRechnung ein spezifischer Standard innerhalb dieses Bereichs ist. XRechnung definiert genau, wie die Daten in der Rechnung strukturiert sein müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Deshalb zur XRechnung greifen: Vorteile im Überblick

Der Einsatz von XRechnungen bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Vereinfachung der Rechnungsstellung hinausgehen. Dieser Standard ist nicht nur eine Antwort auf die wachsenden Anforderungen an Effizienz und Transparenz im Finanzwesen, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung einer umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Weniger die typischen Phrasen der Digitalisierung nennen, sondern konkret, eine XRechnung kann automatisch im anderen System verbucht werden

Im Folgenden werden die Hauptvorteile von XRechnung detailliert erläutert:

• Digitalisierung vorantreiben: XRechnung ist ein wichtiger Baustein in der Strategie zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen im Rechnungsprozess unterstützt es das papierlose Büro und spart Lager- und Archivplatz.

• Einheitlicher Rechnungsprozess: Durch die Digitalisierung und Standardisierung des gesamten Rechnungsprozesses werden Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Verwaltungsträgern effizienter und transparenter.

• Datenschutz und Rechtssicherheit: Die Einhaltung der XRechnung-Vorgaben gewährleistet Datenschutz und Rechtssicherheit im elektronischen Rechnungsprozess.

• Umweltfreundlich: Die Reduzierung des Papierverbrauchs und die damit verbundene Senkung des CO2-Ausstoßes machen XRechnung zu einer umweltfreundlichen Lösung.

• Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen signifikante Einsparungen bei den Verwaltungskosten erzielen. Der Wegfall manueller Eingriffe führt zu einer Reduzierung von Fehlern und damit verbundenen Kosten.

• Verbesserte Zahlungsprozesse: XRechnung ermöglicht eine schnellere Rechnungsverarbeitung, was zu einer Beschleunigung der Zahlungseingänge führt. Dies verbessert die Liquidität und kann zu besseren Zahlungsbedingungen führen.

Mit der zunehmenden Verbreitung und Akzeptanz von XRechnung in der Geschäftswelt, außerhalb der direkten Kommunikation mit Verwaltungen und staatlichen Organe, haben sich xRechnungen als Standard etablieren können. Die direkte Alternative zur X-Rechnung ist eine Datei im ZUGFeRD Format. Im Unterschied zur klassischen XRechnung sind diese sowohl von Maschinen als auch „normal“ von Menschen lesbar.

Wie funktioniert die Erstellung und das Versenden einer XRechnung?

Die Erstellung einer XRechnung erfolgt in einem standardisierten XML-Format. Um eine solche zu erstellen, gibt es drei Möglichkeiten, um eine XRechnung zu erstellen.

• Nutzung einer Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität, wie dem ERP-System Sage, dem Online-Rechnungsprogramm von DATEV oder dem Einsatz eines DMS, wie DocuWare. Mit deren integrierten Funktionen können Sie XRechnungen im passenden XML-Format erstellen, versenden und empfangen.
• Erstellung mit einer speziellen XRechnungs-Software: Für Einzelrechnungen sind diese sogar kostenlos mit einer XRechnungs-Freeware möglich. ZUGFeRD ist etwa komplett kostenlos herunterladbar (es benötigt nur ein Programm, mit welchem es sich verbinden kann).
• Xrechnungen Generatoren können diese online ganz ohne eigenes XRechnungs-Programm erstellen. Dabei gibt es einen Nachteil (für Unternehmen): Sie werden nicht automatisch in einem Portal gespeichert, sondern müssen heruntergeladen und gesondert archiviert werden.

Welchen Weg Sie auch wählen, den automatischen oder den etwas aufwendigeren, wir bei SCHWINDT unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung, um Ihr Geschäft rechnungskonform zu gestalten. Eine einfache und effiziente Möglichkeit wäre unter anderem die Übermittlung an die Finanzverwaltung durch eine EDI Anbindung Ihres ERPs. Solche „EDI Rechnungen“ sorgen für eine zeitgemäße, sichere und unkomplizierte Übermittlung.

Häufige Fragen:

Wie wurde der X-Standard entwickelt?

Der Weg zur Einführung von XRechnung begann mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die im April 2014 veröffentlicht wurde.

Diese verpflichtete die öffentliche Verwaltung in Europa, bis spätestens 2019 elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Deutschland reagierte darauf mit der Entwicklung des XRechnung-Standards, um eine nationale Umsetzung der europäischen Norm zu erreichen. Seit November 2020 müssen alle Lieferanten an den Bund elektronische Rechnungen gemäß dem XRechnung Standard einreichen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und X-Rechnung?

E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff für elektronische Rechnungen, unabhängig von Format oder Standard. X-Rechnung hingegen ist ein spezifischer Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, der vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. Es ist ein XML-basiertes Format, das den europäischen Normen entspricht und speziell für die Anforderungen des deutschen Marktes entwickelt wurde.

Worin liegt der Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD?

X-Rechnung ist ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen, das in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verwendet wird. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das sowohl ein maschinenlesbares XML-Format als auch ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument kombiniert. ZUGFeRD ist branchenübergreifend und kann sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich eingesetzt werden.

Wie hoch liegen die Kosten der X-Rechnungserstellung?

Die Kosten für die Erstellung einer XRechnung können variieren, je nachdem welche Software oder Dienstleistungen genutzt werden.

Bei der Verwendung der Sage100 entstehen außer der Unterstützung bei der Einführung derXRechnung keine Kosten.

Es gibt kostenlose Tools und Vorlagen zur Erstellung von XRechnungen, jedoch können professionelle Lösungen, die in bestehende Systeme integriert werden oder umfassendere Funktionalitäten bieten, (initiale) Kosten verursachen. Diese Investitionen lohnen sich jedoch oft durch die Effizienzsteigerung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.