EDI Rechnungen – Alles Wichtige über das EDI Rechnungsformat

EDI-Rechnungen sind elektronische Dokumente (im EDI Sprachgebrauch heißt dies Belegart INVOIC), die im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zwischen Unternehmen übermittelt werden.

EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bezeichnet den strukturierten Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Geschäftspartnern.

Im Kontext von Rechnungen ermöglicht EDI es Unternehmen, Rechnungsdokumente direkt von einem Computer-System zu einem anderen zu übermitteln, ohne dass menschliche Eingriffe oder manuelle Prozesse notwendig sind. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, die bei manueller Dateneingabe auftreten können.

Die Vorteile von EDI-Rechnungen umfassen

  • Effizienzsteigerung: Der Prozess ist schneller und weniger fehleranfällig als traditionelle papierbasierte Methoden.
  • Kostensenkung: Weniger Papierverbrauch und geringere Verwaltungskosten.
  • Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Systeme reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Da der Prozess schneller ist, können Zahlungen zügiger erfolgen.
  • Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet eine geringere Umweltbelastung.

Für den EDI-Austausch sind oft spezifische Softwarelösungen oder EDI-Dienstleister erforderlich, die die Konvertierung und Übertragung der Daten gemäß den gewählten EDI-Standards (wie EDIFACT, ANSI X12 usw.) ermöglichen. Möchten Sie selbst EDI Rechnungen in Ihr Unternehmen integrieren, wissen aber nicht wie, oder möchten dies auslagern? Dann kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung.

Was ist eine EDI Vereinbarung über den Rechnungsaustausch?

EDI-Vereinbarung ist die Bezeichnung für einen solchen Rahmenvertrag oder Mustervereinbarung, die zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern geschlossen wird. Dieser legt hierbei die Regeln für den elektronischen Datenaustausch fest, wobei nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen (ORDERS), Bestellbestätigungen(ORDRSP) oder Lieferscheine(DESADV) mithilfe des EDI Standards ausgetauscht werden können.

rechnungen mittels edi verarbeiten

Was ist der Unterschied von EDI Rechung / E-Rechnung und xRechnung?

Prinzipiell ist eine EDI Rechnung eine beliebige, mittels EDI-Verfahren übertragende Datei. EDI ist das Verfahren der Übertragung – nicht aber ein geschlossenes Format. Daten werden nicht als EDI, sondern mittels EDI Schnittstelle versendet. Worin liegen nun aber die Unterschiede zur elektronischen (E-)Rechnung?

Eine E-Rechnung bezeichnet also alle Arten der digitalen Übermittlung und steht im Gegensatz zur normalen Rechnung. Eine E-Rechnung könnte grundsätzlich also auch ein PDF-Format sein, der Gesetzgeber fordert jedoch in Übereinstimmung mit EU-Richtlinien Folgendes:

[Eine]  E Rechnung nach EU-Norm [ist] eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.

[Dass sie] auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Somit ist eine EDI Rechnung einfach eine Form der E-Rechnung. Der größere Unterschied liegt tatsächlich im Vergleich zur xRechnung. Denn eine xRechnung basiert auf dem xml-Format und ist somit nicht für den Menschen lesbar. Wie bei der xRechnung muss sie zuerst visualisiert werden.

Sollte es xml-Rechnung (kurz xRechnung) von einem Menschen überprüfbar werden, muss diese erst wieder in ein lesbares Format übertragen werden, welches mehr als Datencodes und reine Zahlen aufweist. Auch grafische Elemente wie Logos oder andere visuelle Spielereien fallen somit komplett weg.

EDI Rechnungen

XML steht im Deutschen für die Abkürzung von „Extensible Markup Language“, was auf Deutsch etwa so viel bedeutet wie „erweiterbare Beschreibungssprache“. XML ist vergleichbar mit HTML eine Programmiersprache zur Strukturierung und Darstellung von Daten in einem formatierten Textformat.

Eine xRechnung kann jedoch problemlos (bei richtiger Anbindung) mit dem EDI Verfahren von einem Partner zu einem anderen Empfänger transferiert und direkt von den Systemen der beiden generiert und verarbeitet werden. EDI und xRechnungen haben nichts miteinander zu tun. Wobei jede xRechnung gleich ist, EDI sieht bei jedem Partner anders aus. XRechnungen kommen primär bei staatlichen Stellen zum Einsatz.

Ab wann benötigt man eine EDI Schnittstelle zu staatlichen Organen in Deutschland?

Seit 2020 akzeptiert der deutsche Staat keine papierbasierten Rechnung mehr. Seitdem müssen Unternehmer ihre Rechnungen elektronisch an die dafür zuständige Stelle übermitteln. Der dafür gebräuchliche Standard ist die xRechnung. Eine E-Rechnung kann jedoch auch im ZUGfERD Format übermittelt werden – solange dieses stets aktuell bleibt, was die rechtliche Umsetzung der EU- und deutschen Standards betrifft.

Aktuelle Informationen lassen sich stets auf der Seite des Bundesministeriums für das Innere und die Heimat hier finden: https://www.e-rechnung-bund.de

Wie viel kostet die Integration von EDI Rechnungen in mein Unternehmen?

Um per EDI Rechnungen versenden zu können, benötigt man eine Software, die dazu fähig ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten dazu, die sich nach dem jeweiligen Bedarf des einzelnen Unternehmens richten. Abhängig ist der Preis auch, ob Sie lieber eine lizenzierte Nutzung möchten oder eine fest installierte Variante vor Ort bei Ihnen.

Entscheidend ist ebenso die Menge der angebundenen Systeme (ERP, Rechnungssoftware usw.) und die der Mitarbeiter. Wenn Sie sich für die EDI Rechnungen Empfang und den Versand interessieren, dann schreiben Sie uns doch gerne eine Nachricht und wir machen Ihnen aufbauend auf Ihren Voraussetzungen und Vorstellungen ein passendes Angebot.

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