Um die Dynamik des Marktes zu meistern und Kundenerwartungen zu erfüllen, müssen Unternehmen schneller, flexibler und gleichzeitig günstiger arbeiten. Die Performance der Prozesse ist deshalb mehr denn je ein zentraler Hebel für wirtschaftlichen Erfolg.
Die beiden win-Mitglieder Schwindt und Woll arbeiten bei der Prozessdigitalisierung erfolgreich zusammen: Seit rund 5 Jahren unterstützt das Saarbrücker IT-Systemhaus den Hersteller von Premium-Kochgeschirr bei der Digitalisierung. Von Anfang an auf Kundenseite dabei: Ivo Teutsch, Mitglied der Geschäftsleitung bei Woll. In einem Interview gibt er Einblick in die Zusammenarbeit.
Herr Teutsch, Ihr erstes gemeinsames Projekt mit Schwindt liegt bereits einige Jahre zurück, es ging um die Optimierung Ihres bestehenden Sage ERP-Systems. Warum hatten Sie damals nach einem neuen IT-Partner gesucht?
Ivo Teutsch: (lacht) Ehrlich gesagt war ich gar nicht konkret auf der Suche, sondern unsere Zusammenarbeit im Bereich ERP ist eher das Ergebnis eines Zufalls, für den ich heute sehr dankbar bin. Schwindt hatte früher ja auch Büromöbel im Portfolio und auf der Suche nach dem Namen unseres Bürostuhl-Modells bin ich im Footer einer Schwindt-Rechnung auf die Bezeichnung „Sage ERP Partner“ gestoßen.
Zu dem Zeitpunkt waren wir gerade mitten in einem ERP-Update, das hinten und vorne nicht funktioniert hat. Unser damaliger ERP-Dienstleister war extrem schlecht erreichbar und da habe ich den Hörer in die Hand genommen und spontan bei Schwindt angerufen. Schon nach den ersten Gesprächen war klar: Den Weg gehen wir künftig gemeinsam.
Sie haben also das ERP-System Sage behalten, aber den Servicepartner gewechselt?
Ivo Teutsch: Ja genau. Mit Sage als ERP-System waren und sind wir sehr zufrieden. Aber wie gesagt hatten wir einen recht hohen Leidensdruck bei der laufenden Betreuung unseres ERP-Systems. Die Beratung unseres ehemaligen Dienstleisters empfanden wir als zu vertrieblich.
Viele unserer teils speziellen Anforderungen waren in der Umsetzung entweder teuer oder nicht machbar, die Reaktionszeiten schlecht. Bei Schwindt hingegen hatten wir sofort das Gefühl, dass hier jemand sitzt, der lösungs- und kundenorientiert denkt.
Gleich in den ersten Workshops haben wir Denkansätze erhalten, wie wir einige Prozesse pragmatisch mit den „Bordmitteln“ von Sage umsetzen können, also ohne Individualprogrammierungen, die bei Updates immer wieder zu Problemen geführt hatten. Dieser erste Eindruck hat sich in den Jahren unserer Zusammenarbeit bestätigt: Es ist ein sehr konstruktives Miteinander.
Sie arbeiten intensiv an der Digitalisierung Ihrer Prozesse, auch über das ERP-System hinaus. Unter anderem haben Sie 2018 gemeinsam mit Schwindt das Dokumenten-Management-System DocuWare für Ihre Eingangsrechnungen eingeführt. Welche Ziele hatte dieses DMS-Projekt?
Ivo Teutsch: Dazu muss ich ein wenig ausholen. Die letzten Jahre hatten wir ein Umsatzwachstum von knapp 25 Prozent jährlich. Das ist gut, denn es zeigt, dass es uns gelingt, die Wünsche unserer Kunden zu bedienen. Allerdings haben unsere internen Prozesse nicht mit diesem Wachstum Schritt gehalten – ein typisches Mittelstandsthema …
Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen war ein solcher Pain Point: 500 Rechnungen monatlich haben wir noch ganz gut geschafft. Ab 600 Rechnungen wurde es holprig, bei 800 Rechnungen war ein Punkt erreicht, wo es einfach nicht mehr ging. Die Überstunden in der Buchhaltung häuften sich und was ich noch viel schlimmer fand: Hier saßen ausgebildete Buchhalter, die 10 Stunden täglich nur Daten aus Rechnungen abtippten und ins ERP-System übertrugen.
Das ist eine Verschwendung fachlicher Ressourcen. Genau in diese Phase fiel auch noch die Umsetzung der neuen GoBD-Richtlinien für die elektronische Buchführung. Die Implementierung eines professionellen DMS war deshalb aus mehreren Gründen notwendig.
Warum fiel die Wahl auf DocuWare?
Ivo Teutsch: Ich wusste, dass Schwindt mit DocuWare arbeitet, deshalb hatte ich mir dieses System genauer angeschaut, aber auch mit Alternativen von Wettbewerbern verglichen. Da DocuWare alle wichtigen Anforderungen erfüllt, gab das Argument „Alles aus einer Hand“ den Ausschlag. Wir waren mit Schwindt als ERP-Dienstleister mehr als zufrieden und setzten deshalb auch das DMS-Projekt gemeinsam um.
Welche funktionalen Anforderungen hatten Sie an Ihre DMS-Lösung?
Ivo Teutsch: Unser DMS sollte eine Cloud-Lösung sein, aus Datenschutzgründen in der EU gehostet. Revisionssicherheit war wichtig und natürlich eine reibungslose Verzahnung mit Sage ERP. Die Skalierbarkeit, also das Ausrollen auf weitere Unternehmensbereiche, war zwar bei der Auswahl damals kein entscheidendes Argument, heute sehe ich es aber als weiteren großen Vorteil von DocuWare.
Im ersten Schritt lag der Fokus auf der Digitalisierung des bestehenden Prozesses, erst im zweiten Schritt haben Sie mit etwas zeitlichem Abstand den Workflow selbst optimiert. Warum haben Sie sich für diese Vorgehensweise entschieden?
Ivo Teutsch: Ich bin ein Freund schneller Entscheidungen, ich möchte vorankommen, ein Projekt nicht ewig planen, sondern Quick Wins sehen und dann auf Basis der ersten Ergebnisse und Erfahrungen weiter optimieren.
Es stimmt, dass wir erstmal am bestehenden Prozess entlang digitalisiert haben und deshalb auch „suboptimale“ analoge Prozesselemente in digitale Pendants umgewandelt haben. Wir haben dafür übergangsweise sogar einige Individualprogrammierungen in Kauf genommen. Aber dieser Weg hat sich für uns richtig angefühlt und ich würde es wieder so machen.
Haben sich Ihre Erwartungen an das DMS erfüllt und welche konkreten Verbesserungen sind spürbar oder messbar?
Ivo Teutsch: Die ersten Verbesserungen waren sofort spürbar. Ganz konkret haben sich die 10 Stunden täglich für die Erfassung der Eingangsrechnungen auf 4 Stunden reduziert, also mehr als halbiert.
Unsere Buchhaltung musste keine Überstunden mehr machen, sondern hatte endlich wieder Zeit für „echte“ Buchhaltungsaufgaben, konnte sich um eine genauere Rechnungsprüfung kümmern, Skonti optimieren und Controllingaufgaben übernehmen. Das Thema GoBD war vom Tisch und auch unsere Wirtschaftsprüferin war beim Jahresabschluss begeistert.
Ich als Führungskraft finde außerdem die einfache Recherche im Dokumentenbestand genial – ich kann alle Rechnungen innerhalb von Sekunden mit der Volltextsuche durchsuchen, ohne jedesmal in der Finanzbuchhaltung nachzufragen. Die genau definierten Freigabe-Workflows für Eingangsrechnungen sind ebenfalls ein deutlicher Fortschritt.
Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit Schwindt?
Ivo Teutsch: Das passt fachlich und menschlich. Die Expertise im Schwindt-Team für die Themen ERP und DMS ist groß, aber eben nicht nur auf IT-Ebene, sondern wir profitieren auch von Impulsen aus der kaufmännischen Perspektive. Unsere Buchhaltungsexperten fühlten sich ernstgenommen und in Workshops sprechen wir dieselbe Sprache.
Und Schwindt reagiert schnell! Das ist wichtig, denn wenn unser ERP-System ausfällt, stehen Produktion, Versand und Backoffice still. Da in unserem Fall auch die räumliche Nähe hinzukommt, saßen wir während größerer IT-Umstellungen abends auch schon häufig bei einer Pizza zusammen, da sind im Lauf der Jahre nicht nur viele gute Ideen, sondern auch Freundschaften entstanden.
Was ich ebenfalls sehr schätze, ist die Vernetzung der Schwindt-Kunden untereinander, beispielsweise auf Inhouse-Events. Ich komme gerne mit anderen Mittelständlern ins Gespräch und tausche mich aus.
Digitalisierungsprojekte sind häufig auch Transformationsprojekte. Mussten Sie innerbetriebliche Widerstände überwinden oder waren Sie als Führungskraft besonders gefordert?
Ivo Teutsch: Größere Probleme gab es da nicht. Die Verbesserungen und Entlastungen waren ja für alle greifbar. Für mich als Führungskraft hat es sich bewährt, dass ich die Arbeit an verschiedenen Stellen im Unternehmen immer wieder mal selber mache, egal ob in der Buchhaltung, beim Paketversand oder in der Kommissionierung.
So kann ich Prozesse entdecken, die keinen Sinn machen und das Problem gleichzeitig mit meiner IT-Brille abgleichen. Außerdem setze ich auf Eigenverantwortlichkeit und aktives Mitmachen, ich bin kein Fan einer Top-Down-Digitalisierung. In unseren Prozess-Workshops sitzen genau die Mitarbeiter, die diesen Prozess aus ihrer täglichen Arbeit am besten kennen.
Sind bereits weitere Digitalisierungsprojekte geplant?
Ivo Teutsch: Wir sind kontinuierlich dabei, Kundenerwartungen umzusetzen und interne Abläufe zu verbessern. Das ist heute zwangsläufig meist auch mit Digitalisierung verbunden, egal ob es um Retourenmanagement, den Webshop, das Warehouse-Management oder die Buchhaltung geht.
Wenn wir auf DocuWare zurückkommen: Das DMS eignet sich ja nicht nur für die Eingangsbuchhaltung, sondern für viele weitere Bereiche, die mit Dokumentenmanagement verbunden sind. Digitales Vertragsmanagement und die digitale Personalakte sind beispielsweise Themen, die wir gerne demnächst angehen möchten. Da gibt es auf jeden Fall noch Digitalisierungspotenzial, das sich gemeinsam mit Schwindt zu entdecken lohnt!
Herr Teutsch, herzlichen Dank, dass Sie sich Zeit für das Interview genommen haben!
Über IVO Teutsch und Woll
Chief Operating Officer | Mitglied der Geschäftsleitung
Norbert Woll GmbH
