Eine EDI Anbindung ist nichts anderes, als eine Synchronisation der Bestelldaten ohne menschlichen Aufwand beim Senden und Empfangen von etwa XML / EDI Rechnungen, sodass diese direkt von einem System ins andere reibungslos übertragen werden können.

Eine EDI Anbindung bezeichnet also eine beidseitige Verbindung mittels (auch unterschiedlicher) Unternehmenssoftware.

Eine EDI Anbindung ist somit unabhängig vom verwendeten ERP unter anderem möglich, wenn diese elektronische Daten in einem EDI-Format ausgeben kann. Unternehmen A kann also Sage nutzen, während Unternehmen B auch über ein anderes Systeme verfügen kann, solange dieses mittels EDI Schnittstelle verbunden ist Aber wie funktioniert die EDI Anbindung und ist eine solche immer möglich?

EDI Anbindung Erklärung und Definition – Vom Problem zur Lösung in Ihrem ERP-System

Die EDI Anbindung wurde geschaffen, da viele unterschiedliche Systeme im Umlauf waren, die eine effektive und reibungslose Übertragung von Rechnungs- und Bestelldaten zwischen Betrieben und Lieferanten schwierig bis unmöglich gemacht haben. Daten aus einem Geschäft konnten meistens gar nicht elektronisch sowie ohne menschliches Eingreifen übertragen werden. Das Problem waren fehlende Standards.

Da das Problem schon seit Längerem bekannt ist, wurden und werden (für neue Sektoren) eigene Standards etabliert, um eine EDI Anbindung zu ermöglichen. Das größte EDI Format ist EDIFACT – ein von den Vereinten Nationen herausgegebenes Format, welches seit 1988 dazu dient diese Standards zu vereinheitlichen. EDIFACT verfügt jedoch auch über branchenspezifische Subsets, die im Konsumgüterhandel, oder der chemischen Industrie zum Einsatz kommen.

Kurz erklärt: Was ist ein EDI Subset?

Ein EDI Subset ist eine spezifische Gruppe von EDI-Standards oder -Regeln, die für eine bestimmte Branche, ein Land oder eine Gruppe von Handelspartnern angepasst wurden. Stellen Sie sich EDI als eine universelle Sprache vor, die Unternehmen verwenden, um miteinander zu kommunizieren.

Ein EDI Subset wäre dann ein spezieller Dialekt dieser Sprache, der von einer bestimmten Gemeinschaft gesprochen wird. Dieser „Dialekt“ ermöglicht es den Beteiligten, ihre Kommunikation genauer und effizienter zu gestalten, indem er genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist.

Diese Rollen nehmen Clearing Center bei der EDI Anbindung ein

Ein Clearing Center (auch bekannt als EDI Clearinghouse) in Bezug auf EDI, dient als Vermittler zwischen Unternehmen, die Daten austauschen. Es handelt sich um eine Einrichtung oder einen Dienst (EDI Wandler), der EDI-Transaktionen zwischen verschiedenen Unternehmen empfängt, verarbeitet und weiterleitet. Das Clearing Center übernimmt die Aufgabe, die gesendeten Daten in das Format umzuwandeln, das vom Empfänger benötigt wird, und stellt sicher, dass die Daten sicher und zuverlässig übertragen werden.

Es ist wie ein Postamt für elektronische Daten: Sie geben Ihre Daten ab, und das Clearing Center kümmert sich darum, dass diese genau dort ankommen, wo sie hin sollen, und in genau der Form, die der Empfänger versteht und nutzen kann. Dies erleichtert den Datenaustausch zwischen Unternehmen, die möglicherweise unterschiedliche EDI-Standards verwenden, und trägt dazu bei, den Geschäftsverkehr flüssiger und effizienter zu gestalten.

Mittels der EDI Anbindung kann nun Unternehmen A eine in Deutschland gesetzlich definierte Rechnung mit seinem Lieferanten austauschen und das einfach sowie unkompliziert, wenn dieser den gleichen Standard verwendet. Das Feld „DTM“ gibt beispielsweise in EDIFACT die Datumsangaben an. Analog gilt dies auch für andere Bereiche, wie Kopfzeile, Betreff, Adresse, Referenz uvm. Die alle in Form von solchen „Benutzerdaten-Segmenten“ verarbeitet werden können.

Anhand dieser Daten kann dann das System von Geschäftspartner B die enthaltenen Daten wieder richtig aufbauen. Somit wird durch eine EDI Anbindung massiv Zeit gespart, da es beim Gegenüber keiner manuellen Einordnung mehr bedarf und alle Daten korrekt vorliegen. Eine EDI Anbindung eines Unternehmens geschieht durch die verwendete Unternehmenssoftware bzw. das genutzte Rechnungsprogramm, sollte kein ERP vorhanden sein.

Wie wird die EDI Schnittstelle sichergestellt?

Hat man sich also auf einen Branchenstandard, wie EDIFACT, geeinigt, dann muss nur noch die technische Umsetzung funktionieren. Dies wird durch bilateral abgestimmte Kommunikationswege erweicht. Damit hier eine sichere Übertragung stattfinden kann, werden diese verschlüsselt. Dabei kommen in der Regel die Datenaustauschwege X400, AS2 oder SFTP zum Einsatz. Somit gelangen die standardisierten Daten von Partner A zu B.

Und so funktioniert die EDI Anbindung in der Praxis

In der Praxis wird eine EDI Anbindung eines KMUs oder eines Onlineshops in der Regel durch die Verwendung eines ERP-Systems erreicht. Zunächst werden alle vorhandenen Artikel in das eigene ERP eingepflegt oder mittels eines Lagersystems an das ERP übermittelt.

Alternativ gibt es auch Online- und Cloudmöglichkeiten EDI mit seinen Geschäftsprozessen zu verbinden. In der Regel empfiehlt es sich jedoch auch für kleine Unternehmen, bereits alles gepflegt im eigenen ERP zu führen und dann die dort integrierten EDI Anbindungen zu nutzen.

Eine EDI Anbindung kann somit in drei Schritten vollzogen werden:

Bedarfsanalyse und Planung:

• Bedarfsermittlung: Zunächst muss das Unternehmen seinen spezifischen Bedarf an EDI ermitteln. Dies beinhaltet die Identifikation der Geschäftsprozesse, die automatisiert werden sollen, und der Dokumententypen, die ausgetauscht werden (z. B. Bestellungen, Rechnungen, Versandbenachrichtigungen).
• Partnerkoordination: Es ist wichtig, sich mit den Handelspartnern abzustimmen, um die EDI-Standards und -Protokolle zu vereinbaren, die verwendet werden sollen (z. B. EDIFACT, ANSI X12).

Auswahl der EDI-Lösung und des Dienstleisters:

• Software und Dienstleister: Je nach Bedarf kann das Unternehmen eine EDI-Software wählen oder einen EDI-Dienstleister beauftragen. Wichtig sind hierbei Faktoren wie Funktionsumfang, Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und Kosten.

Technische Implementierung:

• Integration in die bestehende IT-Infrastruktur: Die EDI-Software muss in die bestehenden Systeme, wie z. B. ERP-, Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssysteme, integriert werden.
• Konfiguration: Die EDI-Lösung wird gemäß den spezifischen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert. Dies beinhaltet das Mapping der Datenformate, die Festlegung der Kommunikationsprotokolle (z. B. AS2, FTP, VAN) und die Einrichtung der Nachrichtenübertragung.

Elektronischer Datenaustausch für Unternehmen: Unser Fazit

Die Implementierung einer EDI-Anbindung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine gesteigerte Effizienz, verbesserte Genauigkeit in der Datenübermittlung und eine schnellere Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Durch die Automatisierung des Datenaustauschs mit Handelspartnern können manuelle Eingriffe reduziert und somit Zeit und Kosten gespart werden. EDI fördert zudem die Integration und Optimierung der Lieferkette, was zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit führt.

EDI Software – Welche Varianten gibt es für kleine und mittlere Unternehmen?

Die Bezeichnung EDI Software ist schwierig, denn bei EDI (Electronic Data Interchange) handelt es sich nicht um ein „klassisches Programm“, sondern um ein Verfahren – nämlich das der elektronischen Datenübertragung.

Deswegen sind die meisten Varianten von ERP, Warenwirtschaftssystemen, CRMs sowie Lager- und Rechnungsprogrammen in der Lage mittels EDI Anbindung und Schnittstelle zu interagieren, ohne, dass es eines gesonderten Programms bedarf.

Ziel von EDI-fähiger Software ist es, Sicherheit und Automatisierung voranzubringen. Es gibt jedoch daneben sogenannte EDI Viewer Software. Diese Anwendungen können verschlüsselte EDI Daten beispielsweise im XML-Format in lesbare Datensätze umwandeln und anzeigen.

Sollten Sie Fragen zu EDI haben, oder selbst in Ihrem Unternehmen, beispielsweise wegen der baldigen Pflicht zur xRechnung in Verbindung mit staatlichen Stellen, diese umsetzen wollen, kontaktieren Sie uns diesbezüglich gerne.

Häufige Fragen:

Was kostet eine EDI Anbindung?

Die Kosten einer EDI-Anbindung variieren stark je nach Umfang, Komplexität und Art der Implementierung. Sie umfassen in der Regel die Ausgaben für die Software oder den Dienstleister, die Integration in bestehende Systeme, mögliche Anpassungen und laufende Betriebskosten. Für kleinere Unternehmen gibt es oft kostengünstige, Cloud-basierte Lösungen, während größere Unternehmen möglicherweise in umfassendere, maßgeschneiderte Systeme investieren müssen.

Möchten Sie konkret eine EDI Anbindung in Ihrem Unternehmen durchführen, dann kontaktieren Sie uns gerne.

Die Preise sind abhängig von der Datenmenge, die beim Datentransfer zwischen bei Stellen, entweder von Unternehmen zu Unternehmen oder beim Clearing Center, erzeugt wird.

Wie funktioniert die Electronic Data Interchange Anbindung an Lieferanten?

Die EDI-Anbindung an Lieferanten beginnt mit der Einigung auf gemeinsame EDI-Standards und -Formate für den Datenaustausch. Es folgt die technische Implementierung, bei der EDI-Software in die bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssysteme integriert und für die Kommunikation mit den Systemen der Lieferanten konfiguriert wird.

Ist eine EDI Anbindung für Selbstständige interessant?

Für Selbstständige kann eine EDI-Anbindung interessant sein, wenn sie regelmäßig mit größeren Unternehmen Geschäfte machen, die EDI voraussetzen. EDI kann die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Geschäftsprozesse beschleunigen.

Oftmals erwarten entsprechend große Unternehmen sogar eine EDI Anbindung und schlagen Strafzahlungen auf erbrachte Dienstleistungen oder Käufe, wenn der Beleg nicht im „korrekten“ EDI Format/Subset geliefert wurde.

Allerdings sollten die Kosten und der technische Aufwand gegen den potenziellen Nutzen abgewogen werden, da für kleinere Geschäftsvolumen einfachere Lösungen ausreichend sein können.

Manchmal übernehmen auch die Vertriebspartner die EDI Kosten für den Anwender. Dies ist beispielsweise beim Dropshipping und FBA Verkauf der Fall. Diese beliebte eCommerce-Methode basiert darauf, dass beim Skalieren mittels EDI-Anbindung Amazon, Shein, Otto oder Alibaba direkt vom Verkauf informiert werden.

Was ist ein EDI Konverter?

Ein EDI Konverter ist eine Softwarelösung oder ein Dienst, der es ermöglicht, Daten von einem Format in ein anderes umzuwandeln, typischerweise von einem firmenspezifischen Format in ein standardisiertes EDI-Format und umgekehrt. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen oft unterschiedliche interne Systeme und Datenformate verwenden.

In welchen Geschäftsbereichen sind EDI Schnittstellen nützlich?

EDI Schnittstellen finden in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen Anwendung, hauptsächlich dort, wo der Austausch großer Mengen von Geschäftsdokumenten erforderlich ist. Einige der häufigsten Bereiche umfassen:

• Supply Chain Management und Logistik: Für Bestellungen, Rechnungen, Lieferavisierungen und den Austausch von Frachtdokumenten.
• Finanzwesen und Buchhaltung: Für Rechnungsstellung, Zahlungsavis, und Kredit-/Debitmitteilungen.
• Gesundheitswesen: Für den Austausch von Patientendaten, Rechnungen für medizinische Dienstleistungen und Versicherungsansprüche.
• Einzelhandel: Für Bestellwesen, Inventurmanagement, Preislisten und Verkaufsberichte.
• Produktion: Für Arbeitsaufträge, Produktionspläne und Materialanforderungen.

In diesen Bereichen hilft EDI, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren, Papierkram zu verringern und die Effizienz zu steigern.

Wie funktioniert das EDI Verfahren?

Das EDI Verfahren umfasst mehrere Schritte, die den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format ermöglichen:

• Vorbereitung der Dokumente: Das sendende Unternehmen bereitet die zu übermittelnden Dokumente vor, die typischerweise aus dessen internem System stammen.
• Konvertierung in EDI-Format: Mit Hilfe eines EDI Konverters werden die vorbereiteten Dokumente vom internen Format des Unternehmens in ein standardisiertes EDI-Format umgewandelt.
• Übertragung: Die konvertierten EDI-Dokumente werden über ein sicheres Netzwerk, wie z.B. ein VAN (Value Added Network) oder das Internet, an den Geschäftspartner gesendet.
• Empfang und Konvertierung: Der Empfänger erhält die EDI-Dokumente und verwendet seinen eigenen EDI Konverter, um die Daten in sein internes Format umzuwandeln, damit sie in seinen Systemen verarbeitet werden können.
• Verarbeitung: Nach der Konvertierung werden die Daten in die internen Systeme des Empfängers integriert und entsprechend weiterverarbeitet (z.B. Bestellung in das Lagerverwaltungssystem).