Der elektronische Datenaustausch, kurz EDI (Akronym für Electronic Data Interchange), ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen (und Selbstständige), die auf Effizienz und schnelle Kommunikation Wert legen.

EDI ermöglicht den automatisierten Austausch geschäftskritischer Daten zwischen Unternehmen und deren Handelspartnern, wodurch herkömmliche, papierbasierte sowie manuelle Kommunikationsmethoden ersetzt werden.

EDI gehört zur Übergruppe EDV (Elektronische Datenverarbeitung) bezeichnet den Datenaustausch mittels elektronischer Transferverfahren. Die Möglichkeiten sind Branchenspezifisch und werden über konkrete Verfahren und Vereinbarungen geregelt.

Die Sammlung solcher standardisierter Verfahren bezeichnet man deshalb als EDI-Standards. Die Integration von EDI ist in zahlreiche Geschäftsabläufe möglich und bietet umfassende Vorteile für Ihr Unternehmen.

Die wichtigsten Vorteile von EDI im Überblick – Deshalb lohnt sich der Elektronische Datenaustausch

Die Einführung von EDI in ein Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere in Bezug auf die Zusammenarbeit in der Lieferkette, die Optimierung von Geschäftsabläufen und die Reduzierung von Kosten.

Diese und weitere Vorteile sind entscheidend für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz in Unternehmensabläufen. Mittels EDI werden zudem wichtige Standards erfüllt.

Verbesserte Zusammenarbeit in der Lieferkette

Standardisierung von Daten: EDI ermöglicht die Verwendung standardisierter Formate für den Datenaustausch, was eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Geschäftspartnern gewährleistet. Diese Standardisierung erleichtert die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz.

Transparenz und Geschwindigkeit: Der schnelle und transparente Informationsfluss durch EDI verbessert die Zusammenarbeit über die gesamte Lieferkette hinweg. Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen reagieren und die Lieferzeiten verkürzen.

Optimierung von Geschäftsabläufen: Ausschluss von Erfassungsfehlern, bei Rechnungsein- und ausgängen sowie Lieferscheinen. Auftragsbestätigungen werden ebenfalls automatisch versendet und importiert.

Automatisierung von Prozessen: EDI automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten, was manuelle Eingriffe reduziert und die Fehleranfälligkeit minimiert. Dies führt zu einer effizienteren und präziseren Abwicklung von Geschäftsprozessen. Bestellungen werden automatisch importiert.

Verbesserung der Auftragsabwicklung: Die Automatisierung durch EDI beschleunigt die Auftragsabwicklung. Bestellungen, Rechnungen und andere wichtige Dokumente werden in Echtzeit verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Abwicklung führt.

Geschwindigkeit: Die Automatisierung durch EDI reduziert die Zeit, die für die Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten benötigt wird.

Sofortige Kommunikation: EDI ermöglicht eine nahezu sofortige Übermittlung von Informationen, was besonders bei zeitkritischen Prozessen wie der Bestandsverwaltung und dem Kundenservice von Vorteil ist.

Verbesserte Bestandsverwaltung: EDI ermöglicht eine genauere Bestandsverfolgung und -verwaltung, was zu einer effizienteren Lagerhaltung und geringeren Lagerkosten führt.

Kosteneinsparungen

• Reduzierung von Papierkosten: Durch die digitale Übertragung von Geschäftsdokumenten werden die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierdokumenten erheblich reduziert.

• Senkung des Verwaltungsaufwands: Die Automatisierung von Routineaufgaben verringert den Bedarf an manuellen Eingriffen, was den administrativen Aufwand und die damit verbundenen Kosten reduziert.

• Vermeidung von Fehlern: Die Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Datenübertragung verringert die Kosten, die durch Fehllieferungen, Rücksendungen oder Reklamationen entstehen können.

Nachhaltigkeit: : Durch den elektronischen Austausch von Dokumenten wird der Papierverbrauch stark reduziert, was direkt zur Schonung natürlicher Ressourcen und Verringerung der Umweltbelastung beiträgt. Elektronischer Datenaustausch ist oft energieeffizienter als traditionelle, papierbasierte Prozesse und trägt somit zu einer Reduzierung des CO2-Fußabdrucks Ihres Unternehmens bei.

Ein gut funktionierendes EDI System stärkt die Effizienz und Kostenersparnis und beschleunigt viele Prozesse, wodurch sich die Reaktionsfähigkeit dynamisch verbessert. 

Ebenso wird durch das Einsparen von Papier auch die Nachhaltigkeit eines Unternehmens erhöht. Damit ist EDI das Schlüsselelement um agil und wettbewerbsfähig zu blieben.

Die Basis der Funktionalität – Den richtigen EDI Standard wählen

Ein einzelner EDI-Standard (von den vielen möglichen) ist ein vereinbartes Format für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen.

Die jeweiligen Standards definieren, wie Daten strukturiert und formatiert sein müssen, damit sie zwischen verschiedenen Computersystemen korrekt übertragen und interpretiert werden können. Die meisten Partner verfügen über eigene Standards, die (erst) durch ein clearingCenter geschleust werden müssen.

EDI liefert den Rahmen in dem die jeweiligen GuideLines erstellt werden

Die Einhaltung eines EDI-Standards ermöglicht einen reibungslosen und effizienten Datenaustausch, unabhängig von den individuellen Systemen der beteiligten Unternehmen.

Daten können nur miteinander ausgetauscht werden, wenn beide Systeme, der Absender und Empfänger die gleichen Formate und Strukturen verwenden, ansonsten entstehen Fehler bei der Übertragung, oder diese funktioniert nicht. Etablierte EDI Standards sind Branchen abhängig, ein gutes Beispiel dafür ist der EDI-Standard bei Banken: SWIFT.

Den EDI-Nachrichtenstandard in Ihrem Unternehmen nutzen – Einfacher möglich als gedacht

Die Integration von EDI in die Arbeitsprozesse eines Unternehmens ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältige Planung und Abstimmung erfordert. Er wird jedoch umfassend dadurch erleichtert, wenn beispielsweise ein ERP System bereits vorhanden ist. SCHWINDT setzt dabei ganz auf die Integration von EDI in Sage.

Unabhängig davon, welche Lösung gewählt wird, gehen wir zurück zum Anfang. Zunächst einmal sollte klar sein, warum man zu EDI greift. Einfach auf den Zug aufzuspringen, wäre hierbei eine falsche Investition.

Daher sollten am Anfang alle Prozesse aufgelistet werden, die automatisiert werden sollen und/oder vorhandene Parameter in dem ERP sind, welches genutzt wird, oder genutzt werden soll (falls ein ERP mit EDI gemeinsam neu eingeführt werden soll.

Die beste Möglichkeit wäre die Kommunikation mit dem EDI-Partner um zu klären, welche Standards in der Punkt zu Punkt Verbindung notwendig sind.

Dazu gehören auch die benötigten Dateiformate sowie das Volumen der Anfrage. In manchen Sektoren gibt es etablierte Branchenlösungen und Integration, je spezieller das eigene Angebot ist, desto wichtiger ein Ansprechpartner, der die Anbindung übernehmen bzw. gewährleisten kann.

Anhand der ermittelten Anforderungen sowie der eigenen internen Kapazität kann nun passender EDI-Anbieter gewählt werden.

In der Regel lohnt sich hier die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister wie SCHWINDT, der den sicheren Datenstrom zwischen beiden Absender- und Empfängersystem sicherstellen kann. Weitere Faktoren sind Wachstum, Support und Preisgestaltung durch den Partner.

Wer bei der EDI Implementierung fehlerhaft arbeitet, zahlt in der Regel drauf

Hat man sich geeinigt, dann folgt die Umsetzung und technische Implementierung. Auch wenn es hierbei für manche lukrativ klingt, Kosten zu sparen, indem man statt einem festen Kooperationspartner zu (günstigen) Programmierern auf Fiverr und Co. greift, sollte bedacht werden, dass schon kleine Fehler bei der Implementierung die Ergebnisse negieren oder sie verfälschen.

Gerade, wenn man selbst keine technischen Kenntnisse besitzt, was Organisation und Überwachung von Tests sowie den Parallelbetrieb von EDI und bestehenden Prozessen betrifft, ist dringend von einem eigenen Versuch abzuraten.

Nach der Umsetzung folgt dann der Testbetrieb, um etwaige Fehler auszuschließen. Mögliche Fehler können in diesem Stadium noch angepasst und somit behoben werden. Im Anschluss wird die Implementierung online geschaltet und danach kontinuierlich auf ihre Funktionalität hin überwacht.

Diese Alternativen gibt es EDI in Ihr Unternehmen zu integrieren

Es gibt drei verschiedene Arten, wie man EDI-Software in ein Unternehmen einbinden kann. Diese jeweilige Form der Realisierung ist von mehreren Faktoren abhängig, allen voran ob eine eigenen IT vorhanden ist, eine Cloud genutzt werden soll, oder es an einen externen Dienstleister ausgelagert werden soll.

• Verwendung einer lokalen EDI-Software (EDI-Konverter): Vollständige Kontrolle über die eigenen EDI-Prozesse und hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensanforderungen.
• Einsatz einer Integrationsplattform als Dienstleistung (PaaS): Die Technologie wird ständig aktualisiert und bietet die Vorteile eines Cloud-Services. Weniger Abhängigkeit von internen IT-Ressourcen als bei lokalen Lösungen.
• EDI als Dienstleistung (EDI as a Service): Minimiert den internen Aufwand und das benötigte Fachwissen. Bietet eine zukunftssichere Lösung, da der Dienstleister schnell auf Änderungen in den Anforderungen reagieren kann.

Bei diesem Ansatz wird eine EDI-Software lokal im Unternehmen eingesetzt. Diese Software ermöglicht die Umwandlung von Nachrichten in die erforderlichen EDI-Formate und deren Übermittlung an Geschäftspartner über verschiedene Übertragungsprotokolle.

Sie können beispielsweise von unserer Partnerlösung für Sage 100 profitieren (https://schwindt.de/elektronischer-datenaustausch-sage-100/), um Ihre Prozesse zu vernetzen.

EDI für Ihr Geschäft – In diesen Branchen fällt der Nutzen des elektronischen Datenaustauschs besonders hoch aus

Anhand der obigen Auflistung der Standards lässt sich schon schließen, in welchen Branchen EDI Verfahren zum Einsatz kommen, da die Nutzung aber noch nicht flächendeckend Gang und gäbe ist und viele Unternehmer noch von den Möglichkeiten der Digitalisierung sowie der EDI Einführung zurückschrecken, finden sich hier die 10 Sektoren, die am meisten vom elektronischen Datenaustausch profitieren.

• Automobilindustrie: EDI spielt eine Schlüsselrolle in der Automobilindustrie, insbesondere im Zusammenhang mit Just-in-Time- und Lean-Manufacturing-Praktiken.
• Finanzdienstleistungsbereich: In diesem Sektor wird EDI genutzt, um Prozesse wie die Bearbeitung von Verbindlichkeiten und Forderungen sowie die Verwaltung von Investitionen und Darlehen zu digitalisieren.
• High-Tech-Industrie: In der High-Tech-Branche, in der die Wertekette oft komplex ist, hilft EDI, die Prozesse effizient zu gestalten und die Produkteinführungszeit zu optimieren.
• Einzelhandel: Der Einzelhandel war eine der ersten Branchen, die EDI vollständig übernommen haben, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
• Gesundheitswesen: EDI ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Gesundheitswesen, wo es zur Effizienzsteigerung in verschiedenen Prozessen beiträgt.
• Logistik: In der Logistikbranche wird EDI für die effiziente Abwicklung von Transport- und Versandprozessen genutzt.
• Konsumgüter/Handel: Hier erleichtert EDI die Automatisierung von Bestell- und Lieferprozessen.
• Fertigungsindustrie: In der Fertigungsindustrie wird EDI für die Vereinfachung und Beschleunigung von Produktions- und Lieferkettenprozessen eingesetzt.
• Außenhandel: EDI wird im Außenhandel für die schnelle und genaue Abwicklung von grenzüberschreitenden Transaktionen genutzt.
• Transportwesen: Im Bereich des Transportwesens hilft EDI, die Koordination und Kommunikation zwischen verschiedenen Akteuren der Lieferkette zu optimieren.

Funktionsweise des elektronischen Datenaustausches anhand von EDIFACT beispielhaft erklärt

EDIFACT ist die Abkürzung für „United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“. Ausgegeben von der UN gehört EDIFACT daher zu den am weitesten elektronischen Datenaustauschsystemen.

Der Standard gehört ebenfalls mit zu den ältesten und wird seit 1988 verwendet. Der Dateiaufbau ist fest definiert – es existieren jedoch branchenabhängig sogenannte EDIFACT-Subsets, die gewisse Unterschiede aufweisen, beispielsweise EANCOM für die Konsumgüterindustrie.

Kurz erklärt: Was ist ein Subset? Subsets sind Teilmengen von EDIFACT und beinhalten nur die für bestimmte Anwendergruppen relevanten Funktionen.

• Standardisierung der Daten: EDIFACT definiert ein Set von Standards und Regeln zur Strukturierung von Daten, so dass sie maschinenlesbar und -interpretierbar sind. Dies ermöglicht es verschiedenen Computersystemen, Informationen effizient auszutauschen, unabhängig von den individuellen Systemunterschieden.
• Vorbereitung der Daten: Ein Unternehmen erstellt ein Dokument, wie z.B. eine Rechnung oder einen Bestellschein, in seinem internen System. Dieses Dokument wird dann in das EDIFACT-Format konvertiert. Diese Konvertierung wird oft durch spezielle Software erleichtert, die das Format des ursprünglichen Dokuments in das standardisierte EDIFACT-Format umwandelt.
• Übertragung der Daten: Die EDIFACT-Nachricht wird dann über ein sicheres Netzwerk (z.B. VAN – Value Added Network) oder das Internet an den Geschäftspartner gesendet. Dieser Prozess kann automatisiert werden, so dass die Nachrichten bei Bedarf automatisch gesendet werden. Deutsche Lösungen sind AS2, X400 sowie SFTP.
• Empfang und Interpretation der Daten: Beim Empfänger wird die EDIFACT-Nachricht durch entsprechende Software empfangen. Diese Software interpretiert die Nachricht gemäß den EDIFACT-Standards und konvertiert sie in ein Format, das vom internen System des Empfängers verarbeitet werden kann.
• Integration in interne Prozesse: Nach der Konvertierung wird die Nachricht in die internen Systeme des Empfängers eingebunden, z.B. in das Bestell- oder Buchhaltungssystem. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Verarbeitung der Informationen, wie z.B. die automatische Aktualisierung von Lagerbeständen oder die Generierung von Zahlungsanweisungen.

Der Vorteil von EDI und EDIFACT liegt in der schnellen, effizienten und fehlerfreien Übertragung von Geschäftsinformationen, was manuelle Eingriffe und Papierdokumente reduziert. Dies führt zu Zeit- und Kostenersparnissen sowie einer verbesserten Genauigkeit und Geschwindigkeit der Geschäftsabläufe.

Eine EDIFACT Nachricht besteht aus stets zwei Segmenten. Segment I definiert das jeweilige Service Segment. Dieses Segment beginnt in der Regel mit „UN“. Subsets enthalten manchmal weiter Varianten „UN+[Spezifikation]“. Darunter fällt zum Beispiel „UNB“. Diese Kombination enthält Kopfinformationen / Header.

Das zweite Segment ist dann der Abschnitt, in dem sich die tatsächlichen Nutzdaten der Nachricht hinterlegt werden. Diese „Benutzerdaten-Segmente“ beinhalten somit die Daten und Werte von Adressen, Mengen, Preise, Datumsangaben usw.

Für jede Zeile gibt es hier ebenfalls eigene Abkürzungen aus denen sich dann die EDI-Nachricht zusammensetzt. Darunter fallen Benutzerdaten-Segmente wie PRI (Preise), DTM (Datumsangaben), QTY (Mengen) usw.

Wer sich eine Übersicht der EDIFACT Referenzen gerne ansehen möchte, kann dies hier tun (https://www.edibrain.com/).

Überblick über die wichtigsten verwendeten EDI Standards

EDI Standards unterscheiden sich in internationale, regionale und national gebräuchliche Übertragungsverfahren. Internationale Standards ergeben sich aus der Notwendigkeit einheitlicher Systeme durch unsere globalisierte Wirtschaft.

Individueller wird es, wenn es wie bei ELSTER, um spezifische Datenübertragungen geht, für die es keine übergeordneten Regelungen gibt, beispielsweise, weil sich Datenschutz, Gesetze oder andere wichtige Regelungen unterscheiden.

Deutsche EDI Standards

• ELSTER gehört zu den bekanntesten Einsatzgebieten und wird von den deutschen Finanzverwaltungen bei der elektronischen Steuererklärung verwendet.

• In Deutschland kommt bei der Übermittlung von Datenträgeraustauschverfahren der SEPA Standard zum Einsatz.

• Ein übergreifender Standard bei der überbetrieblichen Auftrags- und Projektabwicklung ist myOpenFactory.

• eXTRa-Standard bildet den Bundesstandard des BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz der Bundesrepublik Deutschland) und wird bei den Arbeitgeber-Meldungen der deutschen Sozialversicherung genutzt.

• Im Rechtssektor sichert e-CODEX den grenzüberschreitenden Zugang zu Recht und Justiz.

• Der EDI Standard SEDAS findet im Konsumgüterhandel Anwendung.

• Ein weiteres häufig genutztes Verfahren für den elektronischen Datenaustausch wird bei der Übermittlung von Luftfrachten verwendet, nämlich E-Rates.

Häufige Fragen:

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten häufigen Fragen rund um das Thema Elektronischer Datenaustausch für Sie beantwortet.

Was bedeutet EDI?

EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bezieht sich auf den Austausch von Geschäftsdokumenten in standardisierten elektronischen Formaten zwischen Unternehmen.

Es ermöglicht die automatisierte Kommunikation und vereinfacht Geschäftsprozesse durch die schnelle und präzise Übertragung von Daten.

Für was steht die Abkürzung EDI?

Die englische Abkürzung EDI steht für „Electronic Data Interchange“. Dies ist eine Technologie für den automatisierten Austausch von Geschäftsinformationen zwischen den Computersystemen verschiedener Unternehmen, die manuelle Prozesse und Papierdokumentation reduziert. Auf Deutsch bedeutet EDI „elektronischer Datenaustausch“.

Was ist ein EDI?

Ein EDI ist ein System oder Prozess, der den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen ermöglicht. Es handelt sich um eine Methode, bei der Geschäftsdaten, wie Bestellungen und Rechnungen, in einem standardisierten elektronischen Format automatisiert übertragen werden.

Welche EDI-Standards gibt es beispielsweise?

Es gibt verschiedene EDI-Standards, die international genutzt werden. Dazu gehören EDIFACT (hauptsächlich in Europa und international), ANSI X12 (in Nordamerika), TRADACOMS (im Vereinigten Königreich) und VDA (in der deutschen Automobilindustrie). Jeder Standard hat spezifische Formatierungen und wird in bestimmten Branchen oder Regionen bevorzugt.

Was ist eine EDI-Rechnung?

Eine EDI-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem standardisierten elektronischen Format über EDI-Systeme übermittelt wird. Sie ersetzt die papierbasierte Rechnungsstellung und ermöglicht die schnelle und fehlerfreie Übertragung von Rechnungsinformationen zwischen Geschäftspartnern.

Was ist eine EDI-Schnittstelle?

Eine EDI-Schnittstelle ist ein System oder eine Softwarekomponente, die es ermöglicht, Daten zwischen verschiedenen Computersystemen im Rahmen von EDI-Transaktionen auszutauschen. Sie wandelt Daten in ein EDI-konformes Format um und sorgt für die reibungslose Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern.

Warum EDI?

EDI wird verwendet, um Geschäftsprozesse zu optimieren, manuelle Fehler zu reduzieren, Geschäftszyklen zu beschleunigen und Kosten zu senken.

Es verbessert die Effizienz und Genauigkeit des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und unterstützt damit eine effiziente Lieferkette und Geschäftskommunikation.

Was kostet eine EDI-Anbindung?

Die Kosten einer EDI-Anbindung variieren je nach Komplexität, dem gewählten EDI-System, der Anzahl der EDI-Partner und der benötigten Integration in bestehende IT-Systeme.

Sie können von monatlichen Abonnementgebühren bis hin zu einmaligen Einrichtungskosten und laufenden Wartungskosten reichen.

Was sind die wichtigsten EDI-Formate?

Zu den wichtigsten EDI-Formaten gehören EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS und VDA. Diese Formate werden branchen- und regionsspezifisch eingesetzt, um den standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zu ermöglichen.

Was ist der Unterschied zwischen „normaler“ und Web EDI?

Der Hauptunterschied zwischen „normaler“ EDI und Web EDI liegt in der Art der Implementierung und Zugänglichkeit. Web EDI ermöglicht den Zugriff auf EDI-Funktionen über einen Webbrowser, was besonders für kleinere Unternehmen, die nach einer EDI Lösung suchen einen größeren manuellen Aufwand bedeutet. EDI Nachrichten in größeren Maßstab sollten bessert mittels einer Automatisierung gelöst werden-