Einfach und schnell zu jeder Zeit überall
Manuelle Tätigkeiten zur Überwachung von aktuellen und vergangenen Geschäftsbeziehungen erfordern viel Zeit und sind aufgrund einer fehlenden Übersicht häufig kaum möglich. Als Folge entstehen Kosten für nicht mehr benötigte Vertragsverhältnisse bzw. zeitraubende Recherchen zur Beschaffung einer Vertragsinformation.
Mit DocuWare behalten Sie stets den Überblick über bestehende oder bald endende Vertragsverhältnisse. Durch digitales Vertragsmanagement erschlagen Sie alle Verwaltungsprobleme, die auf Papier bestehen.
Die Vorteile des DocuWare Vertragsmanagements
Einfacher Zugriff auf Verträge zu jeder Zeit und jedem Ort
Digitale Signaturen, gemäß den europäischen Vorschriften
Übersicht über alle aktiven, inaktiven oder bald endenden Verträge
Verwaltung Ihrer Verträge so übersichtlich wie noch nie
Unterstützung im gesamten Vertragszyklus
Durch digitales Vertragsmanagement verwalten Sie alle Dokumente zu einem Vertrag in einer elektronischen Akte, in der diese systematisch geordnet werden. Hierbei steht die Digitalisierung der Dokumente an erster Stelle.
Anschließend kann der Vertrag durch schnelle Zugriffe überwacht und genutzt werden. In übersichtlichen Listen werden diese dazu nutzerfreundlich dargestellt. Am Ende eines Vertragszyklus kann selbst die Löschung des Dokumentes nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist systemseitig erfolgen.
- Sicherer und zentraler Speicherort
- Schnelle Informationsbeschaffung dank OCR-Erkennung
- Interne Prüf- und Freigabeprozesse für erstellte Verträge
Behalten Sie die Übersicht über Ihre Vertragsdokumente
Das Suchen Ihrer Verträge und das Einhalten von Fälligkeiten und Fristen in Papierform ist schwer und unübersichtlich?
Das digitale Vertragsmanagement gibt Ihnen eine Übersicht über alle aktiven, inaktiven oder bald endenden Verträge. Dazu erhalten Sie automatische Wiedervorlagen anhand von Fälligkeiten oder Fristen und das alles mit der Gewährleistung einer prozesskonformen Arbeitsweise.
- Automatische Widervorlagen und Erinnerungen anhand von Fälligkeiten oder Fristen
- Einfache Revisionen und Änderungen an Ihren digitalen Vertragsdokumenten durchführen und nachvollziehen
- Vertragsangepasste Genehmigungs- oder Prüfworkflows
Ein Vorgeschmack gefällig?
Ein Einblick in das digitale Vertragsmanagement von DocuWare
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DMS – Mehr Produktivität und Effizienz
Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen Ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.
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Suchzeiten reduzieren sich um 90%
Archivierte Verträge können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Vertragsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt jedes Vertrages erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.
Mobiler Zugriff auf Prozesse und Verträge
Erhalten Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Verträge und Prozesse. So beantworten Sie Kundenfragen direkt vor Ort. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.
Verfassen von Vertragsentwürfen
Das manuelle Aufsetzen eines Vertragsentwurfs ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Dabei liegen die meisten Informationen schon in Ihren Kunden- oder Lieferantenstammdaten vor. Die Vertragserstellung kann daher vollständig softwaregestützt erfolgen. Das spart Zeit und Geld.
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Rechtssichere elektronische Signaturen
Durch die Möglichkeit, mit rechtskonformen, elektronischen Signaturen zu unterschreiben, beschleunigen Sie Ihre Prozesse. Gleichzeitig sparen Sie die Zeit für Druck-, Signatur- und erneute Scanvorgänge. Zeitgleich schaffen Sie durch die komfortable Möglichkeit zu unterschreiben einen besonderen Service für Ihre Kunden.
Vertragsprüfung und Reporting
Erleichtern Sie durch einen schnellen Vertragszugriff die Vertragsprüfung. So stellen Sie die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicher. Bestehende Probleme erkennen Sie frühzeitig und können zur Zufriedenheit Ihrer Geschäftspartner gegensteuern.
Optimierte Workflows
Durch perfekt auf Sie abgestimmte Workflows, wie solche zur Erstellung, Prüfung, Weiterleitung, Signatur oder Überwachung verhindern Sie intern Engpässe. Somit sorgen Sie für eine perfekte Verteilung Ihrer Ressourcen.
In der heutigen Geschäftswelt spielen Verträge eine zentrale Rolle. Sie untermauern die Rechte und Pflichten von Unternehmen und ihren Partnern, von Lieferanten bis zu Kunden. Eine effiziente Verwaltung dieser Verträge ist unerlässlich. Hier kommt das DocuWare Vertragsmanagement ins Spiel.
In den meisten Unternehmen gibt es zahlreiche Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten und Konditionen. Oft sind diese Verträge über verschiedene Abteilungen verteilt und können leicht verloren gehen oder übersehen werden. Dies kann zu verpassten Fristen und im schlimmsten Fall zu Rechtsstreitigkeiten führen. Deshalb braucht es klare Prozesse und Systeme, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
DocuWare bietet genau das: Ein digitales Vertragsmanagement, das Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf alle ihre Verträge bietet. Mit digitalen Workflows, die alle vertragsrelevanten Prozesse perfekt abstimmen, und einer zentralen Archivierung, die es ermöglicht, Dokumente rund um die Uhr unternehmensweit auf Knopfdruck abzurufen.
Ein wichtiger Aspekt dieses Managements ist die Fristenüberwachung. Mit der integrierten Erinnerungsfunktion von DocuWare können Unternehmen sicherstellen, dass sie immer über anstehende Vertragsfristen informiert sind und rechtzeitig handeln können.
Die Vorteile von digitalem Vertragsmanagement sind klar:
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Optimiertes Fristenmanagement, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten übersehen werden.
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Reduzierte Suchzeiten, sodass Mitarbeiter nicht stundenlang nach einem bestimmten Vertrag suchen müssen.
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Zentrale Ablage für maximale Transparenz und Effizienz.
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Digitale Vertragsbearbeitung mittels automatisierter Workflows, die die Zusammenarbeit erleichtern und beschleunigen.
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Schutz von vertraulichen Informationen durch präzise Zugriffsberechtigunge.
Des Weiteren gibt es erhebliche Kosteneinsparungen. Oftmals werden Verträge mit unrentablen Konditionen ungewollt verlängert, was zu unnötigen Kosten führt. Ein digitales Vertragsmanagement hilft Unternehmen, solche Fallen zu vermeiden.
Abschließend ist zu sagen, dass die Digitalisierung von Vertragsmanagementprozessen nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Compliance ist. Mit den steigenden regulatorischen Anforderungen in vielen Branchen ist es unerlässlich, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Vertragsprozesse den aktuellen Best Practices entsprechen.
Ein System wie DocuWare, das sowohl die organisatorischen als auch die technischen Herausforderungen des Vertragsmanagements bewältigt, ist daher für moderne Unternehmen unverzichtbar.
