So gelingt die digitale Rechnungsverarbeitung mit DocuWare
Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen mit automatischer und intelligenter Indexierung, sodass diese von Ihren Mitarbeitern abgerufen werden können.
Die archivierten Rechnungen werden anschließend in vorkonfigurierten Workflows gemäß Ihrer Freigaberichtlinie verarbeitet. Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für schlanke, fehlerfreie Prozesse und ermöglicht schnelle Zahlungen für KMUs aus allen Branchen.
Damit sparen Sie nicht nur Skonto, sondern entlasten auch Ihre Buchhaltung und gesamten Verwaltungstrakt. Starten Sie mit der digitalen Rechnungsverarbeitung in die Digitalisierung und verbannen Sie träge Papierprozesse aus Ihren Büros.
Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Eine bis zu 80% schnellere Verarbeitung Ihrer Belege
Übersicht über alle Vorgänge für transparente Prozesse
Nutzen Sie Skonto und schaffen Sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
Digitale Rechnungsverarbeitung war noch nie so einfach
Intelligente und selbstlernende Indexierung
Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen mit einer intelligenten und selbstlernenden Indexierung, um sie nachhaltig und revisionssicher zu archivieren und sofort wiederzufinden.
Das zeitaufwändige und fehleranfällige Eintippen der Belegdaten entfällt, selbst wenn die Rechnung zuvor auf Papier vorlag. Von uns hinterlegte Automatismen, wie eine Dubletten- oder sachliche Prüfung nach § 14 UstG, sparen zudem wertvolle Zeit.
Auch der Bestellbezug kann hierbei abgeglichen werden. Die Möglichkeit, Vertretungs- und Urlaubsregeln zu hinterlegen sorgt zudem für einen jederzeit geregelten Ablauf – auch bei Ausnahmefällen.
- Sicherer und zentraler Speicherort (GoBD ✅)
- Kein manuelles Abtippen von Rechnungsdaten
- Schnelle und fehlerfreie Freigabeprozesse
Einfacher Start durch vorkonfigurierte Workflows zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Greifen Sie auf unsere markterprobten vorkonfigurierten Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe zurück, um schnelle Abläufe und zuverlässige Zahlungen zu gewährleisten. Hierbei können Sie die Freigabe wahlweise über Besteller oder Kostenstellen bzw. über eine Kombination aus beiden laufen lassen.
Durch eine direkte Verbindung mit Ihrem ERP-System, Buchhaltungsprogramm oder Tool zur Überweisung sorgen Sie für fristgerechte Zahlungen. Ziehen Sie wertvolle Skonti, vermeiden Sie unnötige Mahngebühren und profitieren Sie von zufriedenen Kreditoren.
Ein Vorgeschmack gefällig?
Mit unserer vorkonfigurierten Rechnungsverarbeitung geben Sie Rechnungen im Handumdrehen frei.
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DMS – Mehr Produktivität und Effizienzt
Das DMS DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.
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Suchzeiten reduzieren sich um 90%
Archivierte Rechnungen können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt eines Dokumentes erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.
Mobilen Zugriff auf Rechnungen und Belege schaffen
Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.
Direkte Übergabe aller Daten an Folgeprozesse
Übergeben Sie in DocuWare bzw. im Verarbeitungsprozess erfasste Daten an Ihre Folgesysteme. Die bei Bedarf in DocuWare erfolgte Vorkontierung kann so ganz einfach an Ihr ERP-System bzw. Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden. Auch Zahlungsvorschläge lassen sich an eine Software zur Zahlungsabwicklung weiterleiten.
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Erfüllen Sie Compliance-Vorschriften (GoBD)
Die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen muss Sie nicht einschränken. Durch die digitale Archivierung werden Sie den stetig wachsenden Compliance-Anforderungen gerecht. Gleichzeitig profitieren Sie durch den Einsatz von DocuWare, indem Sie Ihre Verwaltung beschleunigen und Kosten einsparen.
Ziehen Sie zuverlässig Skonto
Stark vereinfachte Audit-Vorbereitung
DocuWare vereinfacht die Vorbereitung für Audits und Buchprüfungen erheblich. Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks aufrufbar und lassen sich bei Bedarf als Export einem Prüfer zur Verfügung stellen. Ebenso können Sie die Verarbeitungshistorie einsehen und bei Bedarf aus einem verwandten Vorgang aufrufen (z.B. aus der Buchung der Finanzanwendung).
Übersicht des Ablaufs der digitalen Rechnungsverarbeitung
Das DMS DocuWare hilft Ihrem KMU Ihre Geschäftsprozesse sicher zu erfassen, schnell zu verarbeiten und gezielt zu nutzen.
DocuWare stellt nicht nur eine Plattform für die Rechnungsautomatisierung bereit, sondern fördert auch eine umfassendere digitale Transformation durch die Optimierung verschiedener dokumentenintensiver Prozesse.
Die Cloud-Lösung zeichnet sich besonders durch ihre schnelle Implementierung und Flexibilität aus. Die damit verbundenen Kosten sind im Vergleich zu traditionellen On-Premise-Lösungen erheblich geringer, was sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen macht, die nach Effizienz und Kosteneinsparungen streben.
Einer der Hauptvorteile der Verwendung von DocuWare für die Rechnungsverarbeitung ist die Möglichkeit, Papierdokumente vollständig zu eliminieren. Dies trägt nicht nur zu einem effizienteren Büro bei, sondern auch zu einer nachhaltigeren Geschäftsumgebung.
Unternehmen können Aufbewahrungsregeln festlegen, die bestimmen, wie Dokumente gespeichert werden, wann sie vernichtet werden sollen und welche Genehmigungsworkflows dafür erforderlich sind. Dies schafft einen organisierten, gesetzeskonformen Rahmen für Dokumentenmanagement und -speicherung.
Darüber hinaus bietet DocuWares Cloud-Lösung eine hochsichere Umgebung zum Schutz Ihrer Dokumente und Daten, gewährleistet eine hohe Skalierbarkeit, um Teams jeder Größe zu unterstützen, und bietet eine hohe Verfügbarkeit, um die Geschäftskontinuität jederzeit zu gewährleisten. Dies sind entscheidende Faktoren für Unternehmen, die eine zuverlässige und sichere Lösung für das Dokumentenmanagement suchen.
Indem Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitungsfunktionen mit DocuWare optimieren, können sie nicht nur ihre internen Prozesse verbessern, sondern auch stärkere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufbauen, da genaue, pünktliche Zahlungen dazu beitragen können, bessere Verhandlungspositionen und möglicherweise günstigere Preise in Zukunft zu sichern.
