Es gibt zahlreiche Gründe, sein E-Mail-Programm mit einem DMS zu verbinden. DocuWare mit Outlook in Kombination zu nutzen, stellt hierbei keine Ausnahme dar. Und natürlich führt diese Integration zu zahlreichen, praktischen Vorteilen, denn der Client muss nicht mehr verlassen werden. Innerhalb von Outlook stehen die Funktionen direkt zur Verfügung.
Aber wie verbindet man Outlook mit DocuWare und welche Funktionen machen die Integration im Einzelnen so wertvoll? Darauf und mehr möchte diese Information Antwort geben. Die gesamte Erweiterung bzw. das Modul wird als „DocuWare Connect to Outlook“ geführt. Um die Vorteile selbst genießen zu können, muss lediglich das Outlook Add-in installiert werden.
Wie verbindet man DocuWare mit Outlook – Die Connect to Outlook Installation erklärt
Connect to Outlook verfügt über vier grundsätzliche Fähigkeiten, diese sind die E-Mail Archivierung direkt aus Outlook in die digitale Datenablage, die Ordnerüberwachung, die vorgangsbasierte Archivierung und der Zugriff auf die E-Mails durch die Schnellsuche. Die einzelnen Funktionen lassen sich noch etwas aufsplitten, aber bevor man sie nutzt, muss die Integration stimmen.
Zunächst einmal kann man sich hier die DocuWare Desktop App herunterladen. Nach der Installation erscheint im Schnellzugriff der Taskleiste (bei Windows Nutzern) das kleine DocuWare Symbol.
Mit einem Klick auf dieses Icon öffnet sich eine weitere Reihe von Reitern. Dort findet sich auch der Abschnitt „DocuWare Desktop Apps installieren“. Hovert man mit dem Mauszeiger darüber, erscheint ein neues Untermenü mit diversen Auswahloptionen.
Hier wählen Sie nun den Reiter „Connect to Outlook“. Standardmäßig müsste das Symbol dahinter grau hinterlegt sein. In diesem Fall setzt man den grünen Haken durch einen Klick in das dahinterliegende Feld und schon wird sich DocuWare mit Outlook verbinden.
Outlook sollte dabei ausgeschaltet sein. Nach der Installation müssten indessen in Outlook zwei zusätzliche Symbole zu sehen sein: „Ablegen und Schnellsuche“ (beide in der oberen Symbolleiste mit DocuWare Icon).
Jetzt stehen Ihnen die nachfolgenden Funktionen zur Verfügung:
- E-Mails per Mausklick lassen sich archivieren
- Auf Wunsch können auch einige oder alle E-Mail automatisch nach DocuWare importiert werden
- Dubletten und Standard-E-Mails ohne Aussagen mit Mehrwert („Danke“, „Ja“, „Okay“) lassen sich hierbei auf Wunsch aussortieren.
- Werden E-Mails aus externen Quellen indexiert, ergänzt das Programm auf Datenbasis von Adressbüchern oder dem internen CRM fehlende Daten.
- Im E-Mail Center herrscht Chaos? Durch einen Klick auf die Suche lassen sich anhand zahlreicher Kriterien alle bisher indexierten E-Mails schnell und einfach durchforsten.
- Neue E-Mails werden durch fehlende Daten angereichert, beispielsweise wenn der Kunde den Betreff oder den Absender vergisst.
- DocuWare ermöglicht es mit Outlook komplexe Indexierungseinstellungen vorzunehmen, um Datenmüll und „leere“ Mails zu vermeiden.
- Wahlweise kann auch nur der Anhang indexiert werden, ohne den Rest.
Das sind die zahlreichen Vorteile einer Verbindung aus Outlook und DocuWare
Sie haben DocuWare mit Outlook verbunden und genießen bereits die vielen praktischen Funktionen: sehr gut! Aber vielleicht hat Sie dies bisher nicht vollkommen überzeugt.
Die Integration zwischen E-Mail-Programm und DMS Software bietet aber noch mehr. Vieles davon, was auf den ersten Blick gar nicht auffällt, aber hohe Auswirkungen auf die Praxis hat.
Diese Vorteile bietet die Integration und E-Mail Archivierung:
- Reduzierung von Doppelarbeiten: Durch die zentrale Speicherung und das Management von E-Mails im DMS können Doppelarbeiten vermieden werden, da alle Benutzer auf dieselben Informationen zugreifen und diese bearbeiten können.
- Platzersparnis: Ältere E-Mails können vom E-Mail-Server entfernt und stattdessen im DMS gespeichert werden, wodurch Speicherplatz auf dem E-Mail-Server eingespart wird.
- Zusammenarbeit: Ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit im Team, da alle Teammitglieder auf alle relevanten E-Mails und Dokumente zugreifen können, die in einem zentralen System gespeichert sind.
- Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen: Die Suche ermöglicht es schnell alle relevanten Inhalte / E-Mails und Anhänge aufzufinden, um im Gespräch parat zu haben.
- Rechtliche Compliance und GoBD-konforme Archivierung: Für viele Unternehmen ist die rechtliche Archivierung von E-Mails obligatorisch. Die Integration in ein DMS stellt sicher, dass E-Mails korrekt archiviert werden und die Anforderungen verschiedener Vorschriften erfüllt werden.
- Versionskontrolle: Bei Anhängen oder mit E-Mails verbundenen Dokumenten kann die Versionskontrolle sicherstellen, dass Benutzer stets auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen.
- Backup und Wiederherstellung: Ein integriertes DMS-System wird in der Regel regelmäßige Backups von gespeicherten Daten durchführen. Dies bietet einen zusätzlichen Schutz für E-Mails und deren Anhänge.
Durch die Integration von Outlook in Ihr DMS können Sie nicht nur Ihre organisatorischen Prozesse optimieren, sondern auch rechtliche, technische und sicherheitsrelevante Herausforderungen besser bewältigen. Ein solcher Schritt fördert die Zentralisierung von Informationen, erhöht die Datenintegrität und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
Häufige Fragen:
In welchen Varianten ist DocuWare Connect to Outlook enthalten?
Sowohl in allen vier möglichen Lizenzmodellen der Cloud-Lösung, als auch bei den On-Premise-Varianten ist die DocuWare Connect to Outlook Funktion fest integriert und das ohne zusätzliche Kosten bei der Verwendung.
