Rechnungserkennung mit DocuWare wie von Zauberhand

Jede manuelle Dateneingabe ist lästig, fehleranfällig und kostet Zeit, die sich kein Unternehmen mehr leisten kann. Zudem erhöht sich die Zeit mit steigendem Volumen, was eine effiziente Skalierung Ihrer Prozesse unmöglich macht. Unternehmen, die Wert auf Ihre Produktivität legen, automatisieren daher die Erfassung von Daten.

Das können wichtige Informationen auf Scans, PDFs oder anderen Dokumenten sein. Rechnungserkennung z.B. erfasst alle Informationen für nachgelagerte Freigabe-, Zahlungs- oder Buchungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen, bieten wir in DocuWare einen Service an, welcher für das intelligente Auslesen der Belege verantwortlich ist.

Die Vorteile der DocuWare Texterkennung

Durch saubere Datenerfassung zu effizienten Abläufen

Mit selbstlernender Textzeichenerkennung erfasst DocuWare die zentralen Informationen eines Dokumentes und weist diese den bei Ihnen verwendeten Indexbegriffen zu (Dokumenttyp, Belegdatum, Beträge, Vorgangsnummer etc.).

Da die Technologie auf maschinellem Lernen beruht, merkt sich diese jedes Dokument und weiß somit, an welchen Stellen die Informationen stehen. Falls diese mal falsch ausgelesen werden, können Sie diese selbstständig und intuitiv korrigieren. Zeitgleich lernt das System dadurch hinzu und schlägt in Zukunft den korrekten Wert vor (siehe Bild: automatische Rechnungserkennung).

• Selbstlernender und schnell zu korrigierender Dienst
• Geeignet für Unternehmen jeder Größe
• Cloud-basiertes System, welches von den Eingaben anderer Unternehmen lernen kann

Intelligent Indexing

DocuWare Intelligent Indexing erkennt im Handumdrehen alle relevanten Informationen in gescannten und digitalen Dokumenten und wandelt diese in leicht nutzbare, durchsuchbare Daten um.

Dadurch hilft das selbst lernende System Unternehmen jeder Größe, Dokumente zu verarbeiten, die nicht standardisiert werden können — wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine, die je nach Lieferant unterschiedlich aussehen. So sparen Sie die Zeit zur Ordnung der Dokumente und Ihre Mitarbeiter können sich auf weitaus produktivere Aufgaben konzentrieren.

• Eine bis zu 80% schnellere Verarbeitung Ihrer Belege
• Unabhängig von der Belegquelle (analog vs. digital / selbsterstellt vs. fremderstellt)
• Zuverlässigkeit der gefundenen Indexvorschläge anhand von Ampelfarben

Ein Vorgeschmack gefällig?

Dokumente automatisch auslesen mit DocuWare

DocuWare erweist sich als umfassende Lösung, die weit über die bloße Dokumentenverwaltung hinausgeht und tief in den Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung eintaucht. Diese Automatisierung beginnt schon bei der Erkennung der Rechnungen, einem entscheidenden Schritt, um die Workflows in der Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen.

Die Rechnungserkennungsfunktion von DocuWare zielt darauf ab, wichtige Kriterien auf den Rechnungen wie Lieferantendetails, Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern und Daten präzise zu identifizieren und zu erfassen. Durch den Einsatz von Intelligent Indexing nutzt DocuWare maschinelles Lernen, um Muster in den Daten zu erkennen, was die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung im Laufe der Zeit verbessert.

Nach der Erfassung der Daten werden diese sorgfältig indiziert und gespeichert, was den Weg für eine problemlose Abfrage und weitere Verarbeitung ebnet. Diese Automatisierung der Datenerfassung beschleunigt nicht nur die Verarbeitungszeit, sondern minimiert auch die Fehlerquote, die oft mit manueller Dateneingabe verbunden ist.

DocuWare geht aber noch weiter. Es bietet einen strukturierten Workflow für die Rechnungsfreigabe. Im Rahmen der digitalen Rechnungsprüfung wird sichergestellt, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß geprüft werden, bevor sie bezahlt werden. Dieser Prüfprozess umfasst die formelle Prüfung zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, die materielle Prüfung zur Sicherstellung, dass die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden, und die Unterprüfung zur Klärung möglicher Diskrepanzen.

Darüber hinaus ermöglicht DocuWare die Automatisierung des rollenbasierten Revisionsprozesses für Rechnungen, was eine dezentrale Kontrolle ermöglicht. Hier können Abteilungen oder Personen, die für eine bestimmte Bestellung verantwortlich sind, Rechnungen im Zusammenhang mit dieser Bestellung überprüfen und genehmigen. Diese Dezentralisierung fördert die Rechenschaftspflicht und stellt sicher, dass nur gültige Rechnungen genehmigt und bezahlt werden.

Insgesamt bietet DocuWare durch seine Rechnungserkennungs- und -verarbeitungsfunktionen eine ganzheitliche Lösung für die Herausforderungen, mit denen sich Kreditorenbuchhaltungsabteilungen konfrontiert sehen. Durch Automatisierung und Integration trägt DocuWare nicht nur zur Vereinfachung der Rechnungsverarbeitung bei, sondern auch zu einer besseren finanziellen Kontrolle und Compliance.