Der Begriff ZUGFeRD ist immer häufiger in der Unternehmenskommunikation zu hören. Aber was bedeutet dies überhaupt und wieso gilt ZUGFeRD als Alternative zur xRechnung in der Kommunikation zwischen staatlichen Stellen und Unternehmen / Verbrauchern? Diese Information klärt über das Format auf und wie es in der Praxis Anwendung finden kann.

Was ist ZUGFeRD also? ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums Elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das speziell in Deutschland entwickelt wurde.

Es kombiniert ein PDF-Dokument (PDF/A-3) für die visuelle Darstellung der Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei, die die gleichen Informationen in einem maschinenlesbaren Format enthält. Diese Kombination ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann.

Wieso ZUGFeRD und keine xRechnung? – Unterschied und Einsatz

Die EU-Richtlinien gemäß Standard EN 16931 sowie EU/2014/55 forderten schon früh Unternehmen zur Umsetzung einer elektronischen Rechnung.

Diese gebieten die Übermittlung zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen in Form von Rechnungen, die auf dem XML-Format basieren. Eine Rechnung im XML-Format (kurz: xRechnung) ist jedoch nicht vom Menschen auslesbar und somit entfallen allen visuellen Elemente.

Eine solcherart übermittelte Rechnung dient deshalb nicht zu Repräsentationszwecken. Auf der xRechnung sind weder Logo noch sonstige visuelle oder haptische Elemente zu finden. Als reines Code-Format gleicht es eher HTML.

Aufgrund dessen gab es schon früh die Kritik am Format, dass dieser Verlust der menschlichen Lesbarkeit unerwünscht sei. Deshalb entwickelte das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Verbänden, Unternehmen und diverse Ministerien eine Alternative, die alle Vorteile verbindet.

Entstanden ist daraus ZUGFeRD. Nach Kritiken an der ersten Version wurde Verbesserungen am Format durchgeführt, sodass dieses nun gleichberechtigt neben der klassischen xRechnung in der Übermittlung verwendet werden kann (Stand Januar 2024). ZUGFeRD bettet die maschinenlesbaren UN/CEFACT-XML Dateien in ein PDF ein, welches dann konkret von Menschen gelesen werden kann.

Die Vorteile einer ZUGFeRD Rechnung umfassen:

• Universelle Einsetzbarkeit: Es kann sowohl von Menschen als auch von EDV-Systemen verwendet werden. Das PDF bietet eine für Menschen lesbare Form, während die XML-Daten eine maschinenlesbare Form darstellen.

• Kompatibilität: Es unterstützt internationale Standards sowohl für PDF-Dokumente als auch für elektronische Rechnungen (PDF/A-3 und UN/CEFACT).

• Effizienzsteigerung: Die Automatisierung des Rechnungseingangs und -ausgangs spart Zeit und reduziert Fehler.

• Kosteneinsparungen: Es verringert den Bedarf an Papierrechnungen und den damit verbundenen Verarbeitungsaufwand.

• Verbesserung der Zahlungsabläufe: Durch die schnellere Verarbeitung elektronischer Rechnungen können Zahlungen beschleunigt werden.

• Umweltfreundlich: Wie bei anderen elektronischen Rechnungsformaten reduziert es den Papierverbrauch.

• Flexibilität: ZUGFeRD ist für Unternehmen aller Größen geeignet und kann in verschiedenen Branchen angewendet werden.

• Rechtliche Konformität: Es entspricht den rechtlichen Anforderungen in Deutschland und der EU, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuer.

ZUGFeRD ist besonders vorteilhaft für kleinere und mittlere Unternehmen, da es keine spezielle Infrastruktur erfordert und somit eine kostengünstige Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch bietet.

Wer profitiert besonders vom ZUGFeRD Format?

ZUGFeRD eignet sich in erster Linie für Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung kommunizieren möchten. Vor allem KMU profitieren vom praktischen Einsatz. Da sowohl eine lesbare Rechnung generiert werden kann, als auch das sichere XML-Format Anwendung findet, werden alle Empfänger abgedeckt.

Des Weiteren wird somit das sichere, schnelle und unkomplizierte Einlesen und Verarbeiten der Rechnung garantiert. Das hybride Format garantiert das Beste aus beiden Welten – Sicherheit und Repräsentation.

Wie kann man in seinem Unternehmen ZUGFeRD integrieren und eine Rechnung erstellen?

Um Rechnungen im ZUGFeRD Format erstellen zu können, benötigen Sie eine Rechnungssoftware, oder Anbindung an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, die dazu fähig ist. Sollten Sie über kein solches System verfügen, helfen Ihnen unsere EDI und ERP Experten gerne weiter. ZUGFeRD ist jedoch nicht von der Verwendung bereits vorhandener Lösungen abhängig und kann auch davon unabhängig integriert werden.

Wie hoch liegen die Kosten für ZUGFeRD?

ZUGFeRD kann von Ihnen auf der offiziellen Seite von FeRD kostenlos heruntergeladen werden, und zwar hier: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.2/zugferd-2.2.html Sie benötigen jedoch eine dazu kompatible Software, um diese Datei nutzen zu können, etwa eine Rechnungssoftware oder ein Warenwirtschaftssystem.

Häufige Fragen zu E Rechnungen und ZUGFeRD

Wer ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland, das hinter der Entwicklung von ZUGFeRD steht?

Das Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist eine Plattform in Deutschland, die sich mit der Standardisierung und Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs befasst. Es ist eine Unterorganisation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV).FeRD wurde im März 2010 gegründet, mit dem Ziel, den Einsatz der Anwendung zu fördern.

Wo finde ich weitere (ausführlichere) Informationen zum ZUGFeRD-Format?

FeRD hat eine umfangreiche FAQ und ein Gebrauchs-PDF Nutzern der Software zur Verfügung gestellt. Auf dieses können Sie an dieser Stelle zugreifen: https://www.ferd-net.de/upload/FAQ-ZUGFeRD-1.pdf

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und FACTUR-X?

Factur-X 1.0 ist technisch identisch zu ZUGFeRD 2.1 und der gängige Name im internationalen Raum. Factur-X wurde besonders durch französische Unternehmen schon früh flächendeckend umgesetzt. Allerdings wird im franz. Sprachigen Raum (vor allem Luxemburg) auf PEPPOL gesetzt.

Muss ich ZUGFeRD als E-Rechnung nutzen?

Nein, Sie können auch weiterhin die „gewöhnliche“ xRechnung in Ihrer Kommunikation mit Verwaltungen und weiteren staatlichen Empfängern nutzen. Sie müssen sich jedoch nur für eine Art der E-Rechnung entscheiden und diese beibehalten. ZUGFeRD bietet sich allerdings für die Verwendung mit Partnern aus der Wirtschaft an.

Ist eine ZUGFeRD Rechnung eine XML Datei?

XML ist ja Standard an sich, es wird eine Standardisierte XML Struktur verwendet, die dann auch einheitlich verwendet (also gelesen) werden kann.