„Neben der flexiblen Einsetzbarkeit der Software – von der Buchhaltung über das Personal bis zum Vertragswesen und zur Dokumentation von Sitzungen und Beschlüssen – ist die Usability besonders wichtig, da die Software den unterschiedlichsten digitalen Kenntnisständen bei den Nutzern und Nutzerinnen in den einzelnen Fachverbänden gerecht werden muss.“
Am Sitz des Landessportverbands für das Saarland (LSVS) im Saarbrücker Stadtwald befindet sich auch ein bekanntes Leistungszentrum des deutschen Sports, das viele Stars hervorgebracht und gefördert hat wie etwa die Fußballerin Dzsenifer Marozsán oder den Triathleten Jan Frodeno. Doch wirtschaftlich war der Verband 2018/19 ein Sanierungsfall.
Und so hat der Einsatz von DocuWare geholfen
Der Spitzensport steht im kleinsten Flächenbundesland mit 360.000 Personen auf einer breiten Basis. Das ist ein gutes Drittel der knapp eine Million Einwohner des Saarlands. „Früher war sogar mehr als die Hälfte der saarländischen Bevölkerung in Sportvereinen organisiert“ sagt Jürgen Lässig, der den Geschäftsbereich Verwaltung & Kommunikation in der Dachorganisation aller 52 Fachsportverbände des Saarlandes leitet.
Als Lässig 2018 zum LSVS kam, war der Verband wirtschaftlich ein Sanierungsfall. Die Mitarbeiterzahl wurde von ca.140 Mitarbeitern auf etwa 80 reduziert. Eine Organisation, die so drastisch verschlankt werden muss, braucht effizientere Prozesse. Der Diplomkaufmann, der vorher bereits in Geschäftsleitungen von Verbänden gearbeitet und Digitalisierungsstrategien umgesetzt hatte, sah in einem Dokumentenmanagement- System das adäquate Instrument, um in dem komplexen Beziehungsgefüge des LSVS viele Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.
Bei der Softwareauswahl entschied sich der LSVS aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für DocuWare. Wichtig war dem LSVS die Benutzerfreundlichkeit und dass die Cloud-basierte Lösung alle erforderlichen Werkzeuge bietet. Die Sicherheit eines Rechenzentrums mit mehrfach gespiegelten Daten sowie der gewährleistete Datenschutz seien laut Jürgen Lässig in dieser Qualität mit einer eigenen Serverlösung kaum realisierbar.
„Die Benutzerfreundlichkeit hat für uns hohe Priorität. Wir haben versierte User in der zentralen Verwaltung, aber auch ein ehrenamtlicher Vorstand eines Fachverbandes, der einmal im Monat das Programm bedient, muss damit klarkommen.“
Cloud-Entscheidung rechtzeitig vor Corona
Die Pandemie hat die Cloud-Strategie eindrucksvoll bestätigt: Die Arbeit vom Homeoffice aus wäre vorher undenkbar gewesen. Auch das beim LSVS eingesetzte ERP-System Odion läuft in der Cloud. Die Buchführung und Abschlusserstellung haben der Landesverband und die Fachverbände an insgesamt fünf verschiedene Steuerkanzleien ausgelagert, wobei sich inzwischen die meisten bei einer Kanzlei konzentrieren.
„Ein Glücksfall war der Zeitpunkt der Entscheidung für ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement, die 2019 vor Beginn der Corona- Pandemie fiel. Dadurch konnten wir nicht nur normal im Lockdown weiterarbeiten, Corona war auch ein Turbo-Booster für die Modernisierung unserer Prozesse.“
Vielseitige Verwendung
Die Prozesse für die Rechnungsbearbeitung wurden vom Projektbeginn im Sommer 2019 bis Ende 2020 in allen Fachverbänden mit DocuWare digitalisiert. Dabei waren für jeden einzelnen Verband Besonderheiten zu beachten. Manche regeln die Rechnungsfreigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip, bei anderen sind acht Augen erforderlich. Auch die Eskalationsstufen werden unterschiedlich definiert, ebenso die Vertretungsregelungen. Alle Rechnungen gelangen über E-Mail- Funktionsadressen in die entsprechenden – insgesamt ca. 100 – DocuWare-Briefkörbe, wo sie, entsprechend den individuell festgelegten Regeln, weitergeleitet und bearbeitet werden.
In der Buchhaltungsabteilung des Landesverbandes werden die Rechnungen – entsprechend den in der Datev-Software der Steuerkanzleien verwendeten Kontenrahmen – vorkontiert, bevor sie an die Kanzleien übermittelt werden. Das Personalmanagement, wo alle relevanten Personalunterlagen archiviert sind, ist ein weiteres Einsatzgebiet. Im Vertragsmanagement werden Verträge, wie etwa für Mietobjekte, entsprechend den zu beachtenden Fristen mit Wiedervorlage verwaltet. In einem allgemeinen Archiv werden unter anderem die Satzungen, Beschlüsse und Protokolle von Mitgliederversammlungen verwaltet.
Mit DocuWare verfügt der Landessportverband für Saarland über ein Digitalisierungstool für vielfältige Aufgaben. Für eine so komplexe Organisation sind die Möglichkeiten zu einem bis ins Detail differenzierten Berechtigungsmanagement von großer Bedeutung. Jeder Fachverband und jeder Funktionsträger haben ihre spezifischen Zugriffsrechte. Mit DocuWare lassen sich Aufgaben delegieren, während gleichzeitig der Dachverband die Kontrolle über die Prozesse behält. Als nächstes Projekt hat Jürgen Lässig die Verwaltung der Zutrittskarten für die Anlagen und Räumlichkeiten auf dem Gelände des LSVS geplant. Dann kann jedes Mitglied seine Zutrittskarten selbst verwalten und rechtzeitig
„Für jeden Verband haben wir den Workflow-Prozess bei der Rechnungsbearbeitung individuell geregelt, da die Freigaberegeln Vertretungen und Eskalationsstufen unterschiedlich gehandhabt werden.“
Über Jürgen Lässig und den LSVS
Der Landessportverband für das Saarland (LSVS) ist die Dachorganisation von 52 Fachsportverbänden. Durch Einführung eines Cloud-DMS wurden viele Verwaltungsprozesse im komplexen Beziehungsgefüge unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen der Fachverbände digitalisiert.
Durch seine vielfältigen Geschäftsbereiche fungiert er als zentrale Anlaufstelle für Themen rund um Sport und Bewegung und bietet umfassende Serviceleistungen für seine angeschlossenen Vereine und Verbände. Die Hauptaufgabe des LSVS liegt in der Förderung des Sports in der Region.
Jürgen Lässig ist der Leiter des Geschäftsbereichs Verwaltung & Kommunikation beim LSVS in Saarbrücken.
So nutzt der LSVS DocuWare:
- Buchhaltung,
- Personalwesen,
- Vertragsverwaltung,
- Dokumentation von Versammlungen und Beschlüssen
Screenshots und Bilder entnommen aus: https://www.lsvs.de/lsvs/ueber-uns
