KI Technologie für Prozessoptimierung: Natif.AI
Die clevere & digitale KI Automatisierung für Ihre Dokumente
So hilft Intelligente Dokumentenverarbeitung Ihrem Business: Schlüsselinformationen werden mittels einer Software automatisch bei Vorlage oder Eingang einer Klassifikation unterzogen, die mittels der im Dokument hinterlegten Informationen, Inhalte selbstständig erfassen und einordnen kann.
Mittels Deep Learning sowie dem Hinterlegen von eigenen Einstellungen entwickelt sich dabei die intelligenten Dokumentenverarbeitung konstant weiter, um die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern. 📈
Bereits Vorwissen über KI-Automatisierungs-Software? Dann finden Sie hier die kostenlose Natif.AI Demo.
Das Wichtigste in Kürze:
- Lange Zeit galten papierlose Digital-Lösungen als Fortschritt im Büro und das ist noch immer für viele kleine- und mittelständische Unternehmen korrekt, die noch nicht digitalisiert haben.
- Was ist aber mit Unternehmen, die den Sättigungspunkt an Daten überschritten haben? Viele Betriebe können nicht mehr zwischen wertvollen Informationen und sonstigen Daten unterscheiden. An dieser Stelle schreitet die intelligente Dokumentenverarbeitung ein.
- Intelligent Document Processing (IDP) Systeme helfen bei der Automatisierung der Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Diese Art der Datenverarbeitung mittels KI-Technologien trennt relevante Geschäftsdaten von Daten-„Müll“.
- Die Folge: Freiwerden von Potenzialen, erhebliche Reduktion der Kosten und des Zeitaufwands
Das Ziel von Intelligenter Dokumentenverarbeitung: Workflow-Automatisierung
Je nachdem wie viele Daten ein unternehmen verarbeiten muss (kann oder soll) kann es zu Schwierigkeiten bei der Umsetzung kommen. Im Kontext des Wirtschaftslebens bedeutet dies nur allzu oft, dass wertvolle Mitarbeiter und Ressourcen eingesetzt werden müssen, die sich um die Richtigkeit von Angaben kümmern.
Genau an dieser Stelle setzt dann die IDP-Technologie ein. Mittels der Software von Natif.AI wird diese umfangreiche und für Menschen zeitraubende Arbeit auf einen KI-Agenten transferiert. Wie funktioniert die Software? Anhand der jeweiligen Anforderungen des Unternehmens sowie der Branchen-spezifischen Bausteine analysiert der KI-Agent eigenständig eingehende Dokumente sehr präzise und sorgt somit für einen lückenlose und fehlerfreie Erfassung.
Wie funktioniert die Intelligent Document Processing Software von Natif.AI
DMS Lösungen wie DocuWare können bereits Dokumente in einer Vielzahl der Fälle einordnen, diese greifen jedoch auf Prozesse zurück, die sich seit Jahren etabliert haben. Alles, was außerhalb dieser Standardfälle fällt, in anderen Sprachen eingeht, oder durch Fehler des Kooperationspartner im Dokument beeinträchtigt wird, führt dennoch zu möglichen Fehlern.
An dieser Stelle setzten die selbst lernenden KI Modelle ein. Diese können für eine deutliche Steigerung der Produktivität sorgen, indem sie aus diversen Arten von Dokumenten (PDFs, Word-Dokumenten, Excel und anderen Tabellenkalkulationen, handschriftlichen Dokumenten, Rechnungen, Papiere, usw.) über 90% der Positionsdaten richtig ermitteln kann.
Das sind die Besonderheiten der Automatisierung
Der Unterschied zwischen der regulären Datenextraktion und den KI-Funktionen liegt in der Fähigkeit von der Software mittels natürlicher Spracherkennung auch in großen Datenmengen mithilfe des Kontexts die relevanten Informationen herauszulesen. Zudem wird Extrahieren stetig durch das Training der Software weiterentwickelt: Je häufiger sie zum Einsatz kommt, desto mehr nähert sich die Treffergenauigkeit der Qualität en 100% an.
Die Daten werden über eine Cloud mit sicherer End-to-End Verschlüsselung eingespeist und dort von den KI anhand der definierten Anforderungen ausgewertet und zur Weiterverarbeitung aufbereitet.
Einblicke in Natif.AI
Eigene Datenarten zur Weiterverarbeitung klassifizieren
Die obigen Aufgaben sind nicht alles, was die „intelligent Character Recognition“ vermag, denn Unternehmen können auch das dazu anleiten eigens erstellte Klassen und Formate auszugeben. Benötigt ein Kunde in Ihrer Branche beispielsweise zusätzliche Informationen, dann kann den KI Modellen der Auftrag gegeben werden diese Informationen den Ausgabe-Formaten hinzuzufügen.
Größere Dokumente korrekt auftrennen
Viele Unternehmen hängen Checklisten, Rechnungen oder den Geschäftsverkehr aneinander an. Diese müssen dann vor der Weiterverarbeitung erst aufgetrennt werden. Mittels der „Robotic Process Automation“ (RPA) ist die Software in der Lage selbstständig Dokumenten auszulesen und diese zu trennen, sodass dieser langwierige Part aus Ihren Workflows herausfällt.
Handschriftliche Datenverarbeitung ist durch die KI möglich
Sie waren auf einem Geschäftstermin und Ihr Gegenüber hat noch zusätzliche Anmerkungen oder spontane Änderungen auf das gemeinsame Dokument geschrieben – auch an dieser Stelle ist eine Erkennung möglich. Die Intelligente Dokumentenverarbeitung kann solche handschriftlichen Notizen und für Sie automatisch mit den Verarbeitungs-Prozess aufnehmen. Das heißt: Kein langwieriges Raten mehr, was die Notiz bedeuten sollte.
Dokumente aufwerten und Informationen korrekt extrahieren
Selbst bei geringer Qualität des Text und schlecht leserlicher Inhalte kann der KI-Agent die Dokumente korrekt einordnen und mit hoher Genauigkeit in ein lesbares Format übertragen. Dank der Künstlichen Intelligenz, die innerhalb des Workflows zum Einsatz kommt, werden so anders, als bei einem reinen Scan fehlende oder unleserliche Teile anhand der natürlichen Sprache ergänzt.
Reduktion von Feedbackschleifen
Hier kommt der Lernprozess erneut ins Spiel. Ein Text muss nicht (aber kann) mehr von mehreren Stellen gegengecheckt werden. In hoher Geschwindigkeit können somit zeitkritische Daten schnell und effektiv verarbeitet werden. Die Lösung funktioniert auch in Abwesenheit eines Kollegen, wenn eingehende E-Mails automatisch den Prozess durchlaufen.
Kostenreduktion durch frei gewordene Potenziale
Statt sich um die Korrektheit der Daten zu kümmern, können Ihre Mitarbeiter die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben nutzen. Sollte einmal etwas nicht gefunden werden mittels Schlagworten, kann auch die semantische Suche genutzt werden. In dieser Art der Kommunikation erkennt der KI-Agent die Sinnzusammenhänge zwischen den gespeicherten Inhalten und den Suchbegriffen, wodurch er Dokumente der gleichen Kategorie vorschlagen kann.
Wie hoch liegen die Kosten und Preise für Intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die Kosten für die Software sind von Ihrem Verbrauch abhängig. Unabhängig davon gibt es dennoch die Möglichkeit kostenlos die Lösung für Ihr Unternehmen bis zu 100 Dokumenten zu testen, um sich selbst von den Vorzügen zu überzeugen. Und danach?
Im Anschluss wird der Preis flexibel von der Menge Ihres Bedarfs bestimmt. Die Alternative sind Festpreise, wie sie beispielsweise von Microsoft Automate angeboten werden, die pro Nutzer 14 Euro und pro laufendem KI-Bot 144 Euro pro Monat für mittlere Services-Volumen (bis zu 5000 Seiten) verlangen.
Natif.AI, unser Partner für Intelligente Dokumentenverarbeitung bietet einen kostenfreien Test an und Im Anschluss individuelle Modelle, die sich nach Ihrem Bedarf richten. Wenn Sie beispielsweise mehr Aufwand am Anfang haben und später weniger aufholen müssen, sind Sie somit an keine starren monatlichen Festpreise gebunden. Sie kennen schon Ihren ungefähren Bedarf? Dann lassen Sie uns Ihnen gerne ein individuelles Angebot zukommen.
So führen Sie intelligente Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen ein
Um zu erkennen, ob auch Ihr Unternehmen von Intelligent Document Processing (IDP) profitiert, bedarf es einer gründlichen Bedarfsanalyse. Die Einführung der intelligenten Dokumentenverarbeitung beginnt daher mit einher Analyse des Ist-Zustandes. Gibt es Stellen, die durch eine stärkere Automatisierung profitieren würden? Lautet die Antwort ja, dann sollten Sie sich die Services näher anschauen.
Helfen können hierzu folgende Überlegungen:
- Ist-Analyse durchführen: Schauen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse genau an. Welche Dokumentenarten werden aktuell manuell verarbeitet? Wo entstehen häufig Fehler oder Verzögerungen? Wie werden Dokumente aktuell archiviert und abgerufen? Diese Analyse hilft dabei, den tatsächlichen Bedarf und die potenziellen Verbesserungspunkte zu identifizieren.
- Dokumentenarten identifizieren: Erstellen Sie eine Liste aller Dokumentenarten, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Verträge, Kundendaten oder auch interne Berichte. Überlegen Sie, welche Dokumente am meisten von einer automatisierten Verarbeitung profitieren würden.
- Datenvolumen abschätzen: Schätzen Sie das Volumen der zu verarbeitenden Dokumente. Wie viele Dokumente fallen täglich, wöchentlich oder monatlich an? Dies hilft dabei, den Umfang der benötigten Lösung zu bestimmen und ob eine skalierbare Lösung erforderlich ist.
Ihre Unternehmensprozesse verbessern? Unsere Experten stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite
Eine E Mail reicht aus, um uns zu erreichen und wir setzen uns mit Ihnen zusammen, um eine Verarbeitung Ihrer Dokumente auf das nächste Level zu heben. Klicken Sie hier, um eine Demo zu buchen, oder wenden Sie sich an unseren KI Experten Grischa Morgenstern, der gerne mit Ihnen einen Termin gemeinsam einrichtet.
Häufige Fragen zu Natif.AI
Unsere KI-Automatisierungs-Lösung für Dokumente hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.
None
Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.
Kann Natif.AI Bilder auslesen?
Natif-AI kann mit folgenden Programmiersprachen und Dateitypen umgehen: C#, PHP, Python, Java sowie NodeJS. Das Online-Tool zur intelligenten Dokumentenverarbeitung unterstützen sowohl synchronen als auch asynchronen Daten-Transfer sowie eine ganze Reihe von Dateiformaten. Dies sind die Bildformate JPEG, PNG, BMMP, GIF, TIFF und das Dokumentenformat PDF.
Welche Branchen profitieren am meisten von den Vorzügen der intelligenten Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) profitiert besonders folgende Branchen durch Effizienzsteigerung und Automatisierung:
- Finanzdienstleistungen: Automatisierung von Kreditanträgen, Versicherungspolicen und Finanzberichten.
- Gesundheitswesen: Schnellerer Zugriff auf Patientenakten, Versicherungsansprüche und klinische Studien.
- Rechtswesen: Automatisierte Dokumentenanalyse, Vertragsdurchsichten und Verwaltung von Rechtsdokumenten.
- Öffentlicher Sektor: Beschleunigte Bearbeitung von Formularen, Anträgen und weiteren Dokumenten.
- Fertigungsindustrie: Effizientere Verwaltung von Lieferkettenunterlagen, Einkaufsverträgen und Qualitätszertifikaten.
- Immobilien: Schnellere Verarbeitung von Verträgen, Leasingdokumenten und Eigentumsakten.
- Einzelhandel: Bessere Lagerverwaltung und Kundenzufriedenheit durch effiziente Dokumentenverarbeitung.
- Transport und Logistik: Minimierung des Papierkrams und Steigerung der Effizienz in der Dokumentenverarbeitung.
IDP ermöglicht diesen Branchen, Ressourcen zu sparen, die Datenqualität zu verbessern und schneller zu agieren.
Was bedeutet IDP?
Intelligent Document Processing (IDP)-Lösungen wandeln unstrukturierte Informationen in verwertbare Daten um. Dazu werden nicht nur Informationen aus Dokumenten extrahiert anhand festgelegter Positionen, sondern ebenso mithilfe des semantischen Verständnisses der Inhalte durch den KI-Agenten.
Welche Anbieter von Intelligenter Dokumentenverarbeitung gibt es?
Neben Natif.AI ist Microsoft ebenso wie Automation Everywhere, Klippa, Astera zu nennen. Weitere gute Software lässt sich im Vergleich on OMR Reviews finden.
https://omr.com/de/reviews/category/intelligent-document-processing-idp
None
Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.
Was ist der Unterschied zwischen intelligenter und automatisierter Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung hingegen geht einen Schritt weiter: Sie nutzt fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz, um Dokumente nicht nur zu digitalisieren, sondern auch deren Inhalte zu verstehen und automatisch relevante Daten zu extrahieren. Diese Prozesse strukturieren die Informationen so, dass sie direkt in Geschäftsabläufe integriert werden können, ohne dass menschliche Eingriffe notwendig sind.
Wie werden die KI-Agenten trainiert?
Das Lernen des Modells ist jedoch damit noch nicht abgeschlossen, denn in der Anwendung mit Ihren Daten kann es seinen Korpus anhand Ihrer Dokumente vergrößern und weiterlernen, wodurch auf lange Sicht Sie noch stärker vom Einsatz profitieren. Dabei müssen Sie nicht fürchten, dass Ihre Daten an Außenstehende gelangen, denn das Unternehmen legt großen Wert auf die IT-Sicherheit innerhalb der intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Wie wird die Sicherheit der Daten garantiert?
Kann ich von intelligenter Dokumentenverarbeitung auch ohne ein DMS wie DocuWare profitieren?
Grischa Morgenstern, Ihr Digitalisierungs-Experte
Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare.
Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen.
Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.