KI Technologie fĂźr Prozessoptimierung: Natif.AI
Die clevere & digitale KI Automatisierung fĂźr Ihre Dokumente
So hilft Intelligente Dokumentenverarbeitung Ihrem Business: Schlßsselinformationen werden mittels einer Software automatisch bei Vorlage oder Eingang einer Klassifikation unterzogen, die mittels der im Dokument hinterlegten Informationen, Inhalte selbstständig erfassen und einordnen kann.
Mittels Deep Learning sowie dem Hinterlegen von eigenen Einstellungen entwickelt sich dabei die intelligenten Dokumentenverarbeitung konstant weiter, um die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern. đ
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Mehr InformationenBereits Vorwissen Ăźber KI-Automatisierungs-Software? Dann finden Sie hier die kostenlose Natif.AI Demo.
Das Wichtigste in KĂźrze:
- Lange Zeit galten papierlose Digital-LÜsungen als Fortschritt im Bßro und das ist noch immer fßr viele kleine- und mittelständische Unternehmen korrekt, die noch nicht digitalisiert haben.
- Was ist aber mit Unternehmen, die den Sättigungspunkt an Daten ßberschritten haben? Viele Betriebe kÜnnen nicht mehr zwischen wertvollen Informationen und sonstigen Daten unterscheiden. An dieser Stelle schreitet die intelligente Dokumentenverarbeitung ein.
- Intelligent Document Processing (IDP) Systeme helfen bei der Automatisierung der Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Diese Art der Datenverarbeitung mittels KI-Technologien trennt relevante Geschäftsdaten von Daten-„MĂźll“.
- Die Folge: Freiwerden von Potenzialen, erhebliche Reduktion der Kosten und des Zeitaufwands
Das Ziel von Intelligenter Dokumentenverarbeitung: Workflow-Automatisierung
Je nachdem wie viele Daten ein unternehmen verarbeiten muss (kann oder soll) kann es zu Schwierigkeiten bei der Umsetzung kommen. Im Kontext des Wirtschaftslebens bedeutet dies nur allzu oft, dass wertvolle Mitarbeiter und Ressourcen eingesetzt werden mĂźssen, die sich um die Richtigkeit von Angaben kĂźmmern.
Genau an dieser Stelle setzt dann die IDP-Technologie ein. Mittels der Software von Natif.AI wird diese umfangreiche und fßr Menschen zeitraubende Arbeit auf einen KI-Agenten transferiert. Wie funktioniert die Software? Anhand der jeweiligen Anforderungen des Unternehmens sowie der Branchen-spezifischen Bausteine analysiert der KI-Agent eigenständig eingehende Dokumente sehr präzise und sorgt somit fßr einen lßckenlose und fehlerfreie Erfassung.
Wie funktioniert die Intelligent Document Processing Software von Natif.AI
DMS LĂśsungen wie DocuWare kĂśnnen bereits Dokumente in einer Vielzahl der Fälle einordnen, diese greifen jedoch auf Prozesse zurĂźck, die sich seit Jahren etabliert haben. Alles, was auĂerhalb dieser Standardfälle fällt, in anderen Sprachen eingeht, oder durch Fehler des Kooperationspartner im Dokument beeinträchtigt wird, fĂźhrt dennoch zu mĂśglichen Fehlern.
An dieser Stelle setzten die selbst lernenden KI Modelle ein. Diese kÜnnen fßr eine deutliche Steigerung der Produktivität sorgen, indem sie aus diversen Arten von Dokumenten (PDFs, Word-Dokumenten, Excel und anderen Tabellenkalkulationen, handschriftlichen Dokumenten, Rechnungen, Papiere, usw.) ßber 90% der Positionsdaten richtig ermitteln kann.
Das sind die Besonderheiten der Automatisierung
Der Unterschied zwischen der regulären Datenextraktion und den KI-Funktionen liegt in der Fähigkeit von der Software mittels natĂźrlicher Spracherkennung auch in groĂen Datenmengen mithilfe des Kontexts die relevanten Informationen herauszulesen. Zudem wird Extrahieren stetig durch das Training der Software weiterentwickelt: Je häufiger sie zum Einsatz kommt, desto mehr nähert sich die Treffergenauigkeit der Qualität en 100% an.
Die Daten werden Ăźber eine Cloud mit sicherer End-to-End VerschlĂźsselung eingespeist und dort von den KI anhand der definierten Anforderungen ausgewertet und zur Weiterverarbeitung aufbereitet.
Einblicke in Natif.AI
Eigene Datenarten zur Weiterverarbeitung klassifizieren
Die obigen Aufgaben sind nicht alles, was die „intelligent Character Recognition“ vermag, denn Unternehmen kĂśnnen auch das dazu anleiten eigens erstellte Klassen und Formate auszugeben. BenĂśtigt ein Kunde in Ihrer Branche beispielsweise zusätzliche Informationen, dann kann den KI Modellen der Auftrag gegeben werden diese Informationen den Ausgabe-Formaten hinzuzufĂźgen.
GrĂśĂere Dokumente korrekt auftrennen
Viele Unternehmen hängen Checklisten, Rechnungen oder den Geschäftsverkehr aneinander an. Diese mĂźssen dann vor der Weiterverarbeitung erst aufgetrennt werden. Mittels der „Robotic Process Automation“ (RPA) ist die Software in der Lage selbstständig Dokumenten auszulesen und diese zu trennen, sodass dieser langwierige Part aus Ihren Workflows herausfällt.
Handschriftliche Datenverarbeitung ist durch die KI mĂśglich
Sie waren auf einem Geschäftstermin und Ihr GegenĂźber hat noch zusätzliche Anmerkungen oder spontane Ănderungen auf das gemeinsame Dokument geschrieben – auch an dieser Stelle ist eine Erkennung mĂśglich. Die Intelligente Dokumentenverarbeitung kann solche handschriftlichen Notizen und fĂźr Sie automatisch mit den Verarbeitungs-Prozess aufnehmen. Das heiĂt: Kein langwieriges Raten mehr, was die Notiz bedeuten sollte.
Dokumente aufwerten und Informationen korrekt extrahieren
Selbst bei geringer Qualität des Text und schlecht leserlicher Inhalte kann der KI-Agent die Dokumente korrekt einordnen und mit hoher Genauigkeit in ein lesbares Format ßbertragen. Dank der Kßnstlichen Intelligenz, die innerhalb des Workflows zum Einsatz kommt, werden so anders, als bei einem reinen Scan fehlende oder unleserliche Teile anhand der natßrlichen Sprache ergänzt.
Reduktion von Feedbackschleifen
Hier kommt der Lernprozess erneut ins Spiel. Ein Text muss nicht (aber kann) mehr von mehreren Stellen gegengecheckt werden. In hoher Geschwindigkeit kĂśnnen somit zeitkritische Daten schnell und effektiv verarbeitet werden. Die LĂśsung funktioniert auch in Abwesenheit eines Kollegen, wenn eingehende E-Mails automatisch den Prozess durchlaufen.
Kostenreduktion durch frei gewordene Potenziale
Statt sich um die Korrektheit der Daten zu kßmmern, kÜnnen Ihre Mitarbeiter die frei gewordene Zeit fßr andere Aufgaben nutzen. Sollte einmal etwas nicht gefunden werden mittels Schlagworten, kann auch die semantische Suche genutzt werden. In dieser Art der Kommunikation erkennt der KI-Agent die Sinnzusammenhänge zwischen den gespeicherten Inhalten und den Suchbegriffen, wodurch er Dokumente der gleichen Kategorie vorschlagen kann.
Wie hoch liegen die Kosten und Preise fĂźr Intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die Kosten fßr die Software sind von Ihrem Verbrauch abhängig. Unabhängig davon gibt es dennoch die MÜglichkeit kostenlos die LÜsung fßr Ihr Unternehmen bis zu 100 Dokumenten zu testen, um sich selbst von den Vorzßgen zu ßberzeugen. Und danach?
Im Anschluss wird der Preis flexibel von der Menge Ihres Bedarfs bestimmt. Die Alternative sind Festpreise, wie sie beispielsweise von Microsoft Automate angeboten werden, die pro Nutzer 14 Euro und pro laufendem KI-Bot 144 Euro pro Monat fĂźr mittlere Services-Volumen (bis zu 5000 Seiten) verlangen.
Natif.AI, unser Partner fßr Intelligente Dokumentenverarbeitung bietet einen kostenfreien Test an und Im Anschluss individuelle Modelle, die sich nach Ihrem Bedarf richten. Wenn Sie beispielsweise mehr Aufwand am Anfang haben und später weniger aufholen mßssen, sind Sie somit an keine starren monatlichen Festpreise gebunden. Sie kennen schon Ihren ungefähren Bedarf? Dann lassen Sie uns Ihnen gerne ein individuelles Angebot zukommen.
So fĂźhren Sie intelligente Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen ein
Um zu erkennen, ob auch Ihr Unternehmen von Intelligent Document Processing (IDP) profitiert, bedarf es einer grßndlichen Bedarfsanalyse. Die Einfßhrung der intelligenten Dokumentenverarbeitung beginnt daher mit einher Analyse des Ist-Zustandes. Gibt es Stellen, die durch eine stärkere Automatisierung profitieren wßrden? Lautet die Antwort ja, dann sollten Sie sich die Services näher anschauen.
Helfen kĂśnnen hierzu folgende Ăberlegungen:
- Ist-Analyse durchfßhren: Schauen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse genau an. Welche Dokumentenarten werden aktuell manuell verarbeitet? Wo entstehen häufig Fehler oder VerzÜgerungen? Wie werden Dokumente aktuell archiviert und abgerufen? Diese Analyse hilft dabei, den tatsächlichen Bedarf und die potenziellen Verbesserungspunkte zu identifizieren.
- Dokumentenarten identifizieren: Erstellen Sie eine Liste aller Dokumentenarten, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Dazu gehĂśren beispielsweise Rechnungen, Verträge, Kundendaten oder auch interne Berichte. Ăberlegen Sie, welche Dokumente am meisten von einer automatisierten Verarbeitung profitieren wĂźrden.
- Datenvolumen abschätzen: Schätzen Sie das Volumen der zu verarbeitenden Dokumente. Wie viele Dokumente fallen täglich, wÜchentlich oder monatlich an? Dies hilft dabei, den Umfang der benÜtigten LÜsung zu bestimmen und ob eine skalierbare LÜsung erforderlich ist.
Ihre Unternehmensprozesse verbessern? Unsere Experten stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite
Eine E Mail reicht aus, um uns zu erreichen und wir setzen uns mit Ihnen zusammen, um eine Verarbeitung Ihrer Dokumente auf das nächste Level zu heben. Klicken Sie hier, um eine Demo zu buchen, oder wenden Sie sich an unseren KI Experten Grischa Morgenstern, der gerne mit Ihnen einen Termin gemeinsam einrichtet.
Häufige Fragen zu Natif.AI
Unsere KI-Automatisierungs-LĂśsung fĂźr Dokumente hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.
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Kann Natif.AI Bilder auslesen?
Natif-AI kann mit folgenden Programmiersprachen und Dateitypen umgehen: C#, PHP, Python, Java sowie NodeJS. Das Online-Tool zur intelligenten Dokumentenverarbeitung unterstĂźtzen sowohl synchronen als auch asynchronen Daten-Transfer sowie eine ganze Reihe von Dateiformaten. Dies sind die Bildformate JPEG, PNG, BMMP, GIF, TIFF und das Dokumentenformat PDF.
Welche Branchen profitieren am meisten von den VorzĂźgen der intelligenten Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) profitiert besonders folgende Branchen durch Effizienzsteigerung und Automatisierung:
- Finanzdienstleistungen: Automatisierung von Kreditanträgen, Versicherungspolicen und Finanzberichten.
- Gesundheitswesen: Schnellerer Zugriff auf Patientenakten, VersicherungsansprĂźche und klinische Studien.
- Rechtswesen: Automatisierte Dokumentenanalyse, Vertragsdurchsichten und Verwaltung von Rechtsdokumenten.
- Ăffentlicher Sektor: Beschleunigte Bearbeitung von Formularen, Anträgen und weiteren Dokumenten.
- Fertigungsindustrie: Effizientere Verwaltung von Lieferkettenunterlagen, Einkaufsverträgen und Qualitätszertifikaten.
- Immobilien: Schnellere Verarbeitung von Verträgen, Leasingdokumenten und Eigentumsakten.
- Einzelhandel: Bessere Lagerverwaltung und Kundenzufriedenheit durch effiziente Dokumentenverarbeitung.
- Transport und Logistik: Minimierung des Papierkrams und Steigerung der Effizienz in der Dokumentenverarbeitung.
IDP ermÜglicht diesen Branchen, Ressourcen zu sparen, die Datenqualität zu verbessern und schneller zu agieren.
Was bedeutet IDP?
Intelligent Document Processing (IDP)-LÜsungen wandeln unstrukturierte Informationen in verwertbare Daten um. Dazu werden nicht nur Informationen aus Dokumenten extrahiert anhand festgelegter Positionen, sondern ebenso mithilfe des semantischen Verständnisses der Inhalte durch den KI-Agenten.
Welche Anbieter von Intelligenter Dokumentenverarbeitung gibt es?
Neben Natif.AI ist Microsoft ebenso wie Automation Everywhere, Klippa, Astera zu nennen. Weitere gute Software lässt sich im Vergleich on OMR Reviews finden.
https://omr.com/de/reviews/category/intelligent-document-processing-idp
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Was ist der Unterschied zwischen intelligenter und automatisierter Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung hingegen geht einen Schritt weiter: Sie nutzt fortschrittliche Technologien wie kßnstliche Intelligenz, um Dokumente nicht nur zu digitalisieren, sondern auch deren Inhalte zu verstehen und automatisch relevante Daten zu extrahieren. Diese Prozesse strukturieren die Informationen so, dass sie direkt in Geschäftsabläufe integriert werden kÜnnen, ohne dass menschliche Eingriffe notwendig sind.
Wie werden die KI-Agenten trainiert?
Das Lernen des Modells ist jedoch damit noch nicht abgeschlossen, denn in der Anwendung mit Ihren Daten kann es seinen Korpus anhand Ihrer Dokumente vergrĂśĂern und weiterlernen, wodurch auf lange Sicht Sie noch stärker vom Einsatz profitieren. Dabei mĂźssen Sie nicht fĂźrchten, dass Ihre Daten an AuĂenstehende gelangen, denn das Unternehmen legt groĂen Wert auf die IT-Sicherheit innerhalb der intelligenten Dokumentenverarbeitung.
Wie wird die Sicherheit der Daten garantiert?
Kann ich von intelligenter Dokumentenverarbeitung auch ohne ein DMS wie DocuWare profitieren?
Grischa Morgenstern, Ihr Digitalisierungs-Experte
Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persĂśnlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT fĂźr die Bereiche Dokumenten-Management-System und DocuWare.
Scheuen Sie sich nicht bei allen Fragen rund um DMS mich zu kontaktieren. Ich helfen Ihnen gerne Ihre Dokumente zu digitalisieren und mithilfe von DocuWare Ihre Unternehmensprozesse zu vereinfachen.
Bei Fragen bin ich gerne fĂźr Sie da.