Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein unumgänglicher Schritt für Unternehmen, die in der modernen Wirtschaftslandschaft wettbewerbsfähig bleiben möchten. Die FEAG Gruppe (bestehend aus der FEAG Holding GmbH / FEAG St. Ingbert GmbH / FEAG Bremen GmbH / FEAG Forchheim / FEAG SLK Elektro s.r.o), ein führendes Unternehmen in der Elektrotechnik, erkannte die Notwendigkeit, ihre Prozesse zu digitalisieren, um Effizienz, Flexibilität und Nachhaltigkeit zu steigern.
Gemeinsam mit der SCHWINDT GmbH, einem Spezialisten für IT-Lösungen, nahm FEAG ein ambitioniertes Projekt zur Implementierung des Dokumenten-Management-Systems DocuWare in Angriff. Neben einer digitalen Dokumentenarchivierung und einem Rechnungsprüfworkflow wurde innerhalb des Projektes zudem ein Bestellfreigabeprozess umgesetzt. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes berichtet uns Projektleiterin Yvonne Neuaug von den Erfahrungen innerhalb des Projektes. Dazu werden das Projekt als solches, seine Ziele, Herausforderungen und Ergebnisse beleuchtet.
Inhaltszusammenfassung in Kürze:
- Digitalisierung und Effizienzsteigerung: FEAG digitalisiert mit DocuWare ihre Prozesse, um Effizienz, Flexibilität und Nachhaltigkeit zu verbessern.
- Partnerschaft mit SCHWINDT: Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit SCHWINDT war entscheidend für die reibungslose Implementierung.
- Mitarbeiterakzeptanz: Die intuitive Benutzerfreundlichkeit von DocuWare wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen.
- Nachhaltigkeit: Die papierlose Prozessabwicklung trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei und unterstützt flexible Arbeitsmodelle.
Projektziele
Ziel des Projekts war es, eine umfassende Lösung zu implementieren, die nicht nur die Effizienz von Dokumentenverwaltungsprozessen steigert, sondern auch den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens reduziert. Yvonne Neuaug, Projektleiterin bei FEAG, betonte: „Es geht hauptsächlich um schlankere Prozesse, um automatisierte Workflows, papierlose Abwicklung. Nachhaltigkeit war natürlich für uns auch stark im Vordergrund.“ Aufgrund von Corona musste FEAG, insbesondere für die Mitarbeiter im Homeoffice, zudem möglichst flexibel bleiben. Zudem hatte zu der Zeit jeder Standort seine eigenen Abläufe, worin Gleichheit geschaffen werden sollte. Dazu kamen gesetzliche Anforderungen wie die Revisionssicherheit in der Archivierung und die GoBD, die damit erfüllt werden sollten.
Auswahlprozess und Implementierung:
Die Auswahl von DocuWare als DMS und SCHWINDT als Implementierungspartner war das Ergebnis einer sorgfältigen Bewertung. Die Entscheidung fiel aufgrund der umfangreichen Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, nahtlos in bestehende Systeme integriert zu werden. Frau Neuaug erklärte: „Wir hatten noch 2 andere Tools, die uns vom Look and Feel nicht so passend vorkamen. DocuWare erfüllte alle wichtigen Anforderungen. Zudem hat es mit SCHWINDT menschlich gepasst, weshalb die Entscheidung dann auch auf SCHWINDT gefallen ist.“
Ergebnisse und Mehrwerte:
Die Einführung von DocuWare führte zu einer deutlichen Beschleunigung und Vereinfachung der dokumentenbasierten Prozesse. Frau Neuaug reflektierte über die sofortigen Verbesserungen:
„Die ersten Verbesserungen waren sofort spürbar. Wir haben eigentlich nicht erwartet, dass DocuWare so schnell und auch so reibungslos implementiert werden kann. Unsere Buchhaltung musste keine Überstunden mehr machen. Man findet nun alles sofort und muss nicht mehr irgendwelche Ordner durchwälzen.
Auch wenn man unterschiedliche Dokumente benötigt, die man vorher in verschiedenen Ordnern liegen hatte, findet man diese nun auf einen Blick inklusive der Mails, sobald ich nach der Bestellnummer suche. Das hilft natürlich bei Klärungen mit Lieferanten, was dann auch die Mitarbeiter spüren, da alles deutlich schneller geht.“
Durch das webbasierte System haben die Mitarbeiter einen einfachen Zugang und konnten von Beginn an arbeiten ohne langwierige Installationen. Die Anwenderfreundlichkeit war der Schlüssel zu einer hohen Mitarbeiterakzeptanz. Darüber hinaus wurde das Ziel der Nachhaltigkeit durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Ermöglichung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen weiter unterstützt.
Zitate und Mitarbeiterfeedback:
Die positive Resonanz der Mitarbeiter auf das neue System war riesig. Frau Neuaug teilte eine Anekdote, die die Stimmung im Unternehmen widerspiegelt: „Eine langjährige Mitarbeiterin, die bei uns die Kreditorenbuchhaltung macht, hat auch gesagt, dass sie viele Umstellungen und Neuerungen miterlebt hat aber diese hier eine ganz besonders positive und arbeitserleichternde war. Das war wie ein kleines Wunder für sie, und ich glaube, so ist das tatsächlich bei sehr vielen Usern angekommen.“ Aufgrund der positiven Erfahrungen forderten die Mitarbeiter gar weitere Themen umzusetzen. Diese Rückmeldungen bestätigen den Erfolg der Implementierung und die Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
Zusammenarbeit und Partnerschaft:
Die enge Zusammenarbeit zwischen FEAG und SCHWINDT war ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des Projekts. Frau Neuaug betonte die Bedeutung dieser Partnerschaft: „Es gibt ja immer ganz viele Leute, die sagen ‚war schon immer so‘ und wenig Motivation zu Neuerungen zeigen. Aber mit der Erstimplementierung haben wir das richtige Gespür bei den Abteilungen bewiesen, die auch wirklich sehr offen dafür waren.“ Da SCHWINDT die passenden Lösungen für die Mitarbeiter zur Hand hatten, ist man hier sehr schnell auf einen grünen Zweig gekommen, weshalb die Kooperation durchweg positiv verlief. Diese kooperative Haltung aller Beteiligten ermöglichte eine reibungslose Umsetzung und die Realisierung der gesetzten Ziele.
Nachhaltigkeit als Kernthema:
Das Projekt trug sichtbar zur Nachhaltigkeitsagenda von FEAG bei. Frau Neuaug unterstrich die Bedeutung dieses Aspekts: „Nachhaltigkeit ist für uns ein wichtiges Thema, wobei wir sehr viel Wert darauf legen zu schauen, wie und wo wir uns verbessern können. Von den Mitarbeitern kommen sehr viele Verbesserungsvorschläge, um die Nachhaltigkeit zu fördern. Innerhalb dieses Projektes ging es dabei natürlich vor allem um die papierlose Abwicklung.“ FEAG verfolgt aktiv Ziele zur Reduzierung seines ökologischen Fußabdrucks und sieht die Digitalisierung als einen wesentlichen Faktor zur Erreichung dieser Ziele. Die Implementierung von DocuWare ist ein Schritt in Richtung eines umweltbewussteren Geschäftsbetriebs, der Ressourcen spart und die Effizienz steigert.
Inhaltszusammenfassung
Das DMS-Projekt zwischen FEAG und SCHWINDT steht exemplarisch für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Transformation mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit. Die Ergebnisse sprechen für sich: verbesserte Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und ein Beitrag zum Umweltschutz. Dieses Projekt demonstriert eindrucksvoll, wie moderne Technologie und eine zukunftsorientierte Unternehmensführung Hand in Hand gehen können, um sowohl wirtschaftliche als auch ökologische Ziele zu erreichen.
Die FEAG Gruppe
Leiterin Controlling & Einkauf
FEAG Bremen GmbH
