Unternehmen suchen ständig nach Wegen, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Hierbei sind Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Enterprise Resource Planning Systeme (ERP) zwei entscheidende Instrumente, die häufig im Mittelpunkt der Überlegungen stehen.

Wie hängen beide Systeme zusammen und welche Vorteile bieten sie, wenn sie gemeinsam genutzt werden?

Der Unterschied zwischen DMS und ERP kurz erklärt

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) wie DocuWare dreht sich rund um alle Arten von Dokumenten, deren Archivierung, Versionierung und der automatischen Indexierung. Ziel eines Dokumentenmanagementsystems ist es, Workflows zu automatisieren und Betriebe durch das schnelle Finden von Dokumenten und anderen Dateien zu entlasten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Freigabesysteme, Suchfunktionen (Volltext, mithilfe von Kriterien oder Nummern u. v. m.), die rechtssichere Archivierung und die Integration zu anderen Stellen, darunter DATEV oder Outlook.

ERP-Systeme hingegen sind deutlich umfangreicher und beziehen sich auf die Verwaltung von Geschäftsprozessen. Sie integrieren alle wesentlichen Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Personalwesen, den Onlineshop und viele andere in einer einzigen, einheitlichen Softwareumgebung. Ihr Hauptziel ist es, den Fluss von Informationen und Prozessen im gesamten Unternehmen zu rationalisieren.

Die unschlagbare Kombination von DMS und ERP

Ein ERP erzeugt automatisch Dokumente durch seinen Gebrauch. Rechnungen werden an Kunden erstellt und versandt, monatliche Auswertungen erstellt, Angebote generiert und Verträge abgeschlossen. Alle diese Daten können davon profitieren, in einem DMS zusammengefasst und verwaltet zu werden. Somit kann eine Rechnung an den Kunden auch zeitgleich an die richtige Stelle im DMS abgelegt werden.

Die Vorteile der ERP und DMS Integration in der Übersicht

• Zentralisierung von Daten: Ein gemeinsames System sorgt für eine vollständige Integration von Geschäftsdaten und Dokumenten. Diese Art der Zentralisierung vermeidet redundante Datenhaltung und stellt sicher, dass alle Abteilungen mit konsistenten und aktuellen Daten arbeiten. Insbesondere wird sichergestellt, dass Buchhaltung, Kundensupport und Vertrieb auf die gleichen aktuellen Daten zurückgreifen.
• Optimierte Geschäftsprozesse: Der nahtlose Austausch von Informationen zwischen DMS und ERP ermöglicht eine deutliche Beschleunigung von Geschäftsabläufen. Bestellvorgänge, Rechnungslegung, Kundenbetreuung und viele andere Prozesse werden schneller und fehlerfreier.
• Compliance und Datensicherheit: Die Möglichkeit, sowohl Geschäftsdaten als auch damit verbundene Dokumente zu verfolgen und zu verwalten, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards. Audits und Überprüfungen werden durch die lückenlose Dokumentation erheblich vereinfacht. Zudem werden alle Anforderungen der gesetzlichen Rechtssicherheit bei der Sicherung elektronischer Daten erfüllt.
• Effiziente Ressourcennutzung: Durch die Integration können Unternehmen, Systeme und Infrastrukturen konsolidieren. Dies spart nicht nur Kosten, sondern auch die Zeit und den Aufwand für Schulungen und Systemwartung. Zeitgleich erlauben Versionierung und Kollaborationsfunktionen eine schnelle gemeinsame Zusammenarbeit.
• Verbesserte Kundeninteraktion: Ein kombiniertes System erleichtert den Kundenservice. Anfragen können schneller bearbeitet, Verträge zügiger erstellt und Reklamationen effizienter abgewickelt werden. Auf Abruf können die wichtigsten Kundeninformationen sofort aufgerufen werden.
• Förderung der interabteilichen Zusammenarbeit: Mit einer zentralisierten Plattform können Abteilungen leichter zusammenarbeiten. Sei es im Marketing, im Vertrieb oder im Kundenservice – ein einheitliches System fördert die interne Kommunikation und steigert die Produktivität.

Diese Varianten der Integration gibt es

Wie bei allen Arten an ERP- und DMS-Lösungen gibt es drei Varianten, nämlich eine On-Premise, eine Cloud- sowie eine hybride Lösung. Hier entscheidet sich die Auswahl merklich an den bereits vorhandenen Gegebenheiten. Der Vorteil von Cloud- und Hybrid-Systemen liegt gerade darin, wenn viele Außendienstmitarbeiter beschäftigt sind, die unabhängig vom Serverzugang Dokumente generieren müssen. Eine unabhängige Verbindung zum Portal ordnet dann die Daten direkt richtig ein, ohne, dass eine spätere manuelle Einordnung notwendig wird.

Ab wann sollte man ein ERP mit einem DMS kombinieren?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Sicher ist aber, dass es einer gewissen Mindestunternehmensgröße bedarf. Unter fünf Mitarbeitern lohnt es sich in der Regel nicht, hier wäre ein ERP oder DMS für Privatanwender (möglicherweise) sinnvoller.

Sobald aber eine größere Menge an Mitarbeitern beschäftigt ist, die Daten (und in erster Linie Dokumente)generieren, die zentral verwaltet werden sollten, dann lohnt sich die Einführung eines DMS bei einem deutlichen Großteil der Fälle.

Sollte bereits ein ERP vorhanden sein, dann erübrigt sich eigentlich diese Frage, denn die geringen Kosten der Einführung eines DMS sind im Vergleich zu den Vorteilen äußerst gering. Ob und was zuerst eingeführt werden soll oder um die Frage zu klären, ob eine zeitgleiche Einführung Sinn ergibt, sollte bei Unsicherheit ein Experte zurate gezogen werden. An dieser Stelle verweisen wir gerne auf unsere DMS Experten, die gemeinsam mit Ihnen die Frage der Einführung erörtern können.

Inhaltszusammenfassung:

Es ist offensichtlich, dass Dokumenten-Management-Systeme und ERP-Systeme, wenn sie isoliert verwendet werden, bereits erheblichen Mehrwert für Unternehmen bieten können. Ihre Kombination bietet jedoch ein ganz neues Potenzial, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu transformieren und sich in einem wettbewerbsintensiven Marktumfeld durch Effizienzsteigerung zu behaupten.

Häufige Fragen:

Sind alle ERP- und DMS-Lösungen miteinander kompatibel?

Kurz gesagt nein. Man kann nicht grundsätzlich davon ausgehen, dass das eigene DMS mit einem ERP kompatibel ist. Die von uns angebotenen Systeme (ERP: myfactory und Sage, DMS: DocuWare) lassen sich vollständig miteinander integrieren.