Wie viel kostet ein ERP-System? Die Gesamtkosten eines ERP-Systems hängen von mehreren Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, spezifische Anforderungen und gewählte Software.

Zu den typischen Kosten gehören Lizenzgebühren, Implementierungs- und Customizing-Kosten sowie laufende Wartungs- und Supportkosten. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die verschiedenen ERP-Kosten und wie sie sich zusammensetzen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Gesamtkosten für die Einführung eines ERP-Systems variieren stark und umfassen neben Hardware und Lizenzen auch schwer kalkulierbare interne und externe Aufwendungen.

• Interne Kosten wie Personalaufwand und Schulungen sind entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts und sollten bei Planung und Umsetzung genau berücksichtigt werden.

• Versteckte Kosten und regelmäßige Wartungsaufwendungen können die Gesamtkosten eines ERP-Systems erheblich beeinflussen, weshalb eine detaillierte Ressourcenplanung unerlässlich ist.

Überblick über die ERP-Kosten

Die Gesamtkosten für die Einführung eines ERP-Systems variieren stark je nach Unternehmensgröße und den spezifischen Anforderungen. Dabei sind die Kosten oft kaum transparent und reichen weit über die offensichtlichen Hardware- und Lizenzkosten hinaus. Schwer kalkulierbare interne Aufwendungen sind typisch für die Implementierung eines ERP-Systems.

Interessanterweise sinken die Kosten pro User mit zunehmender Nutzerzahl, was die Gesamtheit der internen Ausgaben beeinflusst. Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist von entscheidender Bedeutung für die Kosteneffizienz und Flexibilität des Unternehmens. Die Implementierungskosten können dabei zwischen 150 € und 9.000 € pro Benutzer liegen, abhängig von der Unternehmensgröße und der jeweiligen Software.

Ein ERP-Projekt dauert im Durchschnitt zwischen 8 und 14 Monaten, abhängig von der Komplexität und der gewählten Software. Erfahrene Unternehmen können durch den Austausch von Informationen besser budgetieren. Zusätzliche Ausgaben bei der Einführung einer ERP-Software umfassen Wartung und Implementierungskosten.

Interne Kosten einer ERP-Einführung

Interne Kosten sind einer der wichtigsten Aspekte bei der Einführung eines ERP-Systems. Diese Aufwände sind oft schwer kalkulierbar und hängen von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Ein genaues Verständnis dieser Kosten kann entscheidend für den Erfolg der ERP-Einführung sein.

Die spezifischen Anforderungen des Unternehmens beeinflussen die Höhe und Struktur der internen Aufwände stark. Es ist daher unerlässlich, diese Kostenfaktoren bei der Planung und Umsetzung eines ERP-Projekts genau zu berücksichtigen.

Planung und Vorbereitung

Vor der Entscheidung für ein ERP-System entstehen Kosten für das Auswahlverfahren und die IST-Analyse. In der Planungsphase einer ERP-Einführung fallen Kosten für das Auswahlverfahren und die Prozessanalysen an. Der Auswahlprozess für ein ERP-System kann mehrere Monate in Anspruch nehmen, insbesondere wenn zahlreiche Anforderungen zu berücksichtigen sind.

In der Planungsphase müssen folgende Punkte festgelegt werden:

• Welche Funktionen die ERP-Software bieten muss.
• Welche Prozesse abgebildet werden sollen.
• Alle betroffenen Abteilungen in die Planung einzubeziehen, um alle internen Bedürfnisse abzudecken.

Das Lastenheft ist bei der ERP-Auswahl von zentraler Bedeutung.

Personalkosten

Für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems werden in kleinen Unternehmen in der Regel 1-2 interne Mitarbeiter benötigt. Diese Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle, da sie für das Projekt abgestellt werden müssen und den Projektablauf koordinieren. Wenn interne Mitarbeiter für ein ERP-Projekt abgestellt werden, fehlen sie an anderer Stelle im Unternehmen.

Während der ERP-Einführung haben Teile des Personals oft nur geringe Möglichkeiten, ihren eigentlichen Arbeitsbereichen nachzugehen. In vielen ERP-Projekten wird der notwendige Personalaufwand häufig unterschätzt, was zu Ressourcenengpässen pro ERP Arbeitsplatz führen kann.

Der Personalaufwand wird oft unterschätzt, da aufwändige Tätigkeiten für Projektverantwortliche anfallen.

Schulungen

Die Schulungskosten setzen sich sowohl aus externen Schulungsgebühren als auch aus den Kosten durch den Verlust von Arbeitszeit zusammen. Ein Releasewechsel kann nicht nur hohe Kosten, sondern auch Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden mit sich bringen. Die ERP-Schulung kann oft Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Diese Phase ist oft langwierig.

In der Regel fokussiert sich die ERP-Schulung auf Schlüssel- oder sogenannte Key-User. Die Schulung der Mitarbeiter fördert die Akzeptanz des Systems und kann Anpassungskosten verringern. Der Aufwand und die Dauer von Mitarbeiterschulungen darf nicht unterschätzt werden. Mitarbeiter müssen ihr Wissen zum ERP-System regelmäßig auffrischen.

Externe Kosten einer ERP-Einführung

Externe Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems umfassen typischerweise Lizenzkosten, Anpassungskosten und externe Beratungskosten.

Diese Kosten sind häufig notwendig, um die Komplexität der ERP-Implementierung richtig einzuschätzen und zu steuern. Die Höhe der externen Kosten hängt vom Umfang und Art des Unternehmens sowie den spezifischen Anforderungen an die Software ab.

Typischerweise sind in den Angeboten der ERP-Anbieter Kosten für die ERP-Software und die damit verbundenen Anbieterleistungen enthalten. Externe Beratung kann notwendig sein, um sicherzustellen, dass die gewählte ERP-Lösung optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist.

Lizenzen und Abonnements

Cloud-ERP-Lösungen haben zuerst eine Kostenstruktur ab rund 200 Euro pro Nutzer und Monat (Für Voll-ERPs). Die Preisstruktur für Cloud-ERP-Modelle kann stark variieren, wobei die monatlichen Kosten ab etwa 120 Euro pro Nutzer beginnen können und bis in den sechsstelligen Bereich reichen. Bei Cloud-ERP-Systemen fallen in der Regel keine separaten Kosten für Software-Updates an, da diese oft im Paket enthalten sind.

On-Premise-ERP-Lösungen haben sehr hohe Einstiegskosten, die meist im sechsstelligen Bereich liegen. Lizenzpreise für ERP-Lösungen werden in der Regel gestaffelt nach der Anzahl der User festgelegt, wobei Modelle wie Named User und Concurrent User häufig verwendet werden.

Beim Named User Modell sind alle Nutzer namentlich registriert, während beim Concurrent User Modell die maximale Anzahl gleichzeitig aktiver Nutzer zählt.

Implementierung und Customizing

Anpassungen sind erforderlich, um die individuellen Unternehmensbedürfnisse und komplexen Prozesse digital abzubilden. Customizing bezeichnet die individuelle Anpassung des ERP-Systems an spezifische Unternehmensprozesse. Die Kosten für Customizing hängen von der Art und Komplexität der Anpassungen ab.

Der Aufwand für Anpassungen bei Cloud-ERP-Systemen ist in der Regel geringer im Vergleich zu On-Premise-Lösungen. Externe Beratungsdienste können zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere in der vorbereitenden Phase der ERP-Einführung. Bei einem Releasewechsel sind oft Anpassungen, Migration und möglicherweise externe Beratungsdienste notwendig.

Beratung und Support

Der Einsatz externer Berater, wie ein ERP Berater, kann entscheidend sein, um die passende ERP-Lösung auszuwählen und ein Lastenheft zu erstellen, was für viele Unternehmen Mangel an internem Know-how bedeutet. Die Wartungsverträge für ERP-Systeme beinhalten häufig sowohl Systemupdates als auch technischen Support.

Kostenlose ERP-Systeme können eine geringe Benutzercommunity haben, was sich negativ auf den Support auswirken kann. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines ERP-Systems auch die langfristige Verfügbarkeit von Support und Wartung zu berücksichtigen.

Hardware- und Infrastrukturkosten

Zusätzliche Kosten können durch erforderliche Hardware-Upgrades entstehen, die oft übersehen werden.

Die Anschaffungskosten für zusätzliche Hardware oder Serverinfrastruktur variieren je nach gewählter Lösung zwischen lokalen Servern und Cloud-Systemen. Eine Modernisierung der bestehenden Infrastruktur kann zusätzliche Kosten verursachen, um das ERP-System effektiv nutzen zu können.

Versteckte Kosten können auch durch die Notwendigkeit entstehen, Sicherheitsmaßnahmen und zusätzliche Infrastruktur für On-Premises-Systeme einzuführen. Cloud-basierte ERP-Systeme können die Kosten für Hardware und IT-Personal im Vergleich zu On-Premise-Lösungen senken.

Software-Updates können zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere wenn Hardwareanpassungen erforderlich sind.

Wartungs- und Updatekosten

Die Wartungskosten sind essentielle Bestandteile der Gesamtkosten eines ERP-Systems. Regelmäßige Wartung umfasst laufende Kosten für die Systemwartung und -pflege. Software-Updates verursachen Kosten für regelmäßige Updates und Releasewechsel.

Die Gesamtheit der Wartungs- und Updatekosten hat wesentlichen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des ERP-Systems.

Regelmäßige Wartung

Die Spannweite der Kosten für ERP-Lösungen kann zwischen 20 Euro pro Monat bis hin zu sechsstelligen Beträgen variieren. Die Wartungskosten bewegen sich im marktüblichen Rahmen. Sie liegen zwischen 1 und 1,8 Prozent der Lizenzpreise. Die Kosten für die jährliche Wartung orientieren sich an der Skalierbarkeit und der Anzahl der Nutzer. Jährliche Gebühren fallen in der Regel für Wartungsverträge an.

Im Wartungsvertrag für On-Premise-ERP-Systeme sind laufende Weiterentwicklungen und Support enthalten. Die Wartung einer ERP-Software verursacht jährliche Wartungsvertragsgebühren. Bei SaaS-ERP-Lösungen sind Softwareupdates und Supportdienstleistungen in den Wartungskosten enthalten.

Software-Updates

Die Kosten für die Wartung eines ERP-Systems können zwischen 1 und 1,8 Prozent der Lizenzkosten liegen. Zusätzliche Wartungs- und Supportkosten fallen regelmäßig für Software-Updates an. Ein Release-Wechsel kann möglicherweise Hardware-Ersatz und erneute Schulungen der Mitarbeiter erfordern. Bei Cloud-basierten ERP-Systemen fallen oft keine Kosten für Updates an.

Hauptkostenfaktoren bei einem Releasewechsel sind Anpassung, Migration und externe Berater. Die Notwendigkeit für kontinuierliche Updates und Tests kann zusätzliche, oft unerwartete Kosten verursachen. Daher ist es wichtig, diese potenziellen Kosten bei der Kostenplanung zu berücksichtigen.

Versteckte Kosten bei ERP-Systemen

Die Gesamtkosten der Nutzung eines ERP-Systems sollten alle finanziellen Aspekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg berücksichtigen.

Beispiele für versteckte Kosten bei einem ERP-System sind:

• Anpassungen

• Erweiterungen

• Datenmigration

• Schulungen

• langfristige Wartung und Unterstützung

Neue Kosten für Anwendungen, Systemanpassungen, Folgeberatungen und Schulungen können in Zukunft für ERP-Systeme anfallen.

Externe Berater können zusätzliche Kosten von etwa 10 % der gesamten Projektkosten verursachen, was im Mittelstand zwischen 30.000 und 100.000 Euro liegt. Ungeplante zusätzliche Wartungskosten können durch unerwartete Softwareprobleme oder notwendige Systemanpassungen entstehen.

Die Komplexität von Geschäftsprozessen kann die Kosten für Migration und Anpassung von ERP-Systemen signifikant erhöhen. Es ist wichtig, versteckte Kosten bei der Planung eines ERP-Projekts zu berücksichtigen, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden und eine realistische Einschätzung der Gesamtkosten zu erhalten.

Möglichkeiten zur Reduzierung der ERP-Kosten

Unternehmen sollten genügend Zeit für die Planungsphase der ERP-Einführung investieren und dabei Risiken abwägen. Eine detaillierte Ressourcenplanung hilft, Kosten zu senken, indem die Tools und Funktionen zielgerichtet ausgewählt werden. Bei der Auswahl der ERP-Software sollten alle Abteilungen, Prozesse und Anforderungen berücksichtigt werden.

Ein modulares ERP-System ermöglicht es Unternehmen, nur die benötigten Module zu erwerben, wodurch unnötige Ausgaben vermieden werden. Eine effiziente Implementierung kann Kosten reduzieren, indem Verzögerungen und zusätzliche Beratungskosten minimiert werden.

Regelmäßige Überwachung der Nutzung des ERP-Systems hilft, Effizienzsteigerungen zu identifizieren und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Kostenlose ERP-Systeme als Alternative

Kostenfreie Open Source ERP-Systeme bieten eine kosteneffiziente Alternative für Unternehmen. Diese Systeme können eine kostengünstige Option darstellen, insbesondere für kleine Unternehmen mit einfachen Prozessen oder Start-ups mit begrenztem Budget. Die Implementierung von Open Source ERP-Systemen erfordert jedoch oft technisches Wissen.

Es ist wichtig, sich über die Unterschiede zwischen kostenlosen und gebührenpflichtigen Systemen bewusst zu sein.

Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Professionelle Software bietet meist einen Ansprechpartner.

• Bei kostenlosen Lösungen fehlt oft dieser persönliche Kontakt.

• Unternehmen müssen selbst für Integration und Anpassung sorgen.

• Höhere Zeitaufwände und mögliche versteckte Gebühren können auftreten.

Diese Unterschiede sollten bei der Auswahl des richtigen Systems berücksichtigt werden.

Open Source ERP-Lösungen

Ein Open Source ERP ist ein kostenloses ERP-System, bei dem Benutzer den Quellcode anpassen können. Diese Systeme bieten eine günstige Möglichkeit zur Automatisierung grundlegender Geschäftsprozesse. Ein Vorteil ist eine unbegrenzte Nutzungsdauer und kein Risiko, gegen Lizenzen zu verstoßen.

Allerdings besteht eine Unsicherheit bezüglich der zukünftigen Weiterentwicklung und es gibt keine Haftung für Sicherheit und Systemausfälle. Herausforderungen sind auch die Eigenverantwortung für Wartungen und Implementierungen sowie technische Probleme. Unternehmen müssen die Unterschiede zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Systemen erkennen. Es ist wichtig, sich über die Vor- und Nachteile beider Optionen zu informieren.

Geeignete Szenarien für Freeware

Kleinere Unternehmen oder Selbstständige mit geringem Budget können von kostenloser ERP-Software profitieren. Kostenlose ERP-Software lohnt sich insbesondere für kleine Unternehmen mit einfachen Prozessen oder Start-ups mit begrenztem Budget. Vorhandenes Know-how oder Ressourcen zur Entwicklung können die Nutzung eines Open-Source-ERP-Tools sinnvoll machen.

Umfang, Grenzen, Funktionalität und zukünftige Anforderungen sollten bei einem kostenlosen ERP-System sorgfältig geprüft werden. Daher ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen, bevor man sich für eine Freeware entscheidet.

Abschreibung und steuerliche Behandlung von ERP-Systemen

Ab dem 22. Februar 2022 kann die Abschreibung von ERP-Software im Jahr der Anschaffung vollständig vorgenommen werden. Es ist möglich, dass ERP-Software in der Steuerbilanz vollständig im Jahr der Anschaffung abgeschrieben wird, während handelsrechtlich längere Nutzungsdauern zulässig sein können. Diese Unterschiede können zu latenten Steuern in der Handelsbilanz führen.

ERP-Software ist als immaterielles Gut klassifiziert und muss gemäß den steuerlichen Vorschriften linear abgeschrieben werden. Für ERP-Systeme wurde eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 5 Jahren festgelegt, die im BMF-Schreiben von 2005 bestätigt wurde.

Zusammenfassung

Die Einführung eines ERP-Systems ist mit vielfältigen Kosten verbunden, die weit über die Anschaffungskosten hinausgehen. Von internen Aufwänden für Planung und Schulung über externe Kosten für Lizenzen und Beratung bis hin zu langfristigen Wartungs- und Updatekosten – es gilt, alle Faktoren sorgfältig zu berücksichtigen. Versteckte Kosten und unvorhergesehene Ausgaben können das Budget zusätzlich belasten, weshalb eine detaillierte Kostenplanung unerlässlich ist.

Dennoch bieten ERP-Systeme enorme Vorteile in der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Durch gezielte Maßnahmen zur Kostensenkung und die Wahl einer passenden ERP-Lösung kann der Nutzen maximiert und die finanzielle Belastung minimiert werden. Lassen Sie sich von den Herausforderungen nicht entmutigen, sondern nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen effizienter und zukunftsfähiger zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Faktoren beeinflussen die Gesamtkosten eines ERP-Systems?

Die Gesamtkosten eines ERP-Systems werden wesentlich durch Lizenzkosten, Anpassungen, Schulungen, Wartung und sowohl interne als auch externe Aufwände bestimmt. Besondere Aufmerksamkeit sollte auch den versteckten Kosten gewidmet werden.

Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems im Durchschnitt?

Die Implementierung eines ERP-Systems dauert im Durchschnitt zwischen 8 und 14 Monaten, wobei die Dauer von der Komplexität und der ausgewählten Software abhängt.

Was sind versteckte Kosten bei ERP-Systemen?

Versteckte Kosten bei ERP-Systemen beinhalten Anpassungen, Erweiterungen, Datenmigration, Schulungen sowie langfristige Wartung und Unterstützung. Diese Faktoren können die Gesamtkosten erheblich erhöhen.

Können kostenlose ERP-Systeme eine gute Alternative sein?

Ja, kostenlose ERP-Systeme können eine gute Alternative für kleine Unternehmen und Start-ups mit einfachen Prozessen und begrenztem Budget darstellen. Sie bieten eine kosteneffiziente Lösung, um Geschäftsabläufe zu optimieren.

Wie können Unternehmen ihre ERP-Kosten reduzieren?

Unternehmen können ihre ERP-Kosten reduzieren, indem sie eine detaillierte Planung durchführen, gezielt die notwendigen Module auswählen, Transparenz von den Anbietern fordern und die Systemnutzung regelmäßig überwachen. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und Kostenersparnissen.