In der digitalen Geschäftswelt von heute ist die E-Mail-Kommunikation ein zentrales Instrument, das den täglichen Betrieb von Unternehmen rund um den Globus unterstützt.

Angesichts der enormen Menge an E-Mails, die täglich versendet und empfangen werden, ist die E-Mail Archivierung im Büro mehr als nur eine praktische Maßnahme; sie ist ein unverzichtbares Tool für Effizienz, Compliance und Datensicherheit.

Grundsätzlich bezeichnet E-Mail-Archivierung das dauerhafte, konstante und sichere Speichern von elektronischen Mitteilungen. Dieser Prozess basiert sowohl auf rechtlichen Vorschriften, die eine kontinuierliche Dokumentation von steuerlich bedeutsamen Unterlagen fordern, als auch auf den Bedürfnissen von Unternehmen und Einzelpersonen, ihre stetig wachsende und komplexere E-Mail-Korrespondenz effizient zu verwalten und zu organisieren.

Die rechtliche Situation in Deutschland: Wer muss E-Mails archivieren?

In Deutschland gibt es diverse Richtlinien, wer E-Mails archivieren muss. Nicht darunter fallen Nichtkaufleute (sowie Unternehmer, die auf die Kleinunternehmerregel anwenden und Freiberufler). Jedes andere Unternehmen ist verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Nicht alle E-Mails, die ein Betrieb erhält, sind jedoch zugleich geschäftlich. Bei Verstoß gegen diese Pflicht könnte eine Geldstrafe oder gar eine Freiheitsstrafe folgen.

Entscheidend darüber, welche aktuellen Richtlinien gelten, sind das Handelsgesetzbuch (HGB), „die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie die Abgabeordnung (AO).

Eine solche revisionssichere E-Mail-Archivierung muss zwischen sechs und zehn Jahren gewährleistet werden. Keine Angaben macht der Gesetzgeber über das dazu verwendete System oder die Software im Einzelnen. Heißt, ob E-Mails manuell archiviert werden oder durch den Einsatz einer DMS Software wie DocuWare ist Ihnen überlassen.

Sind grundsätzlich alle E-Mails zu archivieren?

Hierauf kann mit einem „Nein“ geantwortet werden. Es gibt neben Sonderfällen auch E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen sowie elektronische Nachrichten, deren Wert dermaßen gering ist, dass sie ebenfalls nicht dazu zählen.

Alle E-Mails abzuspeichern, wäre auch reichlich sinnlos und würde für Datenmüll sorgen, wenn Kommunikationen zwischen Mitarbeitern abgespeichert werden müssten, die sich um das Mittagessen in der Pause drehen würden.

Darunter fallen neben Spam-E-Mails auch Nachrichten, die lediglich auf einen Anhang verweisen. Private elektronische Nachrichten von Mitarbeitern (wenn nicht im Vorhinein gänzlich verboten) dürfen ebenfalls nicht archiviert werden.

Sonderfälle gelten bei Bewerbungsunterlagen. Die müssen bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden (§ 61b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 Abs. 4 AGG9). Eine Ausnahme tritt ein, falls ein Bewerber seine Bewerbung zurückzieht und die sofortige Löschung der Unterlagen einfordert.

Wie müssen E-Mails archiviert werden

Einige Richtlinien gibt es doch, gleichgültig, welches Dokumenten-Management-System oder Vorgehensweise Sie verwenden, folgende Merkmale muss Ihre E-Mail Archivierung erfüllen:

• Vollständige und ordnungsgemäße Sicherung zum frühestmöglichen Zeitpunkt
• Die Unveränderbarkeit und Übereinstimmung mit dem Original muss garantiert sein
• Sie muss durch das Finanzamt einsehbar sein
• Eine Speicherung muss durchgehend den gesamten Zeitraum umfassen
• Die Sicherung muss ebenfalls über eine nachvollziehbare Protokollierung verfügen, sodass etwaige Veränderungen einsehbar sind.
• Wichtig sind eine Wiederauffindbarkeit sowie eine Reproduzierbarkeit
• Sollte es während der Aufbewahrung zu einem Systemwechsel gekommen sein, muss dieser getreu den Richtlinien erfolgen

Welche Möglichkeiten gibt es die gesetzlichen Anforderungen in der E-Mail-Archivierung zu erfüllen?

Genau genommen bestehen dazu drei Optionen, die auf Softwarebasis basieren und die vierte Option, die eigene IT-Abteilung mit Rechtsbeistand eine eigene Lösung entwickeln zu lassen.

Dies ist in den meisten Fällen jedoch die schlechtere Alternative, besonders da moderne DMS Systeme die rechtssichere E-Mail-Archivierung als EINE Funktion komplett abdecken, daneben aber noch dutzende weitere sinnvolle Funktionen bieten.

Methoden der E-Mail Archivierung:

• On-Premise-Lösungen: Dabei werden E-Mails direkt auf den Servern des Unternehmens oder auf dedizierten Hardware-Appliances gespeichert. Dies gibt Unternehmen volle Kontrolle über ihre Daten, erfordert jedoch auch eine umfassende IT-Infrastruktur und regelmäßige Wartung.
• Cloud-basierte Archivierung: Viele moderne Unternehmen entscheiden sich für Cloud-Lösungen, da sie skalierbar, kosteneffizient und weniger wartungsintensiv sind. Mit dieser Methode werden E-Mails in der Cloud eines Drittanbieters gespeichert.
• Hybride Lösungen: Diese kombinieren die besten Eigenschaften von On-Premise und Cloud-Archivierung, indem sie eine flexible und anpassbare Archivierungslösung bieten, die sowohl lokal als auch in der Cloud gespeichert werden kann.

Unsere empfohlene Lösung für eine solche gesetzlich zu 100 % abgedeckte E-Mail Archivierung ist das DocuWare DMS. Entsprechend Ihrer Wünsche kann sie in jeder der drei Formen in Ihr Unternehmen integriert werden.

Möchten Sie DocuWare testen, dann ist dies hier möglich. Noch Fragen zum Dokumentenmanagementsystem, dann sprechen Sie gerne unsere Experten an. DocuWare bietet eine skalierbare und intuitiv zu bedienende Lösung für eine Vielzahl von Anforderungen.

Vorteile der digitalen E-Mail Archivierung

Eine digitale Sicherung erfüllt aber nicht einfach nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern ist auch ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro.

Daneben bestehen noch weitere Vorteile, die Auswirkungen auf die Effizienz der praktischen Arbeitsabläufe haben:

• Compliance und rechtliche Absicherung: Durch das Archivieren von E-Mails können Unternehmen sicherstellen, dass sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten und bei Bedarf auf wichtige Kommunikationen zugreifen können.
• Datensicherheit: Durch das Archivieren von E-Mails in sicheren Systemen werden wertvolle Daten vor Verlust, Beschädigung oder Cyber-Angriffen geschützt.
• Verbesserte Effizienz: Mitarbeiter können schnell und einfach auf ältere E-Mails zugreifen, ohne die Leistung der Haupt-E-Mail-Systeme zu beeinträchtigen.
• Kosteneinsparungen: Digitale Archivierungssysteme reduzieren die Notwendigkeit für physische Speicherlösungen, was wiederum zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• Schutz vor Datenverlust: Im Falle eines technischen Ausfalls oder eines Sicherheitsvorfalls gewährleistet die Archivierung, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Häufige Fragen:

Ist Mail Archivierung Pflicht?

Ja, die E-Mail-Archivierung ist in vielen Ländern aufgrund gesetzlicher Vorschriften Pflicht. Diese Vorschriften verlangen oft, dass Unternehmen steuerlich relevante und geschäftsbezogene E-Mails über einen festgelegten Zeitraum unverändert aufbewahren.