Ein Dokumenten Management System (DMS) ermöglicht die systematische Organisation und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es unterstützt nicht nur die Erfassung und Archivierung, sondern auch die Suche und den Abruf von Informationen.
Es gibt viele Freeware-Optionen auf dem Markt, die zwar kostenlos sind, jedoch mit Bezahlvarianten konkurrieren, die oft mehr Funktionen und Support bieten.
Die Auswahl der tatsächlich angebotenen Freeware DMS ist jedoch eher beschränkt. Mann darf hierbei nicht dem Fehler anheimfallen, wie es manche Anbieter tun und einfache PDF- sowie Organisationstools als Dokumenten-Management-System Freeware zu bezeichnen, obwohl sie die Kernaufgaben eines solchen Programms nicht erfüllen. Selbstverständlich kann eine stringent geführte Ordnerhierarchie helfen, aber dafür benötigt man dann auch keine Freeware Software.
Die Vorteile und Nachteile von Freeware DMS Optionen im Vergleich
Dokumenten-Management-System Freeware hat wie alle frei verfügbaren Softwareprogramme verschiedene Vorzüge, aber auch Schwächen.
Diese sollte man kennen, bevor man sich dazu entscheidet, ein solches System einer Bezahlvariante vorzuziehen. Gerade bei einem KMU hängt viel davon ab, inwieweit eine eigene IT-Ableitung oder der Wille Freelancer zu bezahlen vorhanden ist, um die nicht individualisierten Freeware-Lösungen auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Dokumenten-Management-System Freeware bietet oft die grundlegenden Funktionen für Dokumentenmanagement, wie:
- Dokumentenerfassung
- Versionierung
- Suchfunktion
- Zugriffskontrolle
Vorteile von Freeware DMS:
- Kosteneffizienz: Freeware DMS ist kostenlos und stellt eine wirtschaftliche Lösung für Unternehmen mit begrenztem Budget dar.
- Benutzerfreundlichkeit: Viele Freeware-DMS sind intuitiv und einfach zu bedienen, was die Akzeptanz bei den Mitarbeitern fördert.
- Community-Support: Für viele Freeware-Lösungen gibt es eine aktive Community, die bei Problemen hilfreich sein kann.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Viele Freeware-Lösungen lassen sich leicht an wachsende Unternehmensanforderungen anpassen und können bei Bedarf einfach skaliert werden.
- Schnelle Implementierung: Aufgrund der geringeren Komplexität können Freeware-DMS oft schneller implementiert werden als ihre bezahlten Pendants.
Nachteile von Freeware DMS:
- Begrenzte Funktionen: Im Vergleich zu Bezahlvarianten bieten Freeware-Lösungen oft weniger Funktionen.
- Weniger Support: Da es sich um kostenlose Software handelt, mangelt es oft an professionellem Support und Kundenservice.
- Unsicherheit bei Updates: Die Weiterentwicklung von Freeware ist nicht immer gewährleistet, und es kann passieren, dass es keine regelmäßigen Updates gibt.
- Weniger Integrationsmöglichkeiten: Kostenlose DMS bieten oft weniger Möglichkeiten zur Integration mit anderen Anwendungen und Systemen, was den Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen erschweren kann.
- Datensicherheit und Datenschutz: Freeware-Lösungen können Mängel in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz aufweisen, insbesondere wenn es sich um Cloud-basierte Dienste handelt, da sie oft nicht denselben Sicherheitsstandards entsprechen wie Bezahlvarianten.
Wie man erkennen kann, bieten Freeware Systeme sowohl einige Vor- als auch Nachteile im praktischen Arbeitsalltag. Wichtig dabei ist die jeweilige Gewichtung für Ihr Unternehmen, die nur Sie vornehmen können. Man muss verstehen, dass bei Freeware Systemen man selbst für das Funktionieren und den Datenschutz verantwortlich ist.
Das heißt; entweder muss die IT auftretende Schwächen schnell ausmerzen oder man läuft Gefahr hohe Summen bei Datenschutzlecks bezahlen zu müssen. Sind diese Bedenken aus dem Weg geräumt, oder man möchte auf sich bewährten Systemen aufbauen, dann kann man sich nun eine der folgenden Systeme aussuchen.
Das sind echte mögliche Optionen an Dokumenten-Management-System Freeware
Es gibt in Deutschland natürlich die Möglichkeit englischsprachige, internationale Systeme anzuwenden, die Frage dabei bleibt, ob alle Mitarbeiter oder Kollegen ausreichend fit in der englischen Sprache sind, um dies ordentlich nutzen und davon profitieren zu können. Daher ist es grundsätzlich besser und profitabler eines der deutschen Freeware DMS zu wählen.
- agorum core Open
- AMAGNO Digital Workplace
- Alfresco CE
- BitFarm DMS + ECM
- empower
- Filestage
- Planio
- Logical Doc
- OpenDocMan
Datensicherheit und Datenschutz sind unabdingbare Aspekte, die bei der Auswahl eines DMS berücksichtigt werden sollten. Eine gute Freeware-DMS sollte robuste Sicherheitsfeatures bieten und den Datenschutzbestimmungen entsprechen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu gewährleisten.
Inhaltszusammenfassung
Freeware-Dokumentenmanagementsysteme sind eine hervorragende Option für Unternehmen, die nach einer kostengünstigen Lösung suchen, und bieten viele grundlegende Funktionen, die für die Dokumentenverwaltung erforderlich sind. Sie sind oft benutzerfreundlich und haben aktive Community-Supports.
Bezahlvarianten sind jedoch in der Regel die bessere Wahl für mittlere bis große Unternehmen, die erweiterte Funktionen, professionellen Support und regelmäßige Updates benötigen. Auch wenn die Kosten höher sind, kann die Investition sich durch verbesserte Effizienz und Produktivität auszahlen.
Bei der Auswahl eines DMS, sei es Freeware oder eine Bezahlvariante, wie DocuWare, ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und das Budget des Unternehmens zu berücksichtigen und die verfügbaren Optionen sorgfältig abzuwägen.
Letztlich erfordert die Auswahl einer guten DMS-Freeware eine sorgfältige Prüfung der genannten Faktoren in Verbindung mit den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens. Nutzerbewertungen und -erfahrungen können zusätzlich wertvolle Einblicke bieten und bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
Häufige Fragen:
Welches Dokumenten Management System ist kostenlos?
Tatsächlich gibt es kostenlose Dokumenten Management Systeme, die Zahl derer ist jedoch übersichtlich und mehrere deutschsprachige zu finden, schon nicht zu einfach. Kostenfreie DMS laufen unter der Bezeichnung Open Source DMS Freeware und sind wie der Name schon sagt lizenzfrei nutzbar und können daher frei verwendet werden.
Natürlich bedeutet frei nicht, dass es perfekt ist, denn um es in einem Unternehmen einzusetzen, wird Eigenarbeit verlangt. Der eigene IT-Service sollte bei nicht privater Verwendung dringend Anpassungen vornehmen. Da diese mitunter sehr hoch ausfallen, muss die Frage gestellt werden, ob sich ein Dokumenten Management System kostenlos überhaupt lohnt, außer für den ersten Eindruck.
Möchte man dennoch eines davon testen oder als Grundlage nutzen, sind folgende Open Source DMS erhältlich:
- LogicalDoc
- Krystal DMS Community Edition 2018 16/12
- CompuDMS Free 7.1.3.40
- Zotero 6.0.26
- TagSpaces Lite 5.4.4
- DataCrow 4.10
Bei kostenlosen Dokumenten-Management-Systemen sollte dringend beachtet werden, dass diese nicht immer regelmäßig aktualisiert und in vielen Fällen Sicherheitslücken selbst geschlossen werden müssen. Sollten Sie sich überlegen, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen und keine eigene IT-Abteilung beschäftigen, raten wir ernst von der Verwendung eines Open Source DMS ab.
