DocuWare zählt zu den führenden Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigen Raum und ist eine lohnenswerte Entscheidung für sehr viele kleine und mittelständische Unternehmen.
In dieser Information haben wir uns näher angeschaut, ab wann lohnen sich DMS für kleine Unternehmen und welche Faktoren spielen dabei eine Rolle? Was aber ebenfalls entscheidend ist, das sind neben all den Vorteilen natürlich auch die DocuWare Preise und laufenden Kosten bei der Entscheidungsfindung.
Gerade kleine Unternehmen, die zwar hohe Umsätze erzielen, aber ebenso hohe Ausgaben haben, tun sich oft schwer damit zu entscheiden, ob sich finanziell noch ein Dokumentenmanagementsystem rentiert, insbesondere, wenn bereits ein ERP vorhanden sein sollte.
Natürlich ist es keine Pflicht ein DMS zu nutzen, aber die vielen positiven Faktoren sprechen doch eine klare Sprache. Selbstverständlich spielen aber auch die DocuWare Kosten hier eine Rolle.
Direkt zur Sache: Wie hoch liegen die DocuWare Preise?
Wir möchten nicht um den heißen Brei herumreden. DocuWare hat Ende 2022 die gültigen Lizenzkosten von all ihren offiziellen Präsenzen entfernt und ebenfalls allen Premiumpartnern eine Veröffentlichung derselben untersagt (Stand 2023). Nun könnte man es dabei belassen, aber es gibt doch immer Möglichkeiten dennoch an eine Einschätzung für Ihr Unternehmen zu gelangen.
Wie das in der Praxis geschieht und für welche Dienstleistungen tatsächlich Kosten anfallen – darum geht es in der folgenden Information. Vereinzelt finden sich auf manchen Webseiten noch Preislisten. Diese entstammen jedoch veralteten Angaben und sind daher nicht mehr aktuell. Anbieter, die solche Preise öffentlich einsehbar listen, sind daher mit Skepsis zu betrachten – vor allem, da es höchstwahrscheinlich um falsche Standardangaben handelt.
Wie setzen sich die DocuWare Kosten zusammen?
DocuWare ist nicht einfach nur eine Software, sondern ein individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes System. Neben den klassischen KMUs können auch städtische Verwaltungen, Kreditunternehmen, Apotheken, Stiftungen sowie weitere spezifische Branchen von einem solchen DMS profitieren. Zwar gibt es keine 1zu1 DocuWare Preisliste, aber dennoch können die DocuWare Anschaffungskosten erfragt werden.
Interessieren Sie sich für den Einsatz eines DMS in Ihrem Geschäft oder Verwaltungseinheit? Dann sprechen Sie uns gerne. Gemeinsam mit Ihnen lässt sich dann ein Paketangebot schnüren, welches Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht und sich skalierbar aufbauen lässt. Darin aufgeführt, sind dann alle anfallenden DocuWare Kosten transparent zu Ihrer Einsicht.
Die Zusammensetzung der DocuWare Preise im Überblick
Bevor man sich den Kosten zuwendet, steht die Wahl der gewünschten Lösungsart. Diese teilt sich in drei verschiedene Möglichkeiten auf, die abhängig von Ihrem Unternehmen und Ihren Entwicklungswünschen ausfallen. Grundsätzlich sind diese jedoch: Cloud-Lösung, On-Premise und/oder eine hybride Variante.
Die DocuWare Cloud Lösung richtet sich an Unternehmer, die gerne komplett digital aufgestellt sein wollen und keine eigene IT-Infrastruktur besitzen bzw. keine neue bewusst dafür anschaffen wollen. Die On-Premise Lösung wird auf Ihren eigenen Servern gehostet. Beide Varianten bieten jedoch nahezu gleiche Funktionen, da sie auf demselben Code basieren. Wer die Vorteile beider Varianten kombinieren möchte, der kann sich auch für eine hybride Lösung entscheiden. Diese ist besonders für diejenigen interessant, die auch lokale Sicherungskopien wünschen.
Nach der Wahl des spezifischen Systems erfolgt nun eine Auswahl aus den vier Standardlösungen. Diese teilen sich wie folgt auf:
- DocuWare Cloud 4: Bis zu 4 Nutzer und 20 GB Speicherplatz
- DocuWare Cloud 15: Bis zu 15 Nutzer und 50 GB Speicherplatz
- DocuWare Cloud 40: Bis zu 40 Nutzer und 500 GB Speicherplatz
- DocuWare Cloud 100: Bis zu 100 Nutzer und 1000 GB Speicherplatz
Alle Cloud-Angebote verfügen über den gleichen Funktionsumfang. Das heißt, man benötigt keine höhere Version, die zusätzliche Kosten verursachen würde. In jedem Paket sind die wichtigsten Funktionen, darunter das Intelligent Indexing, Workflow-Management, Formularerstellung u. v. m. Enthalten. Sollten darüber hinaus Änderungen notwendig werden (wie bei fünf Nutzern, statt 15), dann können sowohl Speicherkapazität als auch die Anzahl der Benutzer kontinuierlich erweitert werden.
Welche DocuWare Anschaffungskosten kommen zusätzlich hinzu?
Neben den monatlichen Kosten, um das System in Form von Software as a Service (SaaS) nutzen zu können, kommen noch weitere monatliche bzw. einmalige Anschaffungskosten hinzu.
Diese setzen sich im Durchschnitt aus folgenden Elementen zusammen:
- Installation des DMS auf den Geräten sowie den Servern
- Schulung der Mitarbeiter
- Eventuelle Anschaffung von geeigneter Hardware zur Ausführung des Systems
- Kauf von Servern (bei hybriden oder On-Premise Lösungen)
- Laufende monatliche Betreuungskosten durch einen Servicepartner (Beratung, Nachschulungen von neuen Mitarbeitern oder bei neuen Funktionen usw.)
- Etwaige Wartung von IT-Infrastruktur
Mit welcher Investition kann man also am Ende rechnen? Eine allgemeingültige Antwort darauf kann guten Gewissens nicht gegeben werden, ohne die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu kennen. Deswegen ist eine Absprache zwischen Unternehmern und Partnern so besonders wichtig, um eine passende Realisierungsmöglichkeit zu finden, die auch Ihrem Wunsch zur Investition entspricht. Die mitunter hohen Kosten eines DMS für KMUs werden daher transparent von uns offengelegt und eine Einführung gemeinsam abgewägt.
DocuWare Lizenzmodell – So wird die Software abgerechnet
Niemand erwirbt gerne die Katze im Sack und gerade bei hohen Investitionen möchte man eine transparente Lösung haben. Seit 2022 veröffentlicht DocuWare jedoch öffentlich keine gültigen Preise mehr. Dennoch kursieren im Internet die „wildesten“ Zahlen für die DMS Lösung. Nachfolgend findet sich ein Beispiel für solche spekulativen Lizenzkosten.
Mit diesen falschen Mythen beim DocuWare Lizenzmodell sollte man aufräumen und sich nicht abschrecken lassen von den teilweise enorm hohen Zahlen, die dort pro Nutzer genannt werden, denn einfach gesagt: Diese sind nicht korrekt. Anhand des Beispielbildes wird dabei ersichtlich, dass mehrfach falsche Preise bezogen auf die gleiche Lizenz kursieren.
Fazit: Nicht verunsichern lassen, sondern Anfrage stellen
Die DocuWare Lizenzkosten sind in erster Linie davon abhängig, welches der vier folgenden DocuWare Lizenzmodelle gewählt wird.
- DocuWare Cloud 4
- DocuWare Cloud 15
- DocuWare Cloud 40
- DocuWare Cloud 100
Die vorkonfigurierte Standard-Lösung (die bei den meisten Unternehmen vollkommen ausreicht) erfordert keine weiteren Kosten. Das DocuWare Lizenzmodell schwankt aber noch, ob Sie die Lösung direkt in der Jahres-, der Monats- oder der Mehrjahresvariante beantragen. Eine große Rolle spielen zudem Spezialmodule sowie der Umfang der in Anspruch genommenen Professional Services (beispielsweise durch Vertriebspartner wie SCHWINDT).
Wieso veröffentlicht DocuWare keine Lizenzkosten oder einen Preisgenerator?
Im Bereich DMS ist DocuWare mit einer der erfolgreichsten Marktführer, gerade für KMUs. Um dem Preiskampf zu entgehen, hat das Unternehmen daher sich entschieden, keine genauen DocuWare Lizenzkosten im Internet zu veröffentlichen. Wie kommen Sie nun genau zu Ihrer passenden Lösung?
Beantragen Sie JETZT Ihre individuellen und transparenten Preise für die DocuWare Lizenzmodelle. Klicken Sie einfach auf den Link und senden Sie uns eine Nachricht zu, dann erhalten Sie schon bald in Kürze Ihren individuellen Vorschlag. Das reicht Ihnen bis jetzt nicht (ganz)? In dem Fall laden wir Sie ein, unverbindlich DocuWare zu testen und sich von den Vorteilen des Dokumenten-Management-Systems selbst ein Bild zu machen.
Das wird häufig vergessen: DocuWare Lizenzen bieten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Im Bereich der DMS Software gibt es zahlreiche Angebote, aber nur wenige bieten einen ähnlichen Grad an Automatisierungsfunktionen. Der wahre Vorteil von DocuWare zeigt sich, wenn man die tatsächlichen Lizenzkosten mit den praktischen Auswirkungen abgleicht. Wie viel ist es mir wert, dass meine Mitarbeiter bis zu 40 % weniger Zeit aufwenden für das Versenden, die Bearbeitung sowie die Kontrolle von Dokumenten und diese anderweitig einsetzen können? Welche Rolle nimmt der eingesparte Platz im Büro ein und welche Kosten verschwinden, wenn Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen.
Häufige Fragen:
Wie hoch liegen die allgemeinen DMS Kosten für ein Unternehmen im Gebrauch?
Die Kosten für DocuWare belaufen sich in der Regel auf mindestens 200 Euro pro Monat, inkl. der Betreuungskosten. Diese Zahl kann jedoch schwanken und ist direkt vom gewählten Tarif sowie den Nutzern abhängig. Die Kosten können also bei ähnlichen Unternehmen stark schwanken, wenn eines das System bei allen Mitarbeitern einsetzt und das andere lediglich in der Buchhaltung.
Wie bekomme ich für mein Unternehmen eine DocuWare Preisliste?
Um eine zugeschnittene Preisliste zu bekommen, fragen Sie direkt bei Ihrem (potenziellen) DocuWare Wunschpartner nach und Sie erhalten abhängig von dem für Sie interessanten Tarif sowie der Anzahl der Nutzer ein Preisangebot.
Wovon hängt der DocuWare Cloud Base Preis ab?
Der Preis der DocuWare Cloud hängt von der Art der gewählten Lösung ab. Neben den vier Standardgrößen spielt die Zahl der Nutzer eine Rolle, dadurch bleibt eine schnelle und effektive Skalierbarkeit gewährleistet.
Wie hoch liegen die monatlichen DocuWare Cloud Kosten?
Die DocuWare Cloud Preise sind von der Anzahl der Benutzer sowie der zur Verfügung gestellten Speicherkapazität abhängig. Der Vorteil für den Kunden liegt somit in der einzigartig leichten Skalierbarkeit. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf das DMS und manchmal werden viele Nutzer oder es wird mehr Speicher binnen kürzester Zeit benötigt – gerade dann werden die Vorzüge dieser Möglichkeit deutlich. Sobald DocuWare einmal angeschafft wurde, lassen sich die monatlichen Preise dann selbst einfach addieren.
Kann man DocuWare kaufen oder lediglich mieten?
DocuWare funktioniert über ein Lizenzmodell, dessen Preis sich durch viele Faktoren ergibt. Wichtig dabei sind der Umfang der Professioal Services, die Anzahl der Nutzer, die Wahl zwischen Monats. Und Jahresmietvertrag usw. Zwar kann DocuWare auch als Hybrid- oder On-Premise-Variante genutzt werden, dennoch fallen die Kosten für die SaaS (Software as a Service) an.
Anders ausgedrückt aktuell besteht keine Möglichkeit einmal abschließend DocuWare umfänglich zu erwerben, ohne einen monatlichen Beitrag zu leisten. Es ist verständlich, dass nicht jeder laufende Kosten möchte und lieber einzelne, aber zeitlich besser absehbare Investitionen tätigt, dennoch liegen die Vorteile klar auf der Hand.
Nicht nur werden die Funktionen stetig weiterentwickelt (und dann kostenfrei zur Verfügung gestellt), sondern bei gesetzlichen Änderungen wird ebenfalls die sichere Nutzung garantiert. Zudem wird die aktuelle Version konstant in der Möglichkeit zur Integration von weiteren Anwendungen (wie Shopify, WooCommerce, Monday, Sharepoint usw.) ergänzt.
