Der Begriff Kleinunternehmen wird gerne in der Alltagssprache verwendet, er gibt jedoch nicht genau an, welche Art von Unternehmen gemeint ist. Es muss unterschieden werden zwischen Kleinstunternehmen und Kleinen Unternehmen. Dies ist wichtig, obwohl beides neben den mittleren Unternehmen zu den sogenannten KMUs zählt.

Die Bedeutung dieser Frage wird deutlich, wenn man sich überlegt, ab wann ein Unternehmen nun eine DMS Software für Kleinunternehmen einführen sollte.

 

Kleinunternehmen meint in dieser Information die Kombination aller Kleinstunternehmen sowie kleiner Unternehmen. Ist diese notwendige Abgrenzung aus dem Weg, kommen wir zur Kernfrage: Ist ein DMS sinnvoll für einen Geschäftsführer in dieser Situation oder nicht und wenn ja, welche DMS Software kann empfohlen werden?

Kleinunternehmen umfassen somit zwischen einer und maximal 49 Personen (nach der Empfehlung des Statistischen Bundesamtes 2003). Der Unterschied ist natürlich enorm und mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter steigen auch potenziell die Kosten beider Einführung sowie dem Betrieb eines eigenen DMS (entweder als Cloud oder On-Premise Lösung). Daher ist es sinnvoll, sich bewusst zu machen, was eine DMS Software leisten kann (und muss) und ab wann die Leistungen die Kosten ausgleichen.

Diese Vorteile bietet DMS Software Kleinunternehmen

Unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen ausfällt, vom Soloselbständigen bis zum Großhandel, alle Geschäftstreibenden in Deutschland müssen sich an bestimmte staatliche Richtlinien halten, die besonders in der Buchhaltung auffallen. Sobald Umsatz erwirtschaftet wird, fallen ebenfalls alle damit einhergehenden Pflichten an.

Kleine Unternehmen haben oft Schwierigkeiten und Probleme mit der Aufbewahrung, Archivierung und der Einordnung eingehender und ausgehender Rechnungen sowie anderer wichtiger betrieblicher Dokumente.

Hierunter fallen auch Geschäftskorrespondenzen, E-Mails, Verträge – also grundsätzlich alles, was unter die GoBD fällt. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gilt für ALLE steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland.

Neben der Erfüllung gesetzlicher Pflichten bietet eine DMS Software für Kleinunternehmen aber auch handfeste, praktische Erleichterungen, die Arbeitsabläufe positiv beeinflussen:

• Effiziente Organisation: In kleinen Unternehmen, in denen Ressourcen begrenzt sind, ist eine effiziente Organisation von entscheidender Bedeutung. Dokumenten-Management-Software hilft dabei, Dokumente strukturiert zu speichern, sodass sie leicht auffindbar sind. Das spart Zeit und verhindert unnötige Verzögerungen bei der Suche nach wichtigen Informationen.
• Kosteneinsparungen: Kleine Unternehmen haben Budgets, die keine zu hohen Ausgaben erlauben. DMS Software reduziert die Notwendigkeit für physische Speicherlösungen, Druck- und Papierkosten. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Ausgaben (Zeit- und Mitarbeiterkosten) gesenkt werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: In kleinen Teams ist enge Zusammenarbeit entscheidend. Eine solche DMS Lösung ermöglicht es, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten und zu teilen. Mitarbeiter können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und Änderungen verfolgen, was die Effizienz und Produktivität steigert.
• Zeitersparnis: Kleine Unternehmen haben oft Mitarbeiter, die vielfältige Aufgaben erledigen. Die schnelle Suche nach benötigten Informationen dank eines DMS spart Zeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
• Datensicherheit: Auch kleine Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt sind. Ein ausgezeichnetes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, den Zugriff auf bestimmte Dokumente einzuschränken und die Vertraulichkeit zu wahren, was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter mehrere Rollen übernehmen. Zudem können Kontroll- und Freigabesysteme integriert werden.
• Flexibles Arbeiten: Gerade bei hybriden oder vollständig remote arbeitenden Mitarbeitern ist es wichtig, dass sie flexibel von verschiedenen Orten aus arbeiten können. Ein Cloud-DMS ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von überall aus, was die Mobilität (bspw. bei Kundenbesuchen) und Remote-Arbeit unterstützt.
• Prozessautomatisierung: Kleinunternehmen verfügen ebenfalls über wiederkehrende Prozesse. Eine DMS Software kann Arbeitsabläufe automatisieren, wie die Genehmigung von Dokumenten, was die Effizienz steigert.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer DMS Software achten?

Neben der Erfüllung aller oben genannter (Standard-)Vorteile muss ein hervorragendes DMS jedoch noch weitere Eigenschaften aufweisen, die in erster Linie die Wirtschaftlichkeit betreffen. Am Anfang steht daher klar die Frage, ab wann lohnt sich ein DMS für mein Unternehmen?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Zwar gibt es Wettbewerber, die auch für Kleinstunternehmer und Soloselbständige die Einführung empfehlen, aber man sollte hier vorsichtig sein, denn Faktoren, wie die Anzahl der eingehenden Rechnungen spielt natürlich eine Rolle.

Wer lediglich Kunstwerke sammelt und vier Stück davon pro Jahr verkauft, der benötigt keine DMS Software. Selbst bei kleineren Unternehmen (unter fünf Mitarbeitern), die aber die gesamte Buchhaltung ohnehin auslagern, ist der Einsatz bedenkenswert.

Die folgenden Fragen geben einen guten Überblick, welche Merkmale man vor dem Kauf einer DMS Software in Betracht ziehen sollte:

• Ist die DMS Software skalierbar? Das bedeutet kann sie mit einer Steigerung der Nutzer einfach wachsen oder müssen starre (und teure) Pakete erworben werden. Kann die Software teilweise zurückgefahren werden, beispielsweise, wenn Mitarbeiter aus dem Betrieb ausscheiden?
• Wie hoch liegen die Betriebskosten und die Anschaffungsgebühren? Ein Preisvergleich lohnt sich praktisch immer. Man sollte beim Erwerb einer DMS Software für Kleinunternehmen nicht vergessen, dass neben den initialen Einrichtungskosten auch die Server (bei der On-Premise-Lösung) sowie die monatliche Nutzungsgebühr pro Benutzer hinzukommt. Erst, wenn das eigene Unternehmen diese tragen kann, sollte man zu einem DMS greifen.
• Ist die mobile Nutzbarkeit erforderlich oder gegeben? Sollten Servicetechniker oder Vertriebsmitarbeiter im Außeneinsatz Dokumente benötigen, können sie diese auf Abruf mit dem DMS aufrufen? Gerade im Fall von rechtskräftigen Signaturen sind solche Funktionen wichtig.
• Wie viel Aufwand und Energie kann ich durch die Einführung eines DMS sparen? Anders gefragt, macht der Preis die Leistung wett? Sollte man lediglich Dokumente im Bereich der Buchhaltung digitalisieren, hängt die Einführung stark vom regelmäßig anfallenden Aufwand beim Einordnen sowie Suchen ab. Kleine Betriebe, die diesen Bereich komplett ausgelagert haben, müssen hierbei besonders genau abwägen.
• Ist die DMS Software mit anderen Systemen kompatibel? Kann die Software mit einem ERP oder DATEV verbunden werden? Welche Programme müssen schnell auf die Dokumente zurückgreifen können?
• Besteht eine Online-Pflicht, oder kann das System auch offline genutzt werden? Die Frage ist besonders für Unternehmen interessant, die auch bei einem Internetausfall wichtige Dokumente benötigen oder die mobil (ohne konstante Internetanbindung) darauf zugreifen müssen.
• Sind branchengängige Anpassungen möglich? Oftmals besteht der Wunsch nach der Verwirklichung individueller Fähigkeiten, unter anderem aufgrund von bestimmten gesetzlichen Auflagen. Kann die DMS Software für Kleinunternehmen angepasst werden oder existiert lediglich eine Standardlösung?
• Ist eine Mehrsprachigkeit möglich? Wenn im Grenzgebiet eine DMS Software eingesetzt werden soll, lässt sich diese gleichzeitig in verschiedenen Sprachen nutzen, oder werden separate Lösungen benötigt?

Ein neues DMS kann anhand dieser Fragestellungen beurteilt werden. Natürlich dienen sie ebenfalls dazu, sich eigene Gedanken zu machen, ob man eines DMS wirklich bedarf. Hat man sich aber dafür entschieden, dann muss man nun eine Auswahl aus den zahlreichen, erhältlichen DMS Software Systemen für Kleinunternehmen treffen.

Unsere Empfehlung: DocuWare – Das perfekte Cloud DMS für KMUs

Welche DMS Software erfüllt indessen unsere oben aufgestellten, notwendigen Merkmale am besten? Unsere Antwort darauf ist DocuWare. Die DMS Lösung für kleine und mittlere Unternehmen bietet alles und noch zahlreiche weitere Funktionen zu einem Preis, der auf Ihren Betrieb zugeschnitten wird.

Die Einführung eines DMS gilt oftmals als kompliziert und langwierig, aber diese Befürchtungen sind im zweiten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts nicht mehr zeitgemäß.

Stattdessen bietet DocuWare viele Funktionen, die es ermöglichen, durch ein System intelligenter Indexierung neue Dokumente schnell und sauber einzuordnen. Dazu kommt die Vielfalt an Integrationsmöglichkeiten, beispielsweise mit DATEV, Sharepoint oder Outlook, wodurch eingehende Rechnungen sowie E-Mails direkt im System abgelegt werden können. Die vielen Kontroll- und Kooperationsfunktionen der Anwendung sorgen für eine effizientere Arbeitsbelastung.

Die Benutzeroberfläche ist leicht zu verstehen, zudem besteht die Chance auf Webinare und Schulungen bei neuen Nutzern. Aufgrund der Zeitersparnis können Unternehmer ihre Mitarbeiter effektiver einsetzen, da ein Großteil der Zeit zum Dokumentensuchen entfällt, die sich schnell summiert.

Lohnt sich DocuWare nun als DMS Software für Kleinunternehmen – letztlich muss jeder diese Frage für seinen Betrieb selbst entscheiden, aber die Erleichterungen machen die Kosten mehr als wett. Bisher nicht überzeugt, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Team auf und wir klären gemeinsam, ob sich auch für Sie ein DMS lohnt?

Häufige Fragen:

Was ist empfehlenswerter? Cloud-Lösung oder On-Premise als DMS Software für Kleinunternehmen?

Dies ist immer abhängig von dem Stand, der bereits vor der Einführung herrscht. Sollten bereits umfangreiche Serveranlagen angeschafft worden sein und auch der Speicherplatz noch vorhanden, dann bietet sich eher eine On-Premise Lösung an.

Wenn keine eigenen Geräte angeschafft werden sollen, ist der Cloud-Dienst sinnvoller. Im Fall einer größeren Firma, die jedoch auch viele Außentätigkeiten wahrnimmt, kann dann aber die beste Lösung eine hybride Mischung beider Systeme sein.

Gibt es eine Mindestgröße für eine DMS Software?

In der Regel benötigen sehr kleine Unternehmen (1–5 Personen) noch keine DMS Software. Der Effekt steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter, die auf gemeinsame Daten zurückgreifen müssen sowie der Menge an einzuordnenden Dokumenten.

Welche DMS Software ist erhältlich?

Neben unserem Favoriten DocuWare gibt es noch weitere DMS Alternativen. Diese finden Sie im Netz beispielsweise bei OMR Reviews oder Capterra.

Wie hoch liegen die Kosten für eine DMS Software?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich hängt der Preis eng mit der gewünschten Form der Lösung, den bereits vorhandenen Geräten (wie Servern, Dokumentenscannern usw.) ab sowie von der Anzahl der Mitarbeiter. Die DocuWare Preise liegen in der Regel bei rund mindestens 200 Euro pro Monat.