Viele Unternehmen sahen sich 2020 nicht nur mit den direkten Auswirkungen der Pandemie konfrontiert, wie Personalausfall, Schließungen, Warenengpässe, Kurzarbeit und andere ähnliche Probleme, die die Menschen aus den Arbeitsstätten in das eigene Heim getrieben haben.
Eines der größten Probleme sollte genau dort warten – Die Synchronisation von Büroarbeit und Heimarbeit. Vor dem Lockdown ein bisher nie gesamt-öffentliches Gebiet mit großer Aufmerksamkeit.
Nun, aber hieß es, die Büroarbeit schnellstmöglich ins Netz zu bekommen und Arbeitsfelder zu digitalisieren. Genau an dieser Stelle wurden vielen Unternehmen erst die Herausforderungen bewusst, die die Jahrzehnte (manchmal sogar jahrhundertelange) physische Sicherung von Dokumenten, Verträgen, Rechnungen und vielen weiteren wichtigen Schriftstücken mit sich gebracht hat. Ohne den direkten Zugriff auf die Daten im Büro, waren Unternehmen wie gelähmt.
Dies ist hat sich selbst nach Überstehen der Krise weiterhin nicht in einem Maßstab geändert, den man hätte vermuten können. Selbst heute nutzen erst etwas mehr als 40 % DMS Software im Betrieb.
Selbstverständlich benötigt nicht jedes Geschäft oder Selbstständiger eine solche Software, dennoch wurden großen Firmen schmerzlich ihre Probleme bewusst. Dieser Mangel muss aber weder weitergeführt noch wiederholt werden, denn Cloud DMS sind die Lösung und bieten noch weitere Vorteile.
Das eigene DMS online bringen – Cloud DMS bieten zahlreiche Vorteile
Grundsätzlich gibt es mehrere Arten, ein Dokumentenmanagement einzuführen und dieses im Unternehmen gewinnbringend einzusetzen. Es kommen dafür drei verschiedene Möglichkeiten in Betracht. Eine Server-gebundene Lösung, eine hybride Verwirklichung und eine Cloud-Lösung. Des Weiteren lassen sich die DMS Varianten in SaaS (Software as a Service) oder On-Premise einteilen.
Wir glauben, dass eine Cloud Lösung aber die meisten Vorzüge für KMUs aufweist, obgleich auch die anderen Varianten ihre Vorteile aufweisen. Bei jeder Einführung gilt es am Anfang zunächst den eigenen Bedarf zu erkennen, um dann eine profunde Entscheidung zu treffen.
Gerade, wenn bereits größere eigene Server mit ausreichendem Speicherplatz vorhanden sind, kann diese letztlich auch gegen eine Cloud ausfallen, oder man stellt auf eine hybride Lösung um.
Die fünf wichtigsten Vorteile von Cloud DMS
- Zugänglichkeit: Nutzer können von überall mit einer Internetverbindung auf ihre Dokumente zugreifen. Dies fördert die Flexibilität und den Remote-Zugriff, besonders bedeutsam in der heutigen mobilen und dezentralisierten Arbeitswelt. Außendienstmitarbeiter und Home Office Nutzer profitieren davon deutlich.
- Kostenersparnis: Keine Notwendigkeit für teure Hardware oder die Wartung eigener Server. Cloud-DMS-Anbieter bieten oft flexible Tarifpläne, bei denen man nur für den benötigten Speicherplatz bezahlt.
- Einfache Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, kann es einfach mehr Speicherplatz oder zusätzliche Funktionen hinzufügen, ohne zusätzliche Hardware oder Software installieren zu müssen. Man zahlt nur pro Nutzer, das heißt, wenn Mitarbeiter ausscheiden, muss für die Dauer des Wechsels keine Gebühr bezahlt werden.
- Kollaboration: Viele Cloud-DMS-Lösungen ermöglichen es mehreren Benutzern, in Echtzeit zusammen an Dokumenten zu arbeiten, was die Zusammenarbeit und Produktivität fördert.
- Automatische Updates und Backups: Anbieter führen regelmäßig Updates durch, um die Systeme aktuell und sicher zu halten. Zudem werden Backups in der Regel automatisch erstellt, was den Datenverlust minimiert.
Online DMS sind also in erster Linie so geschaffen, dass sie einfach und intuitiv Arbeitsabläufe, die ansonsten viel Zeit in Anspruch genommen hätten, verkürzen und dabei für eine ordentliche, rechtlich sichere Speicherung sorgen.
Dazu kommt der unkomplizierte Servicecharakter und die hohe Skalierbarkeit, welche gerade expandierenden Unternehmen zugutekommt. Natürlich gibt es auch negative Kritikpunkte, die man vor einem Kauf in Betracht ziehen sollte.
Nachteile von Cloud DMS im Vergleich
- Internetabhängigkeit: Ohne eine stabile Internetverbindung kann man nicht auf die Dokumente zugreifen, was in Gegenden mit schlechter Verbindung ein Problem darstellen kann.
- Sicherheitsbedenken: Obwohl viele Cloud-DMS-Anbieter strenge Sicherheitsmaßnahmen haben, gibt es immer noch Bedenken hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit, insbesondere bei sensiblen Daten (zugegebenermaßen sind diese im Schnitt jedoch deutlich höher als die, die Firmen selbst unternehmen).
- Langfristige Kosten: Obwohl Cloud-DMS anfangs kosteneffizient erscheinen mag, können sich die monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren im Laufe der Zeit summieren, besonders im Vergleich zu einmaligen Kosten für ein On-Premise-System.
- Kompatibilitätsprobleme: Manchmal können spezifische Funktionen oder Dateiformate nicht mit allen Cloud-DMS-Lösungen kompatibel sein, was zu Einschränkungen führen kann.
- Datenhoheit: Die Daten liegen auf den Servern des Anbieters, was Fragen zur Datenhoheit und -kontrolle aufwirft. Einige Unternehmen oder Regierungen haben Richtlinien oder Gesetze, die die Speicherung von Daten in bestimmten geografischen Regionen vorschreibe (Innerhalb Deutschlands besitzt dieser Punkt weniger Gewicht).
Am Ende sollte man nun abwägen, ob man ein DMS online in Form einer Cloud-Lösung nutzen möchte, oder lieber die traditionelle Art des eigenen Hostings bevorzugt.
Gleichsam ist es auf jeden Fall angeraten, ein eigenes Dokumenten-Management-System einzuführen. Schnittstellen zu Systemen wie Outlook, Teams, DATEV oder Adobe bieten viele der heute erhältlichen DMS Systeme, gleichgültig ob Cloud oder On-Premise.
Die direkte Umsetzung – Wie können Unternehmen Cloud DMS in der Praxis nutzen?
Eine mögliche Überlegung vor dem Wechsel zum Cloud DMS betrifft natürlich auch die Hardware bzw. die Frage nach den Systemvoraussetzungen. Diese sind jedoch in wenigen Absätzen erklärt.
Man benötigt lediglich ein Gerät, welches fähig ist, aktuelle Browser, wie Google Chrome, Firefox, Safari oder Edge abzuspielen. Dies betrifft sowohl Smartphones, Tablets, als auch Desktop-PCs. Viele erhältliche online DMS verfügen für die mobile Nutzung ebenfalls über eine optimierte App-Variante.
Kompromittierung oder sicherer Tresor? Wie verhältnismäßig sicher sind die Online Lösungen der Cloud DMS Anbieter?
Viele Unternehmer machen sich Sorgen um die Sicherheit ihrer Daten und das ist in erster Linie vollkommen in Ordnung – schlimmer wäre es, wenn nicht. Aber manche sind gelähmt und lehnen deshalb DMS online oder Server-gebundene Systeme im Gesamten ab. Dies kann jedoch nicht die Lösung sein. Dokumentenmanagementsysteme bieten so viele Vorteile, dass eine Entscheidung dagegen zu (unnötigen) höheren Belastungen führt.
Aber ist diese Befürchtung der Sicherheitslücken und die Angst vor Datenverlust gerechtfertigt? Nein, denn die Server der Anbieter sind zu mehr als 90 % deutlich sicherer als alles, was KMUs intern an IT-Sicherheit bereitstellen (können oder wollen).
In der Praxis bedeutet dies, dass dort gespeicherte Daten redundant (also mehrfach) an verschiedenen Stellen gesichert werden – auch, um mögliche Herausforderungen durch Naturkatastrophen oder Brände und deren Effekte zu minimieren.
Die Chance auf Datenverlust ist dermaßen gering, dass im Schnitt lediglich ein Dokument in zehn Millionen Jahren verloren geht. Anders gesagt: Datenverlust ist fast vollkommen ausgeschlossen.
Inhaltszusammenfassung – Cloud DMS sind für fast alle Unternehmen lohnenswert
DMS sind eines der besten Wege, um effektiv und schnell Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und viele der Probleme aus der alltäglichen Praxis im Umgang mit Dokumenten effektiv zu beseitigen.
Aber und das wird häufig vergessen, wieso Papier aus dem Büro entfernen, wenn man im Anschluss die Räume mit Servern voll stellt? Statt teurer Hardware und eigener IT-Sicherheit, gibt es auch einen besseren Weg, nämlich die Einführung oder den Wechsel zu einem Cloud DMS.
Überzeugt, aber ratlos, welches Cloud DMS für Ihr Unternehmen passt? Dann schauen Sie sich DocuWare an oder nutzen Sie die Chance das online DMS hier zu testen.
Häufige Fragen:
Was ist der DocuWare URL Creator?
Bei dem DocuWare URL Creator handelt es sich um eine Erweiterung, die es erlaubt komfortabel eine verschlüsselte URL für den automatischen Login in DocuWare zu erstellen. Das Werkzeug lässt sich auf auf der DocuWare Webseite unter folgendem Verzeichnis herunterladen: Service/Developer Network/Web Client.
Zunächst werden die allgemeinen Parameter im DocuWare URL Creator erstellt. Dazu gehören Angaben zum Server, dem Namen sowie der Target Directory. Diese müssen mit den Daten in Ihrer DocuWare Administration übereinstimmen. Ebenfalls festgelegt wird hier der Nutzername sowie das Passwort. Eine Passphrase schützt zusätzlich, da alle Parameter aus Sicherheitsgründen verschlüsselt werden.
Wahlweise kann festgelegt werden, ob oder wann eine solcherart erstellte URL ihre Gültigkeit verliert. Schließlich wird durch einen Klick auf „Generate URL“ die verschlüsselte URL erstellt. Klicken Sie danach auf „Open“, um die erstellte URL zu testen.
