Es gibt vieles, was ärgerlich ist im alltäglichen Büroalltag, was jedoch besonders negativ auffällt, ist Arbeit, die man erledigen möchte, aber die man aufgrund von Faktoren nicht erledigen kann, auf die man nur wenig Einfluss hat.

Dazu gehört primär eine System- oder Serverstruktur, die es erschwert schnell und effektiv genau die Daten oder Dokumente zu finden, die man zur Weiterarbeit benötigt. Aber es gibt Möglichkeiten dagegen, nämlich ein funktionierendes Dokumenten-Management-System.

Dieses Problem tritt dabei häufiger auf, als viele annehmen. Sonst könnte man sich kaum vorstellen, dass die Einführung eines DMS bis zu 40 % der Arbeitszeit effizienter macht. Aber wie funktioniert das in der Praxis? Wichtig ist bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems die korrekte DMS Kontrolle und die Sicherung der laufenden Funktionalität. Wir wollen uns näher anschauen, wie man diese sicherstellt und im laufenden Betrieb erhält.

Kurz erklärt: Was ist eine DMS Kontrolle?

Grundsätzlich gibt es mehrere Arten einer DMS Kontrolle. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist die Bedeutung einer DMS Kontrolle jedoch zumeist eine andere.

DMS steht hier nicht für Dokumentenmanagementsystem (oder -Software), sondern für ein medizinisches Untersuchungsverfahren. Der Begriff wird aufgeteilt in D „Durchblutung“, M „Motorik“ sowie S „Sensibilität“. Kern des Verfahrens ist die schnelle Überprüfung der Leitungsbahnen nach Extremitätentraumata.

Was aber bedeutet DMS Kontrolle im geschäftlichen Bereich? Hier beinhaltet der Begriff der Kontrolle das Prüfen oder die Fähigkeit, gewisse Entscheidungen abzusegnen oder eigenmächtig auszuführen.

Alternativ kann gesagt werden, dass DMS-Kontrolle bedeutet sicherzustellen, dass die Dokumentenverwaltung effektiv, sicher und im Einklang mit den Unternehmenszielen und -Richtlinien erfolgt. Da dies nicht direkt eingängig klingt, lässt sich die Art der Kontrolle auf verschiedene Sektoren und Funktionen herunterbrechen.

In diesen Bereichen wird die DMS Kontrolle praktiziert:

Sicherheit und Compliance:

• Gewährleistung, dass Dokumente sicher aufbewahrt und gesetzliche Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

Archivierung und Löschung:

• Regelung, wie lange Dokumente aufbewahrt und wann sie gelöscht oder archiviert werden sollten.

Audit-Trails:

• Nachverfolgung, wer wann auf ein Dokument zugegriffen und was damit gemacht hat.

Schaut man sich die obigen Bereiche an, wird verständlicher, was DMS Kontrolle im Einzelnen bedeutet. In erster Linie die Möglichkeit, einzelne Bereiche gesichert und überprüfbar zu steuern.

Durch die sorgfältige Planung und Implementierung von Kontrollmechanismen, Prozessen und Schulungen kann ein Unternehmen sicherstellen, dass das DMS effektiv, sicher und konform genutzt wird.

Die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems überprüfen: Hat sich die Anschaffung gelohnt?

Diese andere Art der DMS Kontrolle zielt darauf ab zu überprüfen, ob die Kosten die Anschaffung wert waren.

Daher muss die Wirtschaftlichkeit überprüft werden. Möglich und eventuell sogar notwendig ist dies ebenfalls, wenn das gewählte DMS sich nicht gut skalieren lässt und man einen Wechsel zu einem alternativen (möglicherweise günstigeren) Anbieter abwägt.

Um zu überprüfen, ob sich die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems gelohnt hat, können Unternehmen eine Reihe von Methoden anwenden, um den Wert und den Return on Investment (ROI) des Systems zu messen.

Diese Entscheidung sollte am besten in Verbindung mit Abteilungsleitern (wenn vorhanden) geschehen, die über die Kosten die hinausgehenden Veränderungen beziffern könne, bspw. Arbeitseffizienz.

Nachfolgend finden Sie einige Ansätze, die Unternehmen verfolgen können:

1. Quantitative Metriken:

• Kostenersparnis: Vergleich der Kosten vor und nach der Implementierung des DMS. Insbesondere Einsparungen durch reduzierten Papierverbrauch, weniger Druckkosten und niedrigere Archivierungskosten.
• Zeiteinsparungen: Überprüfung, ob Mitarbeiter durch das DMS Zeit bei der Suche, Zugriff und Verwaltung von Dokumenten sparen konnten.
• Produktivitätssteigerung: Messung von Produktivitätssteigerungen durch effizientere Arbeitsabläufe und schnellere Dokumentenverarbeitung.

2. Qualitative Metriken:

• Mitarbeiterzufriedenheit: Befragung der Mitarbeiter zur Zufriedenheit mit dem DMS und dessen Einfluss auf ihre Arbeit.
• Kundenzufriedenheit: Überprüfung, ob das DMS zu verbessertem Kundenservice und höherer Kundenzufriedenheit geführt hat.
• Qualität der Dokumentenverarbeitung: Bewertung der Qualität und Konsistenz der Dokumentenbearbeitung und -verwaltung.

3. Compliance und Risikomanagement:

• Compliance-Verletzungen: Überprüfung von Fällen von Nicht-Compliance vor und nach der Implementierung.
• Sicherheitsvorfälle: Analyse von Sicherheitsvorfällen und Datenverlusten im Zusammenhang mit Dokumenten.

4. Strategische Ausrichtung:

• Erreichung von Unternehmenszielen: Überprüfung, inwieweit das DMS dazu beigetragen hat, strategische Ziele und Projekte des Unternehmens zu unterstützen und voranzutreiben.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Bewertung, ob das DMS es dem Unternehmen ermöglicht, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und zu skalieren.

5. Feedback und Verbesserungsvorschläge:

• Sammlung von Feedback und Vorschlägen zur Verbesserung des DMS von den Endbenutzern und anderen Stakeholdern.

Was tun, wenn die DMS Kontrolle negativ ausfällt?

Sind Sie unzufrieden, mit ihrer DMS Software oder suchen Sie nach DMS Alternativen? Gleichgültig, ob der Wechsel am System oder durch Ihren Partner verursacht wurde, gerne helfen wir Ihnen dabei, ein Dokumenten-Management-System in Ihr Unternehmen zu integrieren, dass sich bei tausenden Kunden bereits bewährt hat und dennoch zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten bietet.

Unabhängig davon, sollten, nachdem all diese Metriken und Informationen gesammelt wurden, Unternehmen diese analysieren und daraus Schlussfolgerungen ziehen, ob das DMS den gewünschten Nutzen und Wert gebracht hat und wo es Raum für Verbesserungen gibt. Falls das DMS nicht den erwarteten Wert liefert, können entsprechende Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden, um den ROI zu steigern.

• Ursachenanalyse durchführen: Untersuchung und Analyse der Gründe, warum das DMS nicht den gewünschten Nutzen bringt. Feststellen, ob es an der Software selbst, an der Implementierung, an der Nutzung oder an anderen Faktoren liegt.
• Korrekturmaßnahmen ergreifen: Basierend auf den Ergebnissen der Ursachenanalyse, Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Korrektur der identifizierten Probleme und Schwachstellen. Dazu zählt unter anderem Anpassung der Systemeinstellungen, Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit oder Schulung der Mitarbeiter.