Eine digitale Dokumentenablage ist ein System oder eine Softwarelösung, mit der elektronische Dokumente organisiert, gespeichert und abgerufen werden können. Es handelt sich im Grunde um das elektronische Äquivalent zu traditionellen physischen Archivschränken oder Ordnern.
Eine solche Ablage kann vielfältige Formen annehmen, von einfachen Dateiordnern auf einem Computer bis zu spezialisierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Dabei darf man eines nicht vergessen, eine solche digitale Dokumentenablage ist nicht einfach nur eine größere oder tiefer gehende Ordnerstruktur, die man selbst auf einer Festplatte anlegen könnte.
In einem solchen Fall wird das Problem des Wiederauffindens nur verschoben, aber nicht gelöst, da sich nach einigen Jahren wieder eine enorm hohe Menge an Dokumenten ansammelt, die in KMUs anfallen. An dieser Stelle beginnen die zahlreichen Vorteile eines DMS bei der Verwirklichung einer echten digitalen Dokumentenablage zu glänzen.
Checkliste: Die Vorteile einer digitalen Dokumentenablage in der Übersicht
Eine digitale Dokumentenablage geht nicht nur mit der fortschreitenden Digitalisierung in der Wirtschaft einher, sondern bietet handfeste Vorteile, die die Effizienz im Arbeitsalltag massiv erhöhen können, wenn man die Ablage konsequent mit einem Dokumenten-Management-System, wie DocuWare, umsetzt.
Die Merkmale im Kurzüberblick:
- Verständliche Strukturierung und Organisation: Nutzer können Dokumente in Ordnern oder Kategorien organisieren, sodass sie leicht auffindbar sind.
- Schneller Zugriff: Mit Suchfunktionen können Benutzer Dokumente schnell finden, ohne physische Ordner durchsuchen zu müssen. Eine Suchfunktion kann entweder per Volltextsuche oder mittels Indexierungskriterien verwirklicht werden.
- Mehrbenutzerzugriff: In vielen Systemen können mehrere Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, wodurch die Zusammenarbeit erleichtert wird. Dies ist besonders sinnvoll, wenn einige Mitarbeiter aus dem Home Office oder Kundenbesuch auf Daten zugreifen oder hochladen wollen.
- Versionierung: Die meisten DMS ermöglichen, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern, sodass Änderungen nachverfolgt und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückgekehrt werden kann.
- Zugriffsrechte: Administratoren können festlegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner haben, was die Datensicherheit erhöht.
- Backup und Sicherheit: Digitale Ablagesysteme bieten oft integrierte Backup-Funktionen und Schutzmaßnahmen gegen Datenverlust.
- Integration mit anderen Tools: Viele DMS können mit anderen Softwarelösungen, wie E-Mail-Systemen, CRM-Systemen oder Buchhaltungssoftware (DATEV), integriert werden.
- Umweltfreundlichkeit: Der Einsatz digitaler Dokumentenablagen reduziert den Bedarf an physischem Papier und Speicherplatz, was ressourcenschonender und umweltfreundlicher ist.
- Einsparungen durch Reduzierung der Druckkosten: Mittels einer digitalen Dokumentenablage können eingehende Dokumente direkt einsortiert werden und müssen nicht mehr ausgedruckt werden, wodurch Druckkosten eingespart werden.
- Platzeinsparungen: Ein eher praktischer Vorteil ist der Gewinn von Platz, der vorher für Schränke und Aktenordner reserviert war. Selbst mittelgroße Unternehmen, die schon mehrere Jahre auf dem Markt agieren, könnten mehrere Räume gewinnen.
Der größte Pluspunkt: Die intelligente Indexierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen
Der größte Vorteil liegt jedoch in der Kombination aus zwei Faktoren, die an dieser Stelle noch einmal gesondert vorgestellt werden sollen. Die Rede ist von der sogenannten intelligenten Indexierung sowie der Workflow-Automatisierung.
Was bedeutet das in der Praxis? Die intelligente Indexierungsfunktion erlaubt es Nutzern anhand bestimmter Kategorien (Rechnungsnummern, wiederkehrende Bezeichnungen, wie Rechnungen, Verträge uä.) Dokumente automatisch in die richtige Ablage einzuordnen.
„Intelligent“ wird diese Funktion genannt, da das System lernt, welche Muster wichtig sind und wie sich diese auslesen lassen. Damit wird durch eine häufige Nutzung die Funktionalität des DMS weiter verbessert.
Aus dieser Funktion ergibt sich dann auch die Automatisierung der Arbeitsabläufe. Dadurch, dass das System lernt einzelne Dokumente zu unterscheiden und richtig zuzuordnen, können ganze Workflows automatisiert werden, wodurch viel Zeit gespart werden kann.
Das bedeutet in der Praxis, dass eine ankommende E-Mail inklusive PDF-Anhang als solche erkannt und direkt an die richtige Stelle zur Kontrolle abgelegt wird. Gibt der entsprechende Mitarbeiter seine Zustimmung, wird die E-Mail von der DMS Software direkt anhand der erkannten Kriterien in die digitale Dokumentenablage zugeordnet. Durch die Kombination dieser beiden Funktionen können Unternehmen einen Großteil an Ressourcen einsparen und diese sinnvoller nutzen.
Eine korrekt geführte digitale Dokumentenablage folgt rechtssicher den gesetzlichen Richtlinien
Rechtssicherheit bei der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems ist essenziell, insbesondere wenn es um gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Datenschutz oder Beweissicherung geht. Der wichtige Begriff dreht sich in diesem Fall um die GoBD (die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die GoBD erfordert, dass digitale Unterlagen folgende Merkmale aufweisen müssen:
- Originale Digitalisierung
- Gewährleistung der Unverlierbarkeit und Unveränderbarkeit
- Ubiquitäre Verfügbarkeit
- Muss maschinell auswertbar sein
- Erfüllen von Datenschutz und Sicherheitsbestimmungen (vorrangig bei sensiblen Daten)
Daten und speziell Dokumente mit sensiblen Informationen dürfen nur denen zugänglich gemacht werden, die mit den Dateien arbeiten müssen. Ein Schutz vor unbefugtem externem Zugriff muss gewährleistet sein.
Ein anschauliches Beispiel hierfür wären gesundheitlich relevante Daten oder Dokumente der Personalabteilung. Mittels eines DMS lässt sich die digitale Dokumentenablage rechtssicher verwirklichen und alle obigen Anforderungen erfüllen.
Inhaltszusammenfassung:
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ein DMS die perfekte Kombination darstellt, wenn man Unterlagen digitalisieren möchte. Der Sprung weg vom Papier zur digitalen Dokumentenablage ist nicht nur in vielerlei Hinsicht ideologisch sinnvoll, sondern bringt in der Praxis auch greifbare Vorteile mit sich, die sich in einer effizienteren Arbeitsweise und Kosteneinsparung offenbaren.
Häufige Fragen:
Wie hilft eine digitale Dokumentenablage in der Praxis meinem Unternehmen?
Durch die gesparte Zeit, die Mitarbeiter ansonsten bei der Dokumentensuche verschwendet hätten (vor allem, wenn es um Daten im Bereich Buchhaltung sich handelt), profitiert ein Betrieb ebenso wie von den direkt eingesparten Kosten bei der Aufbewahrung sowie den Druckkosten. Zudem addieren sich die positiven Effekte bei der Nutzung eines DMS. Gleichsam kommt die rechtssichere Aufbewahrung dazu, sodass man auch rechtlich sich vollkommen im sicheren Bereich bewegt.
