DocuWare ist eines der führenden Dokumenten-Management-Systeme, die es aktuell auf dem Markt gibt. Aber wie erfolgt der Login und welche Rolle nimmt das DocuWare Portal ein?

Sollten Sie bereits einen Unternehmensaccount dort haben, dann können Sie über diesen Link den Login-Bereich des DocuWare Portals aufrufen:

https://login.docuware.com/identity/Account/Login?ReturnUrl=%2Fidentity

Anders sieht es aus, wenn Sie noch keinen DocuWare Account haben, aber auch dieses Problem lässt sich schnell lösen, indem einfach ein Test angefragt wird, um mittels einer DocuWare Demo die zahlreichen Vorteile selbst testen zu können.

Eine solche Demo können Sie hier von uns erhalten. Sobald ein Account erstellt wurde, reichen die E-Mail-Adresse des Kontos sowie ein eigenes Passwort und schon gelangt man zur persönlichen Ablage.

Die ersten Schritte wagen – Wie nützt der DocuWare Login meinem Unternehmen?

Am meisten werden wohl die profitieren, die DocuWare als Cloud- oder Hybrid-Variante nutzen möchten. Dann reicht der einfache Zugang über den Browser, um DocuWare nutzen zu können, was praktisch mit jedem modernen Gerät problemlos möglich ist. Natürlich ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems keine einfache Entscheidung, aber doch der beste Weg, um schnell papierfrei im Unternehmen zu werden.

Die Vorteile des Logins zu einer Cloud-Lösung liegen aber nicht immer direkt auf der Hand. Vor allem bei Unternehme, die über wenig bis keine Mitarbeiter im Außendienst verfügen. Hier hängt die erste Frage direkt vom Status der eigenen IT-Infrastruktur ab. Sind bereits viele Server vorhanden, dann sollte man eher zur hybriden bzw. zur On-Premise Lösung greifen, obgleich auch die Cloud-Lösung für solche Unternehmen eingeführt werden kann. Besonders die einfache Skalierung spricht für die Einführung der Cloud.

Vorteile der DocuWare Cloud auf einen Blick

Die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) über eine Cloud-Lösung hat in den vergangenen Jahren erheblich an Beliebtheit gewonnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

• Einer der größten Vorteile von Cloud-Lösungen ist die Fähigkeit zur Skalierbarkeit. Unternehmen können leicht Ressourcen hinzufügen oder reduzieren, basierend auf ihrem aktuellen Bedarf, ohne in physische Hardware investieren zu müssen.
• Dies ist besonders nützlich für wachsende Unternehmen oder für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen. Anstatt für maximale Kapazität zu zahlen oder in teure Hardware-Upgrades zu investieren, können Unternehmen einfach den von ihnen genutzten Cloud-Speicher oder die verfügbaren Ressourcen anpassen.

Kosteneffizienz:

• Bei traditionellen DMS-Implementierungen müssen Unternehmen oft erhebliche Vorabinvestitionen in Hardware, Software und IT-Personal tätigen.
• Cloud-basierte DMS-Lösungen funktionieren in der Regel nach einem Abonnement- oder SaaS (Software as a Service)-Modell, was bedeutet, dass Unternehmen nur für das zahlen, was sie tatsächlich nutzen. Dies kann langfristig zu erheblichen Einsparungen führen.
• Zudem werden Wartung, Updates und Systemverbesserungen in der Regel vom Cloud-Anbieter übernommen, wodurch sich die Gesamtbetriebskosten weiter reduzieren.

Zugänglichkeit und Zusammenarbeit:

• Cloud-Lösungen sind in der Regel von überall und von jedem Gerät mit Internetzugang aus zugänglich. Dies fördert die Mobilität und ermöglicht es den Mitarbeitern, effektiv von zu Hause, von unterwegs oder von anderen Standorten aus zu arbeiten.
• Diese Art von Zugänglichkeit fördert auch die Zusammenarbeit. Teams, die sich an verschiedenen Orten befinden, können auf gemeinsame Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und teilen, ohne sich mit komplizierten VPNs oder Remote-Desktop-Lösungen herumschlagen zu müssen.

Sicherheit und Datensicherung:

• Viele Cloud-DMS-Anbieter investieren erheblich in fortschrittliche Sicherheitsprotokolle und -technologien, um die Daten ihrer Kunden zu schützen.
• Zudem bieten sie automatisierte Sicherungskopien und Desaster-Recovery-Lösungen an. Dies bedeutet, dass im Falle eines Datenverlusts, sei es durch menschliches Versagen, Hardwareausfälle oder Naturkatastrophen, eine Wiederherstellung der Daten schnell und einfach möglich ist.

Schnelle Implementierung und Aktualisierung:

• Traditionelle DMS-Implementierungen können zeitaufwendig sein, insbesondere wenn es darum geht, die notwendige Hardware und Software zu konfigurieren.
• Bei Cloud-Lösungen ist die Implementierung in der Regel deutlich schneller, da die meisten Ressourcen und Infrastrukturen bereits vom Anbieter bereitgestellt werden.
• Updates und Upgrades werden zudem zentral vom Anbieter durchgeführt, was bedeutet, dass Unternehmen immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches haben, ohne dass eine manuelle Installation erforderlich ist.

Zusammenfassend bieten Cloud-Lösungen für DMS eine Kombination aus Flexibilität, Kosteneffizienz, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit, die sie für viele Unternehmen zu einer attraktiven Option machen.

Häufige Fragen:

An wen kann man sich bei Problemen mit dem DocuWare Portal bzw. dem Login wenden?

Sollte es zu Problemen im Betriebsablauf kommen, ein Update nicht korrekt aufgespielt werden, oder das Portal ist nicht erreichbar, dann sollte man sich direkt an seinen DocuWare Partner wenden. Sollte Ihr System nicht richtig funktionieren und Sie wären unser Kunde, dann wären wir Ihr erster Ansprechpartner, der sich um eine Lösung bemüht. Der Vorteil, wenn Probleme mit der Cloud auftreten, ist natürlich, dass diese auch schnell zentral behoben werden können und kein Techniker erst mühsam eine Lösung vor Ort finden muss.

Muss man mit dem Internet verbunden sein, um den DocuWare online Login nutzen zu können?

Ja, ohne Netzwerkverbindung lassen sich zwar Daten aufrufen, aber diese können nicht bearbeitet werden. Dies sollte man mobil bei netzlosen Zonen (bspw. Tunnel auf Zugstrecken) bedenken.

Kann man von jedem Gerät aus auf den DocuWare Login und das Portal zugreifen?

Jedes Gerät, welches fähig ist, Browser wie Chrome, Safari oder Firefox abzuspielen, kann genutzt werden, um sich dort im DocuWare Portal anzumelden. Dies trifft ebenfalls auf alle gängigen Smartphones sowie Tablets zu.