Was sind DMS? – Dokumenten-Management-Systeme einfach erklärt

DMS ist eine Abkürzung für eine Vielzahl von ganz verschiedenen Begriffen. Eine Auflistung aller potenziellen Begrifflichkeiten, die sich hinter DMS verstecken, findet man hier. In der Alltagssprache wird mit DMS jedoch vor allem eines bezeichnet, nämlich ein Dokumenten-Management-System. Sollte der Begriff mit kleinem „s“ geschrieben werden (DMs), bedeutet der Begriff jedoch „Direct Message(s)“. Die englischen Begriffe stehen im Deutschen für „direkte oder private Nachricht(en)“.

Was ist DMS also? Einfach nur eine Software, wie so viele andere? Oder steckt mehr hinter der Bezeichnung? Tatsächlich sind DMS zentrale Plattformen für Geschäfte, auf der Unternehmen verschiedene Arten von Dokumenten digital erfassen, speichern und verwalten können. Dies können Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Videos und andere digitale Inhalte sein. DMS bieten in der Regel Funktionen wie Versionierung, Workflow-Management, Zugriffskontrolle und Texterkennung (OCR).

Einfach erklärte Definition: Was sind Dokumenten-Management-Systeme?

Ein DMS ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten, angefangen von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung sowie zur Weiterleitung an das Finanzamt. Dokumentenmanagementsysteme gehören im 21. Jahrhundert zu den zahlreichen, hilfreichen Werkzeugen, die Unternehmen dazu befähigen, ihr Geschäft weiter zu digitalisieren und somit effektiv Zeit und Kosten einzusparen.

Dokumente sind hier jedoch nicht ausschließlich als Rechnungen zu verstehen, stattdessen sind moderne DMS in der Lage auch viele weitere Arten (und Dateiformate) revisionssicher zu speichern. Es gibt verschiedene Varianten von DMS. Dazu zählen einerseits kostenlose Open Source Systeme sowie Anbieter-gebundene Lösungen. Diese wiederum teilen sich in stationäre, geschlossene Systeme und Cloud-Lösungen auf. Beide Arten verfügen über verschiedene Vorteile und hängen eng mit der vorhandenen IT-Infrastruktur sowie den individuellen Anforderungen des Unternehmens zusammen.

Das sind die Vorteile eines DMS für Unternehmen

Ein DMS ist natürlich nicht billig. Selbst Open Source Lösungen müssen immer noch (intern) von IT-Spezialisten auf das eigene Geschäft zugeschnitten werden. Dennoch können sich die Investitionen lohnen, primär bei KMUs, die den Schritt für das Start-up bereits abgeschlossen haben.

In der Regel lohnen sich daher Dokumenten-Management-Systeme umso mehr, je höher die Anzahl der potenziell davon profitierenden Mitarbeiter ist.

  • Effiziente Dokumentensuche und Zeitersparnis: In einem Unternehmen sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Dokumente an. Ein DMS ermöglicht eine schnelle und präzise Dokumentensuche durch Volltextsuche und Metadatenfilter. Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit, die sie sonst mit der mühsamen Suche nach Informationen verbracht hätten.
  • Vermeidung von Duplikaten und Verlust von Dokumenten: DMS verhindern die Erstellung redundanter Dokumente, da Mitarbeiter sehen können, ob ein bestimmtes Dokument bereits vorhanden ist. Dies minimiert die Verwirrung durch mehrere Versionen desselben Dokuments und reduziert den Verlust von wichtigen Informationen.
  • Bessere Zusammenarbeit und Workflow-Steuerung: Ein DMS mit Versionierung ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, Änderungen verfolgen und Kommentare hinterlassen. Workflows können automatisiert werden, was die Kommunikation und den Genehmigungsprozess rationalisiert.
  • Höhere Datensicherheit und Compliance: DMS bieten eine verbesserte Datensicherheit durch Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement. Unternehmen können sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen. Zudem erleichtert ein DMS die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, da alle Aktivitäten an Dokumenten protokolliert werden.
  • Platz- und Kostenersparnis: Die physische Lagerung von Papierdokumenten erfordert Platz und kann kostspielig sein. Mit einem DMS können Unternehmen Papierdokumente digitalisieren und archivieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen durch reduzierten Bedarf an physischem Speicherplatz, Papier und Druckkosten führt. Damit gehören eigene Kammern oder ganze Lagerhallen für Aktenordner der Vergangenheit an.
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DMS vs. ECM – Was ist der Unterschied?

Die Abkürzung ECM bedeutet ausgeschrieben „Enterprise-Content-Management“. Auf Deutsch könnte man es folgendermaßen umschreiben (da es sich um ein englisches Kunstwort handelt): Eine Software, die einer Organisation (oder Unternehmen) ermöglicht übergreifend Inhalte (engl. Content) zu verwalten. Unter diese Inhalte fallen verschiedene interne Stücke und Dateien, die digital gesammelt, archiviert und überarbeitet werden können.

Der englische Begriff „Content“ ist hierbei sehr frei zu verstehen. Grundsätzlich kann alles, was eine Organisation produziert oder erhält, als Inhalt verstanden werden. Dazu zählen neben (eingescannten) Schriftstücken, ebenfalls Bilder, Videos, Audiodateien und viele weitere Dateiformate. Im deutschen Sprachraum wird ECM und DMS nicht immer scharf getrennt, sodass es im Alltagsgebrauch zu starken Vermischungen und Überschneidungen kommt.

Ziel beider Systeme ist eine höhere Leistung im Unternehmens-Workflow. Streng genommen bezieht sich ECM jedoch auf abgeschlossene Inhalte, frei von Layouts und/oder Metadaten. Ein DMS besitzt also eine maßgebliche, dynamische Komponente, welche ECMs fehlt.

was ist ein dms

So funktioniert die Kollaboration mit weiteren Diensten – Was ist eine DMS Schnittstelle?

Ein DMS muss natürlich Funktionen erfüllen, die Ihr Unternehmen benötigt? Aber wie lässt sich unter anderem ein neues Dokumentenmanagementsystem einbauen, wenn man bereits Steuerprogramme verwendet? In diesem Fall kommen die sogenannten DMS Schnittstellen zur Anwendung. Eine Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen mehreren (Dritt-)Systemen. Das heißt mittels eines mit dem DMS verbundenen Scanners kann eine Tankrechnung digitalisiert und dann per Schnittstelle an den Steuerberater und dessen Programm nahtlos weitergeleitet werden.

Was sind Beispiele für deutsche DMS?

Es gibt eine ganze Reihe von verschiedenen DMS Angeboten aus Deutschland. Schon früh entwickelten sich eigenständige Lösungen zur Digitalisierung, die mehr erlauben, als das bloße Archivieren (wie bei klassischen ECMs). Einer der besten und modernsten Anbieter ist DocuWare, welches auf eine Cloud-Lösung zur digitalen Dokumentenverwaltung setzt. Interessieren Sie sich für die Einführung oder den Wechsel Ihres DMS, dann schreiben Sie uns gerne und wir beantworten Ihre Fragen.

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