Sage Zeiterfassung – So werden gesetzliche Vorgaben umgesetzt

Mit der Sage Zeiterfassung können die Normen des Gesetzgebers konkret und übersichtlich umgesetzt werden. Aber wieso muss man die Arbeitszeit überhaupt erfassen? Die Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland resultiert aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019. In diesem Urteil wurde entschieden, dass alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer einzurichten.

Der Hauptgrund für diese Entscheidung ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit soll sicherstellen, dass die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten eingehalten werden und die Arbeitnehmer ihre Rechte auf Ruhezeiten und Überstundenvergütung geltend machen können. Dies dient der Prävention von Überarbeitung und fördert eine gesunde Work-Life-Balance. Das BAG (Bundesarbeitsgericht) hat dann für Deutschland am 13. September 2022 verpflichtende Regelungen beschlossen.

Damit stellt sich für viele, gerade mittelständische, Unternehmen die Frage nach der praktischen Umsetzung. Hierbei handelt es sich sowohl für den Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer um Gesetze, die der Betriebseffizienz und Sicherheit dienen. Dennoch ist es für viele erst einmal ein wenig Arbeit, vorwiegend bei jungen Gründungen. Statt sich aber mit dem Thema Arbeitszeit zu lange zu befassen, kann man stattdessen vollkommen gesetzeskonform auf das Sage Zeiterfassungs-Modul zurückgreifen.

Einfache in der Umsetzung und Einführung bei vollkommener Gesetzeskonformität: Sage Zeiterfassung

Die Zeiterfassungssoftware von Sage bietet Unternehmen eine effiziente, einfache und gesetzeskonforme Lösung, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten. Sie ermöglicht eine genaue Dokumentation von Arbeits- und Projektzeiten, was zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beiträgt und eine transparente Übersicht über An- und Abwesenheiten schafft.

Funktionen von Sage Zeiterfassung:

  • Überstundenvergütung

  • Stundenzettel

  • Krankheitsverwaltung

  • Urlaubsverwaltung

  • Abwesenheitsverwaltung

  • Einsatzplanung

  • Aktivitätenverfolgung

  • Projektbezogene Auswertungen

  • Nachvollziehbarkeit

  • Mobile Arbeitszeiterfassung

  • Aufwandsnachweis gegenüber Kunden

Bei der Sage Software Zeiterfassung geht es nicht um eine lückenlose Kontrolle der Mitarbeiter, sondern im Gegenteil, um die Rechte von ihnen, dass sie ihre Stunden fair und transparent vergütet bekommen. Die Software erlaubt die Online-Erfassung von Arbeitszeiten und ist sowohl am Desktop als auch mobil nutzbar. Dies sorgt für Flexibilität und Echtzeit-Überwachung, beispielsweise um stundengenaue Leistungen beim Kunden abzurechnen.

Was sind die Vorteile von geregelter Zeiterfassung beim Arbeiten?

Eine Zeiterfassung hat viele Vorteile, was sowohl die Planbarkeit als auch die Unternehmensentwicklung betrifft. Aufbauend auf den gewonnenen Daten lassen sich wichtige Entscheidungen oder Entwicklungen prüfen.

  1. Verbesserte Produktivität: Sie hilft bei der Identifizierung von Produktivitätsmustern und -lücken, was zur Optimierung von Arbeitsabläufen beitragen kann.
  2. Genauigkeit bei der Lohnabrechnung: Die exakte Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet eine faire und genaue Bezahlung.
  3. Einhalten gesetzlicher Vorschriften: Die Dokumentation der Arbeitszeiten hilft, gesetzliche Anforderungen wie Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen einzuhalten.
  4. Transparenz: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben einen klaren Überblick über geleistete Arbeitsstunden, was das Vertrauen stärkt.
  5. Projektmanagement: Die Erfassung erleichtert die Zuordnung von Arbeitsstunden zu spezifischen Projekten und Aufgaben.
  6. Flexibilität für Mitarbeiter: Arbeitszeiterfassung kann flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit oder Telearbeit unterstützen.
  7. Analyse und Reporting: Sie ermöglicht detaillierte Analysen und Berichte über Arbeitszeiten, die für die Unternehmensplanung und -strategie nützlich sind.
  8. Reduzierung von Überstunden: Ein präziser Überblick über die Arbeitsstunden hilft bei der Vermeidung von ungewollten Überstunden.

Insgesamt verbessert die Arbeitszeiterfassung die Effizienz und Fairness am Arbeitsplatz und ist ein wesentliches Werkzeug für modernes Personalmanagement. Eine offene und transparente Arbeitskultur führt zu einer verbesserten Leistung der Mitarbeiter sowie der Sicherung einer akzeptablen Work-Life-Balance.

Diese Möglichkeiten gibt es mit Sage die Zeiterfassung zu etablieren

Sage bietet drei verschiedene Module, die alle eine Integration der Zeiterfassung in die regulären Unternehmensprozesse ermöglichen. Als Teil der großen Sage Familie sind diese Module mit allen anderen kompatibel, sodass Sie anhand Ihrer Anforderungen entscheiden können.

  • Lohnabrechnung: Empfehlenswert ist Sage Lohnabrechnung insbesondere für kleine Unternehmen in der Gründungsphase sowie kleine und aufstrebende Unternehmen, die flexibel sein und noch wenig Ressourcen in Personalmanagement investieren müssen.
  • Sage HR: Komplexeres Personalmanagement setzt man am besten mit Sage HR um. Die Software enthält alle Vorteile der Sage Zeiterfassung und gibt einfache Vorlagen zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Geeignet für kleine Unternehmen.
  • Sage HR Suite: Die professionellere Variante richtet sich in erster Linie an mittelständische Unternehmen, die viele Mitarbeiter und entsprechend komplexe Strukturen aufweisen. Neben der Software gibt es weitere Möglichkeiten zur Zeiterfassung über Chips, Telefon, in der Cloud oder Am Desktop.

Fragen und Antworten zum Thema Zeiterfassung

Es gibt viele verschiedene Frage zur Zeiterfassung, an dieser Stelle verursachen wir die häufigsten zu beantworten.

Wo finde ich alle relevanten Informationen zum Abseitsschutzgesetz und der -zeiterfassung?

Auf der Webseite des Bundesarbeitsgerichtes finden Sie alle aktuellen Informationen rund um das Thema Arbeitszeiterfassung. Sie können sich die aktuellen Richtlinien zur Umsetzung hier (https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/arbeitszeitschutz.html) anschauen sowie herunterladen.

Was sagt der Gesetzgeber zur Arbeitszeiterfassung?

In Paragraph § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes wird der Arbeitgeber zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen verpflichtet. Der Arbeitgeber hat die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorzulegen oder zur Einsicht zuzusenden. Mit Sage Zeiterfassung kann diese zweijährige Frist problemlos erfüllt werden.

Was kostet Sage Zeiterfassung?

Wie oben erläutert sind die Zeiterfassungsfunktionen in drei verschiedenen Ausführungen erhältlich. Diese teilen sich wie folgt nochmals auf:

  • Sage HR Suit teilt sich in drei verschiedene Module auf: Personalabrechnung gibt es ab 39 Euro pro Monat (für 25 Mitarbeiter), Zeitmanagement ab 21 Euro (bei 25 Mitarbeitern) und Bewerbermanagement ab 19 Euro pro Monat und Nutzer (für 25 Mitarbeiter).

  • Sage HR: Das erweiterte HR Modul gibt es schon für zusätzlich 4,50 pro Nutzer und Monat

  • Die Module Lohnabrechnung kosten 6 Euro pro Monat und Mitarbeiter (empfohlen von 1-5 Nutzern) und das Modul Lohnabrechnung Plus ab 7,80 Euro pro Monat und Mitarbeiter (empfohlen für 5-100 Mitarbeiter)

Muss ich eine Zeiterfassung in meinem Unternehmen durchführen?

Ja und sie muss exakt ablaufen. Die Nutzung von Vertrauensarbeitszeit ist jedoch in Ordnung.

Fazit: Zeiterfassung ist nützlich für eine transparente Unternehmenskultur und die korrekte Projektabrechnung

Die Sage Zeiterfassung bietet Unternehmen eine flexible und umfassende Lösung zur Verwaltung und Überwachung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Mit der Möglichkeit, Arbeitszeiten präzise zu erfassen und verschiedene Arbeitsmodelle wie Schichtpläne und Pausenregelungen zu überwachen, ermöglicht Sage eine effektive Planung und Anpassung der Arbeitsabläufe. Die Software erlaubt es, Details wie Tages- oder Wochenmodelle, Schichtwechsel und Pausen zu verwalten und bietet Funktionen zur Überwachung von Zuschlägen, Salden und Rundungsregeln.

Ein wichtiger Aspekt der Sage Zeiterfassung ist die effiziente und einfache Verwaltung von Abwesenheiten, wie Urlaub, Schulungen und Dienstreisen. Mitarbeiter können mittels eines Mitarbeiterportals ihre Zeiten selbst erfassen, was die Prozessautomatisierung und Selbstverwaltung fördert. Die Zeiterfassung kann über verschiedene Geräte wie Wandterminals, Smartphones oder Webportale erfolgen, was eine lückenlose und flexible Zeiterfassung ermöglicht.

Im Bereich der Projekterfassung unterstützt Sage bei der Verwaltung und dem Fortschritts-Tracking von Projekten. Die Software ermöglicht es, den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben zu messen und den Arbeitsfortschritt vorauszuplanen. Dadurch können Unternehmen ihr Arbeitspensum besser einschätzen und ihre Effizienz steigern. Die Zeiterfassung von Sage ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne geeignet und liefert detaillierte Berichte über den Projektfortschritt.

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