Sage 100 DMS – So realisiert Sage Dokumenten-Management

Die Sage Document Management System (DMS) Lösung ist eine Erweiterung für Sage 100, die Unternehmen hilft, ihre Papierarbeit effektiver zu verwalten. Sie bietet Kontrolle über unternehmens- und projektbezogene Dokumente und hilft, das Risiko zu reduzieren und Prozesse zu verbessern.

Die DMS-Lösung integriert sich nahtlos in Sage 100 Cloud, Sage Intacct und Sage Enterprise Management. Sie unterstützt die Automatisierung von Genehmigungsworkflows, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Dokumentensicherheit. Zusätzlich ermöglicht das System eine effiziente Speicherung und Anbindung elektronischer Rechnungen an relevante Geschäftsprozesse.

Sage 100 DMS – Was leistet das Dokumenten-Management-System für Unternehmen?

Mit Sage 100 DMS verfügt das ERP-System über die Option, alle Module mit einer eigenen integrierten DMS Lösung zu verbinden und das (unter Voraussetzung aller Module in Aktion) in über 50 separaten Stellen, während des Betriebsablaufs. Das Sage 100 DMS bildet sich um ein digitales Archiv, welches als unternehmensweite Basis für Informations- und Wissensmanagement fungiert.

Der Vorteil von Sage 100 DMS ist die Integration in jeden einzelnen PC-Arbeitsplatz mittels des „Smart Start“ Clienten, dadurch können auch Personen in das Dokumenten-Management-System eingebunden werden, die über keinen eigenen Zugang zu Sage 100 verfügen. Die Erweiterung kann schnell und einfach in Betrieb genommen werden und verfügt über ein einfaches Preismodell.

Das Sage 100 Document Management System (DMS) bietet eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die es zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen machen:

  • Automatisierung von Workflows: Sage 100 DMS automatisiert den Genehmigungsprozess von Dokumenten, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Benutzer können Dokumente scannen, sie durch Genehmigungsworkflows leiten und dabei die Einhaltung von Richtlinien sicherstellen.
  • Verbesserte Dokumentensicherheit: Das System trägt zur Risikominimierung bei, indem es die Dokumentenverwaltung sicherer macht. Es unterstützt Audit-Trails und bietet umfassende Kontrolle über Unternehmensdokumente.
  • Nahtlose Integration in Sage-Produkte: Sage 100 DMS integriert sich reibungslos in Sage 100cloud, Sage Intacct und Sage Enterprise Management, was eine einheitliche Benutzererfahrung und effizientere Prozesse ermöglicht.

Die Vorteile von Sage 100 DMS im Überblick

Ein Dokumenten-Management-System verfügt über zahlreiche Vorteile. Alle führen zu einer Verbesserung bereits bestehender Prozesse und erhöhen die Geschwindigkeit der Nutzer, was zu einer effizienteren Arbeitsleistung führt.

Die Vorteile von Sage 100 DMS umfassen:

  • Effizienzsteigerung: Automatisierung von Dokumentenworkflows beschleunigt die Prozesse. Eine umfangreiche Volltextsuche erhöht die Chance schnell die richtigen Dokumente zu finden.
  • Risikominimierung: Verbesserte Sicherheitsfunktionen reduzieren das Risiko von Datenverlust.
  • Nahtlose Integration: Einfache Integration in vorhandene Sage-Systeme und Arbeitsplätze ohne eigenen Sage Nutezraccount.
  • Verbesserte Compliance: Unterstützt die Einhaltung rechtlicher und branchenspezifischer Standards.
  • Kosteneinsparungen: Der Bedarf an physischem Speicherplatz und Verwaltungsaufwand wird reduziert.
  • Verbesserte Zugänglichkeit: Das System ermöglicht den einfachen Zugriff auf Dokumente von überall.
  • Verbesserte Dokumentenverfolgung: Einfache Nachverfolgung der Dokumentenhistorie ermöglicht es, alle Lebenszyklen eines Dokumentes nachzuverfolgen.
  • Umweltfreundlichkeit: Sage 100 DMS verringert den Papierverbrauch und fördert nachhaltige Praktiken.
  • Datensicherheit: Sensible Informationen werden vor unbefugtem Zugriff geschützt.
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Bedienung.

Diese Vorteile machen Sage 100 DMS zu einer wertvollen Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung und -prozesse optimieren möchten. Ein DMS ist aber noch viel mehr, gerade Unternehmen, die  über keinen hohen Digitalisierungsgrad verfügen, können besonders von DMS Systemen profitieren. Neben dem Wegfall der doppelten Belegerfassung wird auch die Problematik der Datenunterschiede zwischen Home-Office und Büro deutlich verringert.

Wie läuft die Einführung von Sage 100 DMS in einem Unternehmen typischerweise ab?

Die Einführung von Sage 100 DMS in einem Unternehmen ist ein systematischer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Ausführung erfordert. Zunächst erfolgt eine detaillierte Bedarfsanalyse, um die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu verstehen. Anschließend wird die passende Sage 100 DMS-Konfiguration ausgewählt, die den identifizierten Bedürfnissen entspricht.

Die Implementierungsphase umfasst die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur, die Installation und Konfiguration der Software sowie die Einrichtung der Benutzerzugänge. Um einen reibungslosen Übergang und eine effiziente Nutzung des Systems zu gewährleisten, werden Schulungen für die Mitarbeiter angeboten. Der entsprechende Support wird bereitgestellt, um bei Problemen zu helfen und die Effektivität des Systems zu maximieren.

Nach der Einführung ist es entscheidend, das System regelmäßig zu warten und bei Bedarf zu optimieren. Am besten geschieht eine solche Einführung durch einen vertrauenswürdigen und geübten Partner wie die SCHWINDT GmbH. Als Sage Business Partner kennen wir uns exakt mit allen Bereichen der Software aus und können Ihnen als Spezialist für DMS Systeme, dass Sage 100 DMS Modul konkret angepasst auf Sie einrichten.

Gibt es Alternativen zu Sage 100 DMS?

Tatsächlich besteht auch die Möglichkeit, anstatt Sage 100 DMS zu nutzen, mittels Integration ebenfalls Drittprogramme zu nutzen. Ein anschauliches Beispiel dafür ist DocuWare. Als Vertriebspartner für DocuWare können wir dieses DMS nur als echte Alternative anpreisen, das reibungslos an Sage ERP angebunden werden kann. Dafür wurde eigens die Schnittstelle „DocuWare Connect to Sage“ entwickelt, die dafür sorgt, dass alle Dokumente in das Warenwirtschaftssystem abgerufen und gesichert werden können.

Häufige Fragen:

Wie hoch liegen die Sage 100 DMS Kosten?

Die genauen Kosten für Sage 100 DMS sind nicht auf der Webseite von Sage veröffentlicht worden, da diese von verschiedenen Faktoren wie der spezifischen Konfiguration und den Anforderungen des Unternehmens abhängen. Generell variiert die Preisgestaltung von Sage 100, abhängig von den jeweiligen Notwendigkeiten. Fragen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen eine übersichtliche Preisaufstellung für genau Ihren Bedarf.

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