Prozessdigitalisierung mit DocuWare

Durch die gesparte Zeit, die Mitarbeiter ansonsten bei der Dokumentensuche verschwendet hätten (vor allem, wenn es um Daten im Bereich Buchhaltung sich handelt), profitiert ein Betrieb ebenso wie von den direkt eingesparten Kosten bei der Aufbewahrung sowie den Druckkosten.

Zudem addieren sich die positiven Effekte bei der Nutzung eines DMS. Gleichsam kommt die rechtssichere Aufbewahrung dazu, sodass man auch rechtlich sich vollkommen im sicheren Bereich bewegt.

Prozessdigitalisierung erhöht die Effizienz, minimiert menschliche Fehler und bietet bessere Datenanalysen. Sie kann auch Kosten senken, die Geschwindigkeit von Geschäftsabläufen erhöhen und die Kundenerfahrung verbessern.

Am Anfang kann es wie eine Sisyphusarbeit wirken, aber es ist nicht so schwer, wenn man sich die Zeit nimmt und gründlich eine Umstellung vornimmt. Wichtig ist, dass alle Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind und die Mitarbeiter abgeholt werden, sodass der Übergang fließend abläuft. Ausgehend davon lässt sich dann eine Vorgehensweise entwickeln, die Sie bei der Einführung unterstützt.

Analyse der aktuellen Prozesse:

• Beginnen Sie mit der Bewertung und Dokumentation Ihrer derzeitigen Geschäftsprozesse. Welche Abläufe sind ineffizient oder wiederholen sich ständig? Welche Bereiche sind besonders anfällig für menschliche Fehler?

• Führen Sie Befragungen mit Schlüsselpersonen und Teammitgliedern durch, um deren Perspektiven und Schmerzpunkte zu verstehen.

Festlegung von Digitalisierungszielen:

• Definieren Sie klare Ziele: Möchten Sie die Effizienz steigern, Kosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen oder alle der genannten Aspekte?

• Erstellen Sie einen Prioritätenplan. Es ist ratsam, mit einem Prozess zu beginnen und diesen zu optimieren, bevor Sie sich dem nächsten zuwenden, insbesondere wenn Ressourcen begrenzt sind.

Auswahl der richtigen Technologien und Partner:

• Recherchieren Sie Technologielösungen, die zu Ihren identifizierten Bedürfnissen passen. Das können beispielsweise ERP-Systeme, CRM-Tools oder spezialisierte Branchenlösungen sein.

• Erwägen Sie, externe Berater oder Digitalisierungsexperten hinzuzuziehen, die Erfahrung in Ihrer Branche oder mit den von Ihnen ins Auge gefassten Lösungen haben.

Schulung und Change Management:

• Sobald Sie sich für Tools und Technologien entschieden haben, ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter entscheidend. Stellen Sie sicher, dass sie nicht nur wissen, wie die neuen Tools funktionieren, sondern auch, warum diese Änderungen vorgenommen werden.

• Betrachten Sie den Wandel als einen laufenden Prozess. Kommunizieren Sie regelmäßig Fortschritte, sammeln Sie Feedback und seien Sie offen für Anpassungen basierend auf den Rückmeldungen Ihrer Teams.

Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung:

• Starten Sie die Implementierung der ausgewählten digitalen Tools und Prozesse. Es kann hilfreich sein, dies schrittweise zu tun, um den Übergang überschaubar zu halten.

• Überwachen Sie die Leistung der neuen digitalen Prozesse, sammeln Sie Daten und nutzen Sie diese Informationen, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Zur Prozessdigitalisierung gibt es sogar mehrere intensive Forschungsprojekte, die auch durch staatliche Stellen vorangetrieben werden. Eines der prägnantesten ist jenes, der Universität Aachen, dessen Einblicke man an dieser Stelle findet. Wie man sich auch entscheidet, hilfreich ist definitiv ein Partner, der sich beispielsweise mit DMS oder ERP Software auskennt, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Die Digitalisierung von Unterlagen, insbesondere von buchhalterisch und steuerlich relevanten Dokumenten, ist in Deutschland strengen Vorgaben unterworfen. Die GoBD legen fest, wie Unternehmen beim Scannen, Archivieren und Speichern von digitalen Unterlagen vorgehen müssen.

Scanvorgang gemäß GoBD-Abschnitt 9.3

• Dokumentation des Prozesses: Unternehmen sind verpflichtet, eine Organisationsanweisung zu erstellen, die den Scanvorgang detailliert beschreibt.

• Auswahl der zu scannenden Schriftstücke: Festgelegt wird, welches Dokument gescannt wird und in welchem Umfang dieses mit dem Original übereinstimmen muss. Die Frage, ob eine inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung erforderlich ist, muss klar beantwortet werden.

• Qualitätskontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass das gescannte Dokument qualitativ hochwertig ist und alle relevanten Informationen enthält.

Archivierung gemäß GoBD-Abschnitt 9.2

• Bildliche Übereinstimmung mit dem Original: Nach dem Scannen müssen die elektronischen Kopien so aufbewahrt werden, dass sie bei der Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen.

• Indexierung: Jedes digitalisierte Dokument muss mit einem klaren und nachvollziehbaren Index versehen werden, der es ermöglicht, das Dokument im Archivsystem schnell und effizient zu finden.

• Stabilität des Indexes: Sobald ein Dokument indiziert ist, darf dieser Index nicht mehr geändert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Unveränderbarkeit der Dokumente

• Keine Modifikation des ursprünglichen Inhalts: Sobald ein Dokument digitalisiert und archiviert wurde, darf es nicht mehr in einer Weise geändert werden, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich macht.

• Protokollierung von Änderungen: Wenn ein Dokument teilweise geändert wird, etwa um Fehler zu korrigieren oder Zusatzinformationen hinzuzufügen, müssen diese Änderungen klar protokolliert werden. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Es gibt spezielle Scanner (und/oder Kombinationsdrucker), die fähig sind, die eingescannten Dokumente gleichsam auszulesen und mittels einer DMS Software korrekt einzuordnen.

Ob und in welchem Maßstab sich die Anschaffung eines solchen Dokumentenscanners lohnt, muss jeder selbst entscheiden. Bei ausschließlich per E-Mail eingehenden Dokumenten eher nicht.

Die beste Methode, Papierdokumente zu digitalisieren, ist der Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wie DocuWare.

Dokumente werden eingescannt und durch intelligente OCR-Technologie automatisch erkannt, klassifiziert und indexiert. DocuWare sorgt dabei für revisionssichere Archivierung, einfache Auffindbarkeit sowie eine rechtssichere und DSGVO-konforme Speicherung.

Das sind die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten in der Praxis

• Platz- und Kostenersparnis: Physische Unterlagen benötigen physischen Speicherplatz. Dies kann in Form von Regalen, Archiven oder Lagerhallen sein, die nicht nur Platz, sondern auch Geld kosten. Digitalisierte Unterlagen hingegen benötigen nur einen Bruchteil des physischen Raums.

• Einfacherer Zugriff: Digitale Dokumente können von überall und zu jeder Zeit aufgerufen werden, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung. Dies fördert die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

• Erhöhte Sicherheit: Digitalisierte Unterlagen können verschlüsselt, mit Passwörtern geschützt und in sicheren Cloud-Servern gespeichert werden. Dies reduziert das Risiko von Verlust oder Diebstahl. Zudem ist es möglich einzelne Sicherheitsfreigaben einzusetzen.

• Nachhaltigkeit: Ein papierloses Büro ist umweltfreundlicher und hilft, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu reduzieren. Der Ausdruck von E-Mails ist mit der Schädlichkeit der Produktion von Plastiktüten vergleichbar.

• Verlustfreie Speicherung: Keine falsches Abspeichern oder ellenlange Suchen nach Dokumenten mehr. Nicht nur wird Arbeitszeit effektiv gespart, die Chance einzelne Dokumente zu verlieren (besonders bei Finanzkontrollen) wird deutlich minimiert.

Ein Workflow Management System (WMS) steuert und automatisiert Geschäftsprozesse digital. Es definiert klare Abläufe, verteilt Aufgaben automatisch an zuständige Personen und überwacht Bearbeitungsschritte.

DocuWare ermöglicht es, individuelle Workflows ohne Programmierkenntnisse visuell zu erstellen, Abläufe deutlich zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und die Produktivität messbar zu steigern.

Digitale Dokumente sollten zentral, sicher und gut strukturiert in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden.

DocuWare bietet hierfür eine cloudbasierte oder On-Premise-Lösung mit intelligenten Suchfunktionen, detaillierten Zugriffsrechten sowie umfassendem Datenschutz. Dies gewährleistet jederzeit schnellen Zugriff auf Dokumente, maximale Datensicherheit und einfache Verwaltung aller Unternehmensunterlagen.

Beim privaten Digitalisieren von Unterlagen ist es wichtig immer sich bei persönlichen Erinnerungen, die nur einmal vorhanden sind und die digital aufbereitet werden, sollen zweimal zu versichern. Aufgrund der geringen Menge an Dokumenten kann ein Notfallordner für solche Dinge nicht schaden.