Warum ein ERP-System für die Inventur einsetzen? Kann man das nicht auch von Hand erledigen, funktioniert das nicht wesentlich günstiger? 

Natürlich, so kann man denken, wenn man ein kleines Geschäft mit übersichtlichem Wareneingang und Ausgang hat, aber dies trifft nur auf die wenigsten KMUs zu. Vielmehr ist die Inventur oftmals sehr aufwendig und zieht sich über mehrere Tage, gerade, wenn Unklarheiten auftreten und nachgeprüft werden muss.

Die Vorteile der myfactory Inventurverwaltung

Wie erleichtert nun ein System wie das myfactory Inventur Modul diese notwendige Prüfung am Jahresende?

Die nützliche myfactory Inventur Funktion gehört zu den unterschätzten Fähigkeiten des Programms. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass Unternehmen die Inventur an sich und die Auswirkungen auf die Arbeitsstunden unterschätzen. Wenn 30 Mitarbeiter beispielsweise im Großhandel 2 Tage lang beschäftigt sind, entsteht ein Verlust von 2x30x8 Stunden. In diesem könnte man also bis zu 480 Stunden sinnvoller nutzen.

Je größer das Unternehmen und je mehr Artikel vertrieben werden, desto aufwendiger fällt auch die Inventur zwangsläufig aus. Aber wie erleichtert das System jetzt diesen Vorgang? Dies liegt an der gesamten Verknüpfung aller Vorgänge innerhalb der Unternehmenssoftware. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass der Lagerbestand stetig aktualisiert und mit dem Ein- und Verkauf verbunden wird. Bei der Einführung muss also anfangs ein Wert eingegeben werden, der sich dann selbst dynamisch mit den Zu- und Abgängen verändert.

Man arbeitet also nicht mit Schätzungen, sondern hat einen Endwert, der sich abgleichen lässt. Die Kontrolle von Verkäufen und Eingängen entfällt also. Nur das tatsächliche Vorhandensein muss sichergestellt werden. Dazu wurden im myfactory Inventur Modul einige nützliche Funktionen entwickelt, die eine korrekte Übermittlung sicherstellen. Basis sind dabei die stets die aktuellen handelsrechtlichen Bestimmungen.

Funktionen des myfactory Inventur Moduls

• Eröffnung: Startet die Inventur und führt durch alle notwendigen Arbeiten den Nutzer hindurch.
• Herausgabe von Zähllisten: Die tagesaktuelle Liste mit allen Artikeln wird zur Verfügung gestellt und dient als Grundlage des Zählprozesses.
• Erfassung: Hier werden die tatsächlich ermittelten Mengen eingetragen.
• Abschluss: In diesem Bereich werden die Abschlussarbeiten von der myfactory Software durchgeführt.
• Erfassungsprotokoll: Mit dieser Funktion wird ein Protokoll über alle verfassten Artikel ausgegeben.
• Inventurdifferenzen: An der Eingabe werden alle aufgetretenen Inventurdifferenzen vermerkt, da IST- und SOLL-Bestand verglichen werden.
• Bewertungslisten: Die Wertänderungen können hier ausgegeben werden.

So führt man mit myfactory eine Inventur durch

Funktioniert das System auch bei mehreren Filialen?

Hier ist myfactory wirklich zuvorkommend. myfactory bietet durch die Funktion „Offene Inventuren“ Informationen darüber, welche Inventuren noch abgeschlossen werden müssen. Damit weiß man genau, welche Bereiche bereits bearbeitet wurden und welche nicht.

Was ist der myfactory Barcodesanner?

Der sogenannte myfactory Barcodescanner gehört zur Funktion der Scannerkomissionierung. Der exakte Name der Funktion ist myfactory.SCAN. Das Modul ist eine Branchenlösung für alle Unternehmen, die mit einem Lager arbeiten. Es hängt daher mit myfactory.ERP zusammen und kann mit allen Tarifen kombiniert werden, die die ERP Funktionen beinhalten.

Die Lizenz kann auf zwei Arten gebucht werden. In der PrivatCloud kostet die Software insgesamt 45, 00 pro Monat und pro Lizenz. Dazu kommt eine Gebühr für die Softwarepflege von 7,50 Euro hinzu.

Die myfactory Scannerkomissierung verfügt über folgende Vorteile:

• Lagerinventur: Durch die Funktion lassen sich Chargen und Seriennummern erfassen (solange QR Etiketten verwendet werden).
• Lagerumbuchung: Übertragung aus einem Lager (Quelle) zu einem anderen (Ziel). Das Modul ist kompatibel mit der Lagerstellplatzverwaltung, der Vorgabe des Ziellagers sowie dem Hauptlager im Artikelstamm.
• Auftragskommissionierung: Sollte eine Freigabe gegeben werden, dann können bereits vorgegebene Chargen – und Seriennummern miteinander getauscht werden.

Zusammenfassung

Eine Inventur durchzuführen war und ist immer noch mit einigem Aufwand verbunden, dennoch kann myfactory hier eine große Zeitersparnis durch das regelmäßige Tracking bieten.

Da am Jahresende keine langwierigen Vergleiche miteinander notwendig sind, sondern man die echten Bestände mit den aus dem Programm abgleichen kann, ist der Prozess wesentlich vereinfacht. Dabei sehr hilfreich ist auch der myfactory Barcodescanner, mit dem man neue Artikel direkt in das System übertragen kann.

Häufige Fragen:

Muss jedes Unternehmen eine Inventur durchführen?

Nein. Alle Unternehmen, die verpflichtet sind doppelte Buchführung zu leisten, müssen auch eine Inventur durchführen. Bei Unternehmen, deren Jahresumsatz eher gering ausfällt, ist auch die Einführung eines ERP-Systems im Vorhinein genau zu überprüfen.

Im Einzelnen bedeutet, dass folgende Firmierungen eine Inventur durchführen müssen: eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften wie die OHG, KG und sämtliche Kapitalgesellschaften. Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder GbRs müssen im Rahmen ihrer Buchführungspflichten (einfache Buchhaltung) keine Inventur durchführen.

Wie viel kostet die myfactory Inventur Funktion?

Die myfactory inventur Funktion ist anders als die Scannerkommissionierung im myfactory.ERP Modul enthalten. Diese kostet mindestens 84,00 Euro. Die kleinstmögliche Buchung ist das BUSINESS.ON! ERP Modul.