Die E-Rechnungspflicht gilt bereits ab dem 01. Januar 2025. Noch nicht umgestellt? Jetzt handeln

E-Rechnungen sicher senden und empfangen

Eine E-Rechnungsplattform ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen nutzen. Egal, ob im B2B Bereich, für die Kommunikation mit Lieferanten, Ämter oder für den Steuerberater: Sicher, einfach und effektiv.

⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ Mehr als 100.000 Kunden vertrauen bereits der E-Rechnungslösung IDX

Sie oder Ihre Kunden haben besondere Wünsche? Bestimmen Sie selbst das passende Rechnungsformat: ZUGFeRD, XRechnung oder klassische PDF. Unabängig davon, was Ihr Kunde oder Partner möchte, mit der E-Rechnungsplattform lassen sich alle Formate und Anforderungen aufwandslos erfüllen!

Auch Ihr Unternehmen gehört dazu

​Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Dies betrifft jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe oder Branche. Der Empfang von E-Rechnungen muss so organisiert werden, dass die digitalen Rechnungen automatisch und ohne manuelle Eingabe in das Unternehmen integriert werden können.

Für den Versand von E-Rechnungen gilt, dass Sie als Unternehmen betroffen sind, wenn Sie Rechnungen für Ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B) versenden. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands tätigen, ab 2025 E-Rechnungen verschicken müssen, sofern keine Ausnahmen oder Übergangsregelungen zutreffen. Dazu gehören unter anderem auch bestimmte gesetzliche Anforderungen und die Nutzung spezifischer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung.


Entspannt zu IDX wechseln und die gestezliche E-Rechnungspflicht unkompliziert erfüllen ✅

Einfacher Empfang von E-Rechnungen

Einfacher Empfang von E-Rechnungen

as Empfangen von E-Rechnungen über Ricoh IDX ist genauso unkompliziert. Rechnungen werden direkt und digital in Ihr ERP-System integriert und können automatisch validiert und verarbeitet werden. Dank der flexiblen Formatunterstützung wie ZUGFeRD, XRechnung oder anderen gängigen Standards können Sie Rechnungen schnell und fehlerfrei empfangen und bearbeiten – ohne den Aufwand von Scannen oder manueller Dateneingabe.

Einfaches Versenden von E-Rechnungen

Einfaches Versenden von E-Rechnungen

Mit Ricoh IDX wird der Versand von E-Rechnungen denkbar einfach. Sie definieren einmalig, in welchem Format Ihre Kunden oder Lieferanten die Rechnungen erhalten möchten, und das System übernimmt automatisch die Umwandlung. Sie müssen sich keine Gedanken über unterschiedliche Formate oder manuelle Anpassungen machen. So versenden Sie schnell, sicher und effizient, ohne zusätzliche Schritte.

Sicherheit im Rechnungsversand

Sicherheit im Rechnungsversand

Immer mehr Unternehmen werden Ziel von Hackerangriffen und Schadsoftware. Ricoh IDX garantiert höchste Sicherheitsstandards. Die Datenübertragung und -archivierung erfolgt verschlüsselt, und das gesamte TRAFFIQX® Netzwerk ist durch ISO 27001 zertifiziert. So können Sie sicher sein, dass alle E-Rechnungen, die Sie empfangen und versenden, geschützt und nachvollziehbar sind.

Internationaler Service

Internationaler Service

Der Service ist international einsetzbar und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche in Ihrer Sprache. Vertrauen Sie auf unseren Service, um den Versand und Empfang Ihrer E-Rechnungen schnell und effizient zu gestalten. Neben allen gesetzlich korrekten deutschen Standards sind zudem alle weiteren europäischen Varianten der E-Rechnung enthalten.

Gesetzliche Anforderungen

Erfüllung Gesetzlicher Anforderungen

Mit Ricoh IDX erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen, auch die der XRechnung, die für Geschäfte mit Behörden, Steuerberatern sowie anderen geschäftspartnern und -kunden erforderlich ist. Ab Januar 2025 ist dies Pflicht. Nutzen Sie unser System, um sicher und gesetzeskonform E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden – ohne zusätzlichen Aufwand.

Einfache Lösung -IDX

Unkomplizierte Lösung IDX

Mit Ricoh IDX erhalten Sie eine unkomplizierte Lösung ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in zusätzliche Software oder Hardware. Sie müssen lediglich das Portal nutzen und können sofort von den Vorteilen der digitalen Dokumentenverarbeitung profitieren – auch beim Empfangen und Versenden von E-Rechnungen.

Mann lehnt sich wegen Ricoh IDX entspannt zurück

Wie funktioniert die E-Rechnungsplattform IDX

(Ricoh Intelligent Data Exchange)?

Die Ricoh Intelligent Data Exchange (IDX) Lösung ist eine fortschrittliche Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Als Partner im TRAFFIQX® Netzwerk bietet Ricoh eine umfassende Lösung für den elektronischen Dokumentenaustausch. Diese Lösung ermöglicht es, Dokumente in unterschiedlichsten Formaten, wie XML, ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA oder eFattura, flexibel zu empfangen und zu versenden.

Empfang von E-Rechnungen

Speziell beim Empfangen von E-Rechnungen bietet das Ricoh IDX Portal eine effiziente Möglichkeit, Rechnungen direkt und digital in das ERP-System zu integrieren. Durch den automatisierten Empfang und die Validierung von Rechnungen wird der gesamte Prozess deutlich vereinfacht. So können Rechnungen, die per Post oder E-Mail eingehen, nach dem Scannen problemlos ins System überführt und weiterverarbeitet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, da der gesamte manuelle Aufwand entfällt.

Versenden von E-Rechnungen

Das Versenden von E-Rechnungen über Ricoh IDX ist ebenso einfach. Als Kunde des Portals definieren Sie einmalig das gewünschte Format für jeden Empfänger – sei es für Kunden oder Lieferanten. Das Ricoh IDX Portal übernimmt dann automatisch die Umwandlung der Dokumente und stellt sicher, dass diese im richtigen Format verschickt werden. So entfällt der Aufwand für die manuelle Umwandlung und es können alle Beteiligten mit den für sie optimalen Formaten arbeiten.

Ihre Vorteile mit uns auf einen Blick

Mit unserer Lösung Ricoh IDX müssen sich nie wieder Sorgen machen, um falsche Formate, Übertragungsprobleme, unsichere Server oder nicht gesetzeskonforme Übertragungsarten. Neben dem Datenschutz wird vor allem die einfache Handhabung großgeschrieben.

Vergleich E Rechnungen-Plattformen

Jetzt starten und gesetzeskonform mit der E-Rechnungsplattform IDX loslegen.

Schwindt-Außen-Straßenblick-2

SCHWINDT ist Ihr starker Partner im IT und SaaS-Sektor

Die SCHWINDT GmbH ist ein führendes IT-Systemhaus aus dem Saarland, das sich als zuverlässiger Partner für Unternehmen in der digitalen Ära etabliert hat. Mit einem breiten Serviceangebot, das Softwareentwicklung, Netzwerklösungen, IT-Sicherheit und Cloud-Computing umfasst, bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für jede IT-Herausforderung. Unsere Expertise reicht von der Implementierung von ERP- und DMS-Systemen bis hin zu modernen Hardwarelösungen wie Druckern und Scannern.

Was uns auszeichnet, ist die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden, die von unserer lokalen Präsenz im Saarland und der individuellen Betreuung profitieren. Wir verstehen die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens und bieten passgenaue Lösungen – schnell, effizient und zuverlässig.

Mit jahrzehntelangem Know-how und kontinuierlichen Investitionen in die eigene Digitalisierung sind wir stets am Puls der Zeit und garantieren so, dass Unternehmen in ganz Deutschland von unserer Expertise profitieren können. Vertrauen Sie auf SCHWINDT, Ihren Partner für die digitale Zukunft.

Häufige Fragen und Antworten zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Sie haben Fragen zu einzelnen Punkten, die nicht aufgelistet sind? Kein Problem. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an info@schwindt.de

E-Rechnungspflicht ab 2025

Wieso reichen keine einfachen PDF Rechnungen mehr aus?

Im Gegensatz zu strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD sind PDFs im Wesentlichen nur statische Dokumente. Sie enthalten keine maschinenlesbaren Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung durch IT-Systeme ermöglichen würden.

Was sind E-Rechnung, ZUGfERD und XRechnung?

Die E-Rechnung bezeichnet eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Sie ist maschinenlesbar und ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch verschiedene Buchhaltungssysteme. Das Ziel der E-Rechnung ist es, den papierbasierten Austausch von Rechnungen zu ersetzen und eine effizientere, digitalisierte Verwaltung zu ermöglichen.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare Datenstruktur als auch ein eingebettetes PDF-Dokument enthält. ZUGFeRD eignet sich insbesondere für kleinere Unternehmen und ist einfach zu integrieren. Es ermöglicht den Empfängern, sowohl die XML-Daten als auch die PDF-Darstellung zu nutzen.

XRechnung ist das von der deutschen Bundesregierung standardisierte Format für die elektronische Rechnung. Es ist speziell für den öffentlichen Sektor konzipiert, kann aber auch von Unternehmen genutzt werden. XRechnung basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und gewährleistet die vollständige Integration in die Verwaltungs- und Steuerprozesse des öffentlichen Sektors.

Wer ist alles von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern Verträge schließen, verpflichtet, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu verwenden. Diese Pflicht gilt sowohl für Aufträge des Bundes als auch für Aufträge auf Landes- und Kommunalebene.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht auf alle B2B-Rechnungen ausgeweitet, also auf Rechnungen zwischen Unternehmen. Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG und Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro) sind jedoch von der Pflicht ausgenommen.

Was sind die Vorteile beim E-Rechnungs-Versand?

Der Versand von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Zeitersparnis: Der Versand erfolgt digital, was den manuellen Aufwand für Druck, Postversand und Archivierung entfällt.
  • Fehlerreduktion: E-Rechnungen sind strukturiert und maschinenlesbar, wodurch menschliche Fehler bei der Datenübertragung und -erfassung reduziert werden.
  • Kostenersparnis: Die Einsparungen bei Papier, Druck, Porto und Lagerung sind signifikant.
  • Automatisierung: E-Rechnungen können direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, was die Verarbeitung automatisiert und den Workflow optimiert.
  • Geschwindigkeit: Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt sofort und ohne Verzögerung, was zu einer schnelleren Bearbeitung führt.

Was sind die Vorteile beim E-Rechnungs-Empfang?

Auch der Empfang von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:

  • Automatische Verarbeitung: Die maschinenlesbaren Daten können direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden, wodurch manuelle Eingaben entfallen.
  • Erhöhte Genauigkeit: Durch die strukturierte Datenform wird das Risiko von Fehlern beim Empfang und der weiteren Verarbeitung minimiert.
  • Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können sofort verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Zahlung und damit zu besseren Liquiditätsbedingungen führen kann.
  • Vereinfachte Archivierung: E-Rechnungen können elektronisch archiviert und einfach aufgerufen werden, was die Aufbewahrung und den Zugriff erleichtert.
  • Kostensenkung: Wie beim Versand von E-Rechnungen entfallen Kosten für Papier, Druck und Postversand.

Was ist das PEPPOL Netzwerk?

Das PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) Netzwerk ist ein internationales Netzwerk, das den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern ermöglicht.

Es stellt sicher, dass alle Beteiligten über standardisierte Formate miteinander kommunizieren können. PEPPOL ist besonders in Europa weit verbreitet und wird auch von verschiedenen öffentlichen Auftraggebern genutzt, um den elektronischen Austausch von Rechnungen zu fördern.

Das PEPPOL-Netzwerk stellt sicher, dass alle beteiligten Systeme miteinander kompatibel sind, sodass Unternehmen und öffentliche Stellen Rechnungen schnell, sicher und effizient austauschen können. Besonders für Unternehmen, die international tätig sind, bietet PEPPOL eine einfache Möglichkeit, E-Rechnungen in verschiedenen Ländern auszutauschen.

Was ist das TRAFFICQX-Netzwerk?

Das TRAFFICQX-Netzwerk ist ein spezialisiertes Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdaten, insbesondere im Bereich der Logistik und des Transports.

Es dient als Plattform, auf der Unternehmen effizient Rechnungen und andere Geschäftsdokumente untereinander austauschen können. Im Gegensatz zu PEPPOL ist TRAFFICQX speziell auf die Logistikbranche ausgerichtet und ermöglicht einen schnellen und standardisierten Datenaustausch in diesem Sektor.

Das Netzwerk ist darauf ausgelegt, Prozesse zu optimieren und Fehlerquellen zu minimieren, indem es eine strukturierte und automatisierte Datenübertragung ermöglicht. Unternehmen, die in der Logistik tätig sind, können so ihre Rechnungen und Dokumente direkt an Kunden, Lieferanten und andere Partner übermitteln.

Was sind die unterschiedlichen Rechnungsarten?

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die in der Geschäftswelt verwendet werden:

  • Standardrechnung: Eine reguläre Rechnung, die für Waren- oder Dienstleistungsverkäufe ausgestellt wird.
  • Gutschrift: Eine Rechnung, die einen Fehler in einer vorherigen Rechnung korrigiert oder eine Rückerstattung für bereits erbrachte Leistungen ausstellt.
  • Kleinbetragsrechnung: Eine Rechnung für einen Betrag bis zu 250 Euro, die in vereinfachter Form ausgestellt werden kann und nicht alle rechtlichen Anforderungen einer Standardrechnung erfüllen muss.
  • Proforma-Rechnung: Eine Vorabrechnung, die vor der tatsächlichen Lieferung ausgestellt wird. Sie dient hauptsächlich als Angebot und ist nicht steuerlich relevant.
  • Rechnungen an Privatpersonen: Diese sind in der Regel für den Endverbraucher gedacht und unterscheiden sich von den B2B-Rechnungen durch einfachere Formalien.
  • Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird, um die Effizienz und Automatisierung zu steigern.

Übergangsregelungen innerhalb der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).

Übergangsregelungen für Unternehmen

Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben, wurden Übergangsregelungen eingeführt:

  • Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen neben E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen versenden. Elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Formatvorgaben entsprechen (z. B. einfache PDFs), können nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

  • Ab 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro bleibt der Versand von Papierrechnungen und nicht konformen elektronischen Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) weiterhin zulässig. Unternehmen mit höherem Umsatz sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

  • Ab 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wichtige Ausnahmen

Bestimmte Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

  • Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro.

  • Fahrausweise: Rechnungen über Fahrausweise, die als Rechnung gelten.

  • Leistungen von Kleinunternehmern: Rechnungen von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG

Haben Sie noch weitere Fragen?

Unser Team beantwortet Ihnen diese gerne. Nutzen Sie dazu unser Kontaktformular oder den folgenden Button, um mit einem Experten für E-Rechnungen zu sprechen.

Loading...